Resumen en PDF:En pocas palabras, por Jay Sullivan

La mayoría de las personas se comunican desde su propia perspectiva, pero una comunicación excelente se basa en comprender a los demás y conectar con ellos. Escrito por el experto en comunicación Jay Sullivan, *Simply Said* es una guía para una comunicación empresarial eficaz. Contar con habilidades de comunicación de primer nivel es esencial para triunfar en cualquier ámbito profesional; al fin y al cabo, solo podrás convencer a tus clientes, compañeros y público de que acepten tus ideas si eres capaz de comunicarlas con claridad.

Sullivan sostiene que se puede transmitir un mensaje claro y convincente centrándose en lo que los demás esperan obtener de la conversación y comunicándose de una forma que les resulte útil.

En esta guía, analizaremos los consejos de Sullivan sobre cómo:

• Crea y realiza presentaciones memorables
• Redacta documentos y correos electrónicos que la gente realmente lea
• Gestionar la comunicación en situaciones empresariales concretas

Nuestra guía comparará las ideas de Sullivan con las reflexiones de otros expertos en comunicación y ofrecerá sugerencias sobre cómo adaptar la comunicación a otras culturas.

(continuación)...

Consejo n.º 1: Cuida tu voz

Sullivan recomienda prestar atención a la velocidad, el volumen y el tono de la voz:

Velocidad: Es más probable que tengas que reducir el ritmo en lugar de acelerarlo; la mayoría de la gente habla rápido por los nervios. (Sullivan añade que hablar rápido a propósito puede transmitir una sensación de urgencia). Incorpora también pausas para dar tiempo a tu público a asimilar lo que acabas de decir. (Nota de Shortform: ¿Qué tiene de malo hablar rápido? No solo te hace parecer menos seguro de ti mismo y desorganizado, sino que también obliga a tu público a esforzarse más para entenderte, lo cual va en contra del consejo de Sullivan de centrarte en sus necesidades. Trabaja tu ritmo grabándote mientras ensayas tu presentación. A partir de ahí, podrás evaluar exactamente a qué velocidad hablas y hacer los ajustes necesarios. Un buen ritmo al que aspirar es de 150 a 160 palabras por minuto.)

Volumen: Cuando se habla sin micrófono, Sullivan recomienda proyectar la voz lo suficiente como para que llegue a la persona que se encuentre más lejos de ti. Variar deliberadamente el volumen puede mantener a la gente más atenta. Decir algo en voz alta puede servir para destacar un punto; aunque parezca contradictorio, bajar la voz en ocasiones puede animarles a inclinarse hacia delante y escuchar con más atención. (Nota de Shortform: Recuerda que proyectar la voz no es lo mismo que gritar: gritar utiliza las cuerdas vocales, mientras que proyectar la voz utiliza el diafragma, es decir, el músculo situado en la base del pecho. Para practicar el uso del diafragma, prueba este ejercicio: inspira profundamente, sintiendo cómo se expande el abdomen, y luego expulsa todo el aire con un «ha». Deberías sentir cómo se contrae el diafragma.)

Tono: Aporta energía y positividad a tu tono transmitiendo tu mensaje con una sonrisa. Evita sonar apático, algo que suele ocurrir cuando lees tus notas con una voz monótona. Sin embargo, Sullivan advierte que, aunque varíes el tono, debes evitar el «upspeak» —es decir, utilizar una inflexión ascendente al final de una frase declarativa, haciendo que suene como una pregunta—. Este tipo de tono te hace parecer indeciso. (Nota de Shortform: Sullivan afirma que debes evitar el «upspeak», que a menudo se tacha de práctica indeseable, pero hay quien sostiene que cumple una función necesaria: contrariamente a la creencia de que te hace parecer indeciso, en realidad puede animar a los demás a escuchar activamente y disuadirles de interrumpir).

Consejo n.º 2: Utiliza el contacto visual para conectar con tu público

Cada vez que digas algo, establece contacto visual con los miembros del público. Sin embargo, Sullivan señala que la mirada no debe recorrer constantemente la sala. La forma adecuada de establecer contacto visual al presentar ante un grupo es mirar a una persona durante el tiempo que se tarda en completar una frase. A continuación, pasa a otra persona. Presta más atención a las personas clave en la toma de decisiones, pero no ignores al resto de personas presentes en la sala: lo que quieres es que todo tu público sienta que estás conectado con ellos.

(Nota breve: Establecer contacto visual con el público, tal y como recomienda Sullivan, no solo crea un vínculo con él, sino que también te da pistas sobre cómo está recibiendo tu mensaje. En 12 reglas para la vida, Jordan Peterson afirma que puedes utilizar el contacto visual para evaluar la reacción del público ante lo que estás diciendo—ya sea confusión o aceptación— y, a continuación, adaptar tu presentación en consecuencia.)

En una conversación cara a cara, Sullivan aconseja evaluar el nivel de comodidad de la otra persona mediante el contacto visual; si parece que le resulta incómodo mantener la mirada fija en ti, baja la vista de vez en cuando mientras no estés hablando, tal vez para tomar alguna nota. (Nota de Shortform: Aunque Sullivan no da detalles, algunos expertos en comunicación recomiendan mantener el contacto visual el 50 % del tiempo mientras se habla y el 70 % mientras se escucha.)

Consejo n.º 3: Transmite franqueza y confianza con tu lenguaje corporal

El autor afirma que tu lenguaje corporal debe ser abierto y neutral, tanto si decides estar de pie como sentado:

Postura de pie: Ponte de pie con los pies justo debajo de las caderas, el peso distribuido de forma equilibrada y las manos separadas; esto evita que te muevas nerviosamente o cruces los brazos, lo que da una impresión de cerrazón. Además, te permite utilizar gestos con las manos para enfatizar lo que dices.

Sentado a una mesa: Siéntate con la espalda recta y mantén la postura (sin girar), con los antebrazos apoyados en la mesa y las manos a ambos lados de tus apuntes.

Sullivan añade que tu expresión facial debe transmitir que quieres estar allí; incluso si tienes que dar malas noticias y consideras que no es apropiado sonreír, mantén una expresión sincera que demuestre que estás preparado y dispuesto a ofrecer tu apoyo.

El lenguaje corporal en las presentaciones en línea

Sullivan no aborda cómo sacar el máximo partido al lenguaje corporal al realizar una presentación a través de una videollamada, pero las teleconferencias son cada vez más habituales. Para mantener la atención de tu público durante tu presentación en línea, los expertos recomiendan los siguientes consejos:

• Mantén el contacto visual fijando la mirada en la cámara web. Es recomendable colocar la cámara web a la misma altura que los ojos; si es necesario, eleva el portátil.

• Siéntate derecho. Siéntate en el borde de la silla para evitar encorvarte y dar la impresión de que estás más atento.

• Mantén la mitad superior de tu cuerpo a la vista en la pantalla para que los demás puedan ver tus gestos con las manos. Aunque no puedan verte las manos, no dejes de hacer gestos naturales con ellas: así darás una impresión más auténtica.

• Haz que tu rostro sea el centro de atención mostrando tu expresividad. Sonríe y asiente con la cabeza, y asegúrate de que realmente te vean. Mantén la fuente de luz delante de ti.

• Reduce las distracciones con un fondo ordenado y sin elementos que lo recarguen.

Consejo n.º 4: Escucha con atención

Las habilidades de comunicación oral no se limitan a hablar:escuchar es igual de importante, ya que te permite comprender a la otra persona y ganarte su confianza y respeto. Escuchar es un elemento fundamental del mensaje central de Sullivan, que consiste en centrarse en la otra persona.

Recomienda que no consideres una conversación como una oportunidad para lucirte, sino como una ocasión para conocer mejor las necesidades de la otra persona. Por ejemplo, si estás en una reunión con un cliente, sigue haciendo preguntas hasta que descubras información útil.

El tipo de preguntas que hagas dependerá de tu objetivo:

• Haz preguntas cerradas si necesitas información concreta de la otra persona; por ejemplo: «¿Puedes tenerlo listo para las 16:00 horas del jueves?».
• Haz preguntas abiertas si quieres obtener una respuesta más profunda y matizada; por ejemplo: «¿Por qué crees que es así?». También es una buena oportunidad para demostrarle a la otra persona que estás ahí para ella haciéndole preguntas como: «¿Qué puedo hacer para ayudarte?».

(Nota breve: Ten en cuenta que quizá tengas que leer entre líneas a la hora de interpretar sus respuestas:las personas suelen responder de forma diferente en función de su estatus o nivel de poder en relación con el tuyo. La cultura también influye: por ejemplo, en las culturas asiáticas se tiende a evitar los desacuerdos, ya que se cree que discrepar puede dañar las relaciones.)

Si no tienes claro lo que la otra persona está intentando decir, acláralo siguiendo estos tres pasos:

• Paso 1: Empieza con una frase introductoria («Si lo he entendido bien…»).
• Paso 2: Repite con tus propias palabras lo que han dicho. Puedes utilizar las mismas palabras que ellos o, si no se han expresado con claridad, reformularlo para reflejar su mensaje.
• Paso 3: Termina con una pregunta para confirmar que lo has entendido («¿Lo he entendido bien?»).

Cómo escuchar a personas de culturas de alto contexto

Sullivan afirma que parte de saber escuchar consiste en hacer preguntas para aclarar lo que ha dicho la otra persona. Esto es especialmente importante en lo que Erin Meyer denomina culturas de «alto contexto», como la japonesa: En The Culture Map, describe una cultura de alto contexto como aquella en la que la comunicación no se entiende al pie de la letra. Tanto quien habla como quien escucha dan por hecho que no se ha expresado claramente toda la información relevante, por lo que hay que leer entre líneas. (Por el contrario, Estados Unidos es una cultura de «bajo contexto», donde la gente se comunica de forma directa.)

Cuando hables con alguien de una cultura de contexto más alto que la tuya, Meyer recomienda que:

• Presta mucha atención al mensaje implícito y sigue haciendo preguntas hasta que entiendas exactamente lo que quieren decir.

• Fíjate en su lenguaje corporal (aunque este también depende de la cultura).

• Cambia tu forma de pensar. Si estás acostumbrado a una cultura de bajo contexto, es posible que alguien procedente de una cultura de alto contexto te parezca que no se comunica bien. Ten en cuenta que su estilo de comunicación se adapta a su cultura.

• Cuando tomes notas, explica que se trata de una diferencia cultural: las personas procedentes de culturas de alto contexto pueden interpretar el hecho de tomar notas como un signo de desconfianza.

Consejo n.º 5: Responde a las preguntas con naturalidad

A la hora de responder a las preguntas del público, Sullivan advierte que no hay que fijarse en palabras concretas ni pensar en una respuesta antes de haber escuchado la pregunta completa. Una vez que sepas exactamente qué te están preguntando, reformula la pregunta o comenta lo que han dicho («Es una observación muy acertada») para ganar tiempo y poder elaborar una respuesta. Responde de forma concisa, sin divagar, y pasa a la siguiente pregunta.

(Nota breve: Si te pone nervioso responder a preguntas, puedes calmar tu ansiedad preparándote bien y pensando en qué preguntarías tú si estuvieras en el lugar del público. Las preguntas suelen girar en torno a tres temas: 1) los inconvenientes para el público, 2) cómo se relaciona tu mensaje con otras preocupaciones suyas, y 3) qué implica tu mensaje de cara al futuro.)

Si la pregunta tiene un carácter más emocional que racional, Sullivan recomienda la siguiente estrategia: en primer lugar, reconoce lo que siente la otra persona («Entiendo tus preocupaciones»). En segundo lugar, muestra empatía hacia lo que siente («Yo también tenía las mismas preocupaciones»). Por último, responde de forma concisa, quizá ofreciendo otras opciones.

(Nota breve: Sullivan recomienda mostrar empatía al responder a una pregunta que despierte emociones. Puedes hacerlo recurriendo a las habilidades que generan empatía y que Brené Brown describe en *Dare to Lead*: 1) Adoptar la perspectiva de la otra persona (lo que se hace eco de la premisa principal de Sullivan), 2) no juzgar, 3) comprender cómo se siente la otra persona y ser capaz de expresar esa comprensión, y 4) gestionar tus propias emociones para no reprimirlas ni exagerarlas.)

La comunicación en situaciones concretas

En esta sección, te ofrecemos los consejos de Sullivan para comunicarte de forma eficaz en algunas situaciones habituales del ámbito empresarial. Los principios fundamentales que debes tener en cuenta son centrarte en las necesidades de la otra persona y abordar cada interacción con una actitud positiva.

Cómo delegar tareas: A la hora de asignar tareas a otras personas, Sullivan describe seis pasos:

1. Proporciona el contexto adecuado explicando cómo su trabajo puede ayudar a la empresa y al cliente. Sullivan afirma que esto anima a las personas a dar lo mejor de sí mismas.
2. Explica claramente la tarea.
3. Explica quiénes más participan en el proyecto y cuáles son las responsabilidades de cada uno. De este modo, podrán acudir al compañero adecuado para pedir ayuda cuando sea necesario y comprobar que no están trabajando de forma aislada.
4. Explícales por qué los has elegido para esta tarea y cómo les beneficiaría (si procede).
5. Define las expectativas indicándoles qué deben hacer en primer lugar, cuál es el resultado final que esperas y para cuándo.
6. Pídeles que resuman lo que acabáis de comentar para asegurarte de que todos estáis en la misma onda.

(Nota breve: La comunicación relacionada con la delegación no termina una vez que se han asignado las tareas, pero Sullivan no entra en detalles sobre lo que viene después. En High Output Management, Andrew Grove escribe que sigues siendo responsable de la tarea aunque no la realices tú mismo, así que asegúrate de supervisar a la persona a la que se la has delegado. Recomienda 1) revisar las tareas en las primeras fases para que los empleados no pierdan tiempo reestructurando el resultado final y 2) realizar comprobaciones aleatorias de muestras del trabajo en lugar de inspeccionarlo todo.)

Cómo dar retroalimentación: Pide permiso a la persona antes de entrar en materia. Por ejemplo, puedes preguntar: «¿Tienes 10 minutos esta tarde?». Al igual que en tus presentaciones, empieza por comunicar tu «conclusión»: desde el primer momento, hazle saber a la otra persona si su trabajo ha sido satisfactorio o no, para que pueda adoptar la actitud adecuada para recibir el resto de tu mensaje. Sé específico sobre lo que ha hecho bien y los aspectos que debe mejorar, citando ejemplos concretos. En el caso de una retroalimentación correctiva, colabora con ella para determinar qué puede hacer para mejorar y, a continuación, deja que sea ella quien tome la iniciativa a la hora de decidir cuáles serán sus próximos pasos.

Esto funciona en ambos sentidos: pide opiniones a las personas que te rodean para demostrar que quieres seguir creciendo.

(Nota breve: Ten en cuenta que las diferentes culturas tienen distintos grados de tolerancia ante los comentarios negativos, por lo que debes actuar en consecuencia. En The Culture Map, Erin Meyer explica que existen dos extremos en el espectro de los comentarios: los comentarios negativos directos y los comentarios negativos indirectos. En las culturas que valoran la crítica negativa directa (como en Alemania), las personas expresan sus críticas de forma clara y explícita, y pueden hacerlo en público. Por otro lado, las culturas más indirectas (como en Indonesia) adoptan un enfoque más sutil, transmitiendo el mensaje con afirmaciones positivas y expresiones atenuantes como «ligeramente» o «en mi opinión». También suelen ofrecer sus comentarios en privado.)

Cómo presentar a un ponente: Si te han encargado presentar a un ponente, tu tarea consiste en vincular su personalidad con las necesidades del público, afirma Sullivan. Selecciona un par de aspectos destacados de su biografía y céntrate en comentarlos. Limita tu presentación a un máximo de cinco minutos. (Nota de Shortform: Además, ten en cuenta que una presentación eficaz cumple tres objetivos: 1) centrar la atención del público en el ponente, 2) demostrar que avalas la credibilidad del ponente y 3) despertar la curiosidad del público por lo que el ponente tiene que decir.)

Cómo pronunciar un brindis: Lo más importante que hay que recordar es que se trata de la otra persona, no de ti. Sullivan aconseja que sea personal, positivo y breve. (Nota de Shortform: Si no sabes por dónde empezar, piensa en el motivo por el que estáis todos reunidos y empieza por ahí («Estamos aquí para celebrar que Susan comienza una nueva y emocionante etapa como jefa de ventas»)). Aunque lo que se te ocurra no suene muy original, cumple su función de unir al público y marcar el tono.)

Parte 3: Cómo redactar documentos y correos electrónicos eficaces

Además de la comunicación oral, la comunicación escrita también es una parte imprescindible de cualquier ámbito profesional. En esta sección, abordaremos cómo redactar documentos y correos electrónicos que la gente realmente lea. En consonancia con su idea central de centrarse en la otra persona, Sullivan aconseja escribir pensando en el lector:hay que tener en cuenta por qué lee tu mensaje y qué quieres que haga con él, y facilitarle la comprensión de lo que estás diciendo. Ofrece los siguientes consejos concretos:

Consejo n.º 1: Sé breve

Sullivan afirma que la gente tiende a leer más un documento breve que uno largo. Como norma general, procura que cada frase tenga menos de 17 palabras, pero varía la longitud de las frases para que el ritmo resulte interesante. (Nota de Shortform: Otros expertos recomiendan una media de 25 palabras por frase y añaden que, si no puedes expresar tu idea con precisión en 25 palabras, no tengas miedo de alargar la frase: la claridad es más importante que la longitud.)

Además, procura que los párrafos sean breves: si un párrafo supera un cuarto de página, puede resultar abrumador para el lector. Sullivan afirma que puedes eliminar lo superfluo de la siguiente manera:

Eliminar palabras innecesarias y acortar las frases. Por ejemplo, sustituir «la razón por la que» por «porque» y «a pesar de que» por «aunque». (Nota de Shortform: Otras palabras que suelen alargar el texto son los pares redundantes como «cada uno y todos»; los calificativos innecesarios como «básicamente», «en realidad» y «extremadamente»; y las ideas expresadas en negativo, como «no aceptar» en lugar de «rechazar» y «no permitir» en lugar de «denegar».)

Utiliza verbos fuertes en lugar de sustantivos débiles. Deja que los verbos hagan el trabajo pesado; lee cada frase para comprobar si has expresado claramente la acción clave de la misma. Elimina los sustantivos que terminen en-ción, -ment,-ance y -ing, y sustitúyelos por palabras de acción. Por ejemplo, en lugar de decir: «Este documento te ayudará en el desarrollo, la implementación y la evaluación del nuevo sistema», di: «Este documento te ayudará a desarrollar, implementar y evaluar el nuevo sistema».

(Nota breve: Por lo general, es preferible utilizar verbos fuertes en lugar de sustantivos, ya que suenan más autoritarios y convincentes. Sin embargo, Sullivan no especifica qué verbos se consideran fuertes y cuáles débiles. Los expertos afirman que verbos como «hizo», «fue» y «dijo» no causan tanto impacto como los verbos más descriptivos, tales como «desarrollar», «afirmar» y «definir».)

Consejo n.º 2: Utiliza el tono adecuado

Puedes reforzar tu mensaje o suavizar el impacto de una mala noticia utilizando el tono adecuado. Revisa cada frase para asegurarte de que has utilizado el tono adecuado:

Voz activa: En este caso, el sujeto va antes del verbo. (Por ejemplo: «Nuestro departamento recopilará todos los datos»). Por lo general, es la forma preferible porque es más sencilla, más contundente y deja clara la responsabilidad.

Voz pasiva: en este caso, el agente queda relegado al final de la frase o ni siquiera aparece. Sullivan señala que esta voz suele ser imprecisa y no tiene tanto impacto. Por ejemplo, cuando escribes: «Las actualizaciones se enviarán por correo electrónico semanalmente», no queda claro quién se encargará de realizarlas. Sullivan recomienda utilizar esta voz de forma deliberada, por ejemplo, cuando se quiera evitar atribuir responsabilidades para suavizar un mensaje («Tu propuesta ha sido rechazada»).

(Nota breve: La observación de Sullivan sobre su preferencia por la voz activa enérgica se enmarca en el debate más amplio sobre la debilidad de la voz pasiva y la recomendación de evitarla. Algunos escritores sostienen que una construcción sintáctica en pasiva puede seguir siendo contundente; por ejemplo, Winston Churchill —uno de los mejores oradores de la historia— utilizaba con frecuencia verbos en pasiva con gran efecto. En lo que respecta a la comunicación, el verdadero objetivo es, sencillamente, escribir con claridad y «dejar que los verbos caigan donde tengan que caer».)

Consejo n.º 3: Sigue un formato

Sullivan afirma que, por lo general, los documentos responden a uno de estos dos fines: persuasivo o informativo. Cada uno de ellos sigue un formato estándar, lo que te ahorra mucho tiempo y esfuerzo, ya que no tienes que «reinventar la rueda» cada vez que redactas un documento. En su lugar, basta con utilizar un formato probado y contrastado, modificando los detalles según sea necesario.

1) Persuasivo: este tipo de texto tiene como objetivo convencer al lector de que realice una acción o piense de una determinada manera. A la hora de escribir de forma persuasiva, Sullivan recomienda lo siguiente:

• Empieza por el presente: transmite tu mensaje principal en la primera frase.
• Explica con detalle los antecedentes: si el lector necesita más información, incluye un párrafo sobre la historia y el contexto del tema.
• Mira hacia el futuro: analiza las ventajas de pasar a la acción. Concluye indicando los próximos pasos a seguir, especificando claramente el plazo y las personas implicadas.

(Nota breve: Sullivan no aborda cómo persuadir a tu público basándote en sus patrones de pensamiento. En The Culture Map, Erin Meyer ofrece consejos para persuadir a tu público en función de si este practica un enfoque centrado en las aplicaciones (que busca soluciones prácticas a un problema) o en los principios (que analiza las razones que subyacen a un problema). Escribe que tendrás más éxito a la hora de persuadir a quienes piensan «primero en las aplicaciones» si les envías mensajes más breves y concisos, de no más de 125 palabras. Por otro lado, quienes piensan «primero en los principios» responderán mejor a mensajes que se centren en la teoría.)

2) Informativo: Este tipo de texto tiene como objetivo informar al lector sobre un tema o una cuestión. A la hora de escribir con fines informativos, Sullivan recomienda seguir el formato de presentación que comentamos en la primera parte: di al lector lo que vas a contarle, cuéntaselo y, a continuación, repítele lo que acabas de contarle.

• Diles lo que vas a decirles: expón el tema y ofrece una breve introducción.
• Diles lo siguiente: enumera los puntos concretos que vas a tratar en el documento (punto 1, punto 2, punto 3, y así sucesivamente). A continuación, explica cada punto uno por uno.
• Diles lo que acabas de decirles: resume lo que acabas de decir y, a continuación, aclara cuáles son los siguientes pasos.

(Nota breve: Algunos expertos sostienen que el enfoque de las tres «indica-les» puede no resultar eficaz en todos los casos, ya que, según ellos, lo bueno en exceso puede resultar contraproducente: dar demasiadas indicaciones puede hacer que tu público se sienta tratado con condescendencia y se impaciente. Aunque esto se aplica generalmente a las diapositivas, conviene revisar tus documentos largos para asegurarte de que no caes en la trampa de los anuncios constantes: comprueba que no te pases advirtiéndoles de lo que va a venir en la siguiente sección.)

Cómo redactar correos electrónicos

Sullivan afirma que cada día se envían más de 100.000 millones de correos electrónicos. Para evitar que los tuyos acaben en la pila de «no leídos», ofrece los siguientes consejos para redactar correos electrónicos más convincentes:

Evita los asuntos vagos. Proporciona suficiente contexto sobre el tema del correo electrónico. Por ejemplo, en lugar de «pregunta rápida», escribe «pregunta sobre el calendario del proyecto XYZ». Si tu hilo de correo electrónico ha derivado hacia otro tema tras un intercambio prolongado, actualiza el asunto para que refleje el tema de la conversación actual. (Nota de Shortform: como dice Sullivan, cada día se envían miles de millones de correos electrónicos. Acertar con el asunto puede hacer que tu correo destaque en una bandeja de entrada desbordada. Además de ser específico, los expertos recomiendan limitarlo a entre seis y ocho palabras y colocar las palabras más importantes al principio.)

Ten claro a quién dirigirte. Si escribes a tres personas o menos, menciona a cada una de ellas en el saludo inicial. De lo contrario, opta por algo más general, como «Equipo de ventas». (Nota de Shortform: Además, no acortes los nombres de las personas (por ejemplo, de Gregory a Greg) a menos que estés seguro de que prefieren ese apodo).

Facilítale las cosas a la otra persona. Sigue la regla de oro de Sullivan de centrarte en tu destinatario: facilítale las cosas expresando con claridad las peticiones y los plazos, y respondiendo con rapidez, aunque solo sea para acusar recibo del correo electrónico y decirle que te pondrás en contacto con él más tarde. Utiliza un lenguaje educado y di «por favor» y «gracias» para minimizar las posibilidades de que tu correo electrónico se malinterprete.

Responde a los correos electrónicos en función de la personalidad del remitente

Puedes llevar aún más lejos el consejo de Sullivan de centrarte en la otra persona identificando el estilo de comunicación del remitente del correo electrónico y respondiendo en consecuencia. En «Surrounded by Idiots», Thomas Erikson escribe que hay cuatro tipos de personalidad en el ámbito laboral, y que cada uno tiene un estilo de redacción característico:

Personalidad roja: Impulsadas por el deseo de dominar o liderar a los demás, las personas con predominio rojo envían correos electrónicos breves y concisos, sin charla trivial.

Cómo responder: Responde de inmediato y sé conciso.

Personalidad amarilla: Impulsadas por el deseo de inspirar o influir en los demás, las personas con predominio amarillo utilizan un lenguaje animado, signos de exclamación y palabras coloquiales, y no tienen miedo de mostrar sus emociones en sus mensajes.

Cómo responder: Puedes tomarte tu tiempo, pero no te olvides de responder. Utiliza un tono amable.

Personalidad verde: A este tipo le mueve el deseo de estabilidad, rutina y seguridad. Aunque sus correos electrónicos son tan accesibles como los de los amarillos, las personas con predominio verde son más refinadas: prestan atención a la puntuación y mantienen un tono profesional sin parecer frías.

Cómo responder: Al igual que con el tipo amarillo, responde con un tono amable. Muestra tu agradecimiento cuando sea oportuno.

Personalidad azul: Impulsadas por el deseo de cumplir con las normas o de hacer las cosas como deben hacerse, las personas con predominio azul suelen actuar según las normas establecidas, por lo que sus correos electrónicos son objetivos, prácticos y profesionales.

Cómo responder: Confirma que has recibido el correo electrónico. Asegúrate de leer atentamente el mensaje y todos los archivos adjuntos para no hacer preguntas que ya se hayan abordado.