Resumen del libro«Getting Things Done», de David Allen

Resumen de una páginaResumen de una página del libro «Getting Things Done»

¿Tienes la sensación de que siempre vas con retraso con tu lista de tareas pendientes? ¿Nunca te dan las horas del día?

El método «Getting Things Done» (GTD) está diseñado para ayudarte a hacer lo que tienes que hacer invirtiendo menos tiempo, energía y esfuerzo, para que puedas dedicar más tiempo a lo que te apetece hacer.

La clave del sistema GTD consiste en almacenar todas las tareas, recordatorios y notas que te rondan por la cabeza en un sistema de organización externo, para liberar tu energía mental y poder centrarte realmente en la tarea que tienes entre manos. Tu cerebro es excelente creando y procesando cosas, pero no recordándolas, por lo que intentar llevar un control de todo en tu cabeza agota tu capacidad mental y te impide hacer aquello en lo que tu mente destaca.

Gracias al sistema GTD, anotarás todas las tareas y recordatorios en listas, en carpetas y en tu calendario. Tendrás una visión clara y el control de toda tu carga de trabajo, lo que te permitirá estar plenamente presente en cada momento sin esa sensación molesta de que deberías estar haciendo otra cosa.

Los cinco pasos del sistema GTD son:

1. Anota todos los problemas e ideas que te están llamando la atención.
2. Aclara qué significa cada uno y qué debes hacer al respecto.
3. Organiza las decisiones y las acciones que has definido.
4. Reflexiona sobre todo lo que tienes delante para decidir qué es lo siguiente que vas a abordar.
5. Ponte manos a la obra (hazlo).

Al principio, tendrás una gran acumulación mental de tareas que registrar y procesar, y esto te llevará bastante tiempo. Una vez que hayas terminado con todo eso, tendrás todas las tareas en su sitio. A partir de ahí, de forma periódica (por ejemplo, a diario), seguirás los cinco pasos para registrar y procesar nuevas tareas y, a continuación, decidirás qué quieres hacer ese día.

Paso 1: Captura

El primer paso consiste en anotar cada idea, recordatorio e información, y sacártelos de la cabeza. Anota todo:cosas grandes y pequeñas, a corto y a largo plazo; cualquier aspecto de tu vida que creas que debería ser diferente y respecto al cual tengas cierta motivación o compromiso para cambiarlo ( desde ideas sobre tu estrategia profesional hasta un recordatorio para arreglar ese artilugio que tienes en el cajón de los trastos).

Cuando adquieres el hábito de anotarlo todo, puedes estar seguro de que nada se te escapará. Los demás verán tu esmero y su confianza en ti aumentará; además, tu confianza en ti mismo y tu seguridad para llevar a cabo las cosas también crecerán.

Revisa tu escritorio, la mesa de la cocina, el maletín y todos los rincones en los que pueda haber una nota o un recordatorio que tengas que gestionar. A continuación, devana los sesos para recordar cualquier otra idea o asunto pendiente que te esté dando vueltas en la cabeza, ya sea sobre una reunión que acabes de tener o un regalo para el cumpleaños de tu madre la semana que viene.

Ponlo todo en tu bandeja de entrada. No te detengas a ocuparte de nada más: céntrate únicamente en registrar absolutamente todo lo más rápido posible. Cuando hayas terminado, te tomarás un tiempo para evaluar cada elemento.

Paso 2: Aclarar

El siguiente paso consiste en decidir el resultado deseado para cada tarea y determinar cuál es la siguiente acción inmediata que hay que llevar a cabo para avanzar hacia ese resultado. La «siguiente acción» es el siguiente paso concreto que puedes dar de inmediato para completar un proyecto. Por ejemplo, si la tarea dice «programar una reunión», debes decidir qué es lo que tienes que hacer a continuación para programarla: ¿Comprobar tu disponibilidad? ¿Reservar una sala de reuniones? ¿Enviar solicitudes de reunión por correo electrónico?

Esta toma de decisiones desde el principio aumenta tu productividad, ya que te obliga a decidir cómo abordar una tarea en el momento en que se te presenta, en lugar de esperar hasta que te veas acorralado por un plazo. Aclarar las próximas acciones convierte las tareas que parecen abrumadoras en pasos pequeños que puedes completar fácilmente y con los que sentirás que has tenido éxito.

En función de la siguiente acción que decidas para cada elemento, podrás:

1. Tíralo. Si no requiere ninguna acción y no vas a necesitar la información más adelante, deshazte de ello.
2. Guárdalos en tus archivos de referencia. Estos elementos no requieren ninguna acción, pero contienen información que puede resultarte útil más adelante.
3. Hazlo. Si la siguiente acción te lleva menos de dos minutos, hazla ahora mismo.
4. Califícalo como proyecto. El sistema GTD define los proyectos como cualquier cosa que requiera más de un paso y que pueda completarse en el plazo de un año: desde plantar tu jardín hasta aprender a utilizar un nuevo programa informático en el trabajo. Ponle una nota adhesiva indicando que es un proyecto y colócala en la pila de «Pendientes».
5. Decide delegarla. Si la siguiente acción te va a llevar más de dos minutos, plantéate si eres la persona más adecuada para llevarla a cabo. Si no es así, ponle una nota adhesiva indicando que la vas a delegar y a quién, y colócala en la pila de «Pendiente».
6. Guárdalo para más adelante. Etiqueta los asuntos que no requieran ninguna acción ahora mismo, pero que quizá quieras retomar en el futuro, como «Algún día/Quizá». Si quieres crear un recordatorio para volver a considerarlo en una fecha concreta, anota esa fecha para poder incluirla en tu archivo de seguimiento o en tu calendario en el siguiente paso. Coloca todos estos asuntos en la pila de «Pendientes».
7. Pásalo a «Próximas acciones». Si te va a llevar más de dos minutos y no puedes delegarlo, etiquétalo como «Próxima acción» y colócalo en la pila de «Pendientes».

Aquí tienes un diagrama de flujo que muestra los pasos del 1 al 3 con mayor claridad:

Paso 3: Organízate

En la fase de clarificación, has tomado una decisión sobre el siguiente paso a seguir para cada elemento; ahora vas a organizar los elementos en archivos, listas y entradas del calendario.

El autor propone un montón de listas y archivos diferentes con distintos fines, y esto puede resultar abrumador. Por ahora, céntrate en el panorama general:que cada elemento se coloque en su lugar ideal, lo que te dará la tranquilidad de saber que has tenido en cuenta todo lo que tienes entre manos y que estará ahí cuando lo necesites.

Aunque hayas tirado algunas cosas durante el paso 2, es posible que aún te encuentres con objetos que, tras pensarlo mejor, decidas que no necesitas. Tíralos a la basura.

Ahora tomemos la referencia no procesable...

Resumen de «Getting Things Done» Introducción : El programa «Getting Things Done» (GTD)

El método «Getting Things Done» (GTD) está diseñado para aumentar tu productividad y eficacia, no para que puedas meter aún más cosas en tu vida, que ya de por sí está muy ocupada, sino para que puedas hacer las cosas con menos tiempo, energía y esfuerzo. Cuando sientes que tienes el control de tu vida y de tu lista de tareas pendientes, puedes estar presente en cada momento sin esa sensación molesta de que hay algo más que deberías estar haciendo. Cuando tu mente está despejada, puedes concentrarte y emplear tu energía creativa en la tarea que tienes entre manos, y en tus momentos libres, puedes disfrutar plenamente de la vida sin sentirte culpable por no estar haciendo algo «productivo».

El programa GTD está pensado para ser una práctica para toda la vida, y irás avanzando continuamente hacia niveles más avanzados de aplicación. A medida que empieces a consolidar las estrategias como hábitos, alcanzarás nuevos niveles de dominio que te permitirán mejorar tu vida y tu productividad de nuevas formas: una vez que mantenerte al día con tus correos electrónicos se haya convertido en algo natural, utiliza tus habilidades (y el tiempo libre y la energía que ahora tienes) para dedicarte a una nueva afición o fortalecer tus relaciones importantes.

Mientras tanto, no esperes a terminar el libro para empezar a poner en práctica las estrategias: empieza...

Resumen de «Getting Things Done» Parte 1 | Capítulo 1: Tu sistema de organización debe adaptarse a tu vida

¿Cómo es tu lista de tareas pendientes? ¿Es una mezcolanza de recordatorios, información y proyectos de todos los ámbitos de tu vida? ¿Te entra ansiedad solo de pensarlo?

En este capítulo, hablaremos de por qué tu sistema actual no funciona y de cómo el programa «Getting Things Done» adopta un enfoque diferente.

Las herramientas de gestión del tiempo obsoletas no pueden hacer frente a las exigencias actuales

Los importantes cambios que se han producido en la vida cotidiana durante el último medio siglo han sobrecargado a las personas con responsabilidades laborales y personales, por lo que necesitan una forma más dinámica de gestionarlo todo.

En primer lugar, el trabajo de la mayoría de las personas ya no se limita al horario de 9:00 a 17:00 ni a los límites de la oficina. Hoy en día, la gente está siempre localizable por teléfono y correo electrónico, y las consecuencias de la globalización hacen que puedas trabajar con personas que se encuentran a nueve husos horarios de distancia. Tu jornada laboral no tiene límites, por lo que fácilmente te resta tiempo de otras facetas de tu vida.

En segundo lugar, la naturaleza del trabajo ha pasado de ser un trabajo más industrial, tipo cadena de montaje, con tareas claras y visibles, al denominado «trabajo del conocimiento», con proyectos definidos de forma mucho más ambigua. Antes, sabías cuál era tu tarea (por ejemplo, montar estas piezas) y...

Ejercicio breve: Recopilar, aclarar y organizar

Las tareas pendientes pueden resultar agotadoras mentalmente incluso antes de haber avanzado lo más mínimo en su realización. Aplica este ejercicio a tus tareas pendientes para despejar la mente y poder llevarlas a cabo.

Nombra un proyecto o una tarea que te haya estado dando vueltas en la cabeza, ya sea un proyecto del trabajo o la planificación de tus próximas vacaciones.

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 2: Una visión general del sistema GTD

El sistema «Getting Things Done» consta de cinco pasos:

1. Anota todos los problemas e ideas que te están llamando la atención.
2. Aclara qué significa cada uno y qué debes hacer al respecto.
3. Organiza las decisiones y las acciones que has definido.
4. Reflexiona sobre todo lo que tienes delante para decidir qué es lo siguiente que vas a abordar.
5. Ponte manos a la obra (hazlo).

Dedica tiempo a cada paso por separado, en lugar de intentar completar los cinco a la vez: tómate un rato para sentarte y plasmar todo lo que tienes en la cabeza; luego, repásalo y aclara todos esos puntos en otra sesión, y así sucesivamente.

La mayoría de la gente sigue estos cinco pasos de forma natural, pero no con la eficacia que podría. Muchas personas caen en alguna de estas trampas:

• No lo captan todo, lo que les deja demasiadas cuestiones sin resolver en la cabeza.
• No dan suficientes explicaciones, por lo que tienen listas de tareas, notas y recordatorios ambiguos que no les indican exactamente qué deben hacer.
• No se organizan de forma eficaz, por lo que los recordatorios se pierden y las tareas no se realizan a tiempo.
• No dedican suficiente tiempo a reflexionar, por lo que tienen listas, calendarios y recordatorios sobrecargados y desactualizados.
• **Abordan...**

Ejercicio breve: Cómo adaptar tu sistema de organización

Muchas personas ya están aplicando algunos aspectos del método GTD sin darse cuenta. Aprovecha esto para evaluar tu sistema actual y ver en qué aspectos podrías mejorarlo.

¿Cómo organizas y llevas un control de tus tareas pendientes actualmente?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 3: Planificación de proyectos

En la segunda parte, profundizaremos en la puesta en práctica del sistema «Getting Things Done», pero primero vamos a hacer un paréntesis para hablar de los proyectos. Muchas de tus próximas acciones surgirán de proyectos —que pueden ser de todo tipo, desde comprar una impresora nueva hasta reformar tu casa o planificar una fusión empresarial—, por lo que es importante que sepas cómo planificarlos y llevarlos a cabo de forma eficaz.

La forma en que abordas la planificación de tus proyectos es un factor decisivo para determinar si los completas, con qué éxito lo haces y cuán estresante resulta el proceso.

Descripción general del método de planificación natural

Muchas personas se decantan por los métodos de planificación formales, sobre todo en el ámbito empresarial (por ejemplo, sesiones de planificación y programas informáticos de gestión de proyectos).

Las sesiones de planificación suelen comenzar con un responsable que solicita ideas para un proyecto, como la organización de una conferencia. La gente empieza a aportar ideas sobre lugares, actividades y ponentes, pero no se avanza mucho porque cada uno sugiere ciudades y temas diferentes. Entonces, el responsable se da cuenta de que el equipo necesita organizarse y hacer una lluvia de ideas. Pero siguen sin avanzar mucho porque no todos están en la misma onda. Finalmente, se plantean la pregunta: **«¿Cuál es la visión y el objetivo?» Esa es la...

Ejercicio breve: Aplica el método de planificación natural

Practica la aplicación del Método de Planificación Natural a un proyecto de tu vida.

Paso 1: Define el objetivo y los principios: Piensa en un proyecto en el que estés trabajando actualmente o que tengas previsto comenzar pronto. Define el objetivo y los principios del proyecto.

Resumen de «Getting Things Done» Parte 2 | Capítulo 4: Prepárate para tener éxito con GTD

Ahora que ya conoces los modelos y los métodos, es hora de empezar a aplicar el programa «Getting Things Done» a tu vida.

Una cosa es saber lo que hay que hacer y otra muy distinta es hacerlo realmente, por lo que la Parte 2 ofrece orientación y herramientas prácticas para poner en práctica el sistema GTD. Puedes aplicar el sistema al completo o adoptar algunos aspectos e ir incorporando más con el tiempo.

Dedicar tiempo

Lo que más tiempo te llevará será poner en marcha el sistema GTD. A la mayoría de la gente le lleva dos días seguidos ponerlo todo en marcha: aproximadamente un día para registrar las tareas y otro para aclararlas y determinar las próximas acciones.

El proceso inicial requiere mucha energía mental, así que intenta dedicarle uno o dos días sin distracciones. Si te pones con ello al llegar a casa después del trabajo, al final del día, probablemente te quedarás sin energía suficiente para plasmar y aclarar todo de forma eficaz sin perderte en detalles irrelevantes.

Una vez que tengas el sistema configurado y en marcha, podrás mantenerlo al día aprovechando los ratos libres mucho más breves que tengas a lo largo del día.

Reservar un espacio

Elige un lugar concreto de tu casa donde puedas gestionar tu flujo de trabajo y guardar tus...

Ejercicio breve: Configura tu sistema GTD

Poner en práctica el sistema GTD requiere algo de tiempo, espacio y las herramientas adecuadas.

Echando un vistazo a tu agenda, ¿cuándo podrías dedicar uno o dos días a poner en marcha tu sistema GTD, a ser posible sin distracciones?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 5: Paso 1 — Anota todo

Ahora que ya tienes tu espacio de trabajo preparado y has reservado tiempo para ello, ponte manos a la obra con el primer paso: la captura.

Hay algunas ventajas en tenerlo todo a la vista en un mismo sitio antes de pasar al siguiente paso, a saber:

1. Ya sabes la cantidad de cosas que tienes que revisar.
2. Tienes un punto final definitivo (al menos por ahora, hasta que la vida te ofrezca más cosas que plasmar).
3. Cuando llegues a esos pasos, podrás centrarte en aclarar y organizar las cosas, sin tener la sensación de que aún quedan más cosas por hacer.

Parte 1: Recogida de objetos físicos

El proceso de recopilación es más exhaustivo que el simple hecho de anotar una lista tal y como te viene a la cabeza. Para tu recopilación inicial, revisa todos los soportes físicos en los que tengas notas y recordatorios, entre ellos:

• Tablones de anuncios
• Armarios
• Encimeras
• Escritorio
• Cajones de escritorio
• Suelos
• Oficina (o segundo espacio de oficina)
• Estanterías

Si ahora mismo no puedes ocuparte de todas las tareas, haz una nota provisional (por ejemplo, «Limpiar el armario del pasillo») y colócala en tu bandeja de entrada para recordar que debes hacerlo más tarde.

Recoge todo lo que no esté en su sitio tal y como debería estar y ponlo todo en tu bandeja de entrada. Esto incluye:

• Carpetas
• Tarjetas de visita
• Catálogos
• ...

Ejercicio breve: Anota todos tus asuntos pendientes

Los asuntos pendientes pueden acechar en todos los rincones de tu vida. Utiliza este ejercicio para descubrirlos.

Si no tienes una bandeja de entrada, ¿dónde guardas la mayoría de los documentos que tienes que tramitar (como el correo, las notas y los formularios)?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 6: Paso 2 — Aclara todo lo que hay en tu bandeja de entrada

Ahora que tienes la mente despejada y tu bandeja de entrada probablemente esté a rebosar, es hora de ponerte manos a la obra con todo: con rapidez, decisión y esmero.

Es fácil que esta fase de clarificación y procesamiento se mezcle con el siguiente paso, la organización. Si estás poniendo en práctica el sistema GTD mientras lees esto, quizá te interese leer este capítulo y el siguiente antes de seguir adelante con la clarificación de tus elementos de «entrada».

Esta es la visión general de cómo funciona: en primer lugar, en el paso 2, decide qué acción requiere cada elemento;para algunos, la acción será lo siguiente que tengas que hacer para completar la tarea (por ejemplo, llamar al mecánico), y para otros, será delegar la tarea o archivarla para más adelante. Si hay algo que puedas tirar o completar en menos de dos minutos, hazlo ahora. De lo contrario, etiqueta cada elemento según lo que hayas decidido. A continuación, en el paso 3, clasificarás físicamente todo en sus carpetas y listas correspondientes.

Vuelve al paso 2: Vaciar tu bandeja de entrada puede parecer una tarea abrumadora, así que sigue estas pautas para llevarla a cabo.

Regla n.º 1: Uno por uno, empezando por arriba

Para acabar con este montón, tienes que tratar cada objeto por igual: coge uno...

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 7: Paso 3 — Organizarse

Una vez que hayas aclarado qué debes hacer con cada elemento, es el momento de clasificarlos físicamente en tu sistema de organización. Ahora deberías tener una bandeja de entrada vacía y dos pilas: una pila de elementos de referencia y una pila de «Pendiente».

Organizarás la pila de «Pendiente» colocando los elementos en los siguientes lugares (que se explican con más detalle a continuación):

1. Lista de proyectos
2. Carpeta con material de apoyo al proyecto
3. Lista de espera
4. Lista de «Algún día» o «Quizás»
5. Archivo de recordatorios
6. Acciones e información del calendario
7. Lista de próximas acciones

Tus listas pueden ser listas numeradas (en papel o en formato digital) o carpetas con documentos etiquetados con cada elemento por separado.

Mientras ordenas, ten en cuenta que, aunque hayas tirado algunas cosas durante el paso 2, es posible que sigas encontrando objetos que, tras pensarlo mejor, decidas que no necesitas. Tíralos a la basura.

No vas a —y probablemente tampoco deberías— definir tu sistema de organización de forma definitiva cuando empieces a poner en práctica el programa «Getting Things Done». Tu sistema de organización debe reflejar lo que mejor te funciona, y descubrirlo te llevará tiempo y requerirá algo de ensayo y error.

Ahora analicemos con más detalle cada categoría.

Materiales de referencia

Empieza por tu referencia...

Ejercicio breve: Organízate

Ya has hecho el trabajo más duro: recopilar y aclarar toda la información. Ahora, organizarla de forma que sea fácil acceder a ella y navegar por ella es fundamental para que este sistema funcione.

¿Cuáles son las dos o tres categorías que podrías utilizar para clasificar tus próximas acciones?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 8: Paso 4 — Revisa todo con regularidad

Ahora ya tienes todo el sistema configurado: has registrado, aclarado y organizado todo. Para que el sistema «Getting Things Done» funcione, tienes que reflexionar, revisar y actualizar todo con regularidad. Tus listas y archivos no te sirven de nada si no los revisas ni los actualizas de forma constante.

Revisa con frecuencia tu agenda y tu lista de tareas diarias. Te ofrecen una visión general clara de tu jornada, para que sepas de cuánto tiempo dispones —o no— para otras tareas.

Tu lista de «Próximas acciones» es el segundo recurso que revisas con más frecuencia. Échale un vistazo para recordar qué tareas tienes pendientes, de modo que puedas sopesarlas frente al trabajo que vaya surgiendo a lo largo del día. Aunque un día concreto no hagas nada de lo que figura en tu lista de «Próximas acciones», necesitas saber qué hay en ella para sentirte seguro de tu decisión de posponerlo.

Además, ten a mano cualquier lista que necesites en el momento en que la necesites: si dispones de unos minutos libres con el móvil, asegúrate de poder acceder a tu lista de llamadas y consultarla; o si vas a una reunión con tu jefa, ten a mano tu agenda para poder repasar otros temas que quieras tratar con ella.

La única forma de evitar que los pensamientos y recordatorios molestos te...

Ejercicio breve: Repasa tu lista de tareas pendientes

Tienes que revisar con regularidad tu agenda y tus listas para que te sirvan de algo.

En tu sistema de organización actual, ¿con qué frecuencia consultas tu agenda, tu organizador y/o tu lista de tareas pendientes?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 9: Implicarse

Es el momento de la verdad: tienes media hora libre en tu agenda. ¿Qué haces?

La respuesta más sencilla es confiar en tu intuición. Pero con tantas tareas que te reclaman la atención desde diferentes ámbitos de tu vida, es más fácil decirlo que hacerlo.

Profundicemos en los tres marcos de trabajo para establecer prioridades de los que hablamos en el capítulo 2.

El modelo de los cuatro criterios para reducir tus opciones

Empieza por reducir tus opciones utilizando los cuatro criterios siguientes.

Criterio n.º 1: Contexto

Ten en cuenta el contexto. Si has dividido tus próximas acciones en categorías —como «Llamadas que hacer» y «Tareas en el ordenador»—, podrás consultar fácilmente la lista que se ajuste al lugar en el que te encuentres y a las herramientas de las que dispongas. Las listas categorizadas te ahorran el tiempo y el esfuerzo mental que supone revisar una lista maestra de próximas acciones y determinar qué tareas puedes abordar en un contexto determinado.

Puedes dar rienda suelta a tu creatividad con las categorías de tus listas de tareas, por ejemplo, creando una lista llamada «Sin pensar» para las tareas mecánicas y otra llamada «Menos de 5 minutos» para las tareas rápidas. También puedes crear listas con plazos concretos y agrupar todo lo que tengas que hacer antes de una fecha límite determinada; por ejemplo, antes de salir hacia...

Ejercicio breve: reflexiona sobre tus prioridades

Reflexiona sobre tu flujo de trabajo y tu forma de establecer prioridades.

Piensa en algo que tengas ahora mismo en tu lista de tareas pendientes. ¿Qué función y qué responsabilidad cumple esa tarea?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 10: Consejos para la planificación vertical de proyectos

Si has seguido todos los pasos, ya dispones de una lista de proyectos bien estructurada, con las próximas acciones identificadas y los materiales de apoyo organizados. Sin embargo, incluso con los pasos de planificación de proyectos de los que hablamos en el capítulo 3, es posible que tengas que profundizar un poco más en el análisis vertical de determinados proyectos.

Revisa tu lista de proyectos y hazte estas preguntas sobre cada uno de ellos:

• ¿Hay algo más que deba saber al respecto?
• ¿Hay alguna idea o información que deba anotar?
• ¿Qué más tengo que tener en cuenta sobre este proyecto?

A medida que avances en este proceso, anota tus ideas de la forma que te resulte más cómoda: en forma de lista con viñetas, de esquema o de mapa mental.

Aunque muchos proyectos son sencillos y solo requieren unos pocos pasos para completarlos (como buscar un nuevo médico), hay dos tipos de proyectos que requieren más atención:

1. Proyectos que siguen rondándote la cabeza después de haber decidido cuál será el siguiente paso
2. Proyectos que inspiran planes e ideas que surgen en cualquier momento

Veamos cómo abordar cada uno de ellos.

Tipo n.º 1: Proyectos que requieren una mayor planificación

Si ya has decidido cuál será el siguiente paso en un proyecto, pero sigues dándole vueltas al tema, probablemente necesites planificarlo mejor.

Porque...

Resumen de «Getting Things Done» Parte 3 | Capítulo 11: El hábito de registrar que te cambia la vida

Ahora que ya conoces los principios y la práctica del programa «Getting Things Done», hablemos de cómo la puesta en marcha de este sistema cambiará tu bienestar mental y tus relaciones con los demás.

Capturar imágenes te libera la mente

Anotar todo lo que tienes que hacer en un único sistema te permite aprovechar al máximo tu capacidad mental: cuando te lo guardas todo en la cabeza, las tareas relativamente poco importantes consumen tanta energía mental como las importantes, por lo que algunas cosas reciben demasiada atención y otras no la suficiente. Por el contrario, cuando anotas y ordenas todo, puedes evaluar qué importancia y urgencia tiene realmente cada cosa y abordarla de forma adecuada.

El proceso inicial de anotar las tareas puede suscitar sentimientos contradictorios: la gran cantidad de tareas puede provocarte ansiedad, estrés, frustración y culpa. Sin embargo, anotarlas y organizarlas también te hará sentir aliviado y con el control de la situación.

Sabrás que lo has captado todo cuando ya no haya nada que te distraiga. En ese momento, podrás centrarte por completo en la tarea que tengas entre manos y entrar en un estado de plena concentración en todo lo que hagas.

Captar la atención te hace merecedor de confianza

Cuando las personas de tu entorno —tanto en el trabajo como en tu vida personal...

Resumen de «Getting Things Done» Capítulos 12 y 13: El hábito que te cambiará la vida: las próximas acciones

Definir la próxima acción va de la mano con identificar y visualizar el resultado que quieres conseguir: si no sabes adónde vas, no puedes decidir cómo llegar hasta allí. El método «Getting Things Done» te ayuda a determinar tanto los resultados que deseas a través de los proyectos como la forma de conseguirlos mediante las próximas acciones.

Identificar los proyectos y las próximas acciones aporta claridad, responsabilidad, productividad y autonomía. Tú defines el resultado que deseas, determinas quiénes participan en su consecución, generas un impulso que contribuye a alcanzar ese resultado y asumes la responsabilidad de hacer realidad ese sueño.

Tu mente convierte las próximas acciones, ante las que te sientes indeciso, en tareas abrumadoras

Cuando tienes la oportunidad de ponerte manos a la obra con las tareas de tu lista de cosas por hacer, uno de los mayores obstáculos para la productividad es no tener ya definidas las próximas acciones.

¿Por qué tantas personas inteligentes y exitosas dejan para más tarde los proyectos hasta que se acercan a la fecha límite? Las personas inteligentes, creativas y sensibles son las que más tienden a posponer las cosas, ya que, cuando se enfrentan a una tarea como «hacer la declaración de la renta», su mente imaginativa les hace visualizar el peor de los escenarios posibles.

Si no tienes la costumbre de definir las próximas acciones, todo tu...

Ejercicio breve: Decide cuál será tu próximo paso

Para ir avanzando en tus tareas, lo fundamental es determinar cuáles son los siguientes pasos que debes dar para cada punto de tu lista de tareas pendientes.

¿Qué tarea o proyecto —grande o pequeño— has estado posponiendo?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 14: La ciencia cognitiva respalda los métodos de GTD

Cuando se publicó la versión original de este libro en 2001, las principales pruebas de la eficacia del programa «Getting Things Done» eran de carácter anecdótico y procedían de la propia experiencia del autor y de las experiencias de sus clientes. Sin embargo, cuando se publicó la versión actualizada en 2015, numerosos estudios de ciencia cognitiva habían confirmado los principios en los que se basa la metodología GTD.

El sistema GTD ofrece mucho más que una simple forma de gestionar el tiempo y las tareas:el GTD fomenta un trabajo más significativo, un enfoque más consciente de la vida y una sensación general de empoderamiento y reducción del estrés a través del pensamiento orientado a los resultados (proyectos) y los objetivos a largo plazo (horizontes más amplios).

Varias teorías y principios psicológicos que respaldan las prácticas de GTD, entre los que se incluyen:

• Las investigaciones sobre la cognición distribuida demuestran que el cerebro es muy bueno para pensar y tener ideas, pero no tanto para recordarlas.
• Los estudios demuestran que los objetivos, las acciones y los proyectos inconclusos (también conocidos como «asuntos pendientes») suponen una gran carga mental, lo que reduce tu claridad mental y tu capacidad de concentración.
• Las estrategias de autoliderazgo ayudan a las personas a controlar sus propias acciones mediante técnicas como las señales personales (por ejemplo, añadir elementos a tu acción...

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 15: Dominar el programa GTD

Como ya hemos comentado, poner en práctica y dominar el método GTD será una tarea que te acompañará toda la vida: nunca llegarás a un punto final, sino que, con el tiempo, irás adquiriendo mayor destreza en el uso del sistema GTD y podrás aprovecharlo para alcanzar un nivel de productividad mucho mayor.

Piensa en ello como si fuera aprender a tocar la guitarra: primero aprendes los acordes; después, a medida que los vas dominando, aprendes melodías sencillas; y, por último, ya puedes componer tu propia música.

Exploremos los tres niveles de dominio del GTD.

Nivel 1: Los fundamentos

Como ocurre con cualquier habilidad, el primer paso para dominar el sistema GTD es familiarizarse con los conceptos básicos.

Aunque el programa GTD no requiere ninguna habilidad nueva (por ejemplo, ya sabes cómo anotar cosas y archivar documentos), sí que exige que adoptes nuevas prácticas y adquieras nuevos hábitos. Consolidar estos hábitos puede llevar fácilmente unos dos años, y la mayoría de la gente se desvía del camino y vuelve a encarrilarse un par de veces a lo largo del proceso.

No descuides estas prácticas básicas, ya que pueden hacer que todo tu sistema se desmorone:

• Registrar los artículos en cuanto los recibas
• Identificar con esmero las próximas acciones
• Mantén tu lista «En espera» al día...