Resumen en PDF:Reuniones que matan, por Patrick M. Lencioni
Resumen y Sinopsis del libro: Aprenda los puntos clave en cuestión de minutos.
A continuación se muestra un avance del resumen del libro de Shortform Reuniones que matan por Patrick M. Lencioni. Leer el resumen completo en Shortform.
1-Page Resumen en PDF de Reuniones que matan
Las reuniones son el alma de una organización: son fundamentales para su éxito, pero a menudo parecen inútiles y demasiado largas. Esto plantea una paradoja: ¿cómo hacer que las reuniones sean productivas cuando el personal las considera inútiles? La respuesta es mejorar las reuniones.
Reuniones que matan utiliza la parábola de un ejecutivo en apuros para ofrecer una hoja de ruta que le permita celebrar reuniones siempre productivas. Descubra por qué es un error intentar rebajar la tensión entre los empleados y cómo inyectar más dramatismo a cuatro tipos de reuniones únicas es la clave para conseguir un equipo más apasionado, comprometido y exitoso.
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Diga al equipo que quiere que haya conflictos en las reuniones. Sin embargo, es posible que la gente se sienta incómoda atacando a sus colegas, a los que respeta. Como responsable de la reunión, recuerde al equipo que lo que están haciendo es positivo. Sólo un poco de refuerzo positivo ayuda mucho a resolver tensiones que, de otro modo, podrían convertirse en personales y a animar a los participantes a tener opiniones diferentes.
Problema nº 2: Estructura deficiente
Las reuniones son improductivas. No aportan ningún resultado que facilite el trabajo de la gente o ayude a la empresa a tomar una decisión importante, por lo que, de nuevo, los empleados empiezan a resentirse con ellas. Esto se debe a que las reuniones están mal enfocadas. Se habla de temas diversos que no guardan relación entre sí. La mayoría de los temas no se tratan mientras el equipo discute otros durante demasiado tiempo.
Normalmente, las reuniones funcionan de la siguiente manera. El jefe las programa para dos horas. Antes de la reunión, el jefe envía un orden del día dispar que incluye entre cuatro y siete puntos a debatir. Solicita opiniones sobre el orden del día, pero no recibe ninguna. Los dos primeros temas (no necesariamente los más importantes) ocupan la mayor parte de las dos horas, y el equipo se apresura a tratar el resto. El equipo no toma ninguna decisión y todos se marchan decepcionados y derrotados, cuando no directamente enfadados.
- Alguien está enfadado porque la reunión se ha retrasado.
- Otra persona está enfadada porque el grupo no abordó su asunto en su totalidad.
- Otra persona se sintió más frustrada por las cuestiones administrativas debatidas y deseó que se hablara más de estrategia.
- Otra tuvo el problema opuesto y descubrió que pasaban tanto tiempo intercambiando ideas que no tenían tiempo suficiente para ocuparse de la logística importante relacionada con su trabajo.
- Todos están molestos con el líder.
Piensa en estas reuniones como en un guiso lleno de sobras. El equipo echa todo en la olla, sin mucha consideración o cuidado por lo que entra. Como las reuniones son ineficaces, el líder intenta programar menos, lo que las hace aún más ineficaces. El equipo lo discute todo a la vez.
Soluciones
Para resolver el problema dos, los líderes necesitan desarrollar múltiples tipos de reuniones, con diferentes propósitos, formatos y usos. Existen cuatro tipos diferentes de reuniones.
El check-in
Es la reunión más breve. Tiene lugar durante cinco minutos al principio de cada jornada laboral y es puramente logística: quién está, quién no está y en qué está trabajando cada uno hoy. A menudo, al principio de la implantación, los miembros del equipo no consideran importante esta reunión, porque es muy rápida. Pero es un elemento esencial para una comunicación mejor y más eficaz: asegúrate de que quede claro que esta reunión es necesaria.
No cancele nunca la reunión y limítela a cinco minutos como máximo. No trate aquí nada que vaya más allá de la simple logística: otros problemas de mayor envergadura pueden esperar a otras reuniones. La gente ni siquiera tiene que sentarse para la reunión.
La táctica
Esta reunión se celebra cada semana o cada dos semanas y dura alrededor de una hora. 45 minutos es una táctica más corta y 90 minutos más larga. Empieza con cada uno explicando por turnos, en menos de un minuto, en qué está trabajando. Después de que todos sepan lo que está pasando con los demás, tú y cualquier persona a la que delegues informáis sobre algunas cuestiones logísticas de mayor envergadura: cómo está el presupuesto, si el equipo está alcanzando sus objetivos de ventas, cuánto gasta el equipo en publicidad, y así sucesivamente.
De este modo, el orden del día se basa en lo que realmente está ocurriendo en la empresa, tal y como informan todos los implicados. En esta reunión se abordan los retos tácticos a corto plazo, como si hay que aumentar la publicidad durante el mes o si hay que contratar a alguien nuevo. Esta reunión está pensada para resolver y aclarar los obstáculos a corto plazo de la empresa.
En estas reuniones tácticas no se abordan cuestiones estratégicas a largo plazo. Éstas se reservan para la próxima reunión.
La estrategia
En esta reunión se toman decisiones sobre estrategias a gran escala. Se celebra aproximadamente una vez al mes y dura entre dos y cuatro horas. A veces, el calendario puede cambiar si hay que tomar una decisión estratégica importante de inmediato. En este caso, puede convocar una reunión estratégica ad hoc. Sin embargo, tanto en la reunión estratégica ad hoc como en la ordinaria, esta reunión es la que probablemente implique más conflictos y la que, por tanto, puede resultar más divertida.
En la reunión estratégica sólo se abordan las cuestiones más destacadas: limite el orden del día a dos o tres grandes preguntas. Es probable que en las reuniones tácticas semanales se planteen muchas cuestiones estratégicas, como la expansión a un nuevo mercado o a quién se dirige la publicidad, pero priorice las cuestiones estratégicas que considere más importantes.
Además, todo el mundo debe venir preparado con sus investigaciones. Los conflictos, como ya se ha dicho, son el alma de estas reuniones, pero si las personas que discuten no tienen datos que respalden sus argumentos, el conflicto no es productivo.
Reseña
La reunión final es la revisión, que tiene lugar aproximadamente una vez al trimestre fuera de las instalaciones. Muchas empresas ya hacen retiros corporativos, pero estos pueden funcionar mucho mejor. No deberían funcionar sólo como una escapada. Más bien, implican discusiones largas e importantes sobre la dirección de la empresa.
En primer lugar, los ejecutivos consideran la dirección de la empresa. Revisarán sus reuniones estratégicas y se preguntarán si su proceso de toma de decisiones ha dado resultados positivos. También pueden pensar en los nuevos retos de su sector. Aquí es donde los ejecutivos pueden reunirse y debatir en profundidad la dirección de su negocio o un nuevo competidor que les esté comiendo terreno en su cuota de mercado. Además, los ejecutivos deben evaluar su propio rendimiento y el de los empleados importantes.
Estas reuniones no están demasiado estructuradas: el equipo puede acudir a la revisión a distancia con un conocimiento básico de algunos temas que quieren tratar, pero no necesitan un orden del día exhaustivo ni un punto límite. Tampoco necesitan horas de PowerPoints, que suelen dominar estas sesiones. Por último, no incluyas a personas ajenas a la reunión, como la familia de los participantes. Puede parecer divertido socializar, pero esto cambia la forma en que el equipo interactúa entre sí, lo cual es contraproducente para el éxito.
Problema nº 3: Demasiadas pocas reuniones
En general, si hay pocas reuniones, los ejecutivos pasan la mayor parte del tiempo respondiendo a preguntas sobre logística. En una gran empresa, esto puede consumir por completo el día de un ejecutivo. Así que estos cuatro tipos de reuniones pueden reducir significativamente la actividad logística durante el resto del día. Si todo el mundo está de acuerdo, las cosas irán mucho mejor.
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Resumen en PDF El modelo | Cómo tener reuniones productivas
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- Puedes interrumpir la acción en una reunión. Si alguien no está de acuerdo contigo, puedes entablar un debate.
- Las reuniones son más relevantes en nuestra vida cotidiana. Determinan, en parte, en qué vamos a trabajar, lo contentos que estamos en el trabajo, lo productivo que es nuestro entorno laboral, cuánto dinero ganamos y la duración de nuestro horario.
Encontrar un gancho
En toda buena película, el conflicto comienza en los primeros diez minutos. Es lo que atrae a la gente a la película y hace que quieran seguir viéndola. Una buena reunión funciona de la misma manera. El gancho puede adoptar muchas formas, pero debe explicar lo que está en juego. Como líder de la reunión, explique que la empresa está amenazada, o que está luchando por hacerse un hueco en un nuevo mercado, o que una mala decisión podría acarrear estos problemas. O, si no quiere empezar con una nota negativa, explique cómo una buena decisión podría mejorar la vida de los empleados, los clientes o el mundo.
Los empleados necesitan un motivo para interesarse. Encontrar un gancho es fácil, porque como hemos ilustrado , las reuniones importan. Deciden el rumbo de una empresa.
Encontrar conflictos
Después de explicar lo que está en juego, busca desacuerdos. Si hay...
Resumen en PDF PDF La Parábola | Parte 1: Yip Lanza
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Crecimiento
Por desgracia, a pesar de todo este éxito aparente, cualquiera que observara de cerca tenía claro que Yip podría haber tenido el doble de éxito si hubiera contado con un director general mejor. Casey era bueno detectando lo que querían los clientes y tenía un claro conocimiento del mercado. Sin embargo, no le importaba tanto ganar a lo grande: se conformaba con que la empresa tuviera un pequeño margen y él pudiera jugar al golf de vez en cuando.
Era especialmente evidente que la empresa estaba aletargada por asistir a una sola reunión. El equipo de Yip sabía que sus reuniones eran aburridas y desenfocadas, pero decidieron que simplemente formaba parte de su negocio y no hicieron nada al respecto. Esto formaba parte de un problema mayor de malestar. Nadie quería quedarse hasta tarde, trabajar los fines de semana o hablar de trabajo fuera del horario de nueve a cinco. Todos recibían modestos aumentos cada año y todos se sentían cómodos.
Cuando los empleados salían de la oficina para ir a conferencias relacionadas con el trabajo, veían una pasión que no se encontraba en ninguna parte de Yip. Pero los empleados rara vez se iban. El director general era un buen tipo y no había muchos trabajos como el suyo.
Lecciones
- Casey tiene todas las partes funcionales de un buen negocio, pero...
Resumen en PDF Parte 2: Empieza a caer el dominó
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- Quería seguir corriendo Yip.
- Quería mantener intacta la gestión de Yip.
- Quería conservar el apellido Yip.
Playsoft aceptó y cerraron el trato. Los empleados de Casey's obtuvieron acciones de Playsoft, que podían vender al cabo de seis meses. Los empleados de Yip estaban entusiasmados. Su día a día no había cambiado, pero tenían un nuevo patrimonio en acciones.
Sin embargo, casi tan pronto como se hizo la adquisición, las acciones de Playsoft cayeron en picado. Todos los empleados que habían estado extasiados estaban devastados. Casey pensó que J.T. se disculparía, pero en lugar de eso, pidió empezar a sentarse en algunas reuniones de Yip.
Interferencias exteriores
Aunque Playsoft había prometido a Casey el control total, eran los dueños de Yip, y el mercado iba en picado. Así que J.T. empezó a asistir a las reuniones de Casey. Las reuniones eran como siempre: se repartían los órdenes del día, se daba una vuelta por la sala y se discutían los gastos durante un buen rato, para luego pasar a la estrategia. Los empleados de Yip no parecían preocupados por el futuro de la empresa; era como si estuvieran hablando de un caso práctico en la escuela de negocios. Por último, pasaron a hablar de temas publicitarios que habían...
Lo que dicen nuestros lectores
Este es el mejor resumen de Reuniones que matan que he leído. Aprendí todos los puntos principales en solo 20 minutos.
Más información sobre nuestros resúmenes →Resumen en PDF Partes 3-4: Mayor escrutinio y soluciones
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Después de la reunión, mientras Will se dirigía a comer con Tim y Casey, Tim le preguntó a Will qué le había parecido la reunión. Will soltó que había sido terrible. Inmediatamente se sintió mal, pero más tarde, Casey le dijo a Will que no le importaba que Will hubiera dicho la verdad. Casey, sin embargo, seguía convencido de que los problemas con las reuniones a los que J.T. se había referido en su correo electrónico eran simplemente una manera de que J.T. entrara por la puerta, con el objetivo final de quitarle el trabajo a Casey. Casey seguía obsesionado con los beneficios, que según él seguían siendo mejores que los de la mayoría de las líneas de productos de Playsoft. Will empezó a preocuparse de que Casey no comprendiera la gravedad de los problemas de las reuniones.
En la siguiente reunión persistieron los mismos problemas. Pero esta vez Will no aguantó más y expresó sus preocupaciones a todo el grupo: Pierden el tiempo, no hablan de nada importante, la gente esencial se las salta constantemente y merman la moral. Casey decidió despejar la sala y habló directamente con Will. Le hizo saber a Will que conocía su estado por su padre. Casey fue amable con Will, y cuando todos volvieron, acordaron que él se disculparía con el...
Resumen en PDF Parte 5: Éxito
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Sin embargo, al final de la semana, cuando Casey hizo una revisión, sus equipos estaban preocupados: no se ponían de acuerdo entre sí y pensaban que no tenían suficientes datos para hacer una sugerencia clara. Casey les recordó que eso era bueno. Lo que esperaban de la reunión era un debate bien articulado.
El gran día
Cuando llegó el día de la reunión, el asistente de Wade informó a Casey de que en realidad Wade no vendría. Sólo J.T. estaría en la reunión y tendría la última palabra. Casey estaba nerviosa.
Cuando todos entraron en la sala de reuniones, J.T. saludó a Casey y empezaron a discutir. La líder del primer equipo, Sophia, planteó la cuestión: si Yip debía empezar a crear juegos que no fueran deportivos.
Al comenzar su presentación, Casey la interrumpió de inmediato, pidiéndole una recomendación concreta. Sophia titubeó, pero Will la interrumpió y expuso su opinión sobre el tema. Comenzó un animado debate, dirigido por Casey. Casey declaró de entrada que, por el momento, se oponía a la idea de expandirse a distintos tipos de juegos. Algunos miembros del equipo, sin embargo, argumentaron que los números mostraban que necesitaban expandirse,...
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