Resumen en PDF:Muerte por reuniones, por Patrick M. Lencioni

Las reuniones son el alma de una organización: son fundamentales para su éxito, pero a menudo parecen inútiles y demasiado largas. Esto plantea una paradoja: ¿cómo se puede lograr que las reuniones sean productivas cuando el personal las considera inútiles? La respuesta es mejorar las reuniones.

«Death By Meeting» recurre a la parábola de un ejecutivo en apuros para ofrecer una guía que permita celebrar reuniones productivas de forma sistemática. Descubre por qué intentar calmar la tensión entre los empleados es un error, y cómo introducir más dramatismo en cuatro tipos de reuniones concretas es la clave para lograr un equipo más apasionado, comprometido y exitoso.

(continuación)...

Dile al equipo que quieres que haya debate en las reuniones. Sin embargo, es posible que a la gente le siga resultando incómodo criticar a compañeros a los que respetan. Como moderador de la reunión, recuerda al equipo que lo que están haciendo es positivo. Un poco de refuerzo positivo contribuye en gran medida a resolver tensiones que, de otro modo, podrían convertirse en algo personal, y anima a los participantes a expresar opiniones diferentes.

Problema n.º 2: Estructura deficiente

Las reuniones son improductivas. No aportan resultados que faciliten el trabajo de los empleados ni ayuden a la empresa a tomar decisiones importantes, por lo que, una vez más, los empleados empiezan a resentirse. Esto se debe a que las reuniones carecen de un objetivo claro. La gente habla de diversos temas que no guardan relación entre sí. La mayoría de los temas se tratan de forma superficial, mientras que el equipo dedica demasiado tiempo a debatir otros.

Por lo general, las reuniones se desarrollan de la siguiente manera. El jefe las programa para que duren dos horas. Antes de la reunión, la responsable envía un orden del día desordenado que incluye entre cuatro y siete puntos a tratar. Pide opiniones sobre el orden del día, pero no recibe ninguna. Los dos primeros temas (que no son necesariamente los más importantes) acaparan la mayor parte de las dos horas, y el equipo se ve obligado a tratar el resto a toda prisa. El equipo no toma ninguna decisión y todos se van decepcionados y desanimados, cuando no directamente enfadados.

• Hay alguien molesto porque la reunión se alargó.
• Hay otra persona que está enfadada porque el grupo no ha abordado su problema en su totalidad.
• Otra persona se mostró más frustrada por los temas administrativos tratados y deseaba que se abordaran cuestiones más estratégicas.
• Otra persona, por el contrario, se encontró con el problema opuesto: dedicaba tanto tiempo a la lluvia de ideas que no le quedaba tiempo suficiente para ocuparse de los aspectos logísticos importantes relacionados con su trabajo.
• Todo el mundo está molesto con el líder.

Imagina estas reuniones como un guiso hecho con sobras. El equipo echa todo en la olla, sin prestar mucha atención ni preocuparse por lo que se está echando. Como las reuniones son ineficaces, el responsable intenta programarlas con menos frecuencia, lo que las hace aún más ineficaces . El equipo debate todo a la vez.

Soluciones

Para resolver el problema número dos, los líderes deben organizar distintos tipos de reuniones, con diferentes objetivos, formatos y finalidades. Existen cuatro tipos diferentes de reuniones.

El registro

Esta es la reunión más breve. Se celebra durante cinco minutos al comienzo de cada jornada laboral y es de carácter puramente logístico: quién está presente, quién no y en qué está trabajando cada uno hoy. A menudo, al inicio de la implementación, los miembros del equipo no le dan importancia a esta reunión, ya que es muy breve. Sin embargo, es un pilar fundamental para lograr una comunicación mejor y más eficaz; asegúrate de dejar claro que esta reunión es obligatoria.

No canceles nunca la reunión y procura que dure como máximo cinco minutos. No trates aquí ningún tema que vaya más allá de simples cuestiones logísticas; los demás problemas, más importantes, pueden esperar a las demás reuniones. Ni siquiera es necesario que la gente se siente para la reunión informativa.

El Táctico

Esta reunión se celebra cada semana o cada dos semanas y dura aproximadamente una hora. La de 45 minutos es una reunión táctica más breve, mientras que la de 90 minutos es más larga. Comienza con todos los participantes explicando, por turnos y en menos de un minuto, en qué están trabajando. Una vez que todos saben en qué están trabajando los demás, tú y cualquier persona a la que delegues informáis sobre cuestiones logísticas más generales: cómo va el presupuesto, si el equipo está alcanzando sus objetivos de ventas, en qué está gastando el equipo en publicidad, y así sucesivamente.

Solo entonces el equipo elabora un orden del día; de este modo, dicho orden del día se basa en lo que realmente está sucediendo en la empresa, tal y como lo comunican todos los implicados. En esta reunión se abordan los retos tácticos a corto plazo, como si conviene aumentar la inversión publicitaria para ese mes o si hay que contratar a alguien nuevo. El objetivo de esta reunión es resolver y aclarar los obstáculos a corto plazo a los que se enfrenta la empresa.

En estas reuniones tácticas no se abordan cuestiones estratégicas a largo plazo. Esas se reservan para la próxima reunión.

El estratégico

Esta reunión trata sobre decisiones estratégicas a gran escala. Se celebra aproximadamente una vez al mes y dura entre dos y cuatro horas. A veces, el calendario puede variar si hay que tomar una decisión estratégica importante de forma inmediata. En ese caso, se puede convocar una reunión estratégica extraordinaria. Sin embargo, tanto en las reuniones estratégicas extraordinarias como en las ordinarias, esta es la reunión en la que probablemente surjan más conflictos y, por lo tanto, la que puede resultar más divertida.

En la reunión estratégica solo se tratarán las cuestiones más relevantes: limita el orden del día a dos o tres cuestiones principales. Es probable que en las reuniones tácticas semanales surjan muchas cuestiones estratégicas, como si expandirse a un nuevo mercado o a quién van dirigidos los anuncios, pero da prioridad a las cuestiones estratégicas que consideren más importantes.

Además, todos deben acudir preparados con información documentada. Los conflictos, como ya se ha comentado, son el alma de estas reuniones, pero si las personas que discuten entre sí no cuentan con datos que respalden sus argumentos, el conflicto no resulta productivo.

La reseña

La última reunión es la de revisión, que se celebra aproximadamente una vez al trimestre fuera de la oficina. Muchas empresas ya organizan retiros corporativos, pero estos pueden ser mucho más eficaces. No deberían limitarse a ser una simple escapada, sino que deben incluir debates largos e importantes sobre la dirección de la empresa.

En primer lugar, los directivos analizan la orientación de la empresa. Repasan sus reuniones estratégicas y se preguntan si su proceso de toma de decisiones ha dado lugar a resultados positivos. También pueden reflexionar sobre los nuevos retos a los que se enfrenta su sector. Es en este punto donde los directivos pueden reunirse y debatir en profundidad la orientación de su negocio o la irrupción de un nuevo competidor que les está restando cuota de mercado. Además, los directivos deben evaluar su propio rendimiento y el de los empleados clave.

Estas reuniones no son demasiado estructuradas: el equipo puede acudir a la reunión fuera de la oficina con una idea básica de algunos de los temas que quiere tratar, pero no necesita un orden del día exhaustivo ni una hora límite. Tampoco necesita horas de presentaciones de PowerPoint, que suelen acaparar estas sesiones. Por último, no incluyas a personas ajenas al equipo, como los familiares de los participantes. Puede parecer divertido socializar, pero esto altera la forma en que el equipo interactúa entre sí, lo cual es contraproducente para el éxito.

Problema n.º 3: Demasiadas reuniones

En general, si hay muy pocas reuniones, los directivos dedican la mayor parte de su tiempo a resolver cuestiones logísticas. En una gran empresa, esto puede ocupar toda la jornada de un directivo. Por eso, estos cuatro tipos de reuniones pueden reducir considerablemente las tareas logísticas relacionadas con las reuniones durante el resto del día. Si todos se ponen de acuerdo, las cosas funcionarán mucho mejor.