Resumo do livroGetting Things Done, de David Allen

Resumo de uma páginaResumo de 1 página do livro “Getting Things Done”

Você sente que está sempre tentando colocar a lista de tarefas em dia? Parece que o dia nunca tem horas suficientes?

O método Getting Things Done (GTD) foi criado para ajudá-lo a realizar as tarefas necessárias gastando menos tempo, energia e esforço, para que você possa dedicar-se mais às coisas que deseja fazer.

O ponto central do sistema GTD é registrar todas as tarefas, lembretes e anotações que circulam pela sua cabeça em um sistema de organização externo, a fim de liberar sua energia mental para que você possa realmente se concentrar na tarefa em questão. Seu cérebro é ótimo para criar e processar informações, mas não para se lembrar delas; portanto, tentar controlar tudo na sua cabeça acaba esgotando sua capacidade intelectual, impedindo-o de fazer o que sua mente faz de melhor.

Com o sistema GTD, você registrará todas as tarefas e lembretes em listas, arquivos e na sua agenda. Você terá uma visão clara e controle sobre toda a sua carga de trabalho, para poder estar totalmente presente em cada momento, sem aquela sensação incômoda de que deveria estar fazendo outra coisa.

As cinco etapas do sistema GTD são:

1. Anote todos os problemas e ideias que estão chamando sua atenção.
2. Explique o que cada um significa e o que você precisa fazer a respeito.
3. Organize as decisões e ações que você definiu.
4. Reflita sobre tudo o que está diante de você para decidir o que fazer a seguir.
5. Concentre-se na tarefa (conclua-a).

No início, você terá uma grande lista mental de itens para registrar e processar, e isso levará um bom tempo. Depois de passar por esse processo uma vez, todos os itens estarão no lugar certo. A partir daí, regularmente (por exemplo, diariamente), você seguirá as cinco etapas para registrar e processar novos itens e, em seguida, decidirá o que deseja fazer naquele dia.

Passo 1: Captura

O primeiro passo é registrar todas as ideias, lembretes e informações e tirá-los da cabeça. Registre tudo —seja grande ou pequeno, de curto ou longo prazo, qualquer coisa na sua vida que você sinta que deveria ser diferente e pela qual tenha alguma motivação ou compromisso para mudar ( desde ideias sobre estratégia de carreira até um lembrete para consertar aquele aparelho na gaveta de tranqueiras).

Quando você cria o hábito de registrar tudo, pode ter certeza de que nada ficará de fora. As outras pessoas perceberão sua dedicação e passarão a confiar ainda mais em você; além disso, sua autoconfiança e sua determinação para realizar as coisas também aumentarão.

Dê uma olhada na sua mesa de trabalho, na mesa da cozinha, na pasta e em todos os outros cantinhos onde possa haver um bilhete ou lembrete que você precise resolver. Depois, tente lembrar de todas as outras ideias e pendências que estejam incomodando você — seja sobre uma reunião que acabou de acontecer ou um presente para o aniversário da sua mãe na próxima semana.

Coloque tudo na sua bandeja de entrada. Não pare para trabalhar em mais nada — concentre-se apenas em registrar absolutamente tudo o mais rápido possível. Quando terminar, reserve um tempo para avaliar cada item.

Passo 2: Esclarecer

O próximo passo é definir o resultado esperado para cada item e determinar qual é a próxima ação imediata a ser tomada para avançar em direção a esse resultado. A “próxima ação” é o passo concreto imediato que você pode dar para levar o projeto à conclusão. Por exemplo, se o item indicar “agendar reunião”, você precisa decidir o que precisa fazer a seguir para agendar essa reunião: verificar sua disponibilidade? Reservar uma sala de reuniões? Enviar convites por e-mail?

Essa tomada de decisão antecipada aumenta sua produtividade, pois o obriga a decidir como lidar com uma tarefa assim que ela surge, em vez de esperar até estar com o prazo apertado. Esclarecer as próximas etapas transforma tarefas que parecem assustadoras em pequenas ações que você pode concluir facilmente e com as quais se sente realizado.

Dependendo da próxima ação que você definir para cada item, você irá:

1. Jogue fora. Se não for preciso fazer nada e você não precisar dessas informações mais tarde, descarte.
2. Guarde isso para seus arquivos de referência. Esses itens não exigem nenhuma ação, mas contêm informações que podem ser úteis no futuro.
3. Faça isso. Se a próxima ação levar menos de dois minutos, faça agora mesmo.
4. Classifique isso como um projeto. O sistema GTD define projetos como qualquer coisa que exija mais de uma etapa e possa ser concluída em até um ano — desde cuidar do seu jardim até aprender a usar um novo software no trabalho. Cole um post-it indicando que se trata de um projeto e coloque-o na pilha de “Pendentes”.
5. Decida delegar essa tarefa. Se a próxima ação levar mais de dois minutos, avalie se você é a pessoa mais indicada para realizá-la. Caso contrário, cole um post-it indicando que você está delegando a tarefa e a quem, e coloque-a na pilha de “Pendente”.
6. Guarde para mais tarde. Marque os itens que não exigem nenhuma ação no momento, mas que você talvez queira acompanhar no futuro, como “Um dia/Talvez”. Se quiser criar um lembrete para reconsiderá-los em uma data específica, anote essa data para poder colocá-la em sua pasta de pendências ou em sua agenda na próxima etapa. Coloque todos esses itens na pilha de “Pendente”.
7. Adiem para as próximas ações. Se demorar mais de dois minutos e você não puder delegar a tarefa, marque-a como “Próxima Ação” e coloque-a na pilha de pendências.

Aqui está um fluxograma que mostra os Passos 1 a 3 com mais clareza:

Etapa 3: Organizar

Na etapa de esclarecimento, você decidiu qual seria o próximo passo para cada item; agora, você vai organizar os itens em arquivos, listas e compromissos no calendário.

O autor sugere várias listas e arquivos diferentes, cada um com uma finalidade específica, o que pode parecer um pouco complicado. Por enquanto, concentre-se no panorama geral:que cada item seja colocado no lugar certo, o que lhe dará a certeza de que você levou tudo em conta e de que estará à disposição quando precisar.

Embora você tenha jogado fora alguns itens durante a Etapa 2, ainda pode encontrar itens que, após refletir melhor, você decida que não precisa. Jogue-os fora.

Agora, considere a referência que não dá lugar a ação...

Resumo do Método GTD Introdução : O Método GTD (Getting Things Done )

O programa Getting Things Done (GTD) foi criado para aumentar sua produtividade e eficácia — não para que você consiga encaixar ainda mais tarefas em sua vida já tão ocupada, mas para que consiga realizar as coisas gastando menos tempo, energia e esforço. Quando você se sente no controle da sua vida e da sua lista de tarefas, consegue estar presente em cada momento sem aquela sensação incômoda de que há algo mais que você deveria estar fazendo. Quando sua mente está clara, você consegue se concentrar e usar sua energia criativa na tarefa em questão e, nos seus momentos livres, pode aproveitar a vida plenamente sem se sentir culpado por não estar fazendo algo “produtivo”.

O programa GTD foi concebido para ser uma prática para toda a vida, e você irá avançar continuamente para níveis mais avançados de aplicação. À medida que for consolidando as estratégias como hábitos, alcançará novos níveis de domínio para melhorar sua vida e produtividade de novas maneiras: quando manter-se em dia com seus e-mails se tornar algo natural, use suas habilidades (e o tempo livre e a energia recém-conquistados) para dedicar-se a um novo hobby ou fortalecer seus relacionamentos importantes.

Enquanto isso, não espere terminar o livro para começar a usar as estratégias — comece...

Resumo de “Getting Things Done” Parte 1 | Capítulo 1: Seu sistema de organização deve se adaptar à sua vida

Como está sua lista de tarefas? É uma mistura de lembretes, informações e projetos de todas as áreas da sua vida? Você fica ansioso só de pensar nisso?

Neste capítulo, vamos falar sobre por que seu sistema atual não está funcionando e como o programa Getting Things Done adota uma abordagem diferente.

Ferramentas de gestão de tempo desatualizadas não conseguem acompanhar as exigências atuais

As mudanças significativas na vida cotidiana ocorridas na última metade do século sobrecarregaram as pessoas com responsabilidades profissionais e pessoais, de modo que elas precisam de uma maneira mais dinâmica de lidar com tudo isso.

Em primeiro lugar, o trabalho da maioria das pessoas já não se limita ao horário das 9h às 17h nem às paredes do escritório. Hoje em dia, as pessoas estão sempre disponíveis por telefone e e-mail, e os efeitos da globalização fazem com que você possa trabalhar com pessoas a nove fusos horários de distância. Não há limites para o seu dia de trabalho, o que facilmente rouba tempo de outras áreas da sua vida.

Em segundo lugar, a natureza do trabalho mudou: de um trabalho mais industrial, do tipo linha de montagem, com tarefas claras e bem definidas, para o chamado trabalho do conhecimento, com projetos cuja definição é muito mais ambígua. Antes, você sabia qual era a sua tarefa (por exemplo, montar essas peças) e...

Exercício resumido: Registre, esclareça e organize

As tarefas pendentes podem ser desgastantes mentalmente antes mesmo de você ter feito qualquer progresso na conclusão da tarefa. Aplique este exercício às suas tarefas pendentes para ajudar a clarear a mente e colocar as coisas em dia.

Cite um projeto ou tarefa que esteja ocupando sua mente, seja um projeto no trabalho ou o planejamento das suas próximas férias.

Resumo de “Getting Things Done” Capítulo 2: Uma visão geral do sistema GTD

O sistema Getting Things Done tem cinco etapas:

1. Anote todos os problemas e ideias que estão chamando sua atenção.
2. Explique o que cada um significa e o que você precisa fazer a respeito.
3. Organize as decisões e ações que você definiu.
4. Reflita sobre tudo o que está diante de você para decidir o que fazer a seguir.
5. Concentre-se na tarefa (conclua-a).

Dedique tempo a cada etapa individualmente, em vez de tentar passar por todas as cinco de uma só vez: reserve um tempo para sentar e organizar tudo o que está em sua mente, analise e esclareça todos esses pontos em outra sessão, e assim por diante.

A maioria das pessoas segue esses cinco passos naturalmente, mas não com a eficiência que poderia. Muitas pessoas caem em uma dessas armadilhas:

• Eles não conseguem compreender tudo, deixando muitas questões em aberto em suas mentes.
• Eles não são suficientemente claros, por isso têm listas de tarefas, anotações e lembretes ambíguos que não indicam exatamente o que devem fazer.
• Eles não se organizam de forma eficiente, por isso os lembretes acabam se perdendo e as tarefas não são concluídas dentro do prazo.
• Eles não dedicam tempo suficiente à reflexão, por isso têm listas, agendas e lembretes sobrecarregados e desatualizados.
• **Eles abordam...

Exercício rápido: Adaptando seu sistema de organização

Muitas pessoas já estão colocando em prática alguns aspectos do método GTD sem perceber. Use isso para avaliar seu sistema atual e ver onde você poderia aprimorá-lo.

Como você organiza e controla suas tarefas atualmente?

Resumo de “Getting Things Done” Capítulo 3: Planejamento de Projetos

Na Parte 2, vamos nos aprofundar na implementação do sistema Getting Things Done, mas, antes disso, vamos fazer uma pausa para falar sobre projetos. Muitas das suas próximas ações decorrerão de projetos — que podem ser desde comprar uma nova impressora até reformar sua casa ou planejar uma fusão empresarial —, por isso é importante que você saiba como planejá-los e executá-los de forma eficaz.

A maneira como você aborda o planejamento dos seus projetos é um fator decisivo para determinar se você os concluirá, com que grau de sucesso e quão estressante será o processo.

Visão geral do Método de Planejamento Natural

Muitas pessoas tendem a preferir métodos formais de planejamento, especialmente em contextos empresariais (por exemplo, sessões de planejamento e softwares de gerenciamento de projetos).

As sessões de planejamento geralmente começam com um gerente solicitando ideias para um projeto, como a organização de uma conferência. As pessoas começam a sugerir ideias sobre locais, eventos e palestrantes, mas não avançam muito porque cada um sugere cidades e temas diferentes. O gerente então percebe que a equipe precisa se organizar e fazer um brainstorming. Mas ainda assim não conseguem avançar muito, pois nem todos estão na mesma página. Por fim, eles se deparam com a pergunta: **“Qual é a visão e o objetivo?” Essa é a...

Exercício breve: aplique o Método de Planejamento Natural

Pratique a aplicação do Método de Planejamento Natural a um projeto da sua vida.

Passo 1 — Defina seu objetivo e seus princípios: pense em um projeto no qual você esteja trabalhando atualmente ou pretenda iniciar em breve. Defina o objetivo e os princípios do projeto.

Resumo de “Getting Things Done” – Parte 2 | Capítulo 4: Prepare-se para o sucesso com o GTD

Agora que você já conhece os modelos e os métodos, é hora de começar a aplicar o programa Getting Things Done à sua vida.

Uma coisa é saber o que se deve fazer, e outra bem diferente é realmente fazer; por isso, a Parte 2 oferece orientações e ferramentas práticas para implementar o sistema GTD. Você pode implementar o sistema na íntegra ou adotar alguns aspectos e ir implementando mais com o tempo.

Reserve um tempo

O maior investimento de tempo será na implementação do sistema GTD. A maioria das pessoas leva dois dias consecutivos para colocar tudo em funcionamento — cerca de um dia para registrar as tarefas e outro dia para esclarecer e definir as próximas ações.

O processo inicial exige muita energia mental, por isso procure dedicar um ou dois dias a ele, sem distrações. Se você tentar fazer isso depois de chegar do trabalho, no final do dia, provavelmente já estará sem energia suficiente para registrar e esclarecer tudo de forma eficaz, sem se perder em detalhes irrelevantes.

Depois de ter o sistema configurado e funcionando, você poderá mantê-lo em dia mesmo com intervalos de tempo livre muito mais curtos ao longo do dia.

Reservar um espaço

Escolha um local específico em sua casa onde você possa organizar seu fluxo de trabalho e manter seus...

Exercício rápido: defina sua configuração do GTD

A implementação do sistema GTD requer algum tempo, espaço e as ferramentas certas.

Olhando para a sua agenda, quando você poderia reservar um ou dois dias para configurar seu sistema GTD, de preferência sem nenhuma distração?

Resumo de “Getting Things Done” Capítulo 5: Passo 1 — Registre tudo

Agora que você já preparou seu espaço de trabalho e reservou um tempo, comece com o primeiro passo: a captura.

Há algumas vantagens em ter tudo à sua frente, em um só lugar, antes de dar o próximo passo, a saber:

1. Você sabe a quantidade de coisas que precisa dar uma olhada.
2. Você tem um ponto final definitivo (pelo menos por enquanto, até que a vida lhe traga mais coisas para registrar).
3. Você pode se concentrar em esclarecer e organizar tudo quando chegar a essas etapas, sem sentir que ainda há mais coisas por resolver.

Parte 1: Captura de itens físicos

Registrar informações é um processo mais abrangente do que simplesmente anotar uma lista do que vem à cabeça. Para o seu registro inicial, examine todos os suportes físicos de anotações e lembretes, incluindo:

• Quadros de avisos
• Armários
• Bancadas
• Área de trabalho
• Gavetas de mesa
• Pisos
• Escritório (ou segundo espaço de escritório)
• Prateleiras

Se você não puder cuidar de tudo agora, faça uma anotação provisória (por exemplo, “Limpar o armário do corredor”) e coloque-a na sua bandeja de entrada para lembrar de fazer isso mais tarde.

Reúna tudo o que não devia estar onde está e coloque tudo na sua bandeja de entrada. Isso inclui:

• Pastas
• Cartões de visita
• Catálogos
• ...

Exercício rápido: identifique todas as suas pendências

As questões pendentes podem estar escondidas em todos os cantos da sua vida. Use este exercício para identificá-las.

Se você não tem uma bandeja de entrada, onde costuma guardar a maioria dos itens que precisa resolver (como correspondência, bilhetes e formulários)?

Resumo de “Getting Things Done” Capítulo 6: Passo 2 — Esclareça tudo o que está na sua bandeja de entrada

Agora que sua mente está vazia e sua lista de tarefas provavelmente está transbordando, é hora de dar conta de tudo — com rapidez, determinação e dedicação.

É fácil confundir esta etapa de esclarecimento/processamento com a próxima, que é a organização. Se você estiver implementando o sistema GTD enquanto lê isto, talvez seja melhor ler este capítulo e o próximo antes de prosseguir com o esclarecimento dos itens da sua “caixa de entrada”.

Aqui está uma visão geral de como isso funciona: primeiro, na Etapa 2, decida qual ação cada item requer—para alguns itens, a ação será a próxima coisa que você precisa fazer para concluir a tarefa (por exemplo, ligar para o seu mecânico); para outros, será delegar a tarefa ou arquivar o item para mais tarde. Se houver algo que você possa jogar fora ou concluir em menos de dois minutos, faça isso agora. Caso contrário, identifique cada item de acordo com o que você decidir. Em seguida, na Etapa 3, você separará fisicamente tudo em seus arquivos e listas apropriados.

Voltar ao Passo 2: Esvaziar sua bandeja de entrada pode parecer uma tarefa difícil, então siga estas orientações para dar conta do recado.

Regra nº 1: Um de cada vez, começando pelo topo

Para dar conta dessa pilha, você precisa tratar cada item da mesma forma: pegue um,...

Resumo de “Getting Things Done” Capítulo 7: Etapa 3 — Organização

Depois de definir o que fazer com cada item, é hora de organizá-los fisicamente no seu sistema de organização. Agora você deve ter uma bandeja de entrada vazia e duas pilhas: uma pilha de itens de referência e uma pilha de itens pendentes.

Você organizará a pilha de itens pendentes colocando-os nos seguintes locais (conforme explicado em mais detalhes abaixo):

1. Lista de projetos
2. Pasta de material de apoio ao projeto
3. Lista de espera
4. Lista de "Um dia/Talvez"
5. Pasta de lembretes
6. Ações/informações do calendário
7. Lista de próximas ações

Suas listas podem ser numeradas (em papel ou em formato digital) ou podem consistir em pastas com documentos rotulados com itens distintos.

Ao organizar, lembre-se de que, embora você tenha jogado fora alguns itens durante a Etapa 2, ainda pode encontrar itens que, após refletir melhor, você decida que não precisa. Jogue-os fora.

Você não vai — e provavelmente não deve — definir seu sistema de organização de forma rígida logo ao começar a colocar o programa Getting Things Done em prática. Seu sistema de organização precisa refletir o que funciona melhor para você, e isso vai exigir tempo e algumas tentativas e erros até você descobrir.

Agora, vamos examinar cada categoria mais detalhadamente.

Materiais de referência

Comece pela sua referência...

Exercício rápido: Organize-se

Você já fez o trabalho árduo de registrar e esclarecer tudo. Agora, organizar essas informações de forma que sejam facilmente acessíveis e fáceis de navegar é fundamental para que esse sistema funcione.

Quais seriam duas ou três categorias que você poderia usar para organizar suas próximas ações?

Resumo de “Getting Things Done” Capítulo 8: Passo 4 — Revise tudo regularmente

Agora você já tem todo o sistema montado: você registrou, esclareceu e organizou tudo. Para que o sistema Getting Things Done funcione, é preciso refletir, revisar e atualizar tudo regularmente. Suas listas e arquivos não servem para nada se você não os consultar ou atualizar com frequência.

Consulte com frequência a sua agenda e a sua lista de tarefas diárias. Elas mostram o “quadro geral” do seu dia, para que você saiba quanto tempo tem — ou não tem — para outras tarefas.

A sua lista de “Próximas Ações” é o segundo recurso que você consulta com mais frequência. Dê uma olhada nela para lembrar quais tarefas você tem pendentes, de modo a poder priorizá-las em relação ao trabalho que surgir ao longo do dia. Mesmo que você não realize nenhuma tarefa da sua lista de “Próximas Ações” em um determinado dia, é importante saber o que está lá para se sentir seguro quanto à sua decisão de adiá-las.

Além disso, tenha à mão qualquer lista de que precise no momento em que precisar dela: se tiver alguns minutos livres com seu celular, certifique-se de poder acessar e verificar sua lista de chamadas; ou, se for a uma reunião com sua chefe, tenha sua agenda à mão para poder revisar outros assuntos que queira abordar com ela.

A única maneira de manter pensamentos e lembretes incômodos longe da sua...

Exercício rápido: revise sua lista de tarefas

É preciso revisar regularmente sua agenda e suas listas para que elas tenham alguma utilidade.

No seu sistema de organização atual, com que frequência você consulta sua agenda, seu organizador e/ou sua lista de tarefas?

Resumo de “Getting Things Done” Capítulo 9: Envolver-se

É a hora da verdade: você tem meia hora livre na sua agenda. O que você faz?

A resposta mais simples é confiar na sua intuição. Mas, com tantas tarefas exigindo sua atenção em diferentes áreas da sua vida, isso é mais fácil dizer do que fazer.

Vamos nos aprofundar nos três modelos de priorização de que falamos no Capítulo 2.

O modelo dos quatro critérios para restringir suas opções

Comece por restringir suas opções usando os quatro critérios a seguir.

Critério nº 1: Contexto

Leve em conta o contexto. Se você dividiu suas próximas ações em categorias — como “Ligações a fazer” e “Tarefas no computador” —, poderá facilmente acessar a lista adequada ao local onde se encontra e às ferramentas que tem à disposição. As listas categorizadas poupam o tempo e o esforço mental necessários para examinar uma lista geral de próximas ações e determinar quais tarefas você pode realizar em um determinado contexto.

Você pode dar asas à criatividade ao definir as categorias das suas listas de tarefas, como criar uma lista “Tarefas mecânicas” para tarefas que não exigem muito raciocínio e uma lista “Menos de 5 minutos” para tarefas rápidas. Você também pode criar listas com prazos específicos e agrupar tudo o que precisa realizar antes de um determinado prazo — por exemplo, antes de sair para...

Exercício rápido: reflita sobre suas prioridades

Reflita sobre seu fluxo de trabalho e sua forma de estabelecer prioridades.

Pense em algo que esteja atualmente na sua lista de tarefas. Qual é o papel e a responsabilidade dessa tarefa?

Resumo de “Getting Things Done” Capítulo 10: Dicas para o planejamento vertical de projetos

Se você seguiu todas as etapas, já deve ter uma lista de projetos bem organizada, com as próximas ações identificadas e os materiais de apoio organizados. No entanto, mesmo com as etapas de planejamento de projetos que abordamos no Capítulo 3, talvez seja necessário aprofundar a reflexão sobre determinados projetos.

Analise sua lista de projetos e faça a si mesmo estas perguntas sobre cada um deles:

• Há mais alguma coisa que eu precise saber sobre isso?
• Há alguma ideia ou informação que eu precise anotar?
• O que mais preciso ter em mente sobre este projeto?

À medida que você for avançando nesse processo, anote suas ideias da forma que lhe parecer mais conveniente — em pontos-chave, num esboço ou num mapa mental.

Embora muitos projetos sejam simples e exijam apenas algumas etapas para serem concluídos (como encontrar um novo médico), há dois tipos de projetos que exigem mais atenção:

1. Projetos que continuam na sua cabeça depois de você ter decidido o que fazer a seguir
2. Projetos que inspiram planos e ideias que surgem de repente

Vamos ver como lidar com cada um deles.

Tipo 1: Projetos que exigem mais planejamento

Se você já decidiu qual será a próxima ação a ser tomada em um projeto, mas ainda está com essa preocupação na cabeça, provavelmente precisa planejar melhor.

Para...

Resumo de “Getting Things Done” Parte 3 | Capítulo 11: O hábito transformador de registrar

Agora que você já conhece os princípios e a prática do método Getting Things Done, vamos falar sobre como a implementação desse sistema mudará seu bem-estar mental e suas relações com os outros.

Fotografar liberta a sua mente

Registrar tudo o que você precisa fazer em um único sistema maximiza sua capacidade mental: quando você guarda tudo na cabeça, tarefas relativamente menos importantes consomem tanta energia mental quanto as importantes, de modo que algumas recebem atenção excessiva e outras não recebem a devida. Por outro lado, quando você registra e esclarece tudo, pode avaliar a real importância e urgência de cada tarefa e lidar com ela de forma adequada.

O processo inicial de registro pode suscitar sentimentos contraditórios: a enorme quantidade de tarefas pode deixar você ansioso, estressado, frustrado e com culpa. Mas registrar e organizar essas tarefas também vai fazer com que você se sinta aliviado e no controle.

Você saberá que captou tudo quando não houver mais nada para desviar sua atenção. Nesse momento, você poderá dedicar toda a sua concentração à tarefa em questão e entrar em um estado de total concentração em tudo o que fizer.

Capturar imagens transmite confiança

Quando as pessoas ao seu redor — no trabalho e na sua vida pessoal...

Resumo de “Getting Things Done” Capítulos 12 e 13: O hábito transformador das próximas ações

Definir a próxima ação está intimamente ligado à identificação e à visualização do resultado que você deseja alcançar: se você não sabe para onde está indo, não consegue decidir como chegar lá. O programa Getting Things Done ajuda você a determinar tanto os resultados que deseja por meio de projetos quanto a forma de alcançá-los por meio das próximas ações.

Identificar projetos e as próximas ações traz clareza, responsabilidade, produtividade e empoderamento. Você define o resultado que deseja, determina quem está envolvido na sua concretização, cria um impulso que contribui para alcançar esse resultado e assume a responsabilidade de transformar esse sonho em realidade.

Sua mente transforma as próximas ações, quando você está indeciso, em tarefas assustadoras

Quando você tem a oportunidade de dar andamento às tarefas da sua lista de afazeres, um dos maiores obstáculos à produtividade é não ter as próximas ações já definidas.

Por que tantas pessoas inteligentes e bem-sucedidas deixam de trabalhar em projetos até o prazo estar se esgotando? Pessoas inteligentes, criativas e sensíveis tendem a ser as que mais procrastinam, pois, quando encaram uma tarefa como “declarar o imposto de renda”, suas mentes imaginativas evocam imagens do pior cenário possível.

Se você não tem o hábito de definir as próximas ações, todo o seu...

Exercício rápido: decida qual será o seu próximo passo

Para dar conta das suas tarefas, basta definir as próximas ações para cada item da sua lista de afazeres.

Qual é a tarefa ou o projeto — grande ou pequeno — que você vem adiando?

Resumo de “Getting Things Done” Capítulo 14: A ciência cognitiva corrobora os métodos do GTD

Quando a versão original deste livro foi publicada em 2001, as principais evidências da eficácia do programa Getting Things Done eram baseadas em relatos pessoais da experiência do próprio autor e de seus clientes. No entanto, quando a versão atualizada foi lançada em 2015, vários estudos da área de ciência cognitiva já haviam confirmado os princípios subjacentes à metodologia GTD.

O sistema GTD oferece mais do que apenas uma forma de gerenciar seu tempo e suas tarefas —o GTD incentiva um trabalho mais significativo, uma abordagem mais consciente da vida e uma sensação geral de empoderamento e redução do estresse por meio do pensamento orientado para resultados (projetos) e de metas de longo prazo (horizontes mais amplos).

Várias teorias e princípios psicológicos que sustentam as práticas do GTD, incluindo:

• Estudos sobre cognição distribuída comprovam que o cérebro é ótimo para pensar e ter ideias, mas não é tão bom assim para se lembrar delas.
• Estudos mostram que metas, ações e projetos inacabados (também conhecidos como “assuntos pendentes”) pesam muito na sua mente, diminuindo sua clareza e capacidade de concentração.
• As estratégias de autoliderança ajudam as pessoas a controlar suas próprias ações por meio de técnicas como o auto-sinalizador (por exemplo, adicionar itens à sua ação...

Resumo de “Getting Things Done” Capítulo 15: Dominando o Programa GTD

Como já mencionamos, implementar e dominar o método GTD será um processo para toda a vida — você nunca chegará a um ponto final, mas, com o tempo, ficará mais habilidoso no uso do sistema GTD e poderá aproveitá-lo para alcançar uma produtividade ainda maior.

Pense nisso como aprender a tocar violão: primeiro, você aprende os acordes; depois, à medida que eles se tornam mais naturais, você aprende melodias simples; e, por fim, você consegue compor suas próprias músicas.

Vamos explorar os três níveis de domínio do GTD.

Nível 1: Os fundamentos

Como qualquer habilidade, o primeiro passo para dominar o sistema GTD é compreender os conceitos básicos.

Embora o programa GTD não exija nenhuma habilidade nova (por exemplo, você já sabe como anotar coisas e arquivar documentos), ele exige que você adote novas práticas e crie novos hábitos. Pode facilmente levar cerca de dois anos para consolidar esses hábitos, e a maioria das pessoas acaba se desviando do caminho e voltando a ele algumas vezes ao longo do processo.

Não deixe essas práticas básicas de lado, pois elas podem comprometer todo o seu sistema:

• Registrar os itens assim que você os receber
• Identificar cuidadosamente as próximas ações
• Mantendo sua lista de "Aguardando" completa...