Resumen en PDF:«Getting Things Done», de David Allen
Resumen del libro: Descubre los puntos clave en cuestión de minutos.
A continuación se muestra un avance del resumen del libro «Getting Things Done», de David Allen, elaborado por Shortform. Lee el resumen completo en Shortform.
Resumen en PDF de una página sobre «Getting Things Done»
¿Tienes la sensación de que siempre vas con retraso con tu lista de tareas pendientes? ¿Nunca te dan las horas del día?
El método «Getting Things Done» (GTD) está diseñado para ayudarte a hacer lo que tienes que hacer invirtiendo menos tiempo, energía y esfuerzo, de modo que puedas dedicar más tiempo a lo que te apetece hacer. Consiste en sacar todas las tareas y recordatorios de tu cabeza y trasladarlos a un sistema externo de listas y archivos, para que puedas centrar toda tu energía mental en la tarea que tienes entre manos. Identificarás la siguiente acción a realizar para cada elemento de tu lista de tareas pendientes, de modo que, cuando tengas tiempo libre, no tengas que pensar, sino simplemente actuar. Al tomar el control de tus obligaciones diarias, generarás más tiempo y energía para trabajar en tus objetivos a largo plazo.
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Ahora pasa a la pila de «Pendientes». Según lo que hayas decidido en el paso anterior, coloca cada elemento en uno de los siguientes lugares:
- La lista de proyectos es un índice de tus proyectos que se encuentran en fase de planificación, lo que te ayuda a llevar un seguimiento de la fecha de finalización de cada proyecto y a determinar de forma sistemática la siguiente acción a realizar en cada uno de ellos.
- La carpeta «Materiales de apoyo al proyecto» contiene los planes del proyecto, los estudios, las facturas y otros documentos.
- La lista «En espera» te ayuda a llevar un control de las tareas que estás esperando a que otra persona termine o de los asuntos que has decidido delegar.
- La lista «Algún día/Quizás» es una lista en constante evolución de cosas que quieres llevar a cabo en el futuro. Debes revisarla con regularidad para poder decidir cuándo es el momento adecuado para poner en práctica alguna de estas ideas.
- El «archivo de recordatorios» ( cuyo nombre hace referencia a «hacer cosquillas a la memoria») es un sistema de archivo que contiene información, documentos y recordatorios que no necesitarás hasta un momento determinado en el futuro, como, por ejemplo, un folleto de una obra de teatro que no se estrenará hasta dentro de tres meses.
- El calendario sirve para anotar tareas que hay que realizar a una hora determinada o en un día concreto, como citas, plazos o recordatorios. Lo único que debes incluir en tu calendario son aquellas cosas que deben hacerse ese mismo día o, de lo contrario, no se harán.
- La lista de «Próximas acciones» es una lista de tareas pendientes que hay que abordar lo antes posible; básicamente, es el lugar donde se recogen todas aquellas tareas que se pueden llevar a cabo, que llevan más de dos minutos y que no se pueden delegar. Si tienes más de unas pocas docenas de próximas acciones en esta lista, resulta útil dividirlas en categorías según lo que necesites o el lugar en el que debas estar para llevarlas a cabo, como «Llamadas pendientes» o «Oficina».
Paso 4: Reflexionar
Reflexiona periódicamente sobre todas tus listas y archivos para que te ayuden a tomar decisiones más acertadas sobre qué tareas abordar. Revisa tu agenda a diario y tu lista de «Próximas acciones» con frecuencia, para que siempre sepas cuáles son los compromisos inamovibles de tu agenda —como reuniones y citas— y también qué tareas debes realizar cuando tengas tiempo libre.
El ritmo acelerado de la vida y la cantidad de tareas que van surgiendo hacen que sea casi imposible mantener tu sistema completamente actualizado día a día, por lo que la revisión semanal es fundamental para mantener tus listas y archivos ordenados y al día. Durante la revisión semanal, harás lo siguiente:
- Revisa tus proyectos, planes de proyecto, próximas acciones, tareas pendientes, listas de «Algún día/Quizás» y tu archivo de recordatorios.
- Captura todo lo que aún no hayas capturado
- Aclara cualquier punto que aún no hayas aclarado
- Haz un balance de todo tu sistema de organización para asegurarte de que todo funciona correctamente.
- Actualiza tus listas
- Limpia y ordena donde sea necesario
Además de ponerte al día, tu revisión semanal te brinda la oportunidad de reflexionar sobre ideas y proyectos a largo plazo, y de plantearte si tus obligaciones diarias están en consonancia con tus objetivos y valores en la vida.
Paso 5: Participar
El sistema «Getting Things Done» está diseñado para ayudarte a tomar decisiones informadas sobre cómo abordar tus tareas, es decir, qué haces cuando dispones de tiempo libre. Solo puedes sentirte seguro de lo que estás haciendo si también te sientes seguro de lo que no estás haciendo en un momento dado.
Ahora que ya tienes una lista de «Próximas acciones» pendientes, debes decidir en qué vas a trabajar hoy y en qué orden. Utiliza los tres modelos siguientes para elegir qué tarea de tu lista de «Próximas acciones» vas a abordar.
El modelo de los cuatro criterios: reduce tus opciones
Este modelo te ayuda a reducir tus opciones en función de cuatro criterios:
- Contexto: Hay ciertas tareas que requieren que te encuentres en un lugar concreto o que tengas acceso a una herramienta determinada (por ejemplo, en la oficina o delante de un ordenador). Resulta útil haber clasificado previamente tus próximas acciones en listas específicas para cada contexto.
- Tiempo disponible: Algunas tareas requieren una hora de atención concentrada, así que si solo dispones de unos minutos antes de tu próxima cita, no es el momento adecuado para realizar esa tarea.
- Energía disponible: Hay tareas que requieren mucha energía mental o física, mientras que otras no la necesitan tanto. Aborda solo aquellas para las que tengas energía suficiente.
- Prioridad: Una vez que hayas reducido tus opciones con los tres primeros criterios, establecer las prioridades será una decisión más subjetiva basada en tu intuición y tu criterio. Utiliza los dos modelos siguientes para ayudarte a elegir: determina primero en qué categoría de trabajo se enmarca cada elemento y, a continuación, cómo encaja en tus objetivos y valores generales.
El modelo triple: tipos de trabajo
Para tomar una decisión fundamentada sobre si aceptar o no una tarea, debes saber en cuál de las tres categorías se enmarca:
- El trabajo predefinido es, básicamente, todo aquello que figura en tu lista de «Próximas acciones» y en tu calendario, y que ya has analizado y considerado importante.
- El trabajo que surge de forma imprevista abarca aquellas tareas inesperadas que surgen a lo largo del día, ya sea un informe de última hora que te encarga tu jefe o una reparación inesperada que necesita tu coche. Da prioridad a este trabajo cuando requiera tu atención inmediata, pero no caigas en la trampa de centrarte automáticamente en lo que tienes justo delante cuando no sea lo más importante ni lo más urgente.
- Por «trabajo» se entiende el tiempo que dedicas a mantener el sistema GTD: vaciar tu bandeja de entrada, definir las tareas, organizar, archivar y realizar acciones de dos minutos. Debes dar prioridad a dedicar tiempo a esto de forma regular, a ser posible durante tu revisión semanal.
El modelo de seis niveles: establecer prioridades
Para poder establecer un orden de prioridad entre las opciones que tienes ante ti, necesitas tener una visión general de cómo encajan en el panorama general de tu vida y tus prioridades. Existen seis niveles —o horizontes— diferentes de perspectiva para determinar tus prioridades:
- «The Ground» es la acción actual de tu lista de «Próximas acciones». (Ejemplo: tienes que hacer una llamada de trabajo.)
- El Horizonte 1 corresponde a proyectos actuales con plazos relativamente cortos. (Ejemplo: la llamada telefónica trata sobre un acuerdo que estás intentando cerrar.)
- El Horizonte 2 abarca las áreas prioritarias y las responsabilidades, es decir, las funciones y obligaciones que tienes, desde tus tareas laborales hasta el cuidado de tu salud y tus compromisos familiares. Este horizonte no se compone de tareas, sino de los intereses y responsabilidades que ayudan a determinar qué proyectos y acciones vas a emprender. (Ejemplo: Este acuerdo aumentaría las ventas de la empresa.)
- El horizonte 3 se refiere a los objetivos; concretamente, el horizonte 3 abarca los objetivos para los próximos uno o dos años. (Ejemplo: cerrar el trato te haría ganar muchos puntos con tu jefe.)
- El Horizonte 4 es la visión, es decir, tus objetivos para los próximos tres a cinco años. (Ejemplo: Es probable que este éxito te lleve a un ascenso.)
- El Horizonte 5 se refiere al propósito y a los principios; este es el contexto general de tu vida. Todas tus acciones, proyectos, prioridades, objetivos y visiones vienen definidos por tu propósito y tus principios, y además te guían hacia ellos. (Ejemplo: un ascenso te situará en una posición que te permita tener la carrera profesional y el estilo de vida que deseas.)
Utiliza el método de planificación natural para planificar proyectos
Asegúrate de tener siempre clara la siguiente acción que debes realizar en cada uno de tus proyectos, para que puedas avanzar constantemente en ellos. Determinar las siguientes acciones en proyectos grandes puede resultar abrumador, pero basta con seguir el mismo proceso que utilizarías si estuvieras planificando algo de tu vida cotidiana, como una cena de cumpleaños con amigos.
Este enfoque se denomina «Método de Planificación Natural» y consta de los siguientes pasos:
- Define tu objetivo y tus principios. Tu objetivo es la intención del proyecto, y tus principios establecen los límites. Si estás organizando una cena de cumpleaños, tu objetivo es celebrar y los límites podrían ser factores como, por ejemplo, lo asequible que quieres que sea el restaurante.
- Imagina el resultado que quieres conseguir. Tu propósito es el «por qué», mientras que el resultado es el «qué»: ¿cómo se verá, se sentirá y se percibirá un resultado satisfactorio? Quizás te imagines una cena alrededor de una gran mesa al aire libre, con todos tus amigos riendo y compartiendo la comida. Cuando visualizas algo y te concentras en ello, eso te ayuda a hacerlo realidad y te hace sentir más ilusionado por lograrlo.
- Lluvia de ideas. Así es como se hace. Tu cerebro tiende de forma natural a rellenar los huecos para determinar cómo hacer realidad tu visión. Durante esta fase, es posible que te preguntes si el restaurante está abierto hoy, a qué hora tienes que ir y si el coche tiene gasolina. Utiliza mapas mentales u otras técnicas de lluvia de ideas para anotar tantas ideas como puedas sin juzgarlas ni criticarlas por el camino.
- Organízate. Este es el paso en el que ordenas todos los pensamientos, preguntas e ideas sueltas que han surgido durante la lluvia de ideas. Los ordenarás de forma natural en función de la logística, las prioridades y lo que hay que hacer primero: llamar al restaurante para ver si está abierto y hacer una reserva, después invitar a los invitados y, por último, vestirte y prepararte para salir.
- Decide cuáles serán tus próximos pasos. Determina qué se puede hacer realmente ahora mismo y quién se va a encargar de ello. Para la cena, tu próximo paso es llamar al restaurante.
Poner en práctica y dominar el sistema GTD es un proceso que dura toda la vida y que te ayuda a gestionar tus obligaciones diarias sin perder de vista tus objetivos a largo plazo.
En primer lugar, domina los principios y las prácticas, conviértelos en hábitos y toma el control de tus tareas diarias. Una vez que llegues a este punto, adopta un enfoque más global para gestionar y organizar tu vida; pon en marcha de forma proactiva proyectos para mejorar distintos aspectos de tu vida. En última instancia, podrás aprovechar el sistema GTD para adoptar nuevos hábitos, hacer realidad las aspiraciones de tu lista de deseos y crear el estilo de vida que deseas.
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Aquí tienes un avance del resto del resumen en PDF de «Getting Things Done» de Shortform: