Resumen del libroLo primero es lo primero, por Stephen R. Covey

Resumen de una páginaResumen de una página del libro First Things First (Lo primero es lo primero)

En First Things First, Stephen R. Covey, autor de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, presenta un enfoque de gestión del tiempo que se centra en las prioridades, o «las cosas más importantes». Este enfoque te enseña a utilizar tu tiempo de forma eficaz en lugar de eficiente. Utilizar tu tiempo de forma eficaz significa centrarte en aquello en lo que inviertes tu tiempo, dando prioridad a las tareas que tienen mayor impacto en tus objetivos a largo plazo, en lugar de en cuánto tiempo dedicas a cada tarea.

(Nota breve: En La semana laboral de 4 horas, Tim Ferriss aborda la idea de la eficacia frente a la eficiencia en un contexto empresarial, más que en un contexto personal. Añade que las empresas suelen centrarse en la eficiencia (la cantidad de trabajo que se realiza) porque es más fácil de medir, pero esto ofrece una imagen poco clara del rendimiento de la empresa: completar un gran número de tareas sin importancia hace que la empresa parezca productiva, pero no la acerca a sus objetivos).

El gráfico de importancia frente a presión

Hay dos factores que determinan cómo empleas tu tiempo: la importancia y la urgencia. Una tarea puede ser importante, urgente, ambas cosas o ninguna. El método de gestión del tiempo de Covey hace hincapié en realizar solo las tareas importantes, en lugar de dedicar tiempo a tareas que son meramente urgentes.

Todas nuestras actividades se clasifican en una de las cuatro zonas del gráfico de importancia frente a presión:

La zona 1 es importante y urgente. Esta zona contiene emergencias y problemas que requieren tu atención inmediata. Esto puede incluir emergencias de salud, una fecha límite en el trabajo o un coche averiado.

La zona 2 es importante, pero no urgente. Esta zona es donde se realizan actividades de planificación a largo plazo, creación de relaciones y liderazgo personal, como evaluar el progreso hacia los objetivos.

La zona 3 es urgente, pero no significativa. Covey advierte que la urgencia de las actividades de la zona 3 puede hacer que parezcan importantes, pero en realidad no te ayudan a alcanzar tus objetivos (por ejemplo, hacer llamadas telefónicas o asistir a reuniones sin importancia).

La zona 4 no es ni significativa ni urgente. Las tareas de la zona 4 incluyen ver programas de televisión sin sentido y navegar por las redes sociales. Covey explica que las actividades recreativas no pertenecen a esta zona, porque la verdadera recreación es una actividad restauradora y valiosa de la zona 2.

Información de referencia: La matriz de Eisenhower

El gráfico de Covey se basa en gran medida en la famosa matriz de Eisenhower, desarrollada por el presidente estadounidense Dwight Eisenhower. La matriz de Eisenhower también sugiere métodos para abordar las tareas de cada zona:

• Zona 1: Hazlo. Una tarea que es importante y urgente es algo que debes hacer lo antes posible.

• Zona 2: Planifícalo. Son tareas importantes, pero no es necesario que las realices en este preciso instante. Por lo tanto, Eisenhower te insta a programar tiempo para ocuparte de ellas y luego ceñirte a ese horario.

• Zona 3: Asignarlo. Eisenhower define esta zona como tareas que deben realizarse, pero que pueden delegarse.

• Zona 4: Ignóralo. Las tareas que no son ni importantes ni urgentes son, por definición, tareas que puedes ignorar sin problema.

Las actividades de la zona 3 y la zona 4 aportan poco valor a tu vida, por lo que Covey recomienda limitar el tiempo dedicado a estos cuadrantes. Además, aunque las actividades de la zona 1 son inevitables, intenta dedicar la mayor parte de tu tiempo a la zona 2.

El primer paso para dedicar más tiempo a la Zona 2 es reconocer cuándo las tareas urgentes no son importantes y dejar de hacerlas. Con la práctica, Covey promete que, con el tiempo, cambiarás a una mentalidad basada en la importancia y te centrarás en hacer las cosas que son más importantes para ti.

(Nota breve: Para descubrir qué es importante para ti, puede resultarte útil pensar en cómo definirías el éxito para ti mismo. Un artículo de Psychology Today describe cómo cuatro ejecutivos de negocios definieron el éxito y, aunque sus respuestas variaron mucho, el denominador común fue que el éxito significaba trabajar para alcanzar una meta que les proporcionara satisfacción).

Cambio hacia un enfoque basado en la importancia

Covey afirma que hay tres principios que deben guiar el cambio hacia un enfoque basado en la importancia.

1. Satisfaga sus cuatro necesidades esenciales: Covey cree que las cuatro necesidades esenciales de toda persona son la supervivencia, la conexión, el aprendizaje y la retribución. Los seres humanos solo alcanzan la plenitud cuando satisfacen estas cuatro necesidades fundamentales, y las satisfacemos mediante actividades de la Zona 2 (importantes pero no urgentes).

¿Por qué son necesidades esenciales?

Las necesidades esenciales de Covey son todas aquellas cosas que están integradas en nuestra biología porque ayudaron a nuestros antepasados a sobrevivir. En su libro El gen egoísta, el científico Richard Dawkins explica con mucho más detalle cómo estas necesidades (y otros rasgos) se transmiten de generación en generación.

• Supervivencia: Nuestros cuerpos necesitan cosas como comida y sueño para sobrevivir y funcionar correctamente.

• Conexión: Muchos animales, incluidos los seres humanos, viven en grupos o comunidades para protegerse, colaborar y dividirse las tareas.

• Aprendizaje: Aprender qué era seguro comer, cómo evitar a los depredadores y habilidades avanzadas como fabricar herramientas fue invaluable para la supervivencia de nuestros antepasados.

• Devolver lo recibido: al ayudar a otros a sobrevivir, nuestros antepasados se aseguraban de que los miembros de su comunidad les ayudaran a su vez.

2. Comprender los principios universales: Los principios universales incluyen la integridad, la moderación, la autodisciplina, la lealtad, la responsabilidad, la honestidad y la paciencia...

Resumen de «Lo primero es lo primero» Introducción breve

En First Things First, Stephen R. Covey, autor de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, presenta un enfoque de gestión del tiempo que se centra en las prioridades, o «las cosas más importantes». Este enfoque te enseña a utilizar tu tiempo de forma eficaz, lo que significa que te centras más en priorizar en qué inviertes tu tiempo, en lugar de cuánto tiempo dedicas a cada tarea.

La base del sistema de Covey es aprender a reconocer cuándo algo que parece urgente no es realmente importante para tus objetivos a largo plazo. Al ignorar estas tareas urgentes pero insignificantes, recuperas tiempo y energía que puedes dedicar a tus verdaderos objetivos en la vida.

Acerca del autor

Stephen R. Covey fue un autor, conferenciante motivacional, profesor y empresario de renombre mundial. Aunque es más conocido por su exitoso best seller Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, Covey escribió varios libros sobre productividad, motivación y liderazgo eficaz. A menudo se le elogia por su...

Resumen de «Lo primero es lo primero» Parte 1.1: Sé eficaz, no eficiente

First Things First amplía el tercero de los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, que consiste en centrarse en las cosas importantes por encima de las tareas urgentes o que requieren una respuesta inmediata. Como explica Covey en el primer capítulo, First Things First es una reacción contra los innumerables métodos de gestión del tiempo que solo se centran en cómo hacer todo lo posible.

Covey comienza diciendo que muchos sistemas de gestión del tiempo se centran en cómo alcanzar tus objetivos lo más rápido posible. Por ejemplo, señala que muchos libros te animan a crear listas de tareas y luego empezar a tacharlas. Sin embargo, afirma que este no es un enfoque eficaz para la gestión del tiempo, ya que puede hacerte sentir que nunca tienes tiempo suficiente para las cosas realmente importantes, como pasar tiempo con tus seres queridos o cuidarte a ti mismo.

Covey sostiene que, en lugar de centrarnos en cuánto tiempo dedicamos a cada tarea, deberíamos centrarnos en las tareas en las que estamos trabajando.** Covey cree que la clave para una gestión eficaz del tiempo es decidir qué tareas son las...

Ejercicio breve: Comprenda sus herramientas de gestión

Utiliza estas preguntas para determinar qué «generación» de herramientas de gestión utilizas actualmente y qué paradigmas pueden estar impidiéndote llevar una vida eficaz, en lugar de eficiente. Una vez que hayas identificado los problemas, los ejercicios posteriores te ayudarán a encontrar soluciones.

Enumera dos o tres herramientas de gestión del tiempo que utilices con más frecuencia. (Quizás marques las tareas de una lista diaria, escribas en una agenda o utilices una aplicación en tu teléfono).

Resumen de «Lo primero es lo primero» Parte 1.2: Comprender el modelo de gestión del tiempo de Covey

Covey afirma que hay dos factores que deben determinar cómo empleas tu tiempo:

1. La importancia de cada tarea
2. La urgencia de cada tarea, es decir, la rapidez con la que hay que abordarla.

El modelo de gestión del tiempo de Covey hace hincapié en realizar únicamente tareas significativas: actividades que estén en consonancia con tus valores y te acerquen a tus objetivos. Las tareas insignificantes, por muy urgentes que sean, no merecen tu tiempo.

En esta sección aprenderás a reconocer qué tareas son importantes y cómo un modelo sencillo puede ayudarte a determinar el mejor uso de tu tiempo.

(Nota breve: En La semana laboral de 4 horas, Tim Ferriss habla de tareas urgentes pero insignificantes, como llamadas telefónicas y reuniones innecesarias. Las denomina «interrupciones» porque surgen de forma inesperada y perturban el flujo de trabajo. Ferriss añade que las personas suelen ser reacias o temerosas a la hora de evitar estas interrupciones porque no tienen una idea clara de lo que es realmente importante. Les preocupa perderse algo crucial si ignoran una llamada telefónica, o que saltarse una reunión o una cita les acarree problemas. Sin embargo, vale la pena...

Ejercicio breve: Identifica tus zonas principales

Utiliza estas preguntas para identificar dónde dedicas más tiempo: Zona 1 (importante y urgente), Zona 2 (importante pero no urgente), Zona 3 (urgente pero no importante) o Zona 4 (ni importante ni urgente).

Piensa en cómo empleas tu tiempo. ¿Qué zonas ocupas más?

Resumen de «Lo primero es lo primero» Parte 1.3: Adopte un enfoque basado en la importancia

Hemos hablado de por qué es fundamental dar más importancia a la significación que a la presión y utilizar el tiempo de forma acorde con tus objetivos y valores. Además, las personas que adoptan un enfoque de la vida basado en la significación (en contraposición a un enfoque basado en la presión) tienden a sentirse más seguras, tranquilas y realizadas, porque sienten que están utilizando su tiempo de forma significativa. Entonces, ¿cómo se consigue eso?

Según Covey, hay tres elementos fundamentales en un enfoque de la vida basado en la importancia. Esta sección está dedicada a explicar estos tres elementos y a enseñarle cómo incorporarlos a su vida.

Los tres elementos de un enfoque basado en la importancia son:

1. Satisfaga sus necesidades esenciales.
2. Sigue los principios universales.
3. Utiliza tus dones humanos únicos.

¿Qué es importante para ti?

Determinar qué es importante y significativo para ti es un proceso personal, pero una forma de pensar en ello es reflexionar sobre qué te haría sentir exitoso. Psychology Today entrevistó a cuatro ejecutivos de negocios de diversas industrias y países de todo el mundo...

Ejercicio breve: Identifique sus oportunidades de crecimiento

Examine sus dones únicos e identifique cuáles podrían requerir su atención.

De los cuatro dones humanos (autoconciencia, moralidad, creatividad y fuerza de voluntad), ¿cuáles crees que ejerces? ¿Cuáles necesitas fortalecer o utilizar con más frecuencia?

Resumen de «Lo primero es lo primero» Parte 2.1: Comience a programar la zona 2

Ahora que ya entiendes el enfoque basado en la importancia, vamos a ponerlo en práctica con el proceso de planificación de la Zona 2 de Covey, que tiene como objetivo mejorar tu calidad de vida priorizando tu tiempo según principios, necesidades y dones.

Cada sección de la Parte 2 explora en detalle uno de los pasos del proceso de organización de la Zona 2 de Covey. El primer paso que exploraremos es la creación de una declaración de misión personal que le ayude a determinar lo que es importante para usted.

Haz más haciendo menos.

En El monje que vendió su Ferrari, el autor de libros de autoayuda Robin Sharma sugiere gestionar el tiempo haciendo menos, en lugar de más. En esencia, este consejo es el mismo que el proceso de organización de la Zona 2 de Covey: haz lo que es más importante para ti (eficacia), en lugar de intentar lograr lo máximo en el menor tiempo posible (eficiencia).

Sin embargo, Sharma sugiere una forma diferente de evaluar lo que es importante, utilizando la «regla del 80/20» (a veces denominada principio de Pareto), una regla empírica según la cual el 80 % de los resultados provienen solo del 20 % de lo que se hace. Por lo tanto, la clave para sacar el máximo partido a tu tiempo es identificar qué...

Ejercicio breve: Prepárese para la programación de la zona 2

Determine qué necesitará para la programación de la Zona 2 y cómo la abordará.

¿Qué herramientas utilizarás para completar tu programación de la Zona 2? ¿Una hoja de papel grande? ¿Una agenda en papel o digital?

Resumen de «Lo primero es lo primero» Parte 2.2: Establecer objetivos

La programación de la zona 2 no será eficaz si no tienes objetivos específicos por los que trabajar. Por eso Covey cree que establecer objetivos es una parte fundamental de los métodos eficaces de superación personal y gestión del tiempo. Sin embargo, advierte que los objetivos pueden ser contraproducentes si no se establecen y ejecutan con prudencia. En esta sección, explicaremos primero los riesgos que conlleva el establecimiento de objetivos y, a continuación, exploraremos cómo establecer objetivos útiles y trabajar para alcanzarlos de forma eficaz.

Covey afirma que hay dos formas principales en las que los objetivos pueden acabar jugando en tu contra:

1. Tu sentido de la integridad y tu valentía se ven afectados cuando no logras alcanzar una meta.
2. A veces, incluso cuando logras tu objetivo, el resultado es inesperadamente negativo.

(Nota breve: La psicóloga clínica Alisa Crossfield señala que los objetivos pueden ser poderosos motivadores, pero también pueden ser fuentes de ansiedad y estrés. Escribe que fijarse objetivos poco realistas o inadecuados para uno mismo, o fijarse demasiados objetivos a la vez, puede ser perjudicial para la salud mental y emocional. Advierte que hacerlo puede conducir...

Ejercicio breve: Establece una meta

Piensa en algo que te gustaría lograr. Puede ser un objetivo vitalicio a largo plazo o algo con un plazo más corto, como una semana o un mes.

¿Cuál es tu objetivo?

Resumen de «Lo primero es lo primero» Parte 2.3: Desarrollar un plan semanal

Un aspecto clave para una programación eficaz de la Zona 2 es elegir el marco temporal adecuado para tu planificación. Covey sugiere planificar dentro del marco de una semana, ya que cree que es un compromiso equilibrado entre la planificación diaria y la planificación a largo plazo. Una programación semanal conecta una perspectiva global con las acciones cotidianas.

En esta sección, exploraremos algunas de las ventajas de la planificación semanal.

(Nota breve: La coach de vida Brynn Johnson ofrece una posible ventaja de la planificación semanal: puedes empezar el lunes sintiéndote tranquilo y en control, en lugar de ansioso por la semana de trabajo o estudios que tienes por delante. Con ese objetivo en mente, Johnson sugiere aprovechar cada domingo para planificar la semana que viene).

(Nota breve: First Things First proporciona una hoja de trabajo semanal que incluye espacio para llevar a cabo cada uno de los siguientes pasos, pero puedes utilizar cualquier agenda, calendario digital o simplemente una hoja de papel para implementar el proceso de organización de la Zona 2).

La planificación semanal fomenta el equilibrio y la perspectiva.

Covey cree que una semana abarca un equilibrio natural de la vida: incluye días de trabajo o de colegio, tardes y fines de semana...

Resumen de «Lo primero es lo primero» Parte 3.1: Crear sinergia a través de la interdependencia

Más allá de las herramientas y estrategias ya discutidas en el proceso de organización de la Zona 2, Covey afirma que una de las formas más poderosas de aprovechar al máximo tu tiempo es creando sinergias, o colaborando, con otras personas. Tus relaciones con los demás tienen una gran influencia en cómo empleas tu tiempo y en la calidad de vida que creas.

Las técnicas tradicionales de gestión del tiempo se basan en la gestión y el control, lo que hace que veas a los demás de forma superficial: o bien son herramientas que puedes utilizar, o bien son interrupciones en tu agenda. Esta visión miope ignora el potencial de crear sinergias con los demás para alcanzar tus objetivos y los suyos de forma más eficaz.

Por el contrario, el enfoque de cuarta generación de Covey para la gestión del tiempo aplica las habilidades que has practicado para crear sinergia entre tus roles y objetivos a tus interacciones con las personas que te rodean.

La colaboración requiere confianza.

En otro de sus libros de autoayuda, Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, Covey explica que colaborar con otras personas requiere confianza. Él desglosa...

Ejercicio breve: Examina tu mentalidad

Piensa en una situación que hayas abordado con una mentalidad independiente, es decir, pensando que tenías que resolverla por tu cuenta. Piensa en cómo podrías haberla manejado de otra manera.

Describe una situación reciente que hayas manejado de forma independiente.

Resumen de «Lo primero es lo primero» Parte 3.2: Encontrar soluciones en las que todos salgan ganando

Covey afirma que un aspecto clave de tener una mentalidad interdependiente es tener una mentalidad en la que todos ganan, lo que significa que se aborda el éxito buscando formas de alcanzar tus objetivos y los de los demás a través de la cooperación. Esto ayuda a garantizar que estás utilizando tu tiempo, y el de los demás, de la forma más eficaz posible. Advierte que la sociedad nos enseña a tener una mentalidad de «ganar o perder»: si tú ganas, alguien más debe perder, y viceversa. Pero para alcanzar tus objetivos en un mundo interdependiente, debes cambiar tu mentalidad y comprender que ganar no significa derrotar a otra persona.

La mentalidad del juego infinito

El libro de Simon Sinek El juego infinito establece una distinción entre los «juegos finitos» (juegos en los que alguien gana y el juego termina) y los «juegos infinitos» (juegos que nunca terminan). La mayoría de las cosas que consideramos juegos, desde el Monopoly hasta Fortnite, son juegos finitos. Cosas como las batallas, las elecciones y los combates de boxeo también son juegos finitos. Lo que todos ellos tienen en común es que el «juego» termina con ganadores y perdedores claros. **Por el contrario, cosas como tu carrera profesional, tu...

Resumen de «Lo primero es lo primero» Parte 3.3: Empoderarse a uno mismo y a los demás

Para encontrar y aplicar soluciones beneficiosas para todos, cada persona debe tener autonomía para desempeñar sus propias funciones. Sin embargo, Covey señala que muchos empleados no tienen la capacidad de tomar sus propias decisiones y no se les da libertad para tomar la iniciativa en sus propios proyectos. Esto es perjudicial para la satisfacción laboral y el crecimiento profesional de las personas, y también lo es para la empresa.

Si eres empleado de una organización que no confía en sus empleados, con gerentes que microgestionan tu vida laboral, es posible que pienses que no hay nada que puedas hacer para mejorar la situación. Sin embargo, Covey afirma que ese pensamiento es el verdadero problema. Aunque no seas el líder de tu grupo, puedes empoderarte y liderar a los demás centrándote en lo que puedes influir , en lugar de en lo que no puedes.

En esta sección, veremos tres cosas que puedes hacer para empoderarte a ti mismo y a los demás, independientemente de tu posición dentro de la organización.

Ayuda a tu grupo a mejorar con una mentalidad de crecimiento

En su libro de autoayuda Mindset, Carol Dweck habla de dos formas diferentes de pensar:

• Mentalidad fija: crees que las cosas simplemente son...

Resumen de «Lo primero es lo primero» Conclusión : Encontrar la paz con la estrategia «Lo primero es lo primero»

Covey cree que cuando basas tus prioridades en principios universales y pones primero lo primero, encuentras cuatro tipos diferentes de paz:

1. La paz que proviene de satisfacer tus cuatro necesidades esenciales: supervivencia, conexión, aprendizaje y retribución.
2. La paz que proviene del desarrollo de tus cuatro dones humanos: conciencia, moralidad, creatividad y fuerza de voluntad.
3. La paz que se obtiene al cooperar con los demás en lugar de competir con ellos.
4. La paz que proviene de vivir según tu conciencia.

(Nota breve: Tener prioridades claras y saber cómo perseguirlas también puede fomentar la paz que proviene de la confianza: en este caso, la confianza de que siempre sabrás qué es lo correcto y cómo hacerlo. En El código de la confianza, las periodistas Katty Kay y Claire Shipman explican que la confianza (también llamada autoestima) aumenta tu felicidad y te ayuda a sentirte más realizado, lo que, al fin y al cabo, es el objetivo final del sistema de liderazgo personal de Covey).

Obstáculos para la paz

Hay tres obstáculos para la paz que, según Covey, debemos tener en cuenta:

1. Poco realista...

Ejercicio breve: Reflexiona sobre el enfoque «Lo primero es lo primero».

Reflexiona sobre las lecciones de First Things First y cómo las aplicarás en tu vida.

¿Qué elementos del enfoque de Covey le parecen más útiles? ¿Las pautas para la programación de la Zona 2? ¿Los pasos para crear acuerdos de administración beneficiosos para todas las partes?