Resumen del libroGetting Things Done, por David Allen

Resumen de una páginaResumen de una página del libro Getting Things Done (Organízate con eficacia)

¿Sientes que siempre estás tratando de ponerte al día con tu lista de tareas pendientes? ¿Nunca hay suficientes horas en el día?

El programa Getting Things Done (GTD) está diseñado para ayudarte a hacer las cosas que tienes que hacer con menos tiempo, energía y esfuerzo, para que puedas dedicarte más a las cosas que quieres hacer.

La clave del sistema GTD es almacenar todas las tareas, recordatorios y notas que rondan por tu cabeza en un sistema de organización externo para liberar tu energía mental y poder centrarte realmente en la tarea que tienes entre manos. Tu cerebro es excelente creando y procesando cosas, pero no recordándolas, por lo que intentar llevar un registro de todo en tu cabeza agota tu capacidad intelectual y te impide hacer lo que tu mente hace mejor.

A través del sistema GTD, registrarás todas las tareas y recordatorios en listas, archivos y en tu calendario. Serás consciente y tendrás el control de toda tu carga de trabajo, por lo que podrás estar plenamente presente en cada momento sin la molesta sensación de que deberías estar haciendo otra cosa.

Los cinco pasos del sistema GTD son:

1. Captura todos los problemas e ideas que están llamando tu atención.
2. Aclara qué significa cada uno y qué debes hacer al respecto.
3. Organiza las decisiones y acciones que has aclarado.
4. Reflexiona sobre todo lo que tienes delante para elegir qué abordar a continuación.
5. Comprométete con la tarea (hazla).

Cuando empieces, tendrás una gran cantidad de elementos pendientes que capturar y procesar, y esto te llevará bastante tiempo. Una vez que lo hayas hecho, tendrás todos los elementos en su lugar correspondiente. A continuación, de forma regular (por ejemplo, a diario), seguirás los cinco pasos para capturar y procesar los nuevos elementos y, a continuación, decidirás qué quieres hacer ese día.

Paso 1: Captura

El primer paso es capturar cada idea, recordatorio e información y sacarlos de tu cabeza. Captura todo:grande y pequeño, a corto y largo plazo, cualquier cosa en tu vida que sientas que debería ser diferente y que tengas alguna motivación o compromiso para cambiar ( cualquier cosa, desde ideas de estrategia profesional hasta un recordatorio para arreglar ese aparato en tu cajón de trastos).

Cuando se acostumbra a registrar todo, puede estar seguro de que nada se le escapará. Los demás verán su diligencia y su confianza en usted aumentará; además, su confianza en sí mismo y su seguridad para lograr cosas también crecerán.

Revisa tu escritorio, la mesa de la cocina, tu maletín y todos los rincones donde pueda haber alguna nota o recordatorio que debas procesar. Luego, piensa en todas las demás ideas y asuntos pendientes que te preocupan, ya sea una reunión que acabas de tener o el regalo para el cumpleaños de tu madre la semana que viene.

Pon todo en tu bandeja de entrada. No te detengas a trabajar en nada más, solo concéntrate en capturar absolutamente todo lo más rápido posible. Cuando hayas terminado, te tomarás el tiempo para evaluar cada elemento.

Paso 2: Aclarar

El siguiente paso es decidir el resultado deseado para cada elemento y determinar cuál es la siguiente acción inmediata para avanzar hacia ese resultado. La «siguiente acción» es el siguiente paso físico inmediato que puedes dar para completar un proyecto. Por ejemplo, si el elemento dice «programar reunión», debes decidir qué necesitas hacer a continuación para programar esa reunión: ¿Comprobar tu disponibilidad? ¿Reservar una sala de conferencias? ¿Enviar solicitudes de reunión por correo electrónico?

Esta toma de decisiones inicial aumenta tu productividad porque te obliga a determinar cómo abordar una tarea cuando se te presenta, en lugar de esperar hasta que se acerque la fecha límite. Aclarar los siguientes pasos convierte las tareas aparentemente abrumadoras en acciones más pequeñas que puedes completar fácilmente y con las que sentirás que has tenido éxito.

En función de la siguiente acción que determines para cada elemento, harás lo siguiente:

1. Tíralo. Si no requiere ninguna acción y no vas a necesitar la información más adelante, deshazte de ella.
2. Guárdelo para sus archivos de referencia. Estos elementos no requieren ninguna acción, pero contienen información que puede ser útil más adelante.
3. Hazlo. Si la siguiente acción te lleva menos de dos minutos, hazla ahora mismo.
4. Etiquétalo como proyecto. El sistema GTD define los proyectos como cualquier cosa que requiera más de un paso y que pueda completarse en el plazo de un año, desde plantar tu jardín hasta aprender a utilizar un nuevo programa informático en el trabajo. Ponle una nota adhesiva etiquetándolo como proyecto y colócalo en la pila de pendientes.
5. Decida delegarlo. Si la siguiente acción le llevará más de dos minutos, considere si usted es la persona más adecuada para realizarla. Si no es así, coloque una nota adhesiva indicando que lo está delegando y a quién, y colóquelo en la pila de pendientes.
6. Guárdelo para más adelante. Etiquete los elementos que no requieren ninguna acción ahora, pero que tal vez desee revisar en el futuro, como «Algún día/Quizás». Si desea crear un recordatorio para reconsiderarlo en una fecha específica, anote esa fecha para poder incluirla en su archivo de recordatorios o en su calendario en el siguiente paso. Coloque todos estos elementos en la pila «Pendiente».
7. Aplazar a próximas acciones. Si te llevará más de dos minutos y no puedes delegarlo, etiquétalo como «Próxima acción» y colócalo en la pila «Pendiente».

Aquí hay un diagrama de flujo que muestra los pasos 1 a 3 con mayor claridad:

Paso 3: Organizar

En el paso de clarificación, tomaste una decisión sobre el siguiente paso para cada elemento; ahora vas a organizar los elementos en archivos, listas y elementos del calendario.

El autor propone muchas listas y archivos diferentes con distintos propósitos, lo que puede resultar abrumador. Por ahora, concéntrate en el panorama general:que cada elemento se coloque en su lugar ideal, lo que te dará la confianza mental de que has tenido en cuenta todo lo que tienes entre manos y de que estará ahí cuando lo necesites.

Aunque hayas tirado algunas cosas durante el paso 2, es posible que aún encuentres objetos que, tras pensarlo mejor, decidas que no necesitas. Tíralos a la basura.

Ahora toma la referencia no procesable...

Resumen de «Getting Things Done» Introducción : El programa «Getting Things Done» (GTD)

El programa Getting Things Done (GTD) está diseñado para aumentar tu productividad y eficacia, no para que puedas exprimir aún más tu ya ajetreada vida, sino para que puedas hacer las cosas con menos tiempo, energía y esfuerzo. Cuando sientes que tienes el control de tu vida y de tu lista de tareas pendientes, puedes estar presente en cada momento sin la molesta sensación de que hay algo más que deberías estar haciendo. Cuando tu mente está despejada, puedes concentrarte y utilizar tu energía creativa para la tarea que tienes entre manos, y en tus momentos libres, puedes disfrutar plenamente de la vida sin sentirte culpable por no estar haciendo algo «productivo».

El programa GTD está pensado para ser una práctica para toda la vida, y usted irá avanzando continuamente a niveles más avanzados de aplicación. A medida que empiece a consolidar las estrategias como hábitos, alcanzará nuevos niveles de dominio para mejorar su vida y su productividad de nuevas formas: una vez que estar al día con sus correos electrónicos sea algo natural, utilice sus habilidades (y el nuevo tiempo libre y la energía que haya ganado) para dedicarse a un nuevo pasatiempo o fortalecer sus relaciones importantes.

Mientras tanto, no esperes a terminar el libro para empezar a utilizar las estrategias: pon...

Resumen de «Getting Things Done» Parte 1 | Capítulo 1: Tu sistema de organización debe adaptarse a tu vida

¿Cómo es tu lista de tareas pendientes? ¿Es una mezcolanza de recordatorios, información y proyectos de todos los ámbitos de tu vida? ¿Te entra ansiedad solo de pensarlo?

En este capítulo, hablaremos sobre por qué tu sistema actual no funciona y cómo el programa Getting Things Done adopta un enfoque diferente.

Las herramientas de gestión del tiempo obsoletas no pueden satisfacer las exigencias actuales.

Los cambios significativos en la vida cotidiana durante el último medio siglo han sobrecargado a las personas con responsabilidades laborales y personales, por lo que necesitan una forma más dinámica de gestionarlo todo.

En primer lugar, los trabajos de la mayoría de las personas ya no se limitan al horario de 9 a. m. a 5 p. m. ni a los confines de la oficina. Hoy en día, las personas están siempre disponibles por teléfono y correo electrónico, y los efectos de la globalización hacen que puedas estar trabajando con personas que se encuentran a nueve husos horarios de distancia. No hay límites para tu jornada laboral, por lo que fácilmente te roba tiempo de otras partes de tu vida.

En segundo lugar, la naturaleza del trabajo ha cambiado, pasando de ser más industrial, tipo cadena de montaje, con tareas claras y visibles, al llamado trabajo intelectual, con proyectos definidos de forma mucho más ambigua. Antes, sabías cuál era tu tarea (por ejemplo, montar estas piezas) y...

Ejercicio breve: Capturar, aclarar y organizar

Los bucles abiertos pueden resultar agotadores mentalmente incluso antes de haber avanzado en la tarea. Aplica este ejercicio a tus bucles abiertos para despejar tu mente y sacar el trabajo adelante.

Nombra un proyecto o tarea que te haya estado preocupando, desde un proyecto en el trabajo hasta la planificación de tus próximas vacaciones.

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 2: Descripción general del sistema GTD

El sistema Getting Things Done consta de cinco pasos:

1. Captura todos los problemas e ideas que están llamando tu atención.
2. Aclara qué significa cada uno y qué debes hacer al respecto.
3. Organiza las decisiones y acciones que has aclarado.
4. Reflexiona sobre todo lo que tienes delante para elegir qué abordar a continuación.
5. Comprométete con la tarea (hazla).

Dedique tiempo a cada paso por separado, en lugar de intentar realizar los cinco a la vez: tómese un tiempo para sentarse y plasmar todo lo que tiene en mente, repase y aclare todos esos puntos durante otra sesión, y así sucesivamente.

La mayoría de las personas siguen estos cinco pasos de forma natural, pero no tan eficazmente como podrían. Muchas personas caen en alguna de estas trampas:

• No captan todo, lo que les deja demasiadas incógnitas en la cabeza.
• No aclaran lo suficiente, por lo que tienen listas de tareas, notas y recordatorios ambiguos que no les dicen exactamente qué hacer.
• No se organizan de manera eficiente, por lo que los recordatorios se pierden y las tareas no se realizan a tiempo.
• No dedican suficiente tiempo a reflexionar, por lo que tienen listas, calendarios y recordatorios que están sobrecargados y desactualizados.
• **Abordan...

Ejercicio breve: Adaptar tu sistema de organización

Muchas personas ya están aplicando algunos aspectos del programa GTD sin darse cuenta. Utiliza esto para evaluar tu sistema actual y ver dónde podrías perfeccionarlo.

¿Cómo organizas y controlas actualmente tus tareas pendientes?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 3: Planificación de proyectos

En la segunda parte, profundizaremos en la implementación del sistema Getting Things Done, pero primero, hagamos un inciso para hablar de los proyectos. Muchas de tus próximas acciones se derivarán de proyectos, que pueden ser desde comprar una impresora nueva hasta reformar tu casa o planificar una fusión empresarial, por lo que es importante que sepas cómo planificarlos y ejecutarlos de forma eficaz.

La forma en que abordas la planificación de tus proyectos es un factor crítico para determinar si los completas, con qué éxito y cuán estresante es el proceso.

Descripción general del método de planificación natural

Muchas personas se inclinan por métodos de planificación formales, especialmente en contextos empresariales (por ejemplo, sesiones de planificación y software de gestión de proyectos).

Las sesiones de planificación suelen comenzar con un gerente solicitando ideas para un proyecto, como la planificación de una conferencia. La gente empieza a aportar ideas sobre lugares, eventos y ponentes, pero no se avanza mucho porque cada uno sugiere ciudades y temas diferentes. Entonces, el gerente se da cuenta de que el equipo necesita organizarse y hacer una lluvia de ideas. Pero siguen sin avanzar mucho porque no todos están en la misma onda. Finalmente, se enfrentan a la pregunta: «¿Cuál es la visión y el propósito?». Eso es lo...

Ejercicio breve: Aplica el método de planificación natural

Practica aplicando el Método de Planificación Natural a un proyecto de tu vida.

Paso 1: define tu propósito y tus principios. Piensa en un proyecto en el que estés trabajando actualmente o que tengas previsto comenzar pronto. Define el propósito y los principios del proyecto.

Resumen de «Getting Things Done» Parte 2 | Capítulo 4: Prepárate para el éxito con GTD

Ahora que ya conoces los modelos y los métodos, es hora de empezar a aplicar el programa Getting Things Done a tu vida.

Una cosa es saber lo que se debe hacer y otra muy distinta es hacerlo realmente, por lo que la Parte 2 ofrece orientación y herramientas prácticas para implementar el sistema GTD. Se puede implementar el sistema completo o adoptar algunos aspectos e ir implementando otros con el tiempo.

Dedicar tiempo

La mayor inversión de tiempo la dedicarás a poner en marcha el sistema GTD. La mayoría de las personas necesitan dos días seguidos para empezar a utilizarlo por completo: aproximadamente un día para capturar y otro para aclarar y determinar las próximas acciones.

El proceso inicial requiere mucha energía mental, así que intenta dedicarle uno o dos días sin distracciones. Si trabajas en ello al llegar a casa después del trabajo, al final del día, probablemente tu energía estará demasiado agotada para captar y aclarar todo de forma eficaz sin perderte en detalles sin importancia.

Una vez que tengas el sistema configurado y en funcionamiento, podrás mantenerlo durante periodos de tiempo libre mucho más cortos a lo largo del día.

Dedicar espacio

Designa un lugar físico en tu hogar donde puedas gestionar tu flujo de trabajo y mantener tu...

Ejercicio breve: Establezca su configuración GTD

La implementación del sistema GTD requiere tiempo, espacio y las herramientas adecuadas.

Teniendo en cuenta tu agenda, ¿cuándo podrías dedicar uno o dos días a configurar tu sistema GTD, idealmente sin distracciones?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 5: Paso 1: Capturar todo

Ahora que ya tienes tu espacio de trabajo preparado y has reservado tiempo, ponte manos a la obra con el primer paso: capturar.

Hay algunas ventajas en tener todo en un solo lugar delante de ti antes de comenzar el siguiente paso, aclarando:

1. Sabes cuántas cosas tienes que revisar.
2. Tienes un punto final definitivo (al menos por ahora, hasta que la vida te dé más cosas que capturar).
3. Puedes centrarte en aclarar y organizar cuando llegues a esos pasos, sin sentir que aún hay más cosas por hacer.

Parte 1: Captura de elementos físicos

Capturar es algo más amplio que simplemente anotar una lista que se te ocurre en ese momento. Para tu captura inicial, revisa los soportes físicos de notas y recordatorios, incluyendo:

• Tablones de anuncios
• Armarios
• Encimeras
• Escritorio
• Cajones del escritorio
• Suelos
• Oficina (o segundo espacio de oficina)
• Estantes

Si no puedes ocuparte de todo ahora mismo, haz una nota provisional (por ejemplo, «Limpiar el armario del recibidor») y colócala en tu bandeja de entrada para recordarte que debes hacerlo más tarde.

Reúne todo lo que no esté en su sitio y colócalo en tu bandeja de entrada. Esto incluye:

• Carpetas
• Tarjetas de visita
• Catálogos
• ...

Ejercicio breve: Captura todos tus bucles abiertos

Los bucles abiertos pueden acechar en todos los rincones de tu vida. Utiliza este ejercicio para descubrirlos.

Si no tienes una bandeja de entrada, ¿dónde guardas la mayoría de los elementos que necesitas gestionar (como correo, notas y formularios)?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 6: Paso 2: Aclara todo lo que hay en tu bandeja de entrada

Ahora que tu mente está despejada y tu bandeja de entrada probablemente esté desbordada, es hora de ponerse manos a la obra con todo: de forma rápida, decidida y diligente.

Es fácil que esta etapa de clarificación/procesamiento y el siguiente paso, la organización, se entremezclen. Si estás implementando el sistema GTD mientras lees esto, quizá te interese leer este capítulo y el siguiente antes de continuar con la clarificación de tus elementos «entrantes».

A continuación, se describe a grandes rasgos cómo funciona este proceso: en primer lugar, en el paso 2, decida qué acción requiere cada elemento;para algunos elementos, la acción será lo siguiente que debe hacer para completar la tarea (por ejemplo, llamar al mecánico), y para otros, será delegar la tarea o archivar el elemento para más adelante. Si hay algo que pueda desechar o completar en menos de dos minutos, hágalo ahora. De lo contrario, etiqueta cada elemento según lo que decidas. Luego, en el paso 3, clasificarás físicamente todo en sus archivos y listas correspondientes.

Volver al paso 2: Vaciar la bandeja de entrada puede parecer una tarea abrumadora, así que sigue estas pautas para llevarla a cabo.

Regla n.º 1: Uno por uno, empezando por arriba.

Para poder terminar con esta pila, debes tratar cada objeto por igual: coge uno, ...

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 7: Paso 3: Organizar

Una vez que hayas aclarado qué debes hacer con cada elemento, es hora de clasificarlos físicamente en tu sistema de organización. Ahora deberías tener una bandeja vacía y dos pilas: una pila de elementos de referencia y una pila de elementos pendientes.

Organizarás la pila «Pendiente» colocando los elementos en los siguientes lugares (que se describen con más detalle a continuación):

1. Lista de proyectos
2. Carpeta de material de apoyo al proyecto
3. Lista de espera
4. Lista «Algún día/Quizás»
5. Archivo Tickler
6. Acciones/información del calendario
7. Lista de próximas acciones

Tus listas pueden ser listas numeradas (en papel o en formato digital) o carpetas de papeles etiquetadas con elementos separados.

Mientras organizas, ten en cuenta que, aunque hayas tirado algunos objetos durante el paso 2, es posible que aún encuentres otros que, tras pensarlo mejor, decidas que no necesitas. Tíralos a la basura.

No cristalizarás —y probablemente no deberías hacerlo— tu sistema de organización cuando pongas en marcha el programa Getting Things Done por primera vez. Tu sistema de organización debe reflejar lo que mejor te funciona, y eso llevará tiempo y algunos ensayos y errores hasta descubrirlo.

Ahora veamos más de cerca cada categoría.

Materiales de referencia

Empieza con tu referencia...

Ejercicio breve: Organízate

Ya has hecho el trabajo duro de recopilar y aclarar todo. Ahora, organizarlo de forma que sea fácil de acceder y navegar es clave para que este sistema funcione.

¿Cuáles son las dos o tres categorías que podrías utilizar para clasificar tus próximas acciones?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 8: Paso 4: Revisar todo regularmente

Ahora ya tienes todo el sistema configurado: has capturado, aclarado y organizado todo. Para que el sistema Getting Things Done funcione, necesitas reflexionar, revisar y actualizar todo regularmente. Tus listas y archivos no te servirán de nada si no los revisas y actualizas constantemente.

Revisa tu calendario y tu archivo de tareas pendientes diarias con la mayor frecuencia posible. Te proporcionan una visión general de tu día, para que sepas cuánto tiempo tienes —o no tienes— para otras tareas.

Tu lista de próximas acciones es el segundo recurso que revisas con más frecuencia. Consúltala para recordar qué tareas tienes pendientes y poder sopesarlas con el trabajo que te vaya surgiendo a lo largo del día. Aunque un día determinado no hagas nada de tu lista de próximas acciones, necesitas saber qué hay en ella para sentirte seguro de tu decisión de posponerlas.

Además, ten a mano cualquier lista que necesites en el momento en que la necesites: si tienes unos minutos libres con tu teléfono, asegúrate de poder acceder y consultar tu lista de llamadas, o si vas a una reunión con tu jefa, ten a mano tu agenda para poder revisar otros temas que quieras tratar con ella.

La única forma de mantener alejados los pensamientos molestos y los recordatorios de tu...

Ejercicio breve: revisa tus tareas pendientes

Tienes que revisar regularmente tu calendario y tus listas para que te sean útiles.

En tu sistema de organización actual, ¿con qué frecuencia consultas tu calendario, agenda y/o lista de tareas pendientes?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 9: Comprometerse

Es el momento de la verdad: tienes media hora libre en tu agenda. ¿Qué haces?

La respuesta sencilla es confiar en tu intuición. Pero con tantas tareas que te absorben en diferentes ámbitos de tu vida, es más fácil decirlo que hacerlo.

Profundicemos en los tres marcos para establecer prioridades que mencionamos en el capítulo 2.

El modelo de los cuatro criterios para reducir tus opciones

Comience por reducir sus opciones utilizando los siguientes cuatro criterios.

Criterio n.º 1: Contexto

Ten en cuenta el contexto. Si has dividido tus próximas acciones en categorías, como «Llamadas que hacer» y «Tareas informáticas», podrás acceder fácilmente a la lista que se aplica al lugar donde te encuentras y a las herramientas que tienes disponibles. Las listas categorizadas te ahorran el tiempo y el esfuerzo mental que supone revisar una lista maestra de próximas acciones y determinar qué tareas puedes abordar en un contexto determinado.

Puedes ser creativo con las categorías de tus listas de tareas, como crear una lista «Brain Gone» (Sin pensar) para tareas mecánicas y una lista «Less Than 5-Minute» (Menos de 5 minutos) para tareas rápidas. También puedes crear listas urgentes y agrupar todo lo que necesitas hacer antes de una fecha límite determinada, por ejemplo, antes de salir para...

Ejercicio breve: Considera tus prioridades

Reflexiona sobre tu flujo de trabajo y tu método para establecer prioridades.

Piensa en algo que esté actualmente en tu lista de tareas pendientes. ¿Qué función y responsabilidad tiene esa tarea?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 10: Consejos para la planificación vertical de proyectos

Si ha seguido todos los pasos, ya tendrá una lista de proyectos saludable con las próximas acciones identificadas y los materiales de apoyo organizados. Sin embargo, incluso con los pasos de planificación de proyectos que hemos comentado en el capítulo 3, es posible que necesite profundizar más en el pensamiento vertical para determinados proyectos.

Revisa tu lista de proyectos y hazte estas preguntas sobre cada uno de ellos:

• ¿Hay algo más que deba saber al respecto?
• ¿Hay ideas o información que deba recopilar?
• ¿Qué más debo recordar sobre este proyecto?

A medida que avances en este proceso, anota tus ideas de la forma que te resulte más cómoda: con viñetas, un esquema o un mapa mental.

Aunque muchos proyectos son sencillos y solo requieren unos pocos pasos para completarse (como encontrar un nuevo médico), hay dos tipos de proyectos que requieren más atención:

1. Proyectos que aún tienes en mente después de haber decidido la siguiente acción.
2. Proyectos que inspiran planes e ideas que surgen en momentos aleatorios.

Veamos cómo lidiar con cada uno.

Tipo n.º 1: Proyectos que requieren más planificación

Si has decidido cuál será la siguiente acción para un proyecto, pero aún te preocupa, probablemente necesites planificarlo mejor.

Para...

Resumen de «Getting Things Done» Parte 3 | Capítulo 11: El hábito que cambia la vida de capturar

Ahora que ya conoces los principios y la práctica del programa Getting Things Done, hablemos de cómo la implementación de este sistema cambiará tu bienestar mental y tus relaciones con los demás.

Capturar libera tu mente

Capturar todo lo que necesitas hacer en un solo sistema maximiza tu capacidad mental: cuando guardas todo en tu cabeza, las tareas relativamente poco importantes consumen tanta energía mental como las importantes, por lo que algunas cosas reciben demasiada atención y otras no la suficiente. Por el contrario, cuando capturas y aclaras todo, puedes evaluar cuán importante y urgente es realmente algo y abordarlo de manera adecuada.

El proceso inicial de captura puede generar sentimientos contradictorios: la gran cantidad de tareas puede hacerte sentir ansioso, estresado, frustrado y culpable. Pero registrarlas y organizarlas también te hará sentir aliviado y en control.

Sabrás que lo has captado todo cuando ya no haya nada que te distraiga. En ese momento, podrás centrar toda tu atención en la tarea que tienes entre manos y entrar en una «zona» con todo lo que hagas.

Capturar te hace digno de confianza

Cuando las personas que te rodean, tanto en el trabajo como en tu vida personal...

Resumen de «Getting Things Done» Capítulos 12 y 13: El hábito que cambia la vida de las próximas acciones

Definir la siguiente acción va de la mano con identificar y visualizar el resultado que deseas alcanzar: si no sabes hacia dónde vas, no puedes decidir cómo llegar allí. El programa Getting Things Done te ayuda a determinar tanto los resultados que deseas obtener a través de proyectos como la forma de alcanzarlos mediante las siguientes acciones.

Identificar proyectos y próximas acciones aporta claridad, responsabilidad, productividad y empoderamiento. Usted define el resultado que desea, determina quiénes participan en su consecución, crea el impulso que contribuye a lograrlo y asume la responsabilidad de hacer realidad este sueño.

Tu mente convierte las próximas acciones indecisas en tareas abrumadoras.

Cuando tienes la oportunidad de abordar las tareas de tu lista de cosas por hacer, uno de los mayores obstáculos para la productividad es no tener definidas las siguientes acciones.

¿Por qué tantas personas inteligentes y exitosas retrasan el trabajo en sus proyectos hasta que se acercan a la fecha límite? Las personas inteligentes, creativas y sensibles tienden a procrastinar más porque, cuando se enfrentan a una tarea como «hacer la declaración de la renta», sus mentes imaginativas evocan imágenes del peor de los casos.

Si no tienes la costumbre de definir las próximas acciones, todo tu...

Ejercicio breve: Decida su próximo paso

Para completar tus tareas, lo fundamental es determinar las siguientes acciones para cada elemento de tu lista de tareas pendientes.

¿Qué tarea o proyecto, grande o pequeño, has estado posponiendo?

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 14: La ciencia cognitiva respalda los métodos GTD

Cuando se publicó la versión original de este libro en 2001, la principal prueba de la eficacia del programa Getting Things Done eran las anécdotas de la propia experiencia del autor y las experiencias de sus clientes. Sin embargo, cuando se publicó la versión actualizada en 2015, múltiples estudios de ciencia cognitiva habían confirmado los principios en los que se basa la metodología GTD.

El sistema GTD ofrece mucho más que una simple forma de gestionar tu tiempo y tus tareas:GTD fomenta un trabajo más significativo, un enfoque más consciente de la vida y una sensación general de empoderamiento y reducción del estrés a través del pensamiento orientado a los resultados (proyectos) y los objetivos a largo plazo (horizontes más altos).

Varias teorías y principios psicológicos que respaldan las prácticas GTD, entre ellos:

• Las investigaciones sobre la cognición distribuida demuestran que el cerebro es excelente para pensar y generar ideas, pero no para recordarlas.
• Los estudios demuestran que los objetivos, acciones y proyectos inconclusos (también conocidos como «bucles abiertos») pesan mucho en la mente, lo que reduce la claridad y la capacidad de concentración.
• Las estrategias de autoliderazgo ayudan a las personas a controlar sus propias acciones mediante técnicas como las autoindicaciones (por ejemplo, añadir elementos a tu acción...

Resumen de «Getting Things Done» Capítulo 15: Dominar el programa GTD

Como ya hemos comentado, implementar y dominar el programa GTD será una tarea para toda la vida: nunca llegarás a un punto final, sino que, con el tiempo, te volverás más competente en el uso del sistema GTD y podrás aprovecharlo para lograr una productividad más profunda.

Piensa en ello como aprender a tocar la guitarra: primero aprendes los acordes, luego, a medida que estos se vuelven más naturales, aprendes melodías sencillas y, finalmente, puedes componer tu propia música.

Exploremos los tres niveles de dominio de GTD.

Nivel 1: Los fundamentos

Como cualquier habilidad, el primer paso para dominar el sistema GTD es comprender los conceptos básicos.

Aunque el programa GTD no requiere ninguna habilidad nueva (por ejemplo, ya sabes cómo anotar cosas y archivar documentos), sí que exige adoptar nuevas prácticas y crear nuevos hábitos. Puede llevar fácilmente unos dos años consolidar estos hábitos, y la mayoría de las personas abandonan el programa y vuelven a retomarlo varias veces a lo largo del proceso.

No descuides estas prácticas básicas, ya que pueden desestabilizar todo el sistema:

• Capturar los artículos tan pronto como los reciba
• Identificar diligentemente las próximas acciones
• Mantener tu lista «En espera» completa...