Resumo do livroGetting Things Done, por David Allen

Resumo de 1 páginaResumo de uma página do livro Getting Things Done

Você sente que está sempre tentando colocar em dia sua lista de tarefas? Parece que nunca há tempo suficiente no dia?

O programa Getting Things Done (GTD) foi concebido para o ajudar a fazer o que tem de fazer com menos tempo, energia e esforço, para que possa fazer mais das coisas que quer fazer.

O ponto crucial do sistema GTD é armazenar todas as tarefas, lembretes e notas que circulam pela sua mente em um sistema de organização externo, a fim de liberar sua energia mental para que você possa realmente se concentrar na tarefa em questão. Seu cérebro é ótimo para criar e processar coisas, mas não para lembrá-las. Portanto, tentar manter tudo na cabeça esgota sua capacidade cerebral, impedindo-a de fazer o que ela faz de melhor.

Através do sistema GTD, você registrará todas as tarefas e lembretes em listas, arquivos e em sua agenda. Você estará ciente e no controle de toda a sua carga de trabalho, para que possa estar totalmente presente em cada momento, sem a sensação incômoda de que deveria estar fazendo outra coisa.

Os cinco passos do sistema GTD são:

1. Capture todos os problemas e ideias que estão chamando sua atenção.
2. Esclareça o que cada um significa e o que você precisa fazer a respeito.
3. Organize as decisões e ações que você esclareceu.
4. Reflita sobre tudo o que está à sua frente para escolher o que fazer a seguir.
5. Envolva-se com a tarefa (conclua-a).

Quando você começar, terá uma grande quantidade de itens acumulados mentalmente para capturar e processar, e isso levará um bom tempo. Depois de fazer isso uma vez, você terá todos os itens no lugar certo. Então, regularmente (por exemplo, diariamente), você seguirá as cinco etapas para capturar e processar novos itens e, em seguida, decidirá o que deseja fazer naquele dia.

Passo 1: Capturar

O primeiro passo é registrar todas as ideias, lembretes e informações e tirá-los da sua cabeça. Registre tudo —grande ou pequeno, de curto ou longo prazo, qualquer coisa em sua vida que você sinta que deveria ser diferente e que você tenha alguma motivação ou compromisso para mudar ( qualquer coisa, desde ideias de estratégia de carreira até um lembrete para consertar aquele aparelho na sua gaveta de tranqueiras).

Quando você cria o hábito de registrar tudo, pode ter certeza de que nada ficará esquecido. Outras pessoas perceberão sua diligência e sua confiança em você aumentará; além disso, sua confiança em si mesmo e sua segurança para realizar tarefas também crescerão.

Revise sua mesa, mesa da cozinha, pasta e todos os outros cantos e recantos que possam conter uma nota ou lembrete que você precise processar. Em seguida, pense em todas as outras ideias e pendências que estão incomodando você — seja sobre uma reunião que você acabou de ter ou um presente para o aniversário da sua mãe na próxima semana.

Coloque tudo na sua bandeja de entrada. Não pare para trabalhar em mais nada — concentre-se apenas em registrar absolutamente tudo o mais rápido possível. Quando terminar, reserve um tempo para avaliar cada item.

Passo 2: Esclarecer

O próximo passo é decidir o resultado pretendido para cada item e descobrir qual é a próxima ação imediata para progredir em direção a esse resultado. A “próxima ação” é o próximo passo físico imediato que você pode dar para concluir um projeto. Por exemplo, se o item diz “agendar reunião”, você precisa decidir o que precisa fazer a seguir para agendar essa reunião: verificar sua disponibilidade? Reservar uma sala de conferências? Enviar e-mails com solicitações de reunião?

Essa tomada de decisão antecipada aumenta sua produtividade, pois obriga você a determinar como lidar com uma tarefa assim que ela surge, em vez de esperar até chegar o prazo final. Esclarecer as próximas ações transforma tarefas aparentemente assustadoras em pequenas ações que você pode concluir facilmente e sentir o sucesso.

Com base na próxima ação que você determinar para cada item, você irá:

1. Jogue fora. Se não for necessário fazer nada e você não precisar das informações mais tarde, jogue fora.
2. Guarde-os para sua referência futura. Esses itens não requerem nenhuma ação, mas contêm informações que podem ser úteis mais tarde.
3. Faça isso. Se a próxima ação levar menos de dois minutos, faça-a agora.
4. Rotule-o como um projeto. O sistema GTD define projetos como qualquer coisa que exija mais de uma etapa e possa ser concluída em um ano — qualquer coisa, desde plantar seu jardim até aprender um novo software no trabalho. Coloque um post-it nele rotulando-o como um projeto e coloque-o em uma pilha de pendentes.
5. Decida delegar a tarefa. Se a próxima ação levar mais de dois minutos, considere se você é a pessoa mais adequada para realizá-la. Caso contrário, coloque uma nota adesiva indicando que você está delegando a tarefa e para quem, e coloque-a na pilha de pendências.
6. Guarde para mais tarde. Rotule os itens que não requerem nenhuma ação agora, mas que você talvez queira acompanhar no futuro, como “Algum dia/Talvez”. Se quiser criar um lembrete para reconsiderá-los em uma data específica, anote essa data para que você possa colocá-la em seu arquivo de lembretes ou em sua agenda na próxima etapa. Coloque todos esses itens na pilha Pendentes.
7. Adiar para as próximas ações. Se levar mais de dois minutos e você não puder delegar, marque como “Próxima ação” e coloque na pilha Pendentes.

Aqui está um fluxograma que mostra as etapas 1 a 3 com mais clareza:

Passo 3: Organize

Na etapa de esclarecimento, você tomou uma decisão sobre a próxima etapa para cada item; agora você vai organizar os itens em arquivos, listas e itens do calendário.

O autor propõe várias listas e arquivos diferentes com finalidades distintas, o que pode ser um pouco exagerado. Por enquanto, concentre-se no ponto principal:cada item deve ser colocado em seu lugar ideal, o que lhe dará a confiança mental de que você levou tudo em consideração e que tudo estará lá quando você precisar.

Embora você tenha jogado fora alguns itens durante a Etapa 2, ainda pode encontrar itens que, após uma reflexão mais aprofundada, você decida que não precisa. Jogue-os no lixo.

Agora, considere a referência não acionável...

Resumo do Getting Things Done Introdução : O Programa Getting Things Done (GTD)

O programa Getting Things Done (GTD) foi concebido para aumentar a sua produtividade e eficácia — não para que possa encaixar ainda mais coisas na sua vida já tão ocupada, mas para que possa fazer as coisas com menos tempo, energia e esforço. Quando você se sente no controle da sua vida e da sua lista de tarefas, pode estar presente em cada momento sem a sensação incômoda de que há algo mais que deveria estar fazendo. Quando sua mente está clara, você pode se concentrar e usar sua energia criativa para a tarefa em questão e, nos momentos livres, pode aproveitar plenamente a vida sem se sentir culpado por não estar fazendo algo “produtivo”.

O programa GTD foi concebido para ser uma prática para toda a vida, e você irá progredindo continuamente para níveis mais avançados de aplicação. À medida que começa a consolidar as estratégias como hábitos, alcançará novos níveis de domínio para melhorar a sua vida e produtividade de novas formas: quando controlar os seus e-mails se tornar algo natural, use as suas competências (e o tempo livre e energia recém-adquiridos) para dedicar-se a um novo hobby ou fortalecer as suas relações importantes.

Enquanto isso, não espere até terminar o livro para começar a usar as estratégias — coloque...

Resumo de Getting Things Done Parte 1 | Capítulo 1: Seu sistema de organização deve se adequar à sua vida

Como é a sua lista de tarefas? É uma mistura de lembretes, informações e projetos de todas as áreas da sua vida? Você fica ansioso só de pensar nisso?

Neste capítulo, falaremos sobre por que seu sistema atual não está funcionando e como o programa Getting Things Done adota uma abordagem diferente.

Ferramentas de gerenciamento de tempo desatualizadas não conseguem acompanhar as demandas atuais

Mudanças significativas na vida cotidiana na última metade do século sobrecarregaram as pessoas com responsabilidades profissionais e pessoais, por isso elas precisam de uma maneira mais dinâmica de gerenciar tudo isso.

Primeiro, o trabalho da maioria das pessoas não se restringe mais ao horário das 9h às 17h nem aos limites do escritório. Hoje em dia, as pessoas estão sempre disponíveis por telefone e e-mail, e os efeitos da globalização significam que você pode estar trabalhando com pessoas a nove fusos horários de distância. Não há limites para o seu dia de trabalho, então ele facilmente rouba tempo de outras partes da sua vida.

Em segundo lugar, a natureza do trabalho mudou de um trabalho mais industrial, do tipo linha de montagem, com tarefas claras e visíveis, para o chamado trabalho intelectual, com projetos definidos de forma muito mais ambígua. Anteriormente, você sabia qual era a sua tarefa (por exemplo, montar essas peças) e...

Exercício resumido: Capturar, esclarecer e organizar

Os loops abertos podem ser mentalmente desgastantes antes mesmo de você ter feito qualquer progresso na conclusão da tarefa. Aplique este exercício aos seus loops abertos para ajudar a clarear sua mente e realizar suas tarefas.

Cite um projeto ou tarefa que tem estado em sua mente, qualquer coisa, desde um projeto no trabalho até o planejamento de suas próximas férias.

Resumo de Getting Things Done Capítulo 2: Uma visão geral do sistema GTD

O sistema Getting Things Done tem cinco etapas:

1. Capture todos os problemas e ideias que estão chamando sua atenção.
2. Esclareça o que cada um significa e o que você precisa fazer a respeito.
3. Organize as decisões e ações que você esclareceu.
4. Reflita sobre tudo o que está à sua frente para escolher o que fazer a seguir.
5. Envolva-se com a tarefa (conclua-a).

Dedique tempo a cada etapa individualmente, em vez de tentar passar pelas cinco de uma só vez: reserve um tempo para sentar e capturar tudo o que está em sua mente, revise e esclareça todos esses itens durante outra sessão, e assim por diante.

A maioria das pessoas segue esses cinco passos naturalmente, mas não da forma mais eficiente possível. Muitas pessoas caem em uma dessas armadilhas:

• Eles não captam tudo, deixando muitas lacunas em suas mentes.
• Eles não esclarecem suficientemente, por isso têm listas de tarefas, notas e lembretes ambíguos que não lhes dizem exatamente o que fazer.
• Eles não se organizam de forma eficiente, então os lembretes se perdem e as tarefas não são concluídas em tempo hábil.
• Eles não dedicam tempo suficiente à reflexão, por isso têm listas, calendários e lembretes sobrecarregados e desatualizados.
• Eles enfrentam...

Exercício resumido: Adaptando seu sistema de organização

Muitas pessoas já estão aplicando alguns aspectos do programa GTD sem perceber. Use isso para avaliar seu sistema atual e ver onde você poderia ajustá-lo.

Como você organiza e controla suas tarefas atualmente?

Resumo de Getting Things Done Capítulo 3: Planejamento de projetos

Na Parte 2, aprofundaremos a implementação do sistema Getting Things Done, mas primeiro, vamos fazer uma pausa para discutir projetos. Muitas de suas próximas ações decorrerão de projetos — que podem ser qualquer coisa, desde comprar uma nova impressora até reformar sua casa ou planejar uma fusão empresarial —, por isso é importante que você saiba como planejá-los e executá-los de forma eficaz.

A maneira como você aborda o planejamento dos seus projetos é um fator crítico para determinar se você os concluirá, com que grau de sucesso e quão estressante será o processo.

Visão geral do Método de Planejamento Natural

Muitas pessoas tendem a preferir métodos de planejamento formais, especialmente em contextos empresariais (por exemplo, sessões de planejamento e software de gerenciamento de projetos).

As sessões de planejamento geralmente começam com um gerente solicitando ideias para um projeto, como o planejamento de uma conferência. As pessoas começam a sugerir locais, eventos e palestrantes, mas não avançam muito porque sugerem cidades e temas diferentes. O gerente então percebe que a equipe precisa se organizar e debater ideias. Mas ainda assim não conseguem avançar muito porque nem todos estão em sintonia. Por fim, eles se deparam com a pergunta: **“Qual é a visão e o objetivo?” Essa é a...

Exercício resumido: aplique o método de planejamento natural

Pratique a aplicação do Método de Planejamento Natural em um projeto da sua vida.

Passo 1 — Defina seu objetivo e seus princípios: pense em um projeto no qual você está trabalhando atualmente ou planeja começar em breve. Defina o objetivo e os princípios do projeto.

Resumo de Getting Things Done Parte 2 | Capítulo 4: Prepare-se para o sucesso com o GTD

Agora que você aprendeu os modelos e os métodos, é hora de começar a aplicar o programa Getting Things Done à sua vida.

Uma coisa é saber o que você deve fazer e outra bem diferente é realmente fazer, por isso a Parte 2 fornece algumas orientações e ferramentas práticas para implementar o sistema GTD. Você pode implementar o sistema completo ou adotar alguns aspectos e implementar mais ao longo do tempo.

Dedique tempo

Seu maior investimento de tempo será colocar o sistema GTD em funcionamento. A maioria das pessoas leva dois dias consecutivos para começar a usar o sistema — cerca de um dia para registrar as tarefas e outro dia para esclarecer e determinar as próximas ações.

O processo inicial exige muita energia mental, portanto, dedique um ou dois dias a ele, sem distrações. Se você trabalhar nisso depois de chegar em casa do trabalho no final do dia, provavelmente estará com pouca energia para capturar e esclarecer tudo de forma eficaz sem se perder em detalhes irrelevantes.

Depois de configurar e implementar o sistema, você poderá mantê-lo durante intervalos de tempo livre muito mais curtos em seus dias.

Espaço dedicado

Designe um local físico em sua casa onde você possa gerenciar seu fluxo de trabalho e manter seus...

Exercício resumido: Estabeleça sua configuração GTD

A implementação do sistema GTD requer algum tempo, espaço e as ferramentas certas.

Olhando para a sua agenda, quando você pode dedicar um ou dois dias para configurar seu sistema GTD, de preferência sem distrações?

Resumo de Getting Things Done Capítulo 5: Passo 1 — Capture tudo

Agora que você já preparou seu espaço de trabalho e reservou um tempo, mergulhe de cabeça na primeira etapa: a captura.

Há algumas vantagens em ter tudo em um só lugar à sua frente antes de iniciar a próxima etapa, esclarecendo:

1. Você sabe quantas coisas precisa fazer.
2. Você tem um ponto final definitivo (pelo menos por enquanto, até que a vida lhe dê mais para capturar).
3. Você pode se concentrar em esclarecer e organizar quando chegar a essas etapas, sem sentir que ainda há mais coisas por fazer.

Parte 1: Capturar itens físicos

Capturar é mais abrangente do que simplesmente anotar uma lista que vem à sua cabeça. Para sua captura inicial, examine os suportes físicos de notas e lembretes, incluindo:

• Quadros de avisos
• Armários
• Bancadas
• Área de trabalho
• Gavetas da mesa
• Pisos
• Escritório (ou segundo espaço de escritório)
• Prateleiras

Se você não puder fazer tudo agora, faça uma anotação provisória (por exemplo, “Limpar o armário do corredor”) e coloque-a na sua bandeja de entrada para lembrá-lo de fazer isso mais tarde.

Reúna tudo o que não pertence ao local onde está e coloque tudo na sua bandeja de entrada. Isso inclui:

• Pastas
• Cartões de visita
• Catálogos
• ...

Exercício resumido: capture todos os seus loops abertos

Os ciclos abertos podem estar presentes em todos os aspectos da sua vida. Utilize este exercício para identificá-los.

Se você não tem uma bandeja de entrada, onde você guarda a maioria dos itens com os quais precisa lidar (como correspondências, notas e formulários)?

Resumo de Getting Things Done Capítulo 6: Passo 2 — Esclareça tudo na sua bandeja de entrada

Agora que sua mente está vazia e sua bandeja de entrada provavelmente está transbordando, é hora de trabalhar em tudo — de forma rápida, decisiva e diligente.

É fácil que esta etapa de esclarecimento/processamento e a próxima etapa, a organização, se confundam. Se você estiver implementando o sistema GTD enquanto lê isto, talvez seja melhor ler este capítulo e o próximo antes de prosseguir com o esclarecimento dos seus itens “in”.

Aqui está uma visão geral de como isso funciona: primeiro, na Etapa 2, decida qual ação cada item precisa—para alguns itens, a ação será a próxima coisa que você precisa fazer para concluir a tarefa (por exemplo, ligar para o seu mecânico) e, para outros, será delegar a tarefa ou arquivar o item para mais tarde. Se houver algo que você possa jogar fora ou concluir em menos de dois minutos, faça isso agora. Caso contrário, identifique cada item de acordo com o que você decidir. Em seguida, na Etapa 3, você classificará fisicamente tudo em seus arquivos e listas apropriados.

Voltar à Etapa 2: Esvaziar sua bandeja de entrada pode parecer uma tarefa difícil, portanto, siga estas orientações para concluí-la.

Regra nº 1: Um de cada vez, começando pelo topo

Para dar conta dessa pilha, você precisa tratar cada item da mesma forma: pegue um,

Resumo de Getting Things Done Capítulo 7: Passo 3 — Organizar

Depois de esclarecer o que você precisa fazer com cada item, é hora de organizá-los fisicamente em seu sistema de organização. Agora você deve ter uma bandeja vazia e duas pilhas: uma pilha de itens de referência e uma pilha de pendentes.

Você organizará a pilha Pendentes colocando os itens nos seguintes locais (discutidos em mais detalhes abaixo):

1. Lista de projetos
2. Pasta de material de apoio ao projeto
3. Lista de espera
4. Lista “Um dia/Talvez”
5. Arquivo Tickler
6. Ações/informações do calendário
7. Lista de próximas ações

Suas listas podem ser numeradas (em papel ou em formato digital) ou podem ser pastas de papéis rotuladas com itens separados.

Ao organizar, tenha em mente que, embora tenha jogado fora alguns itens durante a Etapa 2, ainda pode encontrar itens que, após uma reflexão mais aprofundada, decidir que não precisa. Jogue-os fora.

Você não vai — e provavelmente não deve — cristalizar seu sistema de organização quando começar a usar o programa Getting Things Done. Seu sistema de organização precisa refletir o que funciona melhor para você, e isso levará tempo e algumas tentativas e erros para descobrir.

Agora, vamos examinar cada categoria mais detalhadamente.

Materiais de referência

Comece com sua referência...

Exercício resumido: Organize-se

Você fez o trabalho árduo de capturar e esclarecer tudo. Agora, organizá-lo de uma maneira facilmente acessível e navegável é fundamental para que esse sistema funcione.

Quais são as duas ou três categorias que você poderia usar para classificar suas próximas ações?

Resumo de Getting Things Done Capítulo 8: Passo 4 — Revise tudo regularmente

Agora você tem todo o sistema configurado: capturou, esclareceu e organizou tudo. Para que o sistema Getting Things Done funcione, você precisa refletir, revisar e atualizar tudo regularmente. Suas listas e arquivos não servem para nada se você não os consultar ou atualizar constantemente.

Revise sua agenda e seu arquivo de lembretes diários com frequência. Eles fornecem uma visão geral do seu dia, para que você saiba quanto tempo tem — ou não tem — para outras tarefas.

Sua lista de Próximas Ações é o segundo recurso que você revisa com mais frequência. Verifique-a para lembrar-se das tarefas que você tem em mãos, para que possa avaliá-las em relação ao trabalho que surge ao longo do dia. Mesmo que você não faça nada da sua lista de Próximas Ações em um determinado dia, você precisa saber o que está lá para se sentir confiante sobre sua escolha de adiá-las.

Além disso, tenha qualquer lista de que precise à mão no momento em que precisar: se tiver alguns minutos livres com seu telefone, certifique-se de poder acessar e verificar sua lista de chamadas ou, se for a uma reunião com sua chefe, tenha sua agenda à mão para poder revisar outros itens que deseja discutir com ela.

A única maneira de manter pensamentos e lembretes incômodos longe de você...

Exercício resumido: revise suas tarefas pendentes

Você precisa revisar regularmente sua agenda e suas listas para que elas sejam úteis.

No seu sistema de organização atual, com que frequência você consulta sua agenda, organizador e/ou lista de tarefas?

Resumo de Getting Things Done Capítulo 9: Envolva-se

É o momento da verdade: você tem meia hora livre na sua agenda. O que você faz?

A resposta simples é confiar na sua intuição. Mas, com tantas tarefas exigindo sua atenção em diferentes áreas da sua vida, isso é mais fácil dizer do que fazer.

Vamos nos aprofundar nas três estruturas para priorização que discutimos no Capítulo 2.

O modelo dos quatro critérios para restringir suas opções

Comece por restringir suas opções utilizando os quatro critérios a seguir.

Critério nº 1: Contexto

Considere o contexto. Se você dividiu suas próximas ações em categorias — como Ligações a fazer e Tarefas no computador —, então você pode facilmente acessar a lista que se aplica ao local onde você está e às ferramentas que você tem disponíveis. Listas categorizadas economizam tempo e energia mental que seriam necessários para examinar uma lista principal de Próximas Ações e determinar quais tarefas você pode realizar em um determinado contexto.

Você pode ser criativo com as categorias das suas listas de tarefas, como criar uma lista “Brain Gone” (Sem pensar) para tarefas mecânicas e uma lista “Less Than 5-Minute” (Menos de 5 minutos) para tarefas rápidas. Você também pode criar listas com prazos e agrupar tudo o que precisa realizar antes de um determinado prazo — por exemplo, antes de sair para...

Exercício resumido: considere suas prioridades

Reflita sobre seu fluxo de trabalho e método de priorização.

Pense em algo que está atualmente na sua lista de tarefas. Qual é o papel e a responsabilidade dessa tarefa?

Resumo de Getting Things Done Capítulo 10: Dicas para o planejamento vertical de projetos

Se você seguiu todas as etapas, já tem uma lista de projetos saudável, com as próximas ações identificadas e os materiais de apoio organizados. No entanto, mesmo com as etapas de planejamento de projetos que discutimos no Capítulo 3, talvez seja necessário fazer uma reflexão mais profunda sobre determinados projetos.

Analise sua lista de projetos e faça a si mesmo estas perguntas sobre cada projeto:

• Há mais alguma coisa que eu precise saber sobre isso?
• Há ideias ou informações que eu precise registrar?
• O que mais preciso lembrar sobre este projeto?

À medida que você passa por esse processo, anote suas ideias da forma que achar melhor — pontos-chave, um esboço ou um mapa mental.

Embora muitos projetos sejam simples e exijam apenas algumas etapas para serem concluídos (como encontrar um novo médico), há dois tipos de projetos que exigem mais atenção:

1. Projetos que ainda estão em sua mente depois de decidir a próxima ação
2. Projetos que inspiram planos e ideias que surgem em momentos aleatórios

Vamos ver como lidar com cada um deles.

Tipo nº 1: Projetos que exigem mais planejamento

Se você decidiu qual será a próxima ação para um projeto, mas ainda está com dúvidas, provavelmente precisa planejar melhor.

Para...

Resumo de Getting Things Done Parte 3 | Capítulo 11: O hábito transformador de capturar

Agora que você conhece os princípios e a prática do programa Getting Things Done, vamos falar sobre como a implementação desse sistema mudará seu bem-estar mental e seus relacionamentos com os outros.

Capturar liberta sua mente

Capturar tudo o que você precisa fazer em um único sistema maximiza sua capacidade mental: quando você mantém tudo na cabeça, tarefas relativamente sem importância consomem tanta energia mental quanto as importantes, de modo que alguns itens recebem atenção demais e outros não recebem atenção suficiente. Por outro lado, quando você captura e esclarece tudo, pode avaliar a real importância e urgência de cada coisa e lidar com ela de maneira adequada.

O processo inicial de captura pode trazer sentimentos contraditórios: o grande número de tarefas pode deixá-lo ansioso, estressado, frustrado e culpado. Mas registrá-las e organizá-las também fará com que você se sinta aliviado e no controle.

Você saberá que capturou tudo quando não houver mais nada para chamar sua atenção. Nesse momento, você poderá concentrar toda a sua atenção na tarefa em questão e entrar em um estado de “fluxo” em tudo o que fizer.

Capturar imagens torna você confiável

Quando as pessoas ao seu redor — no trabalho e na sua vida pessoal...

Resumo de Getting Things Done Capítulos 12 e 13: O hábito transformador das próximas ações

Definir a próxima ação anda de mãos dadas com identificar e visualizar o resultado que você deseja alcançar: se você não sabe para onde está indo, não pode decidir como chegar lá. O programa Getting Things Done ajuda você a determinar os resultados que deseja alcançar por meio de projetos e como alcançá-los por meio das próximas ações.

Identificar projetos e próximas ações traz clareza, responsabilidade, produtividade e empoderamento. Você define o resultado que deseja, determina quem está envolvido em torná-lo realidade, cria um impulso que contribui para alcançar esse resultado e assume a responsabilidade de tornar esse sonho realidade.

Sua mente transforma ações indecisas em tarefas assustadoras

Quando você tem a oportunidade de lidar com as tarefas da sua lista de afazeres, um dos maiores obstáculos à produtividade é não ter as próximas ações já definidas.

Por que tantas pessoas inteligentes e bem-sucedidas adiam o trabalho em projetos até que o prazo esteja se esgotando? Pessoas inteligentes, criativas e sensíveis tendem a procrastinar mais porque, quando encaram uma tarefa como “pagar impostos”, suas mentes imaginativas evocam imagens do pior cenário possível.

Se você não tem o hábito de definir as próximas ações, todo o seu...

Exercício resumido: Decida seu próximo passo

Concluir suas tarefas resume-se a determinar as próximas ações para cada item da sua lista de afazeres.

Qual é a tarefa ou projeto — grande ou pequeno — que você vem adiando?

Resumo de Getting Things Done Capítulo 14: A ciência cognitiva apoia os métodos GTD

Quando a versão original deste livro foi publicada em 2001, a principal evidência da eficácia do programa Getting Things Done era baseada em relatos da própria experiência do autor e das experiências de seus clientes. No entanto, quando a versão atualizada foi lançada em 2015, vários estudos da ciência cognitiva já haviam confirmado os princípios por trás da metodologia GTD.

O sistema GTD oferece mais do que apenas uma maneira de gerenciar seu tempo e suas tarefas —o GTD incentiva um trabalho mais significativo, uma abordagem mais consciente da vida e uma sensação geral de empoderamento e redução do estresse por meio do pensamento voltado para resultados (projetos) e metas de longo prazo (horizontes mais elevados).

Várias teorias e princípios psicológicos que sustentam as práticas GTD, incluindo:

• Pesquisas sobre cognição distribuída comprovam que seu cérebro é ótimo para pensar e ter ideias, mas não é tão bom para se lembrar delas.
• Estudos mostram que metas, ações e projetos inacabados (também conhecidos como “loops abertos”) pesam muito na sua mente, diminuindo sua clareza e capacidade de concentração.
• As estratégias de autoliderança ajudam as pessoas a controlar suas próprias ações com técnicas como autoestímulos (por exemplo, adicionar itens à sua ação...

Resumo de Getting Things Done Capítulo 15: Dominando o Programa GTD

Como já discutimos, implementar e dominar o programa GTD será um esforço para toda a vida — você nunca chegará a um ponto final, mas, com o tempo, se tornará mais proficiente no uso do sistema GTD e poderá aproveitá-lo para alcançar uma produtividade mais profunda.

Pense nisso como aprender a tocar violão: primeiro, você aprende os acordes; depois, à medida que eles se tornam mais naturais, você aprende melodias simples e, finalmente, pode compor suas próprias músicas.

Vamos explorar os três níveis de domínio do GTD.

Nível 1: Os fundamentos

Como qualquer habilidade, o primeiro passo para dominar o sistema GTD é compreender os conceitos básicos.

Embora o programa GTD não exija nenhuma habilidade nova (por exemplo, você sabe como anotar coisas e arquivar documentos), ele exige que você adote novas práticas e forme novos hábitos. Pode levar facilmente cerca de dois anos para consolidar esses hábitos, e a maioria das pessoas desiste e volta ao curso algumas vezes ao longo do caminho.

Não deixe essas práticas básicas escaparem, pois elas podem comprometer todo o seu sistema:

• Registrando os itens assim que você os recebe
• Identificar diligentemente as próximas ações
• Mantendo sua lista de espera completa...