Resumen del libroCómo hacer las cosas, de David Allen

Resumen de una páginaResumen de una página del libro «Getting Things Done»

¿Te parece que siempre vas con retraso con tu lista de tareas pendientes? ¿Nunca te dan las horas del día?

El método «Getting Things Done» (GTD) está diseñado para ayudarte a hacer lo que tienes que hacer invirtiendo menos tiempo, energía y esfuerzo, de modo que puedas dedicar más tiempo a lo que te apetece hacer.

La clave del sistema GTD consiste en almacenar todas las tareas, recordatorios y notas que te rondan por la cabeza en un sistema de organización externo, para liberar tu energía mental y poder centrarte realmente en la tarea que tienes entre manos. Tu cerebro es excelente para crear y procesar cosas, pero no para recordarlas, por lo que intentar llevar un control de todo en tu cabeza agota tu capacidad mental y te impide hacer lo que mejor sabe hacer.

Gracias al sistema GTD, podrás anotar todas tus tareas y recordatorios en listas, en carpetas y en tu calendario. Tendrás una visión clara y el control de toda tu carga de trabajo, lo que te permitirá estar plenamente presente en cada momento sin esa molesta sensación de que deberías estar haciendo otra cosa.

Los cinco pasos del sistema GTD son:

1. Anota todos los problemas e ideas que te llaman la atención.
2. Aclara qué significa cada uno y qué debes hacer al respecto.
3. Organiza las decisiones y acciones que has definido.
4. Analiza todo lo que tienes ante ti para decidir qué es lo siguiente que vas a abordar.
5. Ponte manos a la obra (hazlo).

Al principio, tendrás una gran acumulación mental de tareas que registrar y procesar, y esto te llevará bastante tiempo. Una vez que hayas completado este proceso por primera vez, tendrás todas las tareas en su sitio. A partir de ahí, de forma regular (por ejemplo, a diario), seguirás los cinco pasos para registrar y procesar nuevas tareas, y luego decidirás qué quieres hacer ese día.

Paso 1: Captura

El primer paso es anotar cada idea, recordatorio e información y sacártelos de la cabeza. Anota todo:cosas grandes y pequeñas, a corto y a largo plazo, cualquier aspecto de tu vida que creas que debería ser diferente y por el que sientas cierta motivación o compromiso para cambiarlo ( desde ideas sobre tu estrategia profesional hasta un recordatorio para arreglar ese artilugio que tienes en el cajón de los trastos).

Cuando te acostumbras a anotarlo todo, puedes estar seguro de que nada se te escapará. Los demás verán tu diligencia y su confianza en ti aumentará; además, tu confianza en ti mismo y tu seguridad para llevar a cabo las cosas también crecerán.

Revisa tu escritorio, la mesa de la cocina, el maletín y todos los rincones en los que pueda haber alguna nota o recordatorio que tengas que atender. A continuación, esfuérzate por recordar cualquier otra idea o asunto pendiente que te esté dando vueltas en la cabeza, ya sea sobre una reunión que acabes de tener o un regalo para el cumpleaños de tu madre la semana que viene.

Ponlo todo en tu bandeja de entrada. No te detengas a hacer nada más: céntrate únicamente en registrar absolutamente todo lo más rápido posible. Cuando hayas terminado, te tomarás un tiempo para evaluar cada elemento.

Paso 2: Aclarar

El siguiente paso consiste en decidir el resultado deseado para cada tarea y determinar cuál es la siguiente acción inmediata que hay que llevar a cabo para avanzar hacia ese resultado. La «siguiente acción» es el paso concreto que puedes dar a continuación para avanzar hacia la finalización del proyecto. Por ejemplo, si la tarea dice «concertar una reunión», debes decidir qué es lo que tienes que hacer a continuación para concertarla: ¿Comprobar tu disponibilidad? ¿Reservar una sala de reuniones? ¿Enviar invitaciones por correo electrónico?

Esta toma de decisiones desde el principio aumenta tu productividad, ya que te obliga a decidir cómo abordar una tarea en el momento en que se te presenta, en lugar de esperar a que se acerque la fecha límite. Aclarar los siguientes pasos a seguir convierte las tareas que parecen abrumadoras en pequeñas acciones que puedes completar fácilmente y con las que sentirás que has logrado algo.

En función de la siguiente acción que decidas para cada elemento, podrás:

1. Tíralo a la basura. Si no hay que hacer nada al respecto y no vas a necesitar la información más adelante, deshazte de ello.
2. Guárdalos en tus archivos de referencia. Estos elementos no requieren ninguna acción, pero contienen información que puede resultarte útil más adelante.
3. Hazlo. Si la siguiente tarea te lleva menos de dos minutos, hazla ahora mismo.
4. Clasifícalo como proyecto. El sistema GTD define los proyectos como cualquier cosa que requiera más de un paso y pueda completarse en el plazo de un año, desde plantar tu jardín hasta aprender a usar un nuevo programa informático en el trabajo. Ponle una nota adhesiva indicando que es un proyecto y colócala en la pila de «Pendientes».
5. Decide delegarla. Si la siguiente acción te va a llevar más de dos minutos, plantéate si eres la persona más indicada para llevarla a cabo. Si no es así, ponle una nota adhesiva indicando que la vas a delegar y a quién, y colócala en la pila de «Pendiente».
6. Guárdalo para más adelante. Etiqueta como «Algún día/Quizás» aquellas tareas que no requieran ninguna acción inmediata, pero que quizá quieras retomar en el futuro. Si quieres crear un recordatorio para volver a considerarlas en una fecha concreta, anota esa fecha para poder incluirla en tu archivo de seguimiento o en tu calendario en el siguiente paso. Coloca todas estas tareas en la pila de «Pendientes».
7. Déjalo para más adelante. Si te va a llevar más de dos minutos y no puedes delegarlo, etiquétalo como «Próxima acción» y colócalo en la pila de «Pendientes».

Aquí tienes un diagrama de flujo que muestra los pasos 1 a 3 con mayor claridad:

Paso 3: Organízate

En la fase de clarificación, tomaste una decisión sobre el siguiente paso a seguir para cada tarea; ahora vas a organizar las tareas en carpetas, listas y entradas del calendario.

El autor propone un montón de listas y archivos distintos con diferentes fines, y eso puede resultar abrumador. Por ahora, céntrate en el panorama general:que cada elemento se coloque en su lugar ideal, lo que te dará la tranquilidad de saber que has tenido en cuenta todo lo que tienes entre manos y que estará ahí cuando lo necesites.

Aunque hayas tirado algunas cosas durante el paso 2, es posible que aún te encuentres con objetos que, tras pensarlo mejor, decidas que no necesitas. Tíralos a la basura.

Ahora tomemos la referencia no procesable...

Resumen de «Getting Things Done» Introducción : El método «Getting Things Done» (GTD)

El método «Getting Things Done» (GTD) está diseñado para aumentar tu productividad y eficacia, no para que puedas meter aún más cosas en tu vida, que ya de por sí está muy ocupada, sino para que puedas hacer las cosas con menos tiempo, energía y esfuerzo. Cuando sientes que tienes el control de tu vida y de tu lista de tareas pendientes, puedes estar presente en cada momento sin esa sensación molesta de que hay algo más que deberías estar haciendo. Cuando tu mente está despejada, puedes concentrarte y utilizar tu energía creativa en la tarea que tienes entre manos, y en tus momentos libres, puedes disfrutar plenamente de la vida sin sentirte culpable por no estar haciendo algo «productivo».

El programa GTD está pensado como una práctica para toda la vida, y irás avanzando continuamente hacia niveles más avanzados de aplicación. A medida que las estrategias se conviertan en hábitos, alcanzarás nuevos niveles de dominio que te permitirán mejorar tu vida y tu productividad de nuevas formas: cuando mantenerte al día con tus correos electrónicos se haya convertido en algo natural, utiliza tus habilidades (y el tiempo libre y la energía que ahora tienes) para dedicarte a un nuevo pasatiempo o fortalecer tus relaciones más importantes.

Mientras tanto, no esperes a terminar el libro para empezar a poner en práctica las estrategias: empieza...

Resumen de «Getting Things Done» Parte 1 | Capítulo 1: Tu sistema de organización debe adaptarse a tu vida

¿Cómo es tu lista de tareas pendientes? ¿Es una mezcolanza de recordatorios, información y proyectos de todos los ámbitos de tu vida? ¿Te entra ansiedad solo de pensarlo?

En este capítulo, hablaremos de por qué tu sistema actual no funciona y de cómo el programa «Getting Things Done» adopta un enfoque diferente.

Las herramientas de gestión del tiempo obsoletas no pueden hacer frente a las exigencias actuales

Los importantes cambios que se han producido en la vida cotidiana durante el último medio siglo han sobrecargado a las personas con responsabilidades laborales y personales, por lo que necesitan una forma más dinámica de gestionarlo todo.

En primer lugar, el trabajo de la mayoría de las personas ya no se limita al horario de 9 de la mañana a 5 de la tarde ni a los límites de la oficina. Hoy en día, la gente está siempre localizable por teléfono y correo electrónico, y las consecuencias de la globalización hacen que puedas trabajar con personas que se encuentran a nueve husos horarios de distancia. Tu jornada laboral no tiene límites, por lo que fácilmente te resta tiempo para otras facetas de tu vida.

En segundo lugar, la naturaleza del trabajo ha pasado de ser un trabajo más industrial, del tipo de cadena de montaje, con tareas claras y bien definidas, al denominado «trabajo del conocimiento», con proyectos cuya definición es mucho más ambigua. Antes, uno sabía cuál era su tarea (por ejemplo, montar estas piezas) y...

Ejercicio breve: Recopilar, aclarar y organizar

Las tareas pendientes pueden resultar agotadoras mentalmente incluso antes de haber avanzado en su realización. Aplica este ejercicio a tus tareas pendientes para despejar la mente y ponerlas en práctica.

Nombra un proyecto o una tarea que te haya estado dando vueltas en la cabeza, ya sea un proyecto del trabajo o la planificación de tus próximas vacaciones.

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 2: Una visión general del sistema GTD

El sistema «Getting Things Done» consta de cinco pasos:

1. Anota todos los problemas e ideas que te llaman la atención.
2. Aclara qué significa cada uno y qué debes hacer al respecto.
3. Organiza las decisiones y acciones que has definido.
4. Analiza todo lo que tienes ante ti para decidir qué es lo siguiente que vas a abordar.
5. Ponte manos a la obra (hazlo).

Dedica tiempo a cada paso por separado, en lugar de intentar completar los cinco a la vez: tómate un rato para sentarte y plasmar todo lo que tienes en la cabeza; luego, repásalo y aclara todos esos puntos en otra sesión, y así sucesivamente.

La mayoría de la gente sigue estos cinco pasos de forma natural, pero no con la eficacia que podría. Muchas personas caen en alguna de estas trampas:

• No lo captan todo, lo que les deja demasiadas dudas sin resolver.
• No dan suficiente claridad, por lo que tienen listas de tareas, notas y recordatorios ambiguos que no les indican exactamente qué deben hacer.
• No se organizan de forma eficaz, por lo que los recordatorios se pierden y las tareas no se completan a tiempo.
• No dedican suficiente tiempo a reflexionar, por lo que tienen listas, calendarios y recordatorios que están sobrecargados y desactualizados.
• **Abordan...

Ejercicio breve: cómo adaptar tu sistema de organización

Muchas personas ya están aplicando algunos aspectos del método GTD sin darse cuenta. Aprovecha esto para evaluar tu sistema actual y ver en qué aspectos podrías mejorarlo.

¿Cómo organizas y controlas actualmente tus tareas pendientes?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 3: Planificación de proyectos

En la segunda parte profundizaremos en la aplicación del sistema «Getting Things Done», pero antes hagamos un paréntesis para hablar de los proyectos. Muchas de tus próximas acciones surgirán de proyectos —que pueden ser de todo tipo, desde comprar una impresora nueva hasta reformar tu casa o planificar una fusión empresarial—, por lo que es importante que sepas cómo planificarlos y llevarlos a cabo de forma eficaz.

La forma en que abordas la planificación de tus proyectos es un factor decisivo para determinar si los completas, con qué éxito lo haces y lo estresante que resulta el proceso.

Descripción general del método de planificación natural

Muchas personas se inclinan por los métodos de planificación formales, sobre todo en el ámbito empresarial (por ejemplo, sesiones de planificación y programas informáticos de gestión de proyectos).

Las sesiones de planificación suelen comenzar con un responsable que solicita ideas para un proyecto, como la organización de una conferencia. La gente empieza a aportar ideas sobre lugares, eventos y ponentes, pero no se avanza mucho porque cada uno sugiere ciudades y temas diferentes. Entonces, el responsable se da cuenta de que el equipo necesita organizarse y hacer una lluvia de ideas. Pero siguen sin avanzar mucho porque no todos están en la misma onda. Finalmente, se enfrentan a la pregunta: **«¿Cuál es la visión y el propósito?» Esa es la...

Ejercicio breve: Aplica el método de planificación natural

Practica la aplicación del Método de Planificación Natural a un proyecto de tu vida.

Paso 1: Define el objetivo y los principios: Piensa en un proyecto en el que estés trabajando actualmente o que tengas previsto comenzar pronto. Define el objetivo y los principios del proyecto.

Resumen de «Getting Things Done» Parte 2 | Capítulo 4: Prepárate para triunfar con GTD

Ahora que ya conoces los modelos y los métodos, es hora de empezar a aplicar el programa «Getting Things Done» a tu vida.

Una cosa es saber lo que hay que hacer y otra muy distinta es llevarlo a la práctica, por lo que la segunda parte ofrece orientación y herramientas prácticas para poner en marcha el sistema GTD. Puedes aplicar el sistema al completo o adoptar algunos aspectos e ir incorporando más con el tiempo.

Dedicar tiempo

Lo que más tiempo te llevará será poner en marcha el sistema GTD. A la mayoría de la gente le lleva dos días seguidos ponerlo todo en marcha: más o menos un día para registrar las tareas y otro para aclararlas y determinar las próximas acciones.

El proceso inicial requiere mucha energía mental, así que intenta dedicarle uno o dos días sin distracciones. Si te pones con esto al llegar a casa después del trabajo, al final del día probablemente te falte energía para plasmar y aclarar todo de forma eficaz sin perderte en detalles sin importancia.

Una vez que tengas el sistema configurado y en marcha, podrás mantenerlo al día dedicándole solo unos ratos de tiempo libre a lo largo del día.

Reservar un espacio

Elige un lugar concreto de tu casa donde puedas organizar tu trabajo y guardar tus...

Ejercicio breve: Configura tu sistema GTD

Poner en práctica el sistema GTD requiere algo de tiempo, espacio y las herramientas adecuadas.

Echando un vistazo a tu agenda, ¿cuándo podrías dedicar un día o dos a poner en marcha tu sistema GTD, a ser posible sin distracciones?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 5: Paso 1: Anota todo

Ahora que ya tienes tu espacio de trabajo preparado y has reservado tiempo para ello, ponte manos a la obra con el primer paso: la captura.

Hay algunas ventajas en tener todo a la vista en un solo lugar antes de dar el siguiente paso, a saber:

1. Ya sabes la cantidad de cosas que tienes que revisar.
2. Tienes un punto final definitivo (al menos por ahora, hasta que la vida te ofrezca más cosas que plasmar).
3. Cuando llegues a esas etapas, podrás centrarte en aclarar y organizar las cosas, sin tener la sensación de que aún te queda algo por hacer.

Parte 1: Captura de objetos físicos

La recopilación es algo más amplio que limitarse a anotar una lista sobre la marcha. Para tu recopilación inicial, revisa todos los soportes físicos en los que guardes notas y recordatorios, como por ejemplo:

• Tablones de anuncios
• Armarios
• Encimeras
• Escritorio
• Cajones de escritorio
• Suelos
• Oficina (o segundo espacio de oficina)
• Estantes

Si ahora mismo no puedes ocuparte de todas las tareas, haz una nota provisional (por ejemplo, «Limpiar el armario del pasillo») y déjala en tu bandeja de entrada para recordarte que debes hacerlo más tarde.

Recoge todo lo que no esté en su sitio tal y como está y ponlo en tu bandeja de entrada. Esto incluye:

• Carpetas
• Tarjetas de visita
• Catálogos
• ...

Ejercicio breve: Anota todas tus tareas pendientes

Los asuntos pendientes pueden acechar en todos los rincones de tu vida. Utiliza este ejercicio para descubrirlos.

Si no tienes una bandeja de entrada, ¿dónde guardas la mayoría de los documentos que tienes que gestionar (como el correo, las notas y los formularios)?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 6: Paso 2: Aclara todo lo que hay en tu bandeja de entrada

Ahora que tienes la mente despejada y tu bandeja de entrada probablemente esté a rebosar, es hora de ponerse manos a la obra con todo: con rapidez, decisión y diligencia.

Es fácil que esta fase de clarificación y procesamiento se confunda con el siguiente paso, la organización. Si estás poniendo en práctica el sistema GTD mientras lees esto, quizá te interese leer este capítulo y el siguiente antes de seguir adelante con la clarificación de tus elementos de «entrada».

Este es el panorama general de cómo funciona: en primer lugar, en el paso 2, decide qué acción requiere cada elemento;para algunos, la acción será lo siguiente que debas hacer para completar la tarea (por ejemplo, llamar al mecánico), y para otros, será delegar la tarea o archivarla para más adelante. Si hay algo que puedas tirar o terminar en menos de dos minutos, hazlo ahora. De lo contrario, etiqueta cada elemento según lo que decidas. A continuación, en el paso 3, clasificarás físicamente todo en sus carpetas y listas correspondientes.

Vuelve al paso 2: vaciar la bandeja de entrada puede parecer una tarea abrumadora, así que sigue estas pautas para llevarla a cabo.

Regla n.º 1: Uno por uno, empezando por arriba

Para acabar con este montón, tienes que tratar cada objeto por igual: coge uno...

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 7: Paso 3 — Organizar

Una vez que hayas decidido qué hacer con cada objeto, es el momento de clasificarlos físicamente en tu sistema de organización. Ahora deberías tener una bandeja de entrada vacía y dos pilas: una de objetos de referencia y otra de objetos pendientes.

Organizarás la pila de «Pendientes» colocando los elementos en los siguientes lugares (que se explican con más detalle a continuación):

1. Lista de proyectos
2. Carpeta de material de apoyo al proyecto
3. Lista de espera
4. Lista de «Algún día» o «Quizás»
5. Archivo de seguimiento
6. Acciones e información del calendario
7. Lista de próximas acciones

Tus listas pueden ser listas numeradas (en papel o en formato digital) o carpetas con documentos etiquetados con cada elemento por separado.

Mientras ordenas, ten en cuenta que, aunque hayas tirado algunas cosas durante el paso 2, es posible que te encuentres con objetos que, tras pensarlo mejor, decidas que no necesitas. Tíralos a la basura.

No vas a —y probablemente no deberías— fijar tu sistema de organización de una vez por todas cuando empieces a poner en práctica el método «Getting Things Done». Tu sistema de organización debe reflejar lo que mejor te funciona, y eso llevará tiempo y requerirá algo de ensayo y error hasta dar con la fórmula adecuada.

Ahora analicemos cada categoría con más detalle.

Materiales de referencia

Empieza por tu referencia...

Ejercicio breve: Organízate

Ya has hecho el trabajo más duro: recopilar y aclarar toda la información. Ahora, organizarla de forma que sea fácil de consultar y navegar es fundamental para que este sistema funcione.

¿Qué dos o tres categorías podrías utilizar para clasificar tus próximas acciones?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 8: Paso 4 — Revisa todo con regularidad

Ahora ya tienes todo el sistema montado: has anotado, ordenado y organizado todo. Para que el sistema «Getting Things Done» funcione, tienes que reflexionar, revisar y actualizar todo con regularidad. Tus listas y archivos no te sirven de nada si no los revisas o actualizas de forma constante.

Revisa con frecuencia tu agenda y tu lista de tareas pendientes. Te ofrecen una visión general de tu jornada, para que sepas de cuánto tiempo dispones —o no— para otras tareas.

La lista de «Próximas acciones» es el segundo recurso que más consultas. Échale un vistazo para recordar qué tareas tienes pendientes y poder sopesarlas con el trabajo que te vaya surgiendo a lo largo del día. Aunque un día concreto no hagas nada de lo que figura en la lista de «Próximas acciones», es importante que sepas qué hay en ella para sentirte seguro de tu decisión de posponerlo.

Además, ten a mano cualquier lista que necesites en el momento en que la necesites: si tienes unos minutos libres con el móvil, asegúrate de poder acceder a tu lista de llamadas y consultarla; o si vas a entrar en una reunión con tu jefa, ten a mano tu agenda para poder repasar otros temas que quieras tratar con ella.

La única forma de evitar que los pensamientos y recordatorios molestos te...

Ejercicio breve: revisa tu lista de tareas pendientes

Hay que revisar con regularidad el calendario y las listas para que resulten de alguna utilidad.

En tu sistema de organización actual, ¿con qué frecuencia consultas tu agenda, tu organizador o tu lista de tareas pendientes?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 9: Implicarse

Es la hora de la verdad: tienes media hora libre en tu agenda. ¿Qué haces?

La respuesta más sencilla es confiar en tu intuición. Pero con tantas tareas que te reclaman la atención desde diferentes ámbitos de tu vida, es más fácil decirlo que hacerlo.

Profundicemos en los tres marcos de trabajo para establecer prioridades de los que hablamos en el capítulo 2.

El modelo de los cuatro criterios para reducir tus opciones

Empieza por reducir tus opciones utilizando los cuatro criterios siguientes.

Criterio n.º 1: Contexto

Ten en cuenta el contexto. Si has dividido tus próximas acciones en categorías —como «Llamadas pendientes» y «Tareas en el ordenador»—, podrás consultar fácilmente la lista que se ajuste a tu situación actual y a las herramientas de las que dispones. Las listas categorizadas te ahorran el tiempo y el esfuerzo mental que supone revisar una lista general de próximas acciones para determinar qué tareas puedes abordar en un contexto determinado.

Puedes dar rienda suelta a tu creatividad con las categorías de tus listas de tareas, por ejemplo, creando una lista llamada «Tareas mecánicas» para las tareas que no requieren pensar y otra llamada «Menos de 5 minutos» para las tareas rápidas. También puedes crear listas con plazos concretos y agrupar todo lo que tengas que hacer antes de una fecha límite determinada; por ejemplo, antes de salir hacia...

Ejercicio breve: reflexiona sobre tus prioridades

Reflexiona sobre tu flujo de trabajo y tu forma de establecer prioridades.

Piensa en algo que tengas ahora mismo en tu lista de tareas pendientes. ¿Qué función y qué responsabilidad cumple esa tarea?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 10: Consejos para la planificación vertical de proyectos

Si has seguido todos los pasos, ya dispones de una lista de proyectos bien estructurada, con las próximas acciones identificadas y los materiales de apoyo organizados. Sin embargo, incluso con los pasos de planificación de proyectos que comentamos en el capítulo 3, es posible que tengas que profundizar más en el análisis de ciertos proyectos.

Revisa tu lista de proyectos y hazte estas preguntas sobre cada uno de ellos:

• ¿Hay algo más que deba saber al respecto?
• ¿Hay alguna idea o información que deba anotar?
• ¿Qué más debo tener en cuenta sobre este proyecto?

A medida que avances en este proceso, anota tus ideas de la forma que te resulte más cómoda: en forma de lista con viñetas, de esquema o de mapa mental.

Aunque muchos proyectos son sencillos y solo requieren unos pocos pasos para completarlos (como buscar un nuevo médico), hay dos tipos de proyectos que requieren más atención:

1. Proyectos que siguen rondándote la cabeza después de haber decidido cuál será el siguiente paso
2. Proyectos que inspiran planes e ideas que surgen en cualquier momento

Veamos cómo abordar cada uno de ellos.

Tipo n.º 1: Proyectos que requieren una mayor planificación

Si ya has decidido cuál es el siguiente paso para un proyecto, pero sigues sin estar tranquilo, probablemente necesites planificarlo mejor.

Porque...

Resumen de «Getting Things Done» Parte 3 | Capítulo 11: El hábito transformador de registrar

Ahora que ya conoces los principios y la práctica del método «Getting Things Done», hablemos de cómo la aplicación de este sistema cambiará tu bienestar mental y tus relaciones con los demás.

Capturar imágenes te libera la mente

Anotar todo lo que tienes que hacer en un solo sistema te permite aprovechar al máximo tu capacidad mental: cuando lo guardas todo en la cabeza, las tareas relativamente poco importantes consumen tanta energía mental como las importantes, por lo que algunas reciben demasiada atención y otras no la suficiente. En cambio, cuando anotas y ordenas todo, puedes evaluar cuán importante y urgente es realmente cada cosa y abordarla de forma adecuada.

El proceso inicial de anotar las tareas puede provocar sentimientos contradictorios: la gran cantidad de tareas puede hacerte sentir ansioso, estresado, frustrado y culpable. Sin embargo, anotarlas y organizarlas también te hará sentir aliviado y con el control de la situación.

Sabrás que lo tienes todo bajo control cuando ya no haya nada que te distraiga. En ese momento, podrás centrarte por completo en la tarea que tienes entre manos y entrar en «la zona» con todo lo que hagas.

Capturar imágenes te hace parecer digno de confianza

Cuando las personas que te rodean —tanto en el trabajo como en tu vida personal...

Resumen de «Getting Things Done» Capítulos 12 y 13: El hábito que te cambiará la vida: las próximas acciones

Definir la próxima acción va de la mano con identificar y visualizar el resultado que quieres alcanzar: si no sabes adónde vas, no puedes decidir cómo llegar allí. El método «Getting Things Done» te ayuda a determinar tanto los resultados que deseas a través de proyectos como la forma de alcanzarlos mediante las próximas acciones.

Identificar los proyectos y las próximas acciones aporta claridad, responsabilidad, productividad y autonomía. Tú defines el resultado que deseas, determinas quiénes participan en su consecución, generas el impulso necesario para lograrlo y asumes la responsabilidad de hacer realidad ese sueño.

Tu mente convierte las próximas acciones, ante las que te sientes indeciso, en tareas abrumadoras

Cuando tienes la oportunidad de ponerte manos a la obra con las tareas de tu lista de cosas por hacer, uno de los mayores obstáculos para la productividad es no tener ya definidas las próximas acciones.

¿Por qué tantas personas inteligentes y exitosas dejan los proyectos para el último momento? Las personas inteligentes, creativas y sensibles son las que más tienden a posponer las cosas, ya que, cuando se enfrentan a una tarea como «hacer la declaración de la renta», su mente imaginativa les hace visualizar el peor de los escenarios posibles.

Si no tienes la costumbre de definir las próximas acciones, todo tu...

Ejercicio breve: decide cuál será tu próximo paso

Para sacar adelante tus tareas, lo fundamental es determinar las próximas acciones que debes realizar para cada punto de tu lista de tareas pendientes.

¿Qué tarea o proyecto —grande o pequeño— has estado posponiendo?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 14: La ciencia cognitiva respalda los métodos de GTD

Cuando se publicó la versión original de este libro en 2001, las principales pruebas de la eficacia del programa «Getting Things Done» eran de carácter anecdótico y se basaban en la propia experiencia del autor y en las de sus clientes. Sin embargo, para cuando se publicó la versión actualizada en 2015, múltiples estudios de ciencia cognitiva habían confirmado los principios en los que se basa la metodología GTD.

El sistema GTD ofrece mucho más que una simple forma de gestionar el tiempo y las tareas:el GTD fomenta un trabajo más significativo, un enfoque más consciente de la vida y una sensación general de empoderamiento y reducción del estrés a través del pensamiento orientado a los resultados (proyectos) y los objetivos a largo plazo (horizontes más amplios).

Varias teorías y principios psicológicos que respaldan las prácticas de GTD, entre ellos:

• Las investigaciones sobre la cognición distribuida demuestran que el cerebro es excelente para pensar y generar ideas, pero no tanto para recordarlas.
• Los estudios demuestran que los objetivos, las acciones y los proyectos inconclusos (también conocidos como «asuntos pendientes») suponen una gran carga mental, lo que reduce la claridad mental y la capacidad de concentración.
• Las estrategias de autoliderazgo ayudan a las personas a controlar sus propias acciones mediante técnicas como las señales internas (por ejemplo, añadir elementos a la acción...

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 15: Dominar el programa GTD

Como ya hemos comentado, poner en práctica y dominar el método GTD será una tarea que te acompañará toda la vida: nunca llegarás a un punto final, sino que, con el tiempo, te irás haciendo más hábil en el uso del sistema GTD y podrás aprovecharlo para alcanzar una productividad mucho mayor.

Piensa en ello como si fuera aprender a tocar la guitarra: primero aprendes los acordes; luego, a medida que los vas dominando, aprendes melodías sencillas; y, por último, puedes componer tu propia música.

Exploremos los tres niveles de dominio de GTD.

Nivel 1: Los fundamentos

Como ocurre con cualquier habilidad, el primer paso para dominar el sistema GTD es familiarizarse con los conceptos básicos.

Aunque el método GTD no requiere ninguna habilidad nueva (por ejemplo, ya sabes cómo tomar notas y archivar documentos), sí exige que adoptes nuevas prácticas y adquieras nuevos hábitos. Consolidar estos hábitos puede llevar fácilmente unos dos años, y la mayoría de la gente se desvía del camino y vuelve a encarrilarse un par de veces a lo largo del proceso.

No descuides estas prácticas básicas, ya que pueden hacer que todo tu sistema se desmorone:

• Registrar los artículos en cuanto los recibas
• Identificar con esmero las próximas medidas
• Para que tu lista de «En espera» esté completa...