Resumen en PDF:En pocas palabras, por Jay Sullivan

La mayoría de las personas se comunican desde su propia perspectiva, pero una comunicación eficaz se basa en comprender a los demás y conectar con ellos. Escrito por el experto en comunicación Jay Sullivan, *Simply Said* es una guía para una comunicación empresarial eficaz. Contar con habilidades de comunicación de primer nivel es esencial para triunfar en cualquier ámbito profesional; al fin y al cabo, solo conseguirás que tus clientes, compañeros y público se convenzan de tus ideas si eres capaz de transmitirlas con claridad.

Sullivan sostiene que se puede transmitir un mensaje claro y convincente centrándose en lo que los demás esperan obtener de la conversación y comunicándose de una manera que les resulte útil.

En esta guía, analizaremos los consejos de Sullivan sobre cómo:

• Crea y ofrece presentaciones memorables
• Redacta documentos y correos electrónicos que la gente realmente lea
• Gestionar la comunicación en situaciones empresariales concretas

Nuestra guía comparará las ideas de Sullivan con las opiniones de otros expertos en comunicación y ofrecerá sugerencias sobre cómo adaptar la comunicación a otras culturas.

(continúa)...

Consejo n.º 1: Cuida tu voz

Sullivan recomienda prestar atención a la velocidad, el volumen y el tono de tu voz:

Ritmo: Es más probable que tengas que ralentizar el ritmo en lugar de acelerarlo; la mayoría de la gente habla rápido por los nervios. (Sullivan añade que hablar rápido a propósito puede transmitir una sensación de urgencia). Incorpora también pausas para dar tiempo a tu público a asimilar lo que acabas de decir. (Nota de Shortform: ¿Qué tiene de malo hablar rápido? No solo te hace parecer menos seguro y desorganizado, sino que también obliga a tu público a esforzarse más para entenderte, lo que va en contra del consejo de Sullivan de centrarte en sus necesidades. Trabaja tu ritmo grabándote mientras ensayas tu presentación. A partir de ahí, podrás evaluar exactamente a qué velocidad hablas y hacer ajustes. Un buen ritmo al que aspirar es de 150 a 160 palabras por minuto.)

Volumen: Cuando se habla sin micrófono, Sullivan recomienda proyectar la voz lo suficiente como para llegar a la persona que se encuentre más lejos. Variar deliberadamente el volumen puede mantener a la gente más atenta. Hablar en voz alta puede servir para enfatizar un punto; aunque parezca contradictorio, bajar la voz en ocasiones puede animar a los oyentes a inclinarse hacia delante y escuchar con mayor atención. (Nota de Shortform: Recuerda que proyectar la voz es diferente a gritar: gritar utiliza las cuerdas vocales, mientras que proyectar la voz utiliza el diafragma, o el músculo situado en la base del pecho. Para practicar el uso del diafragma, prueba este ejercicio: inspira profundamente, sintiendo cómo se expande el abdomen, y luego expulsa todo el aire con un «ha». Deberías sentir cómo se contrae el diafragma.)

Tono: Aporta energía y positividad a tu tono transmitiendo tu mensaje con una sonrisa. Evita sonar apático, algo que suele ocurrir cuando lees tus notas con voz monótona. Sin embargo, Sullivan advierte que, al variar el tono, debes evitar el «upspeak» —es decir, utilizar una inflexión ascendente al final de una frase declarativa, haciendo que suene como una pregunta—. Este tipo de tono te hace parecer indeciso. (Nota de Shortform: Sullivan afirma que debes evitar el «upspeak», que a menudo se tacha de práctica indeseable, pero otros sostienen que tiene una función necesaria: contrariamente a la creencia de que te hace parecer indeciso, en realidad puede animar a los demás a escuchar activamente y disuadirles de interrumpir).

Consejo n.º 2: Utiliza el contacto visual para conectar con tu público

Cada vez que digas algo, establece contacto visual con los miembros del público. Sin embargo, Sullivan señala que la mirada no debe vagar constantemente por la sala. La forma adecuada de establecer contacto visual al hablar ante un grupo es mirar a una persona durante el tiempo que tarde en pronunciar una frase completa. A continuación, pasa a otra persona. Presta más atención a las personas clave en la toma de decisiones, pero no ignores al resto de personas presentes en la sala: lo que quieres es que todo el público sienta que estás conectado con ellos.

(Nota breve: Establecer contacto visual con el público, tal y como recomienda Sullivan, no solo crea un vínculo con él, sino que también te da pistas sobre cómo está recibiendo tu mensaje. En 12 reglas para la vida, Jordan Peterson afirma que puedes utilizar el contacto visual para evaluar la reacción del público ante lo que estás diciendo—ya sea confusión o aceptación— y, a continuación, modificar tu presentación en consecuencia.)

En una conversación cara a cara, Sullivan aconseja evaluar el nivel de comodidad de la otra persona mediante el contacto visual; si parece incómoda al mantener la mirada fija en ti, desvía la vista de vez en cuando mientras no estés hablando, tal vez para tomar alguna nota. (Nota de Shortform: aunque Sullivan no da detalles, algunos expertos en comunicación recomiendan mantener el contacto visual el 50 % del tiempo mientras se habla y el 70 % mientras se escucha).

Consejo n.º 3: Transmite franqueza y confianza con tu lenguaje corporal

El autor afirma que el lenguaje corporal debe ser abierto y neutral, tanto si decides estar de pie como sentado:

Postura: Ponte de pie con los pies alineados con las caderas, el peso del cuerpo distribuido de manera uniforme y las manos separadas; esto evita que te muevas nerviosamente o cruces los brazos, lo que da una impresión de cerrazón. Además, te permite utilizar gestos con las manos para enfatizar tus argumentos.

Sentado a una mesa: Siéntate con la espalda recta y mantén la postura (sin girar), con los antebrazos apoyados en la mesa y las manos a ambos lados de tus apuntes.

Sullivan añade que tu expresión facial debe transmitir que estás ahí para ayudar; incluso si tienes que dar malas noticias y consideras inapropiado sonreír, mantén una expresión sincera que demuestre que estás dispuesto a ofrecer tu apoyo.

El lenguaje corporal en las presentaciones en línea

Sullivan no aborda cómo utilizar mejor el lenguaje corporal al realizar una presentación a través de una videollamada, pero las videoconferencias son cada vez más habituales. Para mantener el interés de tu público durante tu presentación en línea, los expertos recomiendan los siguientes consejos:

• Mantén el contacto visual mirando directamente a la cámara web. Es recomendable colocar la cámara web a la altura de los ojos; si es necesario, eleva el portátil.

• Siéntate derecho. Siéntate en el borde de la silla para evitar encorvarte y dar la impresión de que estás más atento.

• Mantén la parte superior del cuerpo a la vista en la pantalla para que los demás puedan ver tus gestos con las manos. Aunque no puedan verte las manos, no dejes de hacer gestos naturales con ellas: así darás una impresión más auténtica.

• Haz que tu rostro sea el centro de atención mostrando tu expresividad. Sonríe y asiente con la cabeza, y asegúrate de que te vean bien. Mantén la fuente de luz delante de ti.

• Reduce las distracciones con un fondo despejado.

Consejo n.º 4: Escucha con atención

Las habilidades de comunicación oral no se limitan a hablar:escuchar es igual de importante, ya que te permite comprender a la otra persona y ganarte su confianza y respeto. Escuchar es un elemento fundamental del mensaje central de Sullivan, que consiste en centrarse en la otra persona.

Recomienda que no veas una conversación como una oportunidad para lucirte, sino como una ocasión para conocer mejor las necesidades de la otra persona. Por ejemplo, si estás en una reunión con un cliente, sigue haciendo preguntas hasta que descubras información útil.

El tipo de preguntas que hagas dependerá de tu objetivo:

• Haz preguntas cerradas si necesitas información concreta de la otra persona; por ejemplo: «¿Puedes terminarlo antes de las 4 de la tarde del jueves?».
• Haz preguntas abiertas si quieres obtener una respuesta más profunda y matizada; por ejemplo: «¿Por qué crees que es así?». También es una buena oportunidad para demostrarle a la otra persona que estás ahí para ella haciéndole preguntas como: «¿En qué puedo ayudarte?».

(Nota breve: Ten en cuenta que quizá tengas que leer entre líneas cuando se trate de sus respuestas:las personas suelen responder de forma diferente en función de su estatus o nivel de poder en relación con el tuyo. La cultura también influye: por ejemplo, en las culturas asiáticas se tiende a evitar los desacuerdos, ya que se cree que discrepar puede dañar las relaciones.)

Si no estás seguro de lo que la otra persona está tratando de decir, acláralo siguiendo estos tres pasos:

• Paso 1: Empieza con una frase introductoria («Si lo he entendido bien…»).
• Paso 2: Repite lo que han dicho. Puedes utilizar las mismas palabras que ellos o, si no lo han expresado con claridad, reformularlo para reflejar su mensaje.
• Paso 3: Termina con una pregunta para confirmar que lo has entendido («¿Lo he entendido bien?»).

Escuchar a personas de culturas de alto contexto

Sullivan escribe que parte de saber escuchar consiste en hacer preguntas para aclarar lo que ha dicho la otra persona. Esto es especialmente importante en lo que Erin Meyer denomina culturas de «alto contexto», como la japonesa: En The Culture Map, describe una cultura de alto contexto como aquella en la que la comunicación no se da al pie de la letra. Tanto el hablante como el oyente dan por hecho que no toda la información relevante se ha expresado con claridad, por lo que hay que leer entre líneas. (Por el contrario, Estados Unidos es una cultura de «bajo contexto», donde la gente se comunica de manera directa.)

Cuando hables con alguien de una cultura de contexto más alto que la tuya, Meyer recomienda que:

• Presta mucha atención al mensaje implícito y sigue haciendo preguntas hasta que comprendas exactamente lo que quieren decir.

• Fíjate en su lenguaje corporal (aunque este también depende de la cultura).

• Cambia tu forma de pensar. Si estás acostumbrado a una cultura de bajo contexto, es posible que alguien procedente de una cultura de alto contexto te parezca que no se comunica bien. Ten en cuenta que su estilo de comunicación se adapta a su cultura.

• Cuando tomes notas, explica que se trata de una diferencia cultural: las personas procedentes de culturas de alto contexto pueden interpretar el hecho de tomar notas como un signo de desconfianza.

Consejo n.º 5: Responde a las preguntas con naturalidad

Al responder a las preguntas del público, Sullivan advierte que no hay que fijarse en palabras concretas ni pensar en una respuesta antes de haber escuchado la pregunta completa. Una vez que sepas exactamente qué te están preguntando, reformula la pregunta o comenta lo que han dicho («Es una observación muy acertada») para ganar tiempo y poder elaborar una respuesta. Responde de forma concisa, sin divagar, y luego pasa a la siguiente pregunta.

(Nota breve: Si te pone nervioso responder a preguntas, puedes calmar tu ansiedad preparándote bien y pensando en qué preguntarías tú si estuvieras en el lugar del público. Las preguntas suelen girar en torno a tres temas: 1) los inconvenientes para el público, 2) cómo se relaciona tu mensaje con sus otras preocupaciones, y 3) qué implica tu mensaje de cara al futuro.)

Si la cuestión es más emocional que racional, Sullivan recomienda la siguiente estrategia: en primer lugar, reconoce lo que siente la otra persona («Entiendo tus preocupaciones»). En segundo lugar, muestra empatía hacia lo que siente («Yo también he tenido las mismas preocupaciones»). Por último, responde de forma concisa, quizá ofreciendo otras opciones.

(Nota breve: Sullivan recomienda mostrar empatía al responder a una pregunta que suscite emociones. Puedes hacerlo recurriendo a las habilidades que fomentan la empatía que Brené Brown describe en Dare to Lead: 1) Adoptar la perspectiva de la otra persona (lo que se hace eco de la premisa principal de Sullivan), 2) no juzgar, 3) comprender cómo se siente la otra persona y ser capaz de expresar esa comprensión, y 4) gestionar tus propias emociones para no reprimirlas ni exagerarlas.)

La comunicación en situaciones concretas

En esta sección, compartiremos los consejos de Sullivan para comunicarse de forma eficaz en algunas situaciones habituales del ámbito empresarial. Los principios fundamentales que hay que recordar son centrarse en las necesidades de la otra persona y abordar cada interacción con una actitud positiva.

Cómo delegar tareas: A la hora de asignar tareas a otras personas, Sullivan describe seis pasos:

1. Proporciona el contexto adecuado explicando cómo su trabajo puede ayudar a la empresa y al cliente. Sullivan afirma que esto anima a las personas a dar lo mejor de sí mismas.
2. Explica claramente la tarea.
3. Explica quién más participa en el proceso y cuáles son las responsabilidades de cada uno. De este modo, podrán acudir al compañero adecuado en busca de ayuda cuando lo necesiten y comprobar que no están trabajando de forma aislada.
4. Explícales por qué los has elegido para esta tarea y cómo les beneficiará (si procede).
5. Define las expectativas indicándoles qué deben hacer primero, cuál es el resultado final que esperas y para cuándo.
6. Pídeles que resuman lo que acabáis de comentar para asegurarte de que estáis en la misma onda.

(Nota breve: La comunicación relacionada con la delegación no termina una vez que se han asignado las tareas, pero Sullivan no entra en detalles sobre lo que viene después. En High Output Management, Andrew Grove escribe que sigues siendo responsable de la tarea aunque no la realices tú mismo, así que asegúrate de supervisar a la persona a la que has delegado. Recomienda 1) revisar las tareas en las primeras fases para que la gente no pierda tiempo reestructurando el resultado final y 2) realizar comprobaciones aleatorias de muestras del trabajo en lugar de inspeccionarlo todo.)

Cómo dar retroalimentación: Pide permiso a la persona antes de entrar en materia. Por ejemplo, puedes preguntar: «¿Tienes 10 minutos esta tarde?». Al igual que en tus presentaciones, empieza por comunicar tu «conclusión»: desde el primer momento, hazle saber a la otra persona si su trabajo ha sido satisfactorio o no, para que pueda adoptar la actitud adecuada para recibir el resto de tu mensaje. Sé específico sobre lo que ha hecho bien y los aspectos que debe mejorar, citando ejemplos concretos. En el caso de una retroalimentación correctiva, colabora con ella para determinar qué puede hacer para mejorar y, a continuación, deja que sea ella quien tome la iniciativa a la hora de decidir sus próximos pasos.

Esto funciona en ambos sentidos: pide opiniones a las personas que te rodean para demostrar que quieres seguir creciendo.

(Nota breve: Ten en cuenta que las diferentes culturas tienen distintos grados de tolerancia ante las críticas, por lo que debes actuar en consecuencia. En The Culture Map, Erin Meyer explica que hay dos extremos en el espectro de los comentarios: los comentarios negativos directos y los comentarios negativos indirectos. En las culturas que valoran la crítica negativa directa (como en Alemania), las personas expresan la crítica de forma clara y explícita, y pueden hacerlo en público. Por otro lado, las culturas más indirectas (como en Indonesia) adoptan un enfoque más sutil, transmitiendo el mensaje con afirmaciones positivas y atenuantes verbales como «ligeramente» o «en mi opinión». También tienden a dar su opinión en privado.)

Cómo presentar a un ponente: Si te han encargado presentar a un ponente, tu tarea consiste en vincular su personalidad con las necesidades del público, afirma Sullivan. Selecciona un par de aspectos destacados de su biografía y céntrate en comentarlos. Limita tu presentación a un máximo de cinco minutos. (Nota de Shortform: Además, ten en cuenta que una presentación eficaz cumple tres objetivos: 1) centrar la atención del público en el ponente, 2) demostrar que respaldas la credibilidad del ponente, y 3) despertar la curiosidad del público por lo que el ponente tiene que decir.)

Cómo brindar: Lo más importante que hay que recordar es que se trata de la otra persona, no de ti. Sullivan aconseja que sea algo personal, positivo y breve. (Nota de Shortform: Si no sabes por dónde empezar, piensa en el motivo por el que se han reunido todos y empieza por ahí («Estamos aquí para celebrar que Susan emprende una nueva y emocionante etapa como directora de ventas»)). Aunque lo que se te ocurra no suene muy original, cumple su función de unir al público y marcar el tono).

Parte 3: Cómo redactar documentos y correos electrónicos eficaces

Además de la comunicación oral, la comunicación escrita también es una parte esencial de cualquier ámbito profesional. En esta sección, veremos cómo redactar documentos y correos electrónicos que la gente realmente lea. En consonancia con su idea central de centrarse en el interlocutor, Sullivan aconseja escribir pensando en el lector:hay que tener en cuenta por qué lee tu mensaje y qué quieres que haga con él, y facilitarle la comprensión de lo que estás diciendo. Ofrece los siguientes consejos concretos:

Consejo n.º 1: Sé breve

Sullivan afirma que la gente tiende a leer más un documento breve que uno largo. Como regla general, procura que cada frase tenga menos de 17 palabras, pero varía la longitud de las frases para mantener un ritmo interesante. (Nota de Shortform: Otros expertos recomiendan una media de 25 palabras por frase y añaden que, si no puedes expresar tu idea con precisión en 25 palabras, no tengas miedo de alargar la frase: la claridad es más importante que la longitud.)

Además, procura que los párrafos sean breves: si un párrafo supera las dos líneas, puede resultar abrumador para el lector. Sullivan afirma que puedes reducir el texto innecesario de la siguiente manera:

Eliminar palabras innecesarias y acortar las frases. Por ejemplo, sustituye «la razón por la que» por «porque» y «a pesar de que» por «aunque». (Nota de Shortform: Otras palabras que tienden a alargar el texto incluyen pares redundantes como «cada uno y todos»; calificativos innecesarios como «básicamente», «en realidad» y «extremadamente»; e ideas expresadas en negativo, como «no aceptar» en lugar de «rechazar» y «no permitir» en lugar de «denegar»).

Utiliza verbos fuertes en lugar de sustantivos débiles. Deja que los verbos hagan el trabajo pesado; lee cada frase para comprobar si has expresado claramente la acción principal de cada una. Elimina los sustantivos que terminen en-ción, -mento,-ancia y -ing, y sustitúyelos por verbos de acción. Por ejemplo, en lugar de decir: «Este documento te ayudará en el desarrollo, la implementación y la evaluación del nuevo sistema», di: «Este documento te ayudará a desarrollar, implementar y evaluar el nuevo sistema».

(Nota breve: Por lo general, es preferible utilizar verbos fuertes en lugar de sustantivos, ya que suenan más contundentes y convincentes. Sin embargo, Sullivan no especifica qué verbos se consideran fuertes y cuáles débiles. Los expertos afirman que verbos como «hizo», «fue» y «dijo» no causan tanto impacto como verbos más descriptivos, tales como «desarrollar», «afirmar» y «definir».)

Consejo n.º 2: Utiliza el tono adecuado

Puedes reforzar tu mensaje o suavizar el impacto de las malas noticias utilizando el tono adecuado. Revisa cada frase para asegurarte de que has utilizado el tono adecuado:

Voz activa: En este caso, el sujeto precede al verbo. (Por ejemplo: «Nuestro departamento recopilará todos los datos»). Por lo general, es la forma preferible porque es más sencilla, más contundente y deja clara la responsabilidad.

Voz pasiva: en este caso, el agente queda relegado al final de la frase o ni siquiera aparece. Sullivan señala que esta forma de expresar las cosas suele resultar imprecisa y no tiene tanto impacto. Por ejemplo, cuando escribes «Las actualizaciones se enviarán por correo electrónico semanalmente», no queda claro quién se encargará de las actualizaciones. Sullivan recomienda utilizar esta voz de forma deliberada, por ejemplo, cuando se quiere evitar la responsabilidad para suavizar un mensaje («Tu propuesta fue rechazada»).

(Nota breve: La observación de Sullivan sobre su preferencia por la voz activa enérgica se inscribe en el debate más amplio sobre la debilidad de la voz pasiva y la recomendación de evitarla. Algunos escritores sostienen que una construcción sintáctica pasiva puede seguir siendo contundente; por ejemplo, Winston Churchill —uno de los mejores oradores de la historia— utilizaba con frecuencia verbos en pasiva con gran efecto. En lo que respecta a la comunicación, el verdadero objetivo es, sencillamente, escribir con claridad y «dejar que los verbos caigan donde caigan»).

Consejo n.º 3: Sigue un formato

Sullivan afirma que, por lo general, los documentos responden a uno de estos dos fines: persuasivo o informativo. Cada uno sigue un formato estándar, lo que te ahorra mucho tiempo y esfuerzo, ya que no tienes que empezar de cero cada vez que redactas un documento. En su lugar, basta con utilizar un formato probado y contrastado, modificando los detalles según sea necesario.

1) Persuasivo: este tipo de texto tiene como objetivo convencer al lector de que realice una acción o piense de una determinada manera. A la hora de escribir de forma persuasiva, Sullivan recomienda:

• Empieza por el presente: transmite tu mensaje principal en la primera frase.
• Explica los antecedentes: si el lector necesita más información, incluye un párrafo sobre la historia y el contexto del tema.
• Mira hacia el futuro: analiza las ventajas de pasar a la acción. Concluye indicando los próximos pasos, especificando claramente el plazo y las personas implicadas.

(Nota breve: Sullivan no aborda cómo persuadir a tu público basándote en sus patrones de pensamiento. En The Culture Map, Erin Meyer ofrece consejos para persuadir a tu público según si practican un pensamiento centrado en las aplicaciones (que considera soluciones prácticas a un problema) o un pensamiento centrado en los principios (que analiza las razones detrás de un problema). Escribe que tendrás más éxito persuadiendo a quienes piensan «primero en las aplicaciones» si envías mensajes más breves y concisos, de no más de 125 palabras. Por otro lado, quienes piensan «primero en los principios» responderán mejor a mensajes que se centren en la teoría.)

2) Informativo: este tipo de texto tiene como objetivo informar al lector sobre un tema o una cuestión. A la hora de escribir con fines informativos, Sullivan recomienda seguir el formato de presentación que comentamos en la primera parte: di al lector lo que vas a contarle, cuéntaselo y, por último, resume lo que acabas de contarle.

• Diles lo que vas a decirles: expón el tema y ofrece una breve introducción.
• Diles: Enumera los puntos concretos que vas a tratar en el documento (Punto 1, Punto 2, Punto 3, y así sucesivamente). A continuación, explica cada punto uno por uno.
• Diles lo que acabas de decirles: resume lo que acabas de decir y, a continuación, aclara cuáles son los siguientes pasos.

(Nota breve: Algunos expertos sostienen que el enfoque de «decírselo» tres veces puede no resultar eficaz en todos los casos, ya que, según ellos, lo bueno en exceso puede resultar contraproducente: dar demasiadas indicaciones puede hacer que el público se sienta tratado con condescendencia y se impaciente. Aunque esto se aplica generalmente a las diapositivas, conviene revisar los documentos largos para asegurarse de que no se cae en la trampa del anuncio perpetuo: compruebe que no se pasa el tiempo diciéndoles lo que va a venir en la siguiente sección).

Cómo escribir correos electrónicos

Sullivan señala que cada día se envían más de 100 000 millones de correos electrónicos. Para evitar que los tuyos acaben en la pila de «no leídos», ofrece los siguientes consejos para redactar correos electrónicos más eficaces:

Evita los asuntos vagos. Proporciona suficiente contexto sobre el tema del correo electrónico. Por ejemplo, en lugar de «pregunta rápida», escribe «pregunta sobre el calendario del proyecto XYZ». Si el hilo de tu correo electrónico ha derivado hacia otro tema tras un largo intercambio, actualiza el asunto para que refleje la conversación actual. (Nota de Shortform: Como dice Sullivan, cada día se envían miles de millones de correos electrónicos. Acertar con el asunto puede hacer que tu correo destaque en una bandeja de entrada desbordada. Además de ser específico, los expertos recomiendan limitarlo a entre seis y ocho palabras y colocar las palabras más importantes al principio).

Ten claro a quién dirigirte. Si escribes a tres personas o menos, menciona a cada una de ellas en el saludo inicial. De lo contrario, opta por algo más general, como «Equipo de ventas». (Nota de Shortform: además, no acortes los nombres de las personas (por ejemplo, de Gregory a Greg) a menos que estés seguro de que prefieren ese apodo).

Facilítale las cosas a la otra persona. Sigue la regla de oro de Sullivan de centrarte en tu destinatario: facilítale las cosas expresando con claridad tus peticiones y plazos, y respondiendo con rapidez, aunque solo sea para acusar recibo del correo electrónico y decirle que te pondrás en contacto con él más tarde. Utiliza un lenguaje educado y di «por favor» y «gracias» para minimizar las posibilidades de que tu correo electrónico se malinterprete.

Responde a los correos electrónicos según la personalidad del remitente

Puedes llevar aún más lejos el consejo de Sullivan de centrarte en la otra persona identificando el estilo de comunicación del remitente del correo electrónico y respondiendo en consecuencia. En Surrounded by Idiots, Thomas Erikson escribe que hay cuatro tipos de personalidad en el ámbito laboral, y que cada uno tiene un estilo de redacción característico:

Personalidad roja: Impulsadas por el deseo de dominar o liderar a los demás, las personas con predominio rojo envían correos electrónicos breves y concisos, sin charla trivial.

Cómo responder: Responde de inmediato y sé breve.

Personalidad amarilla: Impulsadas por el deseo de inspirar o influir en los demás, las personas con predominio amarillo utilizan un lenguaje animado, signos de exclamación y palabras coloquiales, y no temen mostrar sus emociones en sus mensajes.

Cómo responder: Puedes tomarte tu tiempo, pero no te olvides de contestar. Utiliza un tono amable.

Personalidad verde: este tipo se caracteriza por el deseo de estabilidad, rutina y seguridad. Aunque sus correos electrónicos resultan tan accesibles como los de las personas de personalidad amarilla, las personas con predominio verde son más refinadas: prestan atención a la puntuación y mantienen un tono profesional sin parecer frías.

Cómo responder: Al igual que con el tipo amarillo, responde con un tono amable. Muestra tu agradecimiento cuando sea oportuno.

Personalidad azul: Impulsadas por el deseo de cumplir con las normas o de hacer las cosas como deben hacerse, las personas con predominio azul suelen actuar según las reglas, por lo que sus correos electrónicos son imparciales, prácticos y profesionales.

Cómo responder: Confirma que has recibido el correo electrónico. Asegúrate de leer atentamente el mensaje y todos los archivos adjuntos para no hacer preguntas que ya se hayan respondido.