Resumo do PDF:Getting Things Done, de David Allen
Resumo do livro: Conheça os pontos principais em poucos minutos.
A seguir, apresentamos uma prévia do resumo do livro *Getting Things Done*, de David Allen, publicado pela Shortform. Leia o resumo completo e detalhado na Shortform.
Resumo em PDF de uma página do livro “Getting Things Done”
Você sente que está sempre tentando colocar a lista de tarefas em dia? Parece que nunca há horas suficientes no dia?
O programa Getting Things Done (GTD) foi criado para ajudá-lo a realizar as tarefas que você precisa fazer gastando menos tempo, energia e esforço, para que você possa dedicar-se mais às coisas que deseja fazer. Ele tira todas as tarefas e lembretes da sua cabeça e os transfere para um sistema externo de listas e arquivos, para que você possa concentrar toda a sua energia mental na tarefa em questão. Você identificará a próxima ação a ser tomada para cada item da sua lista de tarefas, de modo que, quando tiver tempo disponível, não precise pensar — basta agir. Ao assumir o controle de suas obrigações diárias, você criará mais tempo e energia para trabalhar em direção às suas metas de longo prazo.
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Agora, passe para a pilha de “Pendente”. Com base no que você decidiu na etapa anterior, coloque cada item em um dos seguintes locais:
- A lista de projetos é um índice dos seus projetos que estão em fase de planejamento, o que ajuda você a acompanhar o prazo de conclusão de cada projeto e a definir de forma consistente a próxima ação a ser tomada em cada um deles.
- A pasta “Materiais de Apoio ao Projeto” contém planos do projeto, pesquisas, notas fiscais e outros documentos.
- A lista “Aguardando” ajuda você a acompanhar as tarefas que estão pendentes até que outra pessoa as conclua ou os itens que você decidiu delegar.
- A lista “Um dia/Talvez” é uma lista atualizada de coisas que você deseja realizar no futuro. É importante revisar essa lista regularmente para que você possa decidir quando for o momento certo para colocar uma dessas ideias em prática.
- A pasta “Tickler” ( que serve para refrescar sua memória) é um sistema de arquivamento que guarda informações, documentos e lembretes dos quais você só precisará em um determinado momento no futuro, como, por exemplo, um folheto de uma peça que só estreará daqui a três meses.
- O calendário serve para itens que precisam ser realizados em um determinado horário ou dia, como compromissos, prazos ou lembretes. Os únicos itens que devem constar no seu calendário são aqueles que precisam ocorrer naquele dia ou, caso contrário, não ocorrerão.
- A lista de “Próximas Ações” é uma lista de tarefas a serem realizadas o mais rápido possível; trata-se, essencialmente, de um repositório para tarefas que podem ser executadas, levam mais de dois minutos e não podem ser delegadas. Se você tiver mais do que algumas dezenas de próximas ações nessa lista, é recomendável dividi-las em categorias com base no que você precisa ou no local onde precisa estar para realizá-las, como “Ligações a fazer” ou “Escritório”.
Etapa 4: Refletir
Reflita regularmente sobre todas as suas listas e arquivos para ajudá-lo a tomar decisões mais inteligentes sobre quais tarefas realizar. Revise sua agenda diariamente e sua lista de Próximas Ações com frequência, para que você sempre saiba quais são os compromissos inalteráveis da sua programação — como reuniões e compromissos —, bem como o que precisa ser feito quando você tiver tempo disponível.
O ritmo acelerado da vida e o fluxo constante de tarefas tornam quase impossível manter seu sistema totalmente atualizado no dia a dia; por isso, uma Revisão Semanal é fundamental para manter suas listas e arquivos organizados e atualizados. Durante a Revisão Semanal, você irá:
- Revise seus projetos, planos de projeto, próximas ações, itens “Aguardando”, listas “Um dia/Talvez” e sua pasta de lembretes
- Registre tudo o que você ainda não registrou
- Esclareça todos os pontos que ainda não tenham sido esclarecidos
- Faça um balanço geral do seu sistema de organização para garantir que tudo esteja funcionando sem problemas
- Atualize suas listas
- Limpe e retire o que for necessário
Além de colocar as coisas em dia, sua Revisão Semanal é uma oportunidade para você refletir sobre ideias e projetos mais amplos e avaliar se suas obrigações do dia a dia estão alinhadas com seus objetivos e valores de vida.
Etapa 5: Interagir
O sistema Getting Things Done foi criado para ajudá-lo a tomar decisões conscientes sobre como lidar com suas tarefas, ou seja, o que você faz quando tem tempo disponível. Você só pode se sentir confiante em relação ao que está fazendo se também se sentir confiante em relação ao que não está fazendo em um determinado momento.
Agora que você tem uma lista de Próximas Ações a realizar, precisa decidir em quais delas vai trabalhar hoje e em que ordem. Use os três modelos a seguir para escolher qual item da sua lista de Próximas Ações você vai realizar.
O Modelo dos Quatro Critérios: Reduza suas opções
Este modelo ajuda você a restringir suas opções com base em quatro critérios:
- Contexto: Certas tarefas exigem que você esteja em um determinado local ou tenha acesso a uma determinada ferramenta (por exemplo, no escritório ou na frente de um computador). É útil já ter organizado suas próximas ações em listas específicas para cada contexto.
- Tempo disponível: Algumas tarefas exigem uma hora de atenção concentrada; portanto, se você tiver apenas alguns minutos antes do seu próximo compromisso, esse não é o momento certo para essa tarefa.
- Energia disponível: Certas tarefas exigem muita energia mental ou física, enquanto outras não exigem tanta. Assuma apenas aquilo para o qual você tenha energia suficiente.
- Prioridade: Depois de restringir suas opções com os três primeiros critérios, a definição de prioridades será uma decisão mais subjetiva, baseada na sua intuição e no seu julgamento. Use os dois modelos a seguir para ajudá-lo a escolher, determinando primeiro em qual categoria de trabalho um item se enquadra e, em seguida, como ele se encaixa em seus objetivos e valores gerais.
O Modelo Tripartido: Tipos de Trabalho
Para tomar uma decisão informada sobre se deve ou não assumir uma tarefa, é preciso entender em qual das três categorias ela se enquadra:
- O trabalho predefinido é, essencialmente, tudo o que consta na sua lista de Próximas Ações e no seu calendário, itens que você já esclareceu e considerou importantes.
- O trabalho que surge de repente abrange as tarefas inesperadas que aparecem ao longo do dia, seja um relatório de última hora que seu chefe lhe atribui ou um conserto inesperado que seu carro precisa. Priorize esse trabalho quando ele exigir sua atenção imediata, mas não caia na armadilha de se concentrar automaticamente no que está bem na sua frente quando não for o mais importante ou urgente.
- O que se entende por “trabalho” é o tempo que você dedica à manutenção do sistema GTD — esvaziar sua bandeja de entrada, esclarecer tarefas, organizar, arquivar e realizar ações de dois minutos. É fundamental priorizar esse tempo para fazer isso regularmente, de preferência durante sua Revisão Semanal.
O Modelo de Seis Níveis: Determinar Prioridades
Para priorizar as opções que você tem à sua frente, é preciso ter uma noção de como elas se encaixam no panorama geral da sua vida e das suas prioridades. Existem seis níveis diferentes — ou horizontes — de perspectivas para determinar suas prioridades:
- O “Ground” é a ação atual na sua lista de “Próximas Ações”. (Exemplo: você precisa fazer uma ligação a trabalho.)
- O Horizonte 1 abrange projetos atuais com prazos relativamente curtos. (Exemplo: a ligação é sobre um negócio que você está tentando fechar.)
- O Horizonte 2 abrange as áreas de foco e as responsabilidades, ou seja, as funções e responsabilidades que você tem, desde as atribuições do cargo até a manutenção da sua saúde e os compromissos familiares. Esse horizonte não consiste em tarefas, mas sim nos interesses e responsabilidades que ajudam a determinar quais projetos e ações você assumirá. (Exemplo: Esse negócio aumentaria as vendas da empresa.)
- O Horizonte 3 refere-se a metas— mais especificamente, o Horizonte 3 abrange metas para os próximos um a dois anos. (Exemplo: fechar o negócio lhe renderia muitos pontos com seu chefe.)
- O Horizonte 4 é a visão, ou seja, suas metas para os próximos três a cinco anos. (Exemplo: Esse sucesso provavelmente levaria a uma promoção.)
- O Horizonte 5 é o propósito e os princípios; esse é o contexto geral da sua vida. Todas as suas ações, projetos, focos, metas e visões são definidos por seu propósito e seus princípios e também o conduzem em direção a eles. (Exemplo: uma promoção o colocará em uma posição que lhe permitirá ter a carreira e o estilo de vida que você deseja.)
Use o Método de Planejamento Natural para planejar projetos
Tenha sempre uma próxima ação definida para cada projeto que você tiver, para que você esteja sempre avançando neles. Determinar as próximas ações em projetos grandes pode parecer assustador, mas basta seguir o mesmo processo que você usaria se estivesse planejando algo na sua vida cotidiana, como um jantar de aniversário com amigos.
Essa abordagem é chamada de Método de Planejamento Natural e consiste nas seguintes etapas:
- Defina seu objetivo e seus princípios. Seu objetivo é a intenção do projeto, e seus princípios estabelecem os limites. Se você estiver planejando um jantar de aniversário, seu objetivo é comemorar, e os limites podem ser fatores como, por exemplo, o quanto você deseja que o restaurante seja acessível.
- Visualize o resultado que você deseja. Seu propósito é o “porquê”, enquanto o resultado é o “o quê”: como será, como você se sentirá e como soará um resultado bem-sucedido? Você pode imaginar seu jantar acontecendo em torno de uma grande mesa ao ar livre, com todos os seus amigos rindo e compartilhando a comida. Quando você visualiza algo e se concentra nisso, isso o ajuda a criá-lo e o deixa mais animado para alcançá-lo.
- Faça um brainstorming. É assim que se faz. Seu cérebro, naturalmente, quer preencher as lacunas para determinar como transformar sua visão em realidade. Nessa fase, você pode se perguntar se o restaurante está aberto hoje, a que horas precisa ir e se há gasolina no carro. Use mapas mentais ou outras técnicas de brainstorming para anotar o máximo de ideias que puder, sem julgá-las ou criticá-las ao longo do processo.
- Organizar. Essa é a etapa em que você organiza todos os pensamentos, perguntas e ideias aleatórias que surgiram no processo de brainstorming. Você vai organizá-los naturalmente com base na logística, nas prioridades e no que precisa ser feito primeiro: ligar para o restaurante para verificar se está aberto e fazer uma reserva; depois, convidar os convidados; e, por fim, se vestir e se preparar para sair.
- Defina suas próximas ações. Determine o que realmente pode ser feito agora e quem vai fazer isso. Para o jantar, sua próxima ação é ligar para o restaurante.
Implementar e dominar o sistema GTD é um processo que dura a vida toda e que ajuda você a gerenciar suas obrigações do dia a dia, sem perder de vista seus objetivos maiores.
Primeiro, domine os princípios e as práticas, transforme-os em hábitos e assuma o controle de suas tarefas diárias. Ao chegar a esse ponto, adote uma visão mais ampla para gerenciar e organizar sua vida; inicie projetos de forma proativa para melhorar diferentes aspectos da sua vida. Por fim, você poderá aproveitar o sistema GTD para implementar novos hábitos, realizar as aspirações da sua lista de desejos e criar o estilo de vida que deseja.
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- Cobertura 100% completa: você aprende os pontos mais importantes do livro
- Sem enrolação: você não perde tempo tentando descobrir qual é a ideia do autor.
- Exercícios interativos: aplique as ideias do livro à sua própria vida com a orientação de nossos educadores.
Aqui está uma prévia do restante do resumo em PDF do livro “Getting Things Done”, da Shortform: