Zusammenfassung des BuchesGetting Things Done, von David Allen

1-seitige Zusammenfassung1-seitige Zusammenfassung des Buches „Getting Things Done“

Hast du das Gefühl, dass du bei deiner To-do-Liste ständig hinterherhinkst? Reichen die Stunden am Tag nie aus?

Das „Getting Things Done“ (GTD)-Programm soll dir dabei helfen, die Dinge, die du erledigen musst , mit weniger Zeit, Energie und Aufwand zu bewältigen, damit du mehr von den Dingen tun kannst, die du gerne tun möchtest.

Der Kern des GTD-Systems besteht darin, jede Aufgabe, jede Erinnerung und jede Notiz, die dir im Kopf herumschwirrt, in einem externen Organisationssystem zu speichern, um geistige Energie freizusetzen, damit du dich tatsächlich auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren kannst. Dein Gehirn ist hervorragend darin, Dinge zu erschaffen und zu verarbeiten, aber nicht darin, sie sich zu merken. Der Versuch, alles im Kopf im Blick zu behalten, raubt dir daher geistige Energie, die du sonst für das nutzen könntest, was dein Verstand am besten kann.

Mit dem GTD-System erfassen Sie jede Aufgabe und jede Erinnerung in Listen, in Ordnern und in Ihrem Kalender. Sie behalten den Überblick über Ihr gesamtes Arbeitspensum und haben es fest im Griff, sodass Sie jeden Moment voll und ganz genießen können, ohne das nagende Gefühl, dass Sie eigentlich etwas anderes tun sollten.

Die fünf Schritte des GTD-Systems sind:

1. Halten Sie alle Probleme und Ideen fest , die Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen.
2. Erläutere, was die einzelnen Punkte bedeuten und was du in diesem Zusammenhang tun musst.
3. Ordne die Entscheidungen und Maßnahmen, die du geklärt hast.
4. Überlege dir , was vor dir liegt, um zu entscheiden, womit du als Nächstes beginnen möchtest.
5. Nimm die Aufgabe in Angriff (erledige sie).

Zu Beginn wirst du eine große Menge an Aufgaben im Kopf haben, die erfasst und bearbeitet werden müssen, und das wird eine ganze Weile dauern. Sobald du das erste Mal durch bist, sind alle Aufgaben an ihrem richtigen Platz. Danach gehst du regelmäßig (zum Beispiel täglich) die fünf Schritte durch, um neue Aufgaben zu erfassen und zu bearbeiten, und legst dann fest, was du an diesem Tag erledigen möchtest.

Schritt 1: Erfassen

Der erste Schritt besteht darin, jede Idee, jede Erinnerung und jede Information festzuhalten und aus dem Kopf zu bekommen. Halte allesfest – obgroß oder klein, kurzfristig oder langfristig, alles in deinem Leben, von dem du denkst, dass es anders sein sollte, und für dessen Veränderung du motiviert bist oder dich dazu verpflichtet hast ( von Ideen zur Karrierestrategie bis hin zur Erinnerung, das Gerät in deiner Krimskrams-Schublade zu reparieren).

Wenn du es dir zur Gewohnheit machst, alles festzuhalten, kannst du darauf vertrauen, dass nichts unter den Tisch fällt. Andere werden deine Sorgfalt erkennen und ihr Vertrauen in dich wird wachsen; darüber hinaus werden auch dein Selbstvertrauen und deine Zuversicht, Dinge zu erreichen, wachsen.

Durchsuche deinen Schreibtisch, den Küchentisch, deine Aktentasche und jeden anderen Winkel, in dem sich eine Notiz oder Erinnerung befinden könnte, die du bearbeiten musst. Dann zerbrich dir den Kopf über jede weitere Idee und jede offene Angelegenheit, die dir keine Ruhe lässt – sei es ein Meeting, das du gerade hinter dir hast, oder ein Geschenk für den Geburtstag deiner Mutter nächste Woche.

Lege alles in deinen Posteingangsstapel. Halte nicht inne, um an etwas anderem zu arbeiten – konzentriere dich einfach darauf, so schnell wie möglich absolut alles zu erfassen. Wenn du fertig bist, nimmst du dir Zeit, jeden einzelnen Punkt zu prüfen.

Schritt 2: Klären

Der nächste Schritt besteht darin, für jeden Punkt das angestrebte Ergebnis festzulegen und zu überlegen, welche unmittelbare nächste Maßnahme erforderlich ist, um diesem Ergebnis näher zu kommen. Die „nächste Maßnahme“ ist der unmittelbar nächste konkrete Schritt, den Sie zur Fertigstellung eines Projekts unternehmen können. Wenn der Punkt beispielsweise „Termin vereinbaren“ lautet, müssen Sie entscheiden, was Sie als Nächstes tun müssen, um diesen Termin zu vereinbaren: Ihre Verfügbarkeit prüfen? Einen Konferenzraum buchen? E-Mail-Einladungen versenden?

Diese frühzeitige Entscheidungsfindung steigert Ihre Produktivität, da sie Sie dazu zwingt, gleich zu entscheiden, wie Sie eine Aufgabe angehen, sobald sie auf Sie zukommt, anstatt zu warten, bis Sie unter Termindruck stehen. Indem Sie die nächsten Schritte festlegen, verwandeln sich scheinbar überwältigende Aufgaben in überschaubare Schritte, die Sie leicht bewältigen können und bei denen Sie Erfolgserlebnisse haben.

Je nachdem, welche nächste Maßnahme Sie für jeden Punkt festlegen, werden Sie entweder:

1. Wirf es weg. Wenn es keine weiteren Maßnahmen erfordert und du die Informationen später nicht mehr brauchst, wirf es weg.
2. Bewahren Sie diese Unterlagen zu Ihrer Information auf. Diese Punkte erfordern zwar keine weiteren Maßnahmen, enthalten jedoch Informationen, die später nützlich sein könnten.
3. Mach es einfach. Wenn der nächste Schritt weniger als zwei Minuten dauert, erledige ihn gleich.
4. Bezeichne es als Projekt. Das GTD-System definiert Projekte als alles, was mehr als einen Schritt erfordert und innerhalb eines Jahres abgeschlossen werden kann – von der Gartenarbeit bis hin zum Erlernen einer neuen Software am Arbeitsplatz. Klebe einen Haftnotizzettel darauf, auf dem „Projekt“ steht, und lege ihn in den Stapel „Ausstehend“.
5. Entscheide dich, die Aufgabe zu delegieren. Wenn die nächste Maßnahme länger als zwei Minuten dauert, überlege dir, ob du die richtige Person dafür bist. Wenn nicht, klebe einen Haftnotizzettel darauf, auf dem vermerkt ist, dass du die Aufgabe delegierst und an wen, und lege sie auf den Stapel „Ausstehend“.
6. Heben Sie es für später auf. Kennzeichnen Sie Punkte, die derzeit keine Maßnahmen erfordern, die Sie aber vielleicht später einmal weiterverfolgen möchten, mit „Irgendwann/Vielleicht“. Wenn Sie eine Erinnerung erstellen möchten, um den Punkt zu einem bestimmten Datum erneut zu prüfen, notieren Sie sich dieses Datum, damit Sie es im nächsten Schritt in Ihren Aufschieber-Ordner oder in Ihren Kalender eintragen können. Legen Sie all diese Punkte auf den Stapel „Ausstehend“.
7. Auf die nächsten Schritte verschieben. Wenn es länger als zwei Minuten dauert und du die Aufgabe nicht delegieren kannst, kennzeichne sie als „Nächster Schritt“ und lege sie auf den Stapel „Ausstehend“.

Hier ist ein Flussdiagramm, das die Schritte 1 bis 3 anschaulicher darstellt:

Schritt 3: Organisieren

Im Klärungsschritt haben Sie für jeden Punkt eine Entscheidung über den nächsten Schritt getroffen; nun werden Sie die Punkte in Ordnern, Listen und Kalendereinträgen organisieren.

Der Autor schlägt eine Vielzahl unterschiedlicher Listen und Dateien für verschiedene Zwecke vor, was schnell überwältigend wirken kann. Konzentrieren Sie sich vorerst auf das große Ganze – nämlichdarauf, dass jeder Punkt an seinem idealen Platz landet. Das gibt Ihnen die innere Gewissheit, dass Sie alles im Blick haben und dass es zur Stelle ist, wenn Sie es brauchen.

Auch wenn du in Schritt 2 bereits einige Dinge weggeworfen hast, wirst du vielleicht noch auf Gegenstände stoßen, von denen du nach reiflicher Überlegung feststellst, dass du sie nicht brauchst. Wirf sie weg.

Nehmen wir nun den nicht umsetzbaren Verweis...

Zusammenfassung zu „Getting Things Done“ Einleitung : Das „Getting Things Done“ (GTD)-Programm

Das „Getting Things Done“-Programm (GTD) wurde entwickelt, um Ihre Produktivität und Effektivität zu steigern – nicht, damit Sie noch mehr in Ihr ohnehin schon vollgepacktes Leben quetschen können, sondern damit Sie Dinge mit weniger Zeit, Energie und Aufwand erledigen können. Wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Leben und Ihre To-do-Liste im Griff zu haben, können Sie jeden Moment bewusst erleben, ohne das nagende Gefühl, dass Sie eigentlich etwas anderes tun sollten. Wenn Ihr Kopf frei ist, können Sie sich konzentrieren und Ihre kreative Energie für die jeweilige Aufgabe einsetzen, und in Ihren freien Momenten können Sie das Leben in vollen Zügen genießen, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben, weil Sie gerade nichts „Produktives“ tun.

Das GTD-Programm ist als lebenslange Praxis gedacht, und Sie werden kontinuierlich fortgeschrittenere Anwendungsstufen erreichen. Wenn Sie beginnen, die Strategien als Gewohnheiten zu verinnerlichen, werden Sie neue Meisterschaftsstufen erreichen, um Ihr Leben und Ihre Produktivität auf neue Weise zu verbessern: Sobald es Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen ist, Ihre E-Mails im Griff zu haben, nutzen Sie Ihre Fähigkeiten (sowie Ihre neu gewonnene Freizeit und Energie), um ein neues Hobby zu beginnen oder Ihre wichtigen Beziehungen zu stärken.

Warten Sie in der Zwischenzeit nicht, bis Sie das Buch zu Ende gelesen haben, um die Strategien anzuwenden – legen Sie los...

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Teil 1 | Kapitel 1: Dein Organisationssystem muss zu deinem Leben passen

Wie sieht deine To-do-Liste aus? Ist sie ein Sammelsurium aus Erinnerungen, Informationen und Projekten aus allen Bereichen deines Lebens? Bekommst du schon beim bloßen Gedanken daran ein ungutes Gefühl?

In diesem Kapitel werden wir darüber sprechen, warum Ihr derzeitiges System nicht funktioniert und wie das „Getting Things Done“-Programm einen anderen Ansatz verfolgt.

Veraltete Zeitmanagement-Tools können mit den heutigen Anforderungen nicht Schritt halten

Die tiefgreifenden Veränderungen im Alltag während des letzten halben Jahrhunderts haben die Menschen mit beruflichen und privaten Verpflichtungen überlastet, sodass sie eine dynamischere Herangehensweise benötigen, um all das zu bewältigen.

Erstens ist die Arbeit der meisten Menschen nicht mehr auf die Zeiten von 9 bis 17 Uhr oder die Grenzen des Büros beschränkt. Heutzutage sind die Menschen ständig per Telefon und E-Mail erreichbar, und aufgrund der Globalisierung kann es vorkommen, dass man mit Menschen zusammenarbeitet, die neun Zeitzonen entfernt sind. Der Arbeitstag kennt keine Grenzen, sodass er leicht Zeit aus anderen Bereichen des Lebens beansprucht.

Zweitens hat sich die Art der Arbeit gewandelt: Weg von eher industrieller Fließbandarbeit mit klar definierten, überschaubaren Aufgaben hin zu sogenannter Wissensarbeit mit Projekten, deren Rahmenbedingungen viel weniger eindeutig festgelegt sind. Früher wusste man, was die eigene Aufgabe war (zum Beispiel: diese Teile zusammenbauen) und...

Kurzübung: Erfassen, Klären und Organisieren

Unerledigte Aufgaben können einen mental stark belasten, noch bevor man überhaupt Fortschritte bei der Erledigung der Aufgabe gemacht hat. Wende diese Übung auf deine unerledigten Aufgaben an, um den Kopf frei zu bekommen und Dinge zu erledigen.

Nennen Sie ein Projekt oder eine Aufgabe, die Ihnen auf der Seele liegt – sei es ein Projekt bei der Arbeit oder die Planung Ihres nächsten Urlaubs.

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 2: Ein Überblick über das GTD-System

Das „Getting Things Done“-System umfasst fünf Schritte:

1. Halten Sie alle Probleme und Ideen fest , die Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen.
2. Erläutere, was die einzelnen Punkte bedeuten und was du in diesem Zusammenhang tun musst.
3. Ordne die Entscheidungen und Maßnahmen, die du geklärt hast.
4. Überlege dir , was vor dir liegt, um zu entscheiden, womit du als Nächstes beginnen möchtest.
5. Nimm die Aufgabe in Angriff (erledige sie).

Nimm dir für jeden Schritt einzeln Zeit, anstatt zu versuchen, alle fünf auf einmal abzuarbeiten: Nimm dir etwas Zeit, um in Ruhe alles zu ordnen, was dir durch den Kopf geht, gehe die Punkte dann bei einer weiteren Sitzung durch und kläre sie, und so weiter.

Die meisten Menschen befolgen diese fünf Schritte ganz automatisch, allerdings nicht so effizient, wie sie es könnten. Viele Menschen tappen in eine dieser Fallen:

• Sie erfassen nicht alles, sodass in ihren Köpfen zu viele Fragen offen bleiben.
• Sie formulieren ihre Aufgaben nicht klar genug, sodass ihre To-do-Listen, Notizen und Erinnerungen mehrdeutig sind und ihnen nicht genau sagen, was zu tun ist.
• Sie organisieren sich nicht effizient, sodass Erinnerungen untergehen und Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden.
• Sie nehmen sich nicht genug Zeit zum Nachdenken, weshalb ihre Listen, Kalender und Erinnerungen überladen und veraltet sind.
• **Sie befassen sich mit...

Kurzaufgabe: Anpassung Ihres Organisationssystems

Viele Menschen wenden bereits einige Aspekte des GTD-Programms an, ohne sich dessen bewusst zu sein. Nutzen Sie dies, um Ihr derzeitiges System zu überprüfen und herauszufinden, wo Sie es optimieren könnten.

Wie organisierst und verwaltest du derzeit deine Aufgaben?

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 3: Projektplanung

In Teil 2 werden wir uns eingehender mit der Umsetzung des „Getting Things Done“-Systems befassen, doch zunächst wollen wir einen kleinen Exkurs zu Projekten machen. Viele Ihrer nächsten Aktionen werden sich aus Projekten ergeben – das kann alles Mögliche sein, von der Anschaffung eines neuen Druckers über den Umbau Ihres Hauses bis hin zur Planung einer Unternehmensfusion –, daher ist es wichtig, dass Sie wissen, wie man diese effektiv plant und umsetzt.

Wie Sie bei der Planung Ihrer Projekte vorgehen, ist entscheidend dafür, ob Sie diese abschließen, wie erfolgreich Sie dabei sind und wie stressig der Prozess ist.

Die natürliche Planungskunst – Ein Überblick

Viele Menschen neigen dazu, formelle Planungsmethoden zu bevorzugen, insbesondere im geschäftlichen Kontext (zum Beispiel Planungssitzungen und Projektmanagement-Software).

Planungssitzungen beginnen oft damit, dass ein Manager Ideen für ein Projekt einholt, beispielsweise für die Planung einer Konferenz. Die Teilnehmer bringen Ideen für Veranstaltungsorte, Programmpunkte und Referenten ein, kommen aber nicht wirklich voran, da unterschiedliche Städte und Themen vorgeschlagen werden. Der Manager erkennt daraufhin, dass das Team sich organisieren und ein Brainstorming durchführen muss. Doch auch dann kommen sie nicht wirklich weiter, da nicht alle an einem Strang ziehen. Schließlich stehen sie vor der Frage: **„Was ist die Vision und der Zweck?“ Das ist die...

Kurzübung: Wende die natürliche Planungsmethode an

Übe dich darin, die „Natural Planning“-Methode auf ein Projekt in deinem Leben anzuwenden.

Schritt 1 – Legen Sie Ihr Ziel und Ihre Grundsätze fest: Denken Sie an ein Projekt, an dem Sie gerade arbeiten oder das Sie bald beginnen möchten. Legen Sie das Ziel und die Grundsätze des Projekts fest.

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ – Teil 2 | Kapitel 4: Schaffe die Voraussetzungen für deinen GTD-Erfolg

Nachdem Sie nun die Modelle und Methoden kennengelernt haben, ist es an der Zeit, das „Getting Things Done“-Programm in Ihrem Alltag anzuwenden.

Es ist eine Sache zu wissen, was man tun sollte, und eine ganz andere, es tatsächlich zu tun. Deshalb bietet Teil 2 einige Tipps und praktische Hilfsmittel für die Umsetzung des GTD-Systems. Sie können das System in vollem Umfang umsetzen oder zunächst nur einige Aspekte übernehmen und im Laufe der Zeit weitere hinzufügen.

Sich Zeit nehmen

Der größte Zeitaufwand entsteht beim Aufbau und der Inbetriebnahme des GTD-Systems. Die meisten Menschen benötigen zwei aufeinanderfolgende Tage, um alles vollständig in Gang zu bringen – etwa einen Tag für die Erfassung und einen weiteren Tag für die Klärung und Festlegung der nächsten Schritte.

Der erste Schritt erfordert viel geistige Energie, daher solltest du dir ein oder zwei Tage Zeit dafür nehmen, an denen du nicht abgelenkt wirst. Wenn du dich erst nach Feierabend daran machst, bist du wahrscheinlich zu erschöpft, um alles effektiv zu erfassen und zu ordnen, ohne dich in Nebensächlichkeiten zu verlieren.

Sobald Sie das System eingerichtet haben, können Sie es auch in viel kürzeren Zeitfenstern im Laufe Ihres Tages pflegen.

Platz schaffen

Wählen Sie einen festen Platz in Ihrer Wohnung, an dem Sie Ihre Arbeitsabläufe organisieren und Ihre...

Kurzaufgabe: Richte dein GTD-System ein

Die Umsetzung des GTD-Systems erfordert etwas Zeit, Platz und die richtigen Hilfsmittel.

Wenn ich mir deinen Terminkalender so anschaue: Wann kannst du dir ein oder zwei Tage Zeit nehmen, um dein GTD-System einzurichten – am besten ganz ohne Ablenkungen?

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 5: Schritt 1 – Alles erfassen

Nun, da Sie Ihren Arbeitsplatz eingerichtet und sich die nötige Zeit genommen haben, können Sie mit dem ersten Schritt beginnen: dem Erfassen.

Es hat einige Vorteile, wenn man sich vor dem nächsten Schritt einen Überblick über alles verschafft, um Klarheit zu gewinnen:

1. Du weißt ja, wie viel Zeug du durchsehen musst.
2. Du hast einen endgültigen Endpunkt (zumindest vorerst, bis das Leben dir neue Eindrücke beschert).
3. Wenn du zu diesen Schritten kommst, kannst du dich ganz auf das Klären und Ordnen konzentrieren, ohne das Gefühl zu haben, dass noch mehr zu tun wäre.

Teil 1: Physische Gegenstände erfassen

Das Erfassen ist umfassender, als nur spontan eine Liste aus dem Kopf heraus zu notieren. Gehen Sie für Ihre erste Erfassung Ihre physischen Notiz- und Erinnerungsunterlagen durch, darunter:

• Pinnwände
• Schränke
• Arbeitsplatten
• Desktop
• Schreibtischschubladen
• Etagen
• Büro (oder zweiter Büroraum)
• Regale

Wenn du im Moment nicht alle Punkte abarbeiten kannst, mach dir eine Notiz als Platzhalter (z. B. „Flurschrank ausmisten“) und lege sie in deinen Posteingang, damit du später daran denkst, es zu erledigen.

Sammle alles ein, was nicht an seinem Platz ist, und lege es in deinen Eingangsstapel. Dazu gehören:

• Ordner
• Visitenkarten
• Kataloge
• ...

Kurzaufgabe: Erfassen Sie alle Ihre offenen Punkte

Unvollendete Angelegenheiten können sich in allen Bereichen Ihres Lebens verstecken. Nutzen Sie diese Übung, um sie aufzudecken.

Wenn Sie keinen Posteingangsstapel haben, wo sammeln Sie dann die meisten Dinge, um die Sie sich kümmern müssen (wie Post, Notizen und Formulare)?

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 6: Schritt 2 – Klären Sie alles in Ihrem Posteingang

Jetzt, da Ihr Kopf wieder frei ist und Ihr Schreibtisch wahrscheinlich überquillt, ist es an der Zeit, alles abzuarbeiten – schnell, entschlossen und gewissenhaft.

Es kann leicht passieren, dass diese Phase der Klärung und Bearbeitung mit dem nächsten Schritt, dem Ordnen, verwechselt wird. Wenn Sie das GTD-System gerade umsetzen, während Sie dies lesen, sollten Sie vielleicht dieses und das nächste Kapitel lesen, bevor Sie mit der Klärung Ihrer „In“-Elemente fortfahren.

Hier ist ein Überblick darüber, wie das funktioniert: Entscheide zunächst in Schritt 2, welche Maßnahme für jeden einzelnen Punkt erforderlich ist–bei manchen Punkten ist die Maßnahme der nächste Schritt, den du zur Erledigung der Aufgabe unternehmen musst (zum Beispiel deinen Mechaniker anrufen), bei anderen geht es darum, die Aufgabe zu delegieren oder den Punkt für später abzulegen. Wenn es etwas gibt, das du wegwerfen oder in weniger als zwei Minuten erledigen kannst, tu es jetzt. Andernfalls kennzeichnen Sie jeden Punkt entsprechend Ihrer Entscheidung. Dann sortieren Sie in Schritt 3 alles physisch in die entsprechenden Ordner und Listen ein.

Zurück zu Schritt 2: Das Leeren Ihres Posteingangs mag wie eine gewaltige Aufgabe erscheinen, befolgen Sie daher diese Tipps, um sie zu bewältigen.

Regel Nr. 1: Immer nur eins nach dem anderen, von oben beginnend

Um diesen Stapel abzuarbeiten, musst du jeden Gegenstand gleich behandeln: Nimm einen in die Hand,...

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 7: Schritt 3 – Organisieren

Sobald Sie geklärt haben, was mit jedem einzelnen Gegenstand zu tun ist, ist es an der Zeit, diese in Ihrem Ordnungssystem physisch zu sortieren. Sie sollten nun einen leeren Posteingang und zwei Stapel haben: einen Stapel mit Referenzunterlagen und einen Stapel mit noch zu erledigenden Aufgaben.

Sie ordnen den Stapel „In Bearbeitung“ so, dass Sie die Elemente an den folgenden Orten ablegen (näher erläutert weiter unten):

1. Projektliste
2. Ordner mit Projektunterlagen
3. Warteliste
4. Liste für „Irgendwann/Vielleicht“
5. Erinnerungsliste
6. Kalendertermine/Informationen
7. Liste der nächsten Schritte

Ihre Listen können nummerierte Listen sein (auf Papier oder in digitaler Form) oder Ordner mit Unterlagen, die mit einzelnen Punkten beschriftet sind.

Denken Sie beim Aufräumen daran: Auch wenn Sie in Schritt 2 bereits einige Dinge weggeworfen haben, könnten Sie dennoch auf Gegenstände stoßen, von denen Sie nach reiflicher Überlegung feststellen, dass Sie sie nicht brauchen. Werfen Sie diese weg.

Du wirst – und solltest es wahrscheinlich auch nicht – dein Organisationssystem gleich zu Beginn der Umsetzung des „Getting Things Done“-Programms festlegen. Dein Organisationssystem muss widerspiegeln, was für dich am besten funktioniert, und das herauszufinden, erfordert Zeit und einige Versuche.

Schauen wir uns nun die einzelnen Kategorien genauer an.

Referenzmaterialien

Beginnen Sie mit Ihrer Referenz...

Kurzaufgabe: Sich organisieren

Sie haben die mühsame Arbeit geleistet, alles zu erfassen und zu klären. Nun ist es entscheidend, die Informationen so zu ordnen, dass sie leicht zugänglich und übersichtlich sind, damit dieses System funktioniert.

Welche zwei oder drei Kategorien würdest du verwenden, um deine nächsten Aufgaben zu sortieren?

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 8: Schritt 4 – Überprüfe regelmäßig alles

Nun haben Sie das gesamte System eingerichtet: Sie haben alles erfasst, geklärt und organisiert. Damit das „Getting Things Done“-System funktioniert, müssen Sie regelmäßig alles reflektieren, überprüfen und aktualisieren. Ihre Listen und Unterlagen nützen Ihnen nichts, wenn Sie sie nicht regelmäßig durchsehen oder aktualisieren.

Schauen Sie am häufigsten in Ihren Kalender und Ihre tägliche To-do-Liste. Diese geben Ihnen einen Überblick über den groben Ablauf Ihres Tages, sodass Sie wissen, wie viel Zeit Sie für andere Aufgaben haben – oder eben nicht.

Deine Liste der nächsten Schritte ist die Ressource, die du am zweithäufigsten durchsiehst. Schau sie dir an, um dich daran zu erinnern, welche Aufgaben anstehen, damit du sie gegen die Arbeit abwägen kannst, die im Laufe des Tages hereinkommt. Selbst wenn du an einem bestimmten Tag nichts von deiner Liste der nächsten Schritte erledigst, musst du wissen, was darauf steht, um dich bei deiner Entscheidung, es aufzuschieben, sicher zu fühlen.

Halten Sie außerdem alle benötigten Listen griffbereit, sobald Sie sie brauchen: Wenn Sie ein paar freie Minuten mit Ihrem Smartphone haben, sollten Sie darauf achten, dass Sie auf Ihre Anrufliste zugreifen und diese überprüfen können; oder wenn Sie zu einem Gespräch mit Ihrer Chefin gehen, halten Sie Ihre Tagesordnung bereit, damit Sie noch einmal die Punkte durchgehen können, die Sie mit ihr besprechen möchten.

Der einzige Weg, um lästige Gedanken und Erinnerungen von dir fernzuhalten...

Kurze Übung: Überprüfen Sie Ihre To-do-Liste

Man muss seinen Kalender und seine Listen regelmäßig durchsehen, damit sie überhaupt von Nutzen sind.

Wie oft schauen Sie in Ihrem derzeitigen Organisationssystem in Ihren Kalender, Ihren Terminkalender und/oder Ihre To-do-Liste?

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 9: Mitmachen

Es ist der Moment der Wahrheit: Du hast eine halbe Stunde Zeit. Was machst du?

Die einfache Antwort lautet: Vertraue deiner Intuition. Doch da dich so viele Aufgaben aus verschiedenen Bereichen deines Lebens in Anspruch nehmen, ist das leichter gesagt als getan.

Lassen Sie uns näher auf die drei Priorisierungsansätze eingehen, die wir in Kapitel 2 besprochen haben.

Das Vier-Kriterien-Modell zur Eingrenzung Ihrer Auswahlmöglichkeiten

Beginnen Sie damit, Ihre Auswahl anhand der folgenden vier Kriterien einzugrenzen.

Kriterium Nr. 1: Kontext

Berücksichtigen Sie den Kontext. Wenn Sie Ihre nächsten Aktionen in Kategorien unterteilt haben – beispielsweise „Anrufe“ und „Computeraufgaben“ –, können Sie ganz einfach die Liste aufrufen, die zu Ihrem aktuellen Standort und den Ihnen zur Verfügung stehenden Hilfsmitteln passt. Kategorisierte Listen ersparen Ihnen die Zeit und den Gedankenaufwand, die nötig wären, um eine allgemeine Liste der nächsten Aktionen zu durchforsten und herauszufinden, welche Aufgaben Sie in einem bestimmten Kontext erledigen können.

Bei den Kategorien deiner To-do-Listen kannst du kreativ werden, indem du beispielsweise eine „Brain Gone“-Liste für Routineaufgaben und eine „Less Than 5-Minute“-Liste für schnelle Aufgaben anlegst. Du kannst auch zeitkritische Listen erstellen und alles zusammenfassen, was du vor einer bestimmten Frist erledigen musst – zum Beispiel bevor du aufbrichst nach...

Kurzaufgabe: Überlegen Sie sich Ihre Prioritäten

Denken Sie über Ihren Arbeitsablauf und Ihre Vorgehensweise bei der Priorisierung nach.

Denken Sie an etwas, das derzeit auf Ihrer To-do-Liste steht. Welche Rolle und welche Verantwortung hat diese Aufgabe?

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 10: Tipps für die vertikale Projektplanung

Wenn Sie alle Schritte durchgearbeitet haben, verfügen Sie bereits über eine gut strukturierte Projektliste, in der die nächsten Schritte festgelegt und die Hilfsmaterialien geordnet sind. Doch selbst mit den in Kapitel 3 besprochenen Schritten zur Projektplanung kann es bei bestimmten Projekten erforderlich sein, etwas tiefer in die Materie einzusteigen.

Sehen Sie sich Ihre Projektliste an und stellen Sie sich zu jedem Projekt folgende Fragen:

• Gibt es noch etwas, das ich darüber wissen muss?
• Gibt es Ideen oder Informationen, die ich festhalten sollte?
• Was muss ich bei diesem Projekt noch beachten?

Notieren Sie sich während dieses Prozesses Ihre Gedanken in der Form, die Ihnen am besten passt – Stichpunkte, eine Gliederung oder eine Mindmap.

Während viele Vorhaben unkompliziert sind und mit nur wenigen Schritten erledigt werden können (wie zum Beispiel die Suche nach einem neuen Arzt), gibt es zwei Arten von Vorhaben, die mehr Aufmerksamkeit erfordern:

1. Projekte, die dir noch im Kopf herumgehen, nachdem du dich für den nächsten Schritt entschieden hast
2. Projekte, die zu Plänen und Ideen inspirieren, die einem ganz spontan in den Sinn kommen

Schauen wir uns einmal an, wie man mit den einzelnen Punkten umgeht.

Typ 1: Projekte, die mehr Planung erfordern

Wenn du dich zwar für den nächsten Schritt in einem Projekt entschieden hast, es dich aber immer noch beschäftigt, musst du wahrscheinlich noch genauer planen.

Denn...

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Teil 3 | Kapitel 11: Die lebensverändernde Gewohnheit des Erfassens

Nachdem Sie nun die Grundsätze und die praktische Anwendung des „Getting Things Done“-Programms kennen, wollen wir darüber sprechen, wie sich die Umsetzung dieses Systems auf Ihr geistiges Wohlbefinden und Ihre Beziehungen zu anderen auswirken wird.

Das Festhalten befreit deinen Geist

Wenn Sie alles, was Sie zu erledigen haben, in einem System erfassen, können Sie Ihre geistigen Kapazitäten optimal nutzen: Wenn Sie alles im Kopf behalten, verbrauchen relativ unwichtige Aufgaben genauso viel geistige Energie wie die wichtigen, sodass manche Dinge zu viel Aufmerksamkeit erhalten, während andere zu kurz kommen. Wenn Sie hingegen alles erfassen und ordnen, können Sie einschätzen, wie wichtig und dringend etwas wirklich ist, und entsprechend darauf reagieren.

Der anfängliche Prozess des Erfassens kann gemischte Gefühle hervorrufen: Die schiere Menge an Aufgaben kann zu Ängsten, Stress, Frustration und Schuldgefühlen führen. Doch wenn Sie diese Aufgaben festhalten und ordnen, werden Sie sich erleichtert fühlen und das Gefühl haben, die Dinge im Griff zu haben.

Du weißt, dass du alles im Griff hast, wenn nichts mehr deine Aufmerksamkeit beansprucht. An diesem Punkt kannst du dich voll und ganz auf die anstehende Aufgabe konzentrieren und bei allem, was du tust, in einen „Flow“ kommen.

Das Festhalten schafft Vertrauen

Wenn Menschen in deinem Umfeld – im Beruf und im Privatleben...

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ – Kapitel 12 und 13: Die lebensverändernde Gewohnheit der nächsten Schritte

Die Festlegung einer nächsten Aktion geht Hand in Hand mit der Bestimmung und Vorstellung des Ergebnisses, das Sie erreichen möchten: Wenn Sie nicht wissen, wohin Sie wollen, können Sie nicht entscheiden, wie Sie dorthin gelangen. Das „Getting Things Done“-Programm hilft Ihnen dabei, sowohl die gewünschten Ergebnisse im Rahmen von Projekten zu bestimmen als auch festzulegen, wie Sie diese durch nächste Aktionen erreichen können.

Das Festlegen von Projekten und den nächsten Schritten sorgt für Klarheit, Verantwortlichkeit, Produktivität und Eigenverantwortung. Sie definieren das gewünschte Ergebnis, legen fest, wer an dessen Umsetzung beteiligt ist, schaffen die Dynamik, die zur Erreichung dieses Ergebnisses beiträgt, und übernehmen die Verantwortung dafür, diesen Traum Wirklichkeit werden zu lassen.

Dein Verstand macht aus unentschiedenen nächsten Schritten gewaltige Aufgaben

Wenn man die Gelegenheit hat, Aufgaben auf seiner To-do-Liste anzugehen, ist eines der größten Hindernisse für die Produktivität, dass die nächsten Schritte noch nicht festgelegt sind.

Warum schieben so viele kluge, erfolgreiche Menschen die Arbeit an Projekten so lange auf, bis die Frist fast abgelaufen ist? Intelligente, kreative und einfühlsame Menschen neigen am ehesten zum Aufschieben, denn wenn sie eine Aufgabe wie „die Steuererklärung machen“ betrachten, malen sich ihre fantasievollen Köpfe Bilder vom schlimmsten Fall aus.

Wenn Sie es nicht gewohnt sind, nächste Schritte festzulegen, dann ist Ihr gesamtes...

Kurzaufgabe: Entscheide dich für deinen nächsten Schritt

Um Ihre Aufgaben zu erledigen, müssen Sie für jeden Punkt auf Ihrer To-do-Liste die nächsten Schritte festlegen.

Welche Aufgabe oder welches Projekt – egal ob groß oder klein – hast du bisher vor dir hergeschoben?

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 14: Die Kognitionswissenschaft bestätigt die GTD-Methoden

Als die Originalausgabe dieses Buches im Jahr 2001 erschien, stützten sich die Belege für die Wirksamkeit des „Getting Things Done“-Programms in erster Linie auf Anekdoten aus den eigenen Erfahrungen des Autors und denen seiner Kunden. Als jedoch 2015 die überarbeitete Ausgabe erschien, hatten zahlreiche kognitionswissenschaftliche Studien die Prinzipien der GTD-Methode bestätigt.

Das GTD-System bietet mehr als nur eine Methode zur Zeit- und Aufgabenverwaltung –GTD fördert eine sinnvollere Arbeit, eine achtsamere Lebenseinstellung sowie ein allgemeines Gefühl der Selbstbestimmung und Stressreduktion durch ergebnisorientiertes Denken (Projekte) und längerfristige Ziele (weitreichendere Perspektiven).

Mehrere psychologische Theorien und Prinzipien, die die GTD-Methoden untermauern, darunter:

• Untersuchungen zur verteilten Kognition belegen, dass das Gehirn zwar hervorragend darin ist, zu denken und Ideen zu entwickeln, sich diese aber nur schlecht merken kann.
• Studien zeigen, dass unvollendete Ziele, Aufgaben und Projekte (auch bekannt als „offene Schleifen“) einen großen Druck auf das Gemüt ausüben und die geistige Klarheit sowie die Konzentrationsfähigkeit beeinträchtigen.
• Strategien zur Selbstführung helfen Menschen dabei, ihr eigenes Handeln mit Techniken wie dem „Self-Cueing“ (z. B. durch das Hinzufügen von Elementen zu einer Handlung...) zu steuern...

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 15: Das GTD-Programm meistern

Wie wir bereits besprochen haben, ist die Umsetzung und Beherrschung des GTD-Programms ein lebenslanges Unterfangen – man erreicht nie einen Endpunkt, sondern wird mit der Zeit immer versierter im Umgang mit dem GTD-System und kann es nutzen, um eine deutlich höhere Produktivität zu erzielen.

Stell dir das so vor, als würdest du Gitarre spielen lernen: Zuerst lernst du die Akkorde, dann, wenn dir diese in Fleisch und Blut übergegangen sind, lernst du einfache Melodien, und schließlich kannst du deine eigene Musik komponieren.

Lassen Sie uns die drei Stufen der GTD-Meisterschaft erkunden.

Stufe 1: Die Grundlagen

Wie bei jeder Fertigkeit besteht der erste Schritt zur Beherrschung des GTD-Systems darin, sich die Grundlagen anzueignen.

Auch wenn das GTD-Programm keine neuen Fähigkeiten erfordert (man weiß ja beispielsweise, wie man Dinge notiert und Unterlagen abheftet), muss man doch neue Vorgehensweisen übernehmen und neue Gewohnheiten entwickeln. Es kann leicht etwa zwei Jahre dauern, bis sich diese Gewohnheiten gefestigt haben, und die meisten Menschen kommen auf diesem Weg ein paar Mal vom Kurs ab und finden dann wieder zurück.

Lass diese grundlegenden Praktiken nicht vernachlässigen, denn sie können dein gesamtes System aus dem Gleichgewicht bringen:

• Artikel sofort nach Erhalt erfassen
• Sorgfältige Ermittlung der nächsten Schritte
• Damit deine „Warten auf“-Liste vollständig bleibt...