Resumen del PDF:Primero, rompe todas las reglas, por Gallup Press

Solo el 13 % de la población activa mundial se implica activamente en su trabajo. Como directivo, ¿cómo puedes encontrar empleados competentes y mantenerlos motivados, concentrados y productivos sin generar frustración con una microgestión constante? Gallup entrevistó a más de 80 000 directivos y a más de un millón de empleados para averiguarlo. Descubrieron que la mayoría de los grandes directivos reconocen una verdad fundamental: los empleados de éxito cuentan con las habilidades adecuadas para destacar en su puesto.

En «First, Break All The Rules», aprende a utilizar las cuatro claves de la gestión para sacar partido de los talentos y las debilidades de las personas. Estas claves trazan una hoja de ruta que te ayudará a contratar a las personas adecuadas, crear un entorno de trabajo productivo y guiar a los empleados hacia el éxito.

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Pregunta n.º 1: ¿Qué necesitan tus clientes? Esta es la primera pregunta que debes plantearte, ya que, sin clientes, tu empresa no tiene ningún valor. Recurre a grupos de discusión o encuestas a clientes para preguntarles qué desean y qué esperan de su experiencia contigo. Utiliza esta información para definir los objetivos de tu organización, centrándote en aquellos aspectos que más interesan a tus clientes.

Pregunta n.º 2: ¿Qué necesita tu empresa? Aunque la misión fundamental de una empresa suele permanecer inalterable con el paso del tiempo, las estrategias que se utilizan para llevarla a cabo sí cambian. Adapta tus objetivos a medida que cambias tus estrategias. De este modo, orientarás los resultados que deseas hacia tu nuevo enfoque para cumplir la misión de tu empresa.

Pregunta n.º 3: ¿Qué necesitan tus empleados? Como ya sabes, cada empleado tiene un conjunto único de aptitudes que determinan su forma de trabajar. A la hora de fijar objetivos, debes tener en cuenta estas aptitudes para adaptarte a cada empleado. Aunque esto resulta más complicado con equipos más grandes o más estandarizados, debes adaptarte en la medida de lo posible para garantizar un resultado más eficaz.

Clave n.º 3: Potenciar los puntos fuertes y sortear las debilidades

Una vez que hayas contratado al personal adecuado y definido tus objetivos, potencia las fortalezas de tus empleados y busca la manera de sortear sus puntos débiles. Como ya se ha comentado, las personas no cambian tanto. Teniendo esto en cuenta, las fortalezas y los puntos débiles de tus empleados están prácticamente fijados. En lugar de intentar «arreglar» a tus empleados, ayúdalos a potenciar sus fortalezas ofreciéndoles formación y conocimientos, y sortea sus puntos débiles asignándoles los puestos adecuados.

Desarrollar el talento

El tiempo y la energía son limitados. Los buenos directivos creen que es mejor que los empleados dediquen su tiempo y energía a desarrollar sus talentos en lugar de intentar cambiar lo que no se puede cambiar. Los buenos directivos aplican las siguientes reglas para ayudar a los empleados a desarrollar sus capacidades:

Regla n.º 1: Asigna a las personas los puestos adecuados. A la hora de asignar puestos, conoce las competencias propias de cada uno de ellos, así como las de cada empleado. Observa a tus empleados a lo largo del tiempo para ver cómo trabajan y cómo interactúan con el resto de miembros del equipo. Si prefieres ser más directo, pregúntales por sus puntos fuertes, sus puntos débiles y sus objetivos. Nota: esto no se refiere únicamente a la contratación. Puedes aplicar este principio incluso si no tienes poder de decisión sobre la contratación o si necesitas reubicar a un empleado en un puesto diferente.

Regla n.º 2: Rompe la regla de oro. La «regla de oro» —tratar a todo el mundo por igual— no es eficaz. Debes relacionarte con tus empleados en función de sus necesidades individuales. A continuación te ofrecemos algunos ejemplos de preguntas que puedes hacer para hacerte una idea más clara de lo que necesitan tus empleados:

• ¿Cuáles son tus objetivos?
• ¿Con qué frecuencia quieres hablar de tus progresos?
• ¿Cómo te gusta que te feliciten por un buen trabajo?
• ¿Cómo te gusta aprender?

Regla n.º 3: Dedica más tiempo a tus mejores amigos. Ten en cuenta los siguientes consejos:

• Consejo n.º 1: Céntrate en lo mejor que tienes, porque es lo justo. Aunque debes intentar ser justo, la justicia no consiste en prestar la misma atención a todo el mundo. Consiste en prestar una atención proporcional al esfuerzo que cada persona dedica y a los resultados que obtiene. Aunque esto pueda sonar un poco duro, no tiene sentido que inviertas tu tiempo en alguien que no se esfuerza o que nunca va a dar resultados productivos.
• Consejo n.º 2: Convierte a tus buenos empleados en excelentes empleados. Muchos directivos se obsesionan con las cifras medias. Las cifras medias reflejan el rendimiento típico de tu organización y establecen un nivel de rendimiento «aceptable». Aunque es importante conocer la eficiencia media de tu oficina, no resulta eficaz utilizar estas cifras como barómetro del éxito. Lo que quieres es que tus empleados sean excelentes, no mediocres. No dediques tiempo a los empleados que están por debajo de la media o que son mediocres. En su lugar, dedica tiempo a los buenos empleados que tienen el potencial de ser excelentes, pero ten en cuenta que convertir incluso a los buenos empleados en verdaderamente excelentes requiere mucho esfuerzo.
• Consejo n.º 3: Siempre que sea posible, evita fijar cuotas y céntrate en elogiar la excelencia. Cuando te centras en que tu equipo alcance una cuota, tus empleados se relajarán una vez que hayan alcanzado su objetivo. Por ejemplo, un equipo de ventas que alcance una cuota de 100 ventas por trimestre se relajará en cuanto la haya alcanzado. En su lugar, elogia a tus mejores vendedores, utilízalos como ejemplo de excelencia y, a continuación, aprovecha su talento y su esfuerzo para seguir animándolos a sobresalir.

Superar las debilidades

Centrarse en el talento no significa ignorar las debilidades o los fracasos. Los errores y el bajo rendimiento deben abordarse rápidamente, pero hay que hacerlo de forma adecuada para evitar frustrar a los empleados o malgastar energías. En primer lugar, hazte estas cuatro preguntas:

• ¿Se debe el bajo rendimiento a problemas personales?
• ¿Se debe el bajo rendimiento a la falta de herramientas adecuadas o de conocimientos?
• ¿Se debe el bajo rendimiento a la falta de habilidades?
• ¿Se debe el bajo rendimiento a una gestión inadecuada de las motivaciones?

Si has respondido «sí» a alguna de las preguntas anteriores, tienes control directo sobre los factores necesarios para llevar a cabo un cambio. Esto se debe a que estas preguntas se refieren a factores temporales (problemas personales) o modificables (conocimientos, habilidades y motivaciones). Sin embargo, si has respondido «no» a todas las preguntas anteriores, no tienes control directo sobre los factores necesarios para llevar a cabo un cambio. Esto se debe a que es probable que tu problema esté relacionado con el talento. Cuando este sea el caso, sigue el siguiente proceso:

Paso uno: Distinguir entre la falta de aptitudes y las debilidades

Un «no talento» es un talento que no tienes, pero que tampoco tienes que utilizar. Por sí solos, los «no talentos» son inofensivos. Por ejemplo, si se te da fatal recordar nombres, pero tu puesto nunca te obliga a conocer a gente nueva, tu «no talento» no afecta a tu capacidad para trabajar.

Sin embargo, las carencias se convierten en puntos débiles en cuanto se vuelven imprescindibles para un puesto o una función. Por ejemplo, si se te da fatal recordar nombres y tu nuevo puesto te obliga a conocer gente nueva con frecuencia, esa carencia se convierte de repente en un punto débil. Conocer la diferencia entre ambos te permite estar atento a los momentos en los que las carencias de tus empleados se convierten en puntos débiles y afectan al rendimiento.

Paso dos: Utiliza tres métodos para ayudar a los empleados con dificultades

Hay tres métodos que puedes utilizar para ayudar a alguien a tener éxito a pesar de sus debilidades:

• Método n.º 1: Crea un sistema de apoyo. En lo que respecta al talento, los sistemas de apoyo son herramientas y métodos que ayudan a los empleados a convertir sus debilidades en «no talentos». Por ejemplo, si a alguien le cuesta recordar cuándo son las reuniones, pídele que instale una aplicación de calendario en su ordenador que le envíe un aviso y le muestre una notificación 15 minutos antes de las reuniones programadas. De este modo, su incapacidad para recordar las reuniones programadas pasa de ser una debilidad a un «no talento».
• Método n.º 2: Empareja a las personas en función de sus puntos fuertes y débiles. Esto creará una relación mutuamente beneficiosa en la que cada empleado podrá aprovechar sus puntos fuertes para compensar los puntos débiles del otro. Por ejemplo, supongamos que diriges un equipo de comerciales. Rebecca siempre recuerda los nombres, pero le cuesta hacer su discurso de venta, mientras que Frank es pésimo recordando nombres, pero hace un discurso de venta fantástico. Teniendo esto en cuenta, pones a Rebecca a cargo de iniciar las conversaciones con los clientes potenciales y a Frank a cargo de presentarles el producto.
• Método n.º 3: Fomenta las funciones individuales dentro de los equipos. Si obligas a alguien a desempeñar constantemente una función o tarea para la que no tiene aptitudes, no destacará. En lugar de exigir a tus empleados que desempeñen todas las funciones del equipo, céntrate en los puntos fuertes y débiles de cada uno y define sus responsabilidades en consecuencia. Esto permite que cada miembro del equipo aproveche sus talentos mientras otro cubre sus puntos débiles. Una vez que todos estén en el puesto adecuado y los talentos estén equilibrados, podrás desarrollar un nivel de competencia en todo el equipo que les permita cubrir diferentes funciones en caso de emergencia o de un acontecimiento inesperado.

Paso tres: si nada funciona, traslada o despide a los empleados con bajo rendimiento

Al fin y al cabo, si un empleado sigue rindiendo por debajo de lo esperado debido a sus deficiencias, no puede seguir en su puesto. O bien hay que buscarle un puesto alternativo que se adapte mejor a sus aptitudes, o bien hay que despedirse de él.

Clave n.º 4: Orientar a los empleados hacia el puesto adecuado

Los empleados desean progresar en su carrera profesional. Esto se ha asociado tradicionalmente con el concepto de «ascender en la jerarquía». Sienten la necesidad de ir ascendiendo en la cadena de mando para que se les considere personas de éxito. Sin embargo, los empleados que destacan en un puesto concreto a menudo no cuentan con las aptitudes necesarias para destacar en un puesto directivo o de liderazgo.

¿Cómo se consigue que las personas sigan desempeñando funciones en las que destacan y se les transmita la sensación de logro que necesitan para sentirse realizadas , sin ascenderlas a puestos para los que no son adecuadas? Hay que cambiar la perspectiva que tienen las personas sobre el éxito, asegurarles que cambiar de carrera no las convierte en fracasadas y orientarlas hacia otros puestos sin minar su moral.

Nuevas perspectivas sobre el éxito

Aunque el ascenso es un gran paso cuando se cuenta con un empleado adecuado, no debería ser el factor determinante del éxito. Respeta cada puesto dentro de tu organización y busca formas de que las personas puedan avanzar en su carrera sin cambiar de función. Tres consejos:

Consejo n.º 1: Establece niveles de rendimiento. Los niveles de rendimiento son, en esencia, ascensos que permiten a los miembros del equipo seguir realizando el trabajo en el que destacan, al tiempo que ganan respeto, prestigio y bonificaciones. Estos niveles mantienen la motivación de los miembros del equipo al mostrar una progresión clara hacia el éxito sin modificar su descripción de funciones. Esto les permite convertirse en expertos en su puesto sin dejar de sentir que están teniendo éxito.

Consejo n.º 2: Ajusta tu escala salarial. Para animar a los mejores empleados a permanecer en los puestos en los que destacan, establece rangos salariales que ofrezcan una remuneración más alta a los empleados excelentes de «nivel inferior» y una remuneración más baja a los empleados nuevos o con bajo rendimiento de «nivel superior». Esto funciona por dos razones:

• Una amplia gama de oportunidades anima a los empleados a desarrollar sus habilidades. Ofrecer incentivos económicos que se ajusten a sus competencias hace que los empleados se centren en mejorar sus habilidades para ganar más dinero, en lugar de centrarse en intentar conseguir un ascenso.
• El solapamiento entre el límite superior de un puesto de «nivel inferior» y el límite inferior de un puesto de «nivel superior» obliga a los empleados a reflexionar antes de asumir una nueva función. Esto elimina el incentivo económico de la «promoción» y hace que su deseo de ascender se base en el talento, en lugar de en motivos económicos.

Consejo n.º 3: Sé creativo. A menudo, la dirección no te dará libertad para establecer niveles de rendimiento ni ajustar tus escalas salariales. Cuando la dirección te obligue a ceñirte a un modelo concreto, sé creativo y busca formas de ofrecer a tus empleados una sensación de progreso y desarrollo sin infringir las normas. Por ejemplo, si tu jefe insiste en que debes nombrar a alguien para un puesto directivo, adapta las responsabilidades del cargo para que se centren en la tutoría. Esto les permite avanzar hacia el puesto requerido sin obligarles a ocupar un cargo en el que no puedan aprovechar ninguno de sus talentos.

Ayudar a alguien a salir de una situación que no le conviene

Retirar a un empleado de un puesto no es tarea fácil. A menos que haya cometido un delito o una falta ética, resulta emocionalmente difícil degradar, trasladar o despedir a alguien. Sin embargo, dado que las personas con bajo rendimiento lastran al grupo en su conjunto, es necesario apartarlas rápidamente de los puestos para los que no están capacitadas. Esto requiere mano dura:

• Sé firme: define cuál es tu nivel de rendimiento «inaceptable» y exige a tu equipo que cumpla con ese estándar. Si un empleado rinde de forma constante por debajo de la media o en torno a ella, sin mostrar ninguna mejora, es probable que no llegue a alcanzar la excelencia en su puesto. Aunque primero debes ofrecerle las herramientas y la orientación necesarias para que tenga éxito, si nada parece funcionar, es probable que el empleado carezca de las aptitudes adecuadas para el puesto.
• Amor: Preocuparse por tus empleados no significa mentirles. Tu labor como directivo es preparar a tus empleados para que alcancen el éxito. Cuando retiras a alguien de un puesto para el que no es adecuado, lo estás liberando de la frustración de dedicar energías a un puesto en el que no va a destacar. Cuando retires a un empleado, hazle saber que sí tiene talento. Simplemente no tiene las aptitudes adecuadas para ese puesto en concreto.

En muchas situaciones, conoces a tus empleados mejor de lo que ellos se conocen a sí mismos. Aunque esto pueda parecer egocéntrico, es difícil reconocer los propios talentos y puntos débiles cuando eres tú quien realiza el trabajo. Cuando abordas un problema con un empleado, es posible que este se ponga a la defensiva o se enfade porque no es consciente de sus puntos débiles. En estas situaciones, mantén la calma y sé coherente en tus comentarios.