Zusammenfassung des Buches„Getting Things Done“, von David Allen

1-seitige Zusammenfassung1-seitige Zusammenfassung des Buches „Getting Things Done“

Hast du das Gefühl, dass du bei deiner To-do-Liste ständig hinterherhinkst? Reichen die Stunden am Tag nie aus?

Das „Getting Things Done“ (GTD)-Programm soll Ihnen dabei helfen, die Dinge, die Sie erledigen müssen , mit weniger Zeit, Energie und Aufwand zu bewältigen, damit Sie mehr von den Dingen tun können, die Sie gerne tun möchten.

Der Kern des GTD-Systems besteht darin, jede Aufgabe, jede Erinnerung und jede Notiz, die dir durch den Kopf geht, in einem externen Organisationssystem zu speichern, um geistige Energie freizusetzen, damit du dich tatsächlich auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren kannst. Dein Gehirn ist hervorragend darin, Dinge zu erschaffen und zu verarbeiten, aber nicht darin, sie sich zu merken. Der Versuch, alles im Kopf im Blick zu behalten, raubt dir daher geistige Energie, die du sonst für das nutzen könntest, was dein Verstand am besten kann.

Mit dem GTD-System erfassen Sie jede Aufgabe und jede Erinnerung in Listen, in Ordnern und in Ihrem Kalender. Sie behalten den Überblick über Ihr gesamtes Arbeitspensum und haben es fest im Griff, sodass Sie in jedem Moment voll und ganz präsent sein können, ohne das nagende Gefühl zu haben, dass Sie eigentlich etwas anderes tun sollten.

Die fünf Schritte des GTD-Systems lauten:

1. Halten Sie alle Probleme und Ideen fest , die Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen.
2. Klären Sie, was die einzelnen Punkte bedeuten und was Sie in diesem Zusammenhang tun müssen.
3. Ordnen Sie die Entscheidungen und Maßnahmen, die Sie geklärt haben.
4. Denke über alles nach , was vor dir liegt, um zu entscheiden, womit du als Nächstes beginnen möchtest.
5. Nimm die Aufgabe in Angriff (erledige sie).

Zu Beginn wirst du einen großen mentalen Rückstand an Aufgaben haben, die du erfassen und bearbeiten musst, und das wird eine ganze Weile dauern. Sobald du diesen Rückstand einmal abgearbeitet hast, befinden sich alle Aufgaben an der richtigen Stelle. Danach durchläufst du regelmäßig (zum Beispiel täglich) die fünf Schritte, um neue Aufgaben zu erfassen und zu bearbeiten, und legst dann fest, was du an diesem Tag erledigen möchtest.

Schritt 1: Erfassen

Der erste Schritt besteht darin, jede Idee, jede Erinnerung und jede Information festzuhalten und aus dem Kopf zu bekommen. Halten Sie allesfest – obgroß oder klein, kurzfristig oder langfristig, alles in Ihrem Leben, von dem Sie das Gefühl haben, dass es anders sein sollte, und bei dem Sie die Motivation oder Entschlossenheit haben, etwas zu ändern ( von Ideen zur Karrierestrategie bis hin zu einer Erinnerung daran, das Gerät in Ihrer Krimskrams-Schublade zu reparieren).

Wenn du es dir zur Gewohnheit machst, alles festzuhalten, kannst du darauf vertrauen, dass nichts unter den Tisch fällt. Andere werden deine Sorgfalt erkennen und ihr Vertrauen in dich wird wachsen; darüber hinaus werden auch dein Selbstvertrauen und deine Zuversicht, Dinge zu erreichen, zunehmen.

Durchsuche deinen Schreibtisch, den Küchentisch, deine Aktentasche und jeden anderen Winkel, in dem sich eine Notiz oder Erinnerung befinden könnte, die du bearbeiten musst. Dann zerbrich dir den Kopf über jede weitere Idee und jede offene Angelegenheit, die dir keine Ruhe lässt – sei es ein Meeting, das du gerade hinter dir hast, oder ein Geschenk für den Geburtstag deiner Mutter nächste Woche.

Legen Sie alles in Ihren Eingangsstapel. Halten Sie nicht inne, um sich mit etwas anderem zu beschäftigen – konzentrieren Sie sich einfach darauf, absolut alles so schnell wie möglich zu erfassen. Wenn Sie fertig sind, nehmen Sie sich Zeit, jeden einzelnen Punkt zu prüfen.

Schritt 2: Klären

Der nächste Schritt besteht darin, für jeden Punkt das angestrebte Ergebnis festzulegen und herauszufinden, welche unmittelbare nächste Maßnahme erforderlich ist, um diesem Ergebnis näher zu kommen. Die „nächste Maßnahme“ ist der unmittelbar nächste konkrete Schritt, den Sie zur Fertigstellung eines Projekts unternehmen können. Wenn der Punkt beispielsweise „Besprechung ansetzen“ lautet, müssen Sie entscheiden, was Sie als Nächstes tun müssen, um diese Besprechung anzusetzen: Ihre Verfügbarkeit prüfen? Einen Besprechungsraum reservieren? Einladungen per E-Mail versenden?

Diese frühzeitige Entscheidungsfindung steigert Ihre Produktivität, da sie Sie dazu zwingt, bereits bei Erhalt einer Aufgabe zu entscheiden, wie Sie diese angehen wollen, anstatt zu warten, bis Sie unter Termindruck stehen. Durch die Festlegung der nächsten Schritte werden scheinbar überwältigende Aufgaben in überschaubare Teilaufgaben umgewandelt, die Sie problemlos erledigen können und bei denen Sie Erfolgserlebnisse haben.

Je nachdem, welche nächste Maßnahme Sie für jeden Punkt festlegen, werden Sie entweder:

1. Wirf es weg. Wenn keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind und du die Informationen später nicht mehr brauchst, wirf es weg.
2. Bewahren Sie diese Unterlagen zu Ihrer Information auf. Diese Punkte erfordern zwar keine weiteren Maßnahmen, enthalten jedoch Informationen, die später noch nützlich sein könnten.
3. Mach es einfach. Wenn der nächste Schritt weniger als zwei Minuten dauert, mach ihn gleich.
4. Bezeichne es als Projekt. Das GTD-System definiert Projekte als alles, was mehr als einen Schritt erfordert und innerhalb eines Jahres abgeschlossen werden kann – von der Bepflanzung deines Gartens bis hin zum Erlernen einer neuen Software am Arbeitsplatz. Klebe einen Haftzettel darauf, auf dem „Projekt“ steht, und lege ihn in den Stapel „Ausstehend“.
5. Entscheiden Sie sich dafür, die Aufgabe zu delegieren. Wenn die nächste Maßnahme länger als zwei Minuten dauern wird, überlegen Sie, ob Sie die richtige Person für diese Aufgabe sind. Falls nicht, versehen Sie die Aufgabe mit einem Haftnotizzettel, auf dem vermerkt ist, dass Sie sie delegieren und an wen, und legen Sie sie auf den Stapel „Ausstehend“.
6. Heben Sie es für später auf. Kennzeichnen Sie Aufgaben, die derzeit keine Maßnahmen erfordern, die Sie aber möglicherweise in Zukunft weiterverfolgen möchten, mit „Irgendwann/Vielleicht“. Wenn Sie eine Erinnerung erstellen möchten, um die Aufgabe zu einem bestimmten Datum erneut zu prüfen, notieren Sie sich dieses Datum, damit Sie es im nächsten Schritt in Ihren Aufschieber-Ordner oder in Ihren Kalender eintragen können. Legen Sie alle diese Aufgaben auf den Stapel „Ausstehend“.
7. Auf die nächsten Aktionen verschieben. Wenn die Erledigung länger als zwei Minuten dauert und du die Aufgabe nicht delegieren kannst, kennzeichne sie als „Nächste Aktion“ und lege sie auf den Stapel „Ausstehend“.

Hier ist ein Flussdiagramm, das die Schritte 1 bis 3 anschaulicher darstellt:

Schritt 3: Organisieren

Im Klärungsschritt haben Sie für jeden Punkt eine Entscheidung über den nächsten Schritt getroffen; nun werden Sie die Punkte in Ordnern, Listen und Kalendereinträgen organisieren.

Der Autor schlägt eine Vielzahl unterschiedlicher Listen und Dateien für verschiedene Zwecke vor, was schnell überwältigend wirken kann. Konzentrieren Sie sich vorerst auf das große Ganze – nämlichdarauf, dass jeder Punkt an seinem idealen Platz landet. Das gibt Ihnen die innere Gewissheit, dass Sie alles, was Sie zu erledigen haben, im Blick haben und dass es da sein wird, wenn Sie es brauchen.

Auch wenn Sie in Schritt 2 bereits einige Gegenstände weggeworfen haben, könnten Sie dennoch auf Dinge stoßen, von denen Sie nach reiflicher Überlegung feststellen, dass Sie sie nicht benötigen. Werfen Sie diese weg.

Nehmen wir nun den nicht umsetzbaren Verweis...

Zusammenfassung zu „Getting Things Done“ Einleitung : Das „Getting Things Done“ (GTD)-Programm

Das „Getting Things Done“ (GTD)-Programm wurde entwickelt, um Ihre Produktivität und Effektivität zu steigern – nicht, damit Sie noch mehr in Ihr ohnehin schon volles Leben quetschen können, sondern damit Sie Dinge mit weniger Zeit, Energie und Aufwand erledigen können. Wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Leben und Ihre To-do-Liste im Griff zu haben, können Sie jeden Moment bewusst erleben, ohne das nagende Gefühl, dass Sie eigentlich etwas anderes tun sollten. Wenn Ihr Kopf frei ist, können Sie sich konzentrieren und Ihre kreative Energie für die jeweilige Aufgabe einsetzen, und in Ihren freien Momenten können Sie das Leben in vollen Zügen genießen, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben, weil Sie gerade nichts „Produktives“ tun.

Das GTD-Programm ist als lebenslange Praxis gedacht, und Sie werden kontinuierlich fortgeschrittenere Anwendungsstufen erreichen. Wenn Sie beginnen, die Strategien als Gewohnheiten zu verinnerlichen, werden Sie neue Meisterschaftsstufen erreichen, um Ihr Leben und Ihre Produktivität auf neue Weise zu verbessern: Sobald es Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen ist, den Überblick über Ihre E-Mails zu behalten, nutzen Sie Ihre Fähigkeiten (sowie Ihre neu gewonnene Freizeit und Energie), um ein neues Hobby zu beginnen oder Ihre wichtigen Beziehungen zu stärken.

Warten Sie in der Zwischenzeit nicht, bis Sie das Buch zu Ende gelesen haben, um die Strategien anzuwenden – legen Sie los...

„Getting Things Done“ – Zusammenfassung Teil 1 | Kapitel 1: Ihr Organisationssystem muss zu Ihrem Leben passen

Wie sieht Ihre To-do-Liste aus? Ist sie ein Sammelsurium aus Erinnerungen, Informationen und Projekten aus allen Bereichen Ihres Lebens? Werden Sie schon nervös, wenn Sie nur daran denken?

In diesem Kapitel werden wir darüber sprechen, warum Ihr derzeitiges System nicht funktioniert und wie das „Getting Things Done“-Programm einen anderen Ansatz verfolgt.

Veraltete Zeitmanagement-Tools können mit den heutigen Anforderungen nicht Schritt halten

Die tiefgreifenden Veränderungen im Alltag im letzten halben Jahrhundert haben die Menschen mit beruflichen und privaten Verpflichtungen überlastet, sodass sie eine dynamischere Herangehensweise benötigen, um all das zu bewältigen.

Erstens beschränkt sich die Arbeit der meisten Menschen nicht mehr auf die Zeiten von 9 bis 17 Uhr oder auf die vier Wände des Büros. Heutzutage sind die Menschen per Telefon und E-Mail ständig erreichbar, und aufgrund der Globalisierung kann es vorkommen, dass man mit Menschen zusammenarbeitet, die neun Zeitzonen entfernt sind. Der Arbeitstag kennt keine Grenzen, sodass er leicht Zeit aus anderen Bereichen des Lebens beansprucht.

Zweitens hat sich die Art der Arbeit gewandelt: Weg von eher industrieller, fließbandartiger Arbeit mit klaren, überschaubaren Aufgaben hin zu sogenannter Wissensarbeit mit weitaus weniger eindeutig definierten Projekten. Früher wusste man, was die eigene Aufgabe war (zum Beispiel: „Diese Teile zusammenbauen“) und…

Kurzübung: Erfassen, Klären und Strukturieren

Offene Aufgaben können mental sehr anstrengend sein, noch bevor man überhaupt Fortschritte bei der Erledigung der Aufgabe gemacht hat. Wende diese Übung auf deine offenen Aufgaben an, um den Kopf frei zu bekommen und Dinge zu erledigen.

Nennen Sie ein Projekt oder eine Aufgabe, die Ihnen auf dem Herzen liegt – das kann alles Mögliche sein, von einem Projekt bei der Arbeit bis hin zur Planung Ihres nächsten Urlaubs.

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 2: Ein Überblick über das GTD-System

Das „Getting Things Done“-System umfasst fünf Schritte:

1. Halten Sie alle Probleme und Ideen fest , die Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen.
2. Klären Sie, was die einzelnen Punkte bedeuten und was Sie in diesem Zusammenhang tun müssen.
3. Ordnen Sie die Entscheidungen und Maßnahmen, die Sie geklärt haben.
4. Denke über alles nach , was vor dir liegt, um zu entscheiden, womit du als Nächstes beginnen möchtest.
5. Nimm die Aufgabe in Angriff (erledige sie).

Nehmen Sie sich für jeden Schritt einzeln Zeit, anstatt zu versuchen, alle fünf auf einmal abzuarbeiten: Nehmen Sie sich etwas Zeit, um in Ruhe alles in Ihrem Kopf zu ordnen, gehen Sie die Punkte in einer weiteren Sitzung durch und klären Sie sie, und so weiter.

Die meisten Menschen befolgen diese fünf Schritte ganz selbstverständlich, allerdings nicht so effizient, wie sie es könnten. Viele Menschen tappen in eine dieser Fallen:

• Sie erfassen nicht alles, sodass in ihren Köpfen zu viele offene Fragen bleiben.
• Sie formulieren ihre Aufgaben nicht klar genug, sodass ihre To-do-Listen, Notizen und Erinnerungen mehrdeutig sind und ihnen nicht genau sagen, was sie tun sollen.
• Sie organisieren sich nicht effizient, sodass Erinnerungen untergehen und Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden.
• Sie nehmen sich nicht genug Zeit zum Nachdenken, weshalb ihre Listen, Kalender und Erinnerungen überladen und veraltet sind.
• **Sie befassen sich mit...

Kurzübung: Anpassung Ihres Organisationssystems

Viele Menschen wenden bereits einige Aspekte des GTD-Programms an, ohne sich dessen bewusst zu sein. Nutzen Sie dies, um Ihr derzeitiges System zu bewerten und herauszufinden, wo Sie es noch optimieren könnten.

Wie organisierst du derzeit deine Aufgaben und behältst den Überblick darüber?

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 3: Projektplanung

In Teil 2 werden wir uns eingehender mit der Umsetzung des „Getting Things Done“-Systems befassen, doch zunächst wollen wir einen kleinen Exkurs zum Thema Projekte machen. Viele Ihrer nächsten Aktionen werden sich aus Projekten ergeben – das kann alles Mögliche sein, von der Anschaffung eines neuen Druckers über den Umbau Ihres Hauses bis hin zur Planung einer Unternehmensfusion –, daher ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie diese effektiv planen und umsetzen können.

Wie Sie bei der Planung Ihrer Projekte vorgehen, ist ein entscheidender Faktor dafür, ob Sie diese abschließen, wie erfolgreich Sie dabei sind und wie stressig der Prozess ist.

Die „Natural Planning“-Methode – Ein Überblick

Viele Menschen neigen dazu, formelle Planungsmethoden zu bevorzugen, insbesondere im geschäftlichen Umfeld (zum Beispiel Planungssitzungen und Projektmanagement-Software).

Planungssitzungen beginnen oft damit, dass ein Manager Ideen für ein Projekt einholt, beispielsweise für die Planung einer Konferenz. Die Teilnehmer bringen Ideen für Veranstaltungsorte, Programmpunkte und Referenten ein, kommen aber nicht wirklich voran, da unterschiedliche Städte und Themen vorgeschlagen werden. Der Manager erkennt daraufhin, dass das Team sich besser organisieren und ein Brainstorming durchführen muss. Doch auch dann kommen sie nicht wirklich weiter, da nicht alle an einem Strang ziehen. Schließlich stehen sie vor der Frage: **„Was ist die Vision und der Zweck?“ Das ist die...

Kurzübung: Wenden Sie die „Natural Planning“-Methode an

Übe, die „Natural Planning“-Methode auf ein Projekt in deinem Leben anzuwenden.

Schritt 1 – Legen Sie Ihr Ziel und Ihre Grundsätze fest: Denken Sie an ein Projekt, an dem Sie gerade arbeiten oder das Sie bald beginnen möchten. Legen Sie das Ziel und die Grundsätze des Projekts fest.

„Getting Things Done“ – Zusammenfassung, Teil 2 | Kapitel 4: Schaffen Sie die Voraussetzungen für Ihren GTD-Erfolg

Nachdem Sie nun die Modelle und Methoden kennengelernt haben, ist es an der Zeit, das „Getting Things Done“-Programm in Ihrem Alltag anzuwenden.

Es ist eine Sache zu wissen, was man tun sollte, und eine ganz andere, es tatsächlich umzusetzen. Deshalb bietet Teil 2 einige Tipps und praktische Hilfsmittel für die Umsetzung des GTD-Systems. Sie können das System in vollem Umfang umsetzen oder zunächst nur einige Aspekte übernehmen und im Laufe der Zeit weitere hinzufügen.

Sich Zeit nehmen

Der größte Zeitaufwand entsteht Ihnen dabei, das GTD-System in Gang zu bringen. Die meisten Menschen benötigen zwei aufeinanderfolgende Tage, um alles vollständig in Gang zu bringen – etwa einen Tag für die Erfassung und einen weiteren Tag für die Klärung und Festlegung der nächsten Schritte.

Der anfängliche Prozess erfordert viel geistige Energie, daher solltest du dir ein oder zwei Tage Zeit dafür nehmen, an denen du nicht abgelenkt wirst. Wenn du dich erst nach Feierabend, wenn du von der Arbeit nach Hause kommst, damit beschäftigst, bist du wahrscheinlich zu erschöpft, um alles effektiv zu erfassen und zu klären, ohne dich in Nebensächlichkeiten zu verlieren.

Sobald Sie das System eingerichtet und in Betrieb genommen haben, können Sie es auch in viel kürzeren Zeitfenstern, in denen Sie im Alltag etwas Zeit übrig haben, pflegen.

Platz reservieren

Legen Sie einen festen Ort in Ihrer Wohnung fest, an dem Sie Ihre Arbeitsabläufe organisieren und Ihre…

Kurzübung: Richten Sie Ihr GTD-System ein

Die Umsetzung des GTD-Systems erfordert etwas Zeit, Platz und die richtigen Hilfsmittel.

Wenn ich mir deinen Terminkalender so anschaue: Wann kannst du dir ein oder zwei Tage Zeit nehmen, um dein GTD-System einzurichten – am besten ganz ohne Ablenkungen?

„Getting Things Done“ – Zusammenfassung Kapitel 5: Schritt 1 – Alles erfassen

Nachdem Sie nun Ihren Arbeitsplatz eingerichtet und sich die nötige Zeit genommen haben, können Sie mit dem ersten Schritt beginnen: dem Erfassen.

Es hat einige Vorteile, sich zunächst alles an einem Ort vor Augen zu führen, bevor man mit dem nächsten Schritt beginnt, um Klarheit zu schaffen:

1. Du weißt ja, wie viel Zeug du durchsehen musst.
2. Du hast einen endgültigen Endpunkt (zumindest vorerst, bis das Leben dir mehr zu erfassen gibt).
3. Wenn du zu diesen Schritten kommst, kannst du dich ganz auf die Klärung und Organisation konzentrieren, ohne das Gefühl zu haben, dass da draußen noch mehr zu tun wäre.

Teil 1: Erfassung physischer Gegenstände

Das Erfassen ist umfassender als das bloße Aufschreiben einer Liste aus dem Stegreif. Gehen Sie für Ihre erste Erfassung Ihre physischen Notiz- und Erinnerungsunterlagen durch, darunter:

• Anschlagtafeln
• Schränke
• Arbeitsplatten
• Desktop
• Schreibtischschubladen
• Etagen
• Büro (oder zweiter Büroraum)
• Regale

Wenn Sie im Moment nicht alle Punkte abarbeiten können, machen Sie sich eine Notiz als Platzhalter (z. B. „Flurschrank ausmisten“) und legen Sie diese in Ihren Eingangsstapel, damit Sie später daran denken, dies zu erledigen.

Sammeln Sie alles ein, was nicht an seinem derzeitigen Platz hingehört, und legen Sie es in Ihren Eingangsstapel. Dazu gehören:

• Ordner
• Visitenkarten
• Kataloge
• ...

Kurzübung: Erfassen Sie alle Ihre offenen Punkte

Offene Fragen können in allen Bereichen Ihres Lebens lauern. Nutzen Sie diese Übung, um sie aufzudecken.

Wenn Sie keinen Eingangsstapel haben, wo sammeln Sie dann die meisten Dinge, um die Sie sich kümmern müssen (wie Post, Notizen und Formulare)?

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 6: Schritt 2 – Klären Sie alles in Ihrem Posteingang

Nun, da Ihr Kopf wieder frei ist und Ihr Posteingang wahrscheinlich überquillt, ist es an der Zeit, alles abzuarbeiten – schnell, entschlossen und gewissenhaft.

Es kann leicht passieren, dass diese Klärungs- und Aufbereitungsphase und der nächste Schritt – das Ordnen – miteinander vermischt werden. Wenn Sie das GTD-System gerade umsetzen, während Sie dies lesen, sollten Sie vielleicht dieses und das nächste Kapitel lesen, bevor Sie mit der Klärung Ihrer „In“-Elemente fortfahren.

Hier ist ein Überblick darüber, wie das funktioniert: Entscheiden Sie zunächst in Schritt 2, welche Maßnahme für jeden Punkt erforderlich ist–bei manchen Punkten ist die Maßnahme der nächste Schritt, den Sie zur Erledigung der Aufgabe unternehmen müssen (zum Beispiel Ihren Mechaniker anrufen), bei anderen besteht sie darin, die Aufgabe zu delegieren oder den Punkt für später abzulegen. Wenn es etwas gibt, das Sie wegwerfen oder in weniger als zwei Minuten erledigen können, tun Sie es jetzt. Andernfalls kennzeichnen Sie jeden Punkt entsprechend Ihrer Entscheidung. Anschließend sortieren Sie in Schritt 3 alles physisch in die entsprechenden Ordner und Listen ein.

Zurück zu Schritt 2: Das Leeren Ihres Posteingangs mag wie eine gewaltige Aufgabe erscheinen, befolgen Sie daher diese Richtlinien, um sie zu bewältigen.

Regel Nr. 1: Immer nur eines nach dem anderen, von oben beginnend

Um diesen Stapel abzuarbeiten, musst du jeden Gegenstand gleich behandeln: Nimm einen in die Hand, ...

„Getting Things Done“ – Zusammenfassung Kapitel 7: Schritt 3 – Organisieren

Sobald Sie geklärt haben, was Sie mit jedem einzelnen Gegenstand tun müssen, ist es an der Zeit, diese in Ihrem Ordnungssystem physisch zu sortieren. Sie sollten nun einen leeren Eingangsstapel und zwei Stapel haben: einen Stapel mit Referenzunterlagen und einen Stapel mit noch zu bearbeitenden Unterlagen.

Sie ordnen den Stapel „Ausstehend“ so, dass Sie die Elemente an den folgenden Stellen ablegen (dies wird weiter unten näher erläutert):

1. Projektliste
2. Ordner mit Begleitmaterial zum Projekt
3. Warteliste
4. „Eines Tages/Vielleicht“-Liste
5. Erinnerungsakte
6. Kalendertermine/Informationen
7. Liste der nächsten Maßnahmen

Ihre Listen können nummerierte Listen sein (auf Papier oder in digitaler Form) oder Ordner mit Unterlagen, die mit einzelnen Punkten beschriftet sind.

Denken Sie beim Aufräumen daran: Auch wenn Sie in Schritt 2 bereits einige Dinge weggeworfen haben, könnten Sie dennoch auf Gegenstände stoßen, von denen Sie nach reiflicher Überlegung feststellen, dass Sie sie nicht benötigen. Werfen Sie diese weg.

Sie werden – und sollten es wahrscheinlich auch nicht – Ihr Organisationssystem nicht gleich zu Beginn festlegen, wenn Sie das „Getting Things Done“-Programm zum ersten Mal umsetzen. Ihr Organisationssystem muss widerspiegeln, was für Sie am besten funktioniert, und es wird Zeit sowie einige Versuche und Irrtümer erfordern, bis Sie das herausgefunden haben.

Schauen wir uns nun die einzelnen Kategorien einmal genauer an.

Referenzmaterialien

Fang mit deiner Quelle an...

Kurzübung: Sich besser organisieren

Sie haben die mühsame Arbeit geleistet, alles zu erfassen und zu klären. Nun ist es entscheidend, die Informationen so zu strukturieren, dass sie leicht zugänglich und übersichtlich sind, damit dieses System funktioniert.

Welche zwei oder drei Kategorien würdest du verwenden, um deine nächsten Aufgaben zu sortieren?

„Getting Things Done“ – Zusammenfassung Kapitel 8: Schritt 4 – Überprüfe regelmäßig alles

Nun haben Sie das gesamte System eingerichtet: Sie haben alles erfasst, geklärt und geordnet. Damit das „Getting Things Done“-System funktioniert, müssen Sie regelmäßig reflektieren, überprüfen und alles aktualisieren. Ihre Listen und Unterlagen nützen Ihnen nichts, wenn Sie sie nicht regelmäßig durchsehen oder aktualisieren.

Schauen Sie sich am häufigsten Ihren Kalender und Ihre tägliche To-do-Liste an. Sie vermitteln Ihnen einen Überblick über den „festen Rahmen“ Ihres Tages, sodass Sie wissen, wie viel Zeit Sie für andere Aufgaben haben – oder eben nicht haben.

Deine Liste der nächsten Aktionen ist die Ressource, die du am zweithäufigsten durchsiehst. Schau sie dir an, um dich daran zu erinnern, welche Aufgaben anstehen, damit du sie gegen die Arbeit abwägen kannst, die im Laufe des Tages hinzukommt. Selbst wenn du an einem bestimmten Tag nichts von deiner Liste der nächsten Aktionen erledigst, musst du wissen, was darauf steht, um dich bei deiner Entscheidung, es aufzuschieben, sicher zu fühlen.

Halten Sie außerdem alle Listen griffbereit, die Sie gerade benötigen: Wenn Sie ein paar freie Minuten mit Ihrem Smartphone haben, stellen Sie sicher, dass Sie auf Ihre Anrufliste zugreifen und diese überprüfen können, oder halten Sie Ihre Tagesordnung bereit, wenn Sie zu einem Gespräch mit Ihrer Chefin gehen, damit Sie noch einmal die Punkte durchgehen können, die Sie mit ihr besprechen möchten.

Der einzige Weg, um lästige Gedanken und Erinnerungen von dir fernzuhalten...

Kurzaufgabe: Überprüfen Sie Ihre To-Do-Liste

Man muss seinen Kalender und seine Listen regelmäßig durchsehen, damit sie überhaupt von Nutzen sind.

Wie oft schauen Sie in Ihrem derzeitigen Organisationssystem in Ihren Kalender, Ihren Terminplaner und/oder Ihre To-do-Liste?

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 9: Sich engagieren

Es ist der Moment der Wahrheit: Du hast eine halbe Stunde Zeit in deinem Terminkalender. Was machst du?

Die einfache Antwort lautet: Vertraue deiner Intuition. Doch da so viele Aufgaben aus verschiedenen Bereichen deines Lebens um deine Aufmerksamkeit buhlen, ist das leichter gesagt als getan.

Lassen Sie uns nun näher auf die drei Rahmenkonzepte zur Priorisierung eingehen, die wir in Kapitel 2 besprochen haben.

Das Vier-Kriterien-Modell zur Eingrenzung Ihrer Auswahlmöglichkeiten

Beginnen Sie damit, Ihre Auswahl anhand der folgenden vier Kriterien einzugrenzen.

Kriterium Nr. 1: Kontext

Berücksichtigen Sie den Kontext. Wenn Sie Ihre nächsten Aktionen in Kategorien unterteilt haben – beispielsweise „Anrufe“ und „Computeraufgaben“ –, können Sie ganz einfach die Liste aufrufen, die zu Ihrem aktuellen Standort und den Ihnen zur Verfügung stehenden Hilfsmitteln passt. Kategorisierte Listen ersparen Ihnen die Zeit und den geistigen Aufwand, die erforderlich wären, um eine Gesamtliste der nächsten Aktionen zu durchforsten und zu entscheiden, welche Aufgaben Sie in einem bestimmten Kontext erledigen können.

Bei den Kategorien Ihrer Aufgabenlisten können Sie kreativ werden, indem Sie beispielsweise eine „Brain Gone“-Liste für Routineaufgaben und eine „Less Than 5-Minute“-Liste für schnelle Aufgaben erstellen. Sie können auch zeitkritische Listen anlegen und alles darin zusammenfassen, was Sie vor einer bestimmten Frist erledigen müssen – zum Beispiel, bevor Sie aufbrechen, um...

Kurzaufgabe: Überlegen Sie sich Ihre Prioritäten

Denken Sie über Ihren Arbeitsablauf und Ihre Vorgehensweise bei der Priorisierung nach.

Denken Sie an etwas, das derzeit auf Ihrer To-do-Liste steht. Welche Rolle und welche Verantwortung hat diese Aufgabe?

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 10: Tipps für die vertikale Projektplanung

Wenn Sie alle Schritte durchgearbeitet haben, verfügen Sie bereits über eine gut strukturierte Projektliste, in der die nächsten Maßnahmen festgelegt und die Hilfsmaterialien geordnet sind. Doch selbst mit den in Kapitel 3 besprochenen Schritten zur Projektplanung kann es bei bestimmten Projekten erforderlich sein, etwas tiefer in die Materie einzusteigen.

Sehen Sie sich Ihre Projektliste an und stellen Sie sich zu jedem Projekt folgende Fragen:

• Gibt es noch etwas, das ich darüber wissen muss?
• Gibt es Ideen oder Informationen, die ich festhalten sollte?
• Was muss ich bei diesem Projekt noch beachten?

Notieren Sie sich während dieses Prozesses Ihre Gedanken in der Form, die Ihnen am besten passt – als Stichpunkte, als Gliederung oder als Mindmap.

Während viele Vorhaben unkompliziert sind und sich in nur wenigen Schritten erledigen lassen (wie zum Beispiel die Suche nach einem neuen Arzt), gibt es zwei Arten von Vorhaben, die mehr Aufmerksamkeit erfordern:

1. Projekte, die dir noch im Kopf herumgehen, nachdem du dich für den nächsten Schritt entschieden hast
2. Projekte, die zu Plänen und Ideen inspirieren, die einem zu den unterschiedlichsten Zeitpunkten in den Sinn kommen

Schauen wir uns einmal an, wie man mit den einzelnen Fällen umgeht.

Typ 1: Projekte, die mehr Planung erfordern

Wenn du dich zwar für einen nächsten Schritt in einem Projekt entschieden hast, dich das Ganze aber immer noch beschäftigt, musst du wahrscheinlich noch etwas genauer planen.

Denn...

„Getting Things Done“ – Zusammenfassung Teil 3 | Kapitel 11: Die lebensverändernde Gewohnheit des Erfassens

Nachdem Sie nun die Grundsätze und die praktische Anwendung des „Getting Things Done“-Programms kennen, wollen wir darüber sprechen, wie sich die Umsetzung dieses Systems auf Ihr psychisches Wohlbefinden und Ihre Beziehungen zu anderen auswirken wird.

Das Festhalten befreit deinen Geist

Wenn Sie alles, was Sie erledigen müssen, in einem System erfassen, können Sie Ihre geistigen Kapazitäten optimal nutzen: Wenn Sie alles im Kopf behalten, verbrauchen relativ unwichtige Aufgaben genauso viel geistige Energie wie die wichtigen, sodass manche Dinge zu viel Aufmerksamkeit erhalten, während andere zu kurz kommen. Wenn Sie hingegen alles erfassen und strukturieren, können Sie einschätzen, wie wichtig und dringend etwas wirklich ist, und entsprechend darauf reagieren.

Der anfängliche Erfassungsprozess kann gemischte Gefühle hervorrufen: Die schiere Anzahl der Aufgaben kann dazu führen, dass man sich ängstlich, gestresst, frustriert und schuldig fühlt. Aber wenn man sie aufschreibt und ordnet, verspürt man auch Erleichterung und das Gefühl, alles im Griff zu haben.

Du weißt, dass du alles erfasst hast, wenn nichts mehr deine Aufmerksamkeit beansprucht. An diesem Punkt kannst du dich voll und ganz auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren und bei allem, was du tust, in einen „Flow“ kommen.

Wenn man etwas festhält, wirkt man vertrauenswürdig

Wenn Menschen in deinem Umfeld – im Beruf und im Privatleben...

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ – Kapitel 12 und 13: Die lebensverändernde Gewohnheit der nächsten Schritte

Die Festlegung einer nächsten Aktion geht Hand in Hand mit der Identifizierung und Visualisierung des Ergebnisses, das Sie erreichen möchten: Wenn Sie nicht wissen, wohin Sie wollen, können Sie nicht entscheiden, wie Sie dorthin gelangen. Das „Getting Things Done“-Programm hilft Ihnen dabei, sowohl die gewünschten Ergebnisse im Rahmen von Projekten zu bestimmen als auch festzulegen, wie Sie diese durch nächste Aktionen erreichen können.

Das Festlegen von Projekten und nächsten Schritten sorgt für Klarheit, Verantwortlichkeit, Produktivität und Eigenverantwortung. Sie definieren das gewünschte Ergebnis, legen fest, wer an dessen Umsetzung beteiligt ist, schaffen Dynamik, die zur Erreichung dieses Ergebnisses beiträgt, und übernehmen die Verantwortung dafür, diesen Traum Wirklichkeit werden zu lassen.

Dein Verstand macht aus unentschiedenen nächsten Schritten gewaltige Aufgaben

Wenn Sie die Gelegenheit haben, Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste anzugehen, besteht eines der größten Hindernisse für die Produktivität darin, dass die nächsten Schritte noch nicht festgelegt sind.

Warum schieben so viele kluge, erfolgreiche Menschen die Arbeit an Projekten so lange auf, bis die Frist fast abgelaufen ist? Intelligente, kreative und einfühlsame Menschen neigen am ehesten dazu, Dinge aufzuschieben, denn wenn sie eine Aufgabe wie „die Steuererklärung machen“ betrachten, malen sich ihre fantasievollen Köpfe Bilder vom schlimmsten möglichen Szenario aus.

Wenn Sie es nicht gewohnt sind, nächste Schritte festzulegen, dann ist Ihr gesamtes...

Kurzübung: Entscheiden Sie sich für Ihren nächsten Schritt

Um Ihre Aufgaben zu erledigen, müssen Sie im Grunde genommen für jeden Punkt auf Ihrer To-do-Liste die nächsten Schritte festlegen.

Welche Aufgabe oder welches Projekt – egal ob groß oder klein – hast du bisher immer wieder aufgeschoben?

Zusammenfassung von „Getting Things Done“ Kapitel 14: Die Kognitionswissenschaft untermauert die GTD-Methoden

Als die Originalausgabe dieses Buches im Jahr 2001 erschien, stützten sich die Belege für die Wirksamkeit des „Getting Things Done“-Programms in erster Linie auf Anekdoten aus den eigenen Erfahrungen des Autors und denen seiner Kunden. Als jedoch 2015 die überarbeitete Ausgabe erschien, hatten bereits zahlreiche kognitionswissenschaftliche Studien die Prinzipien der GTD-Methodik bestätigt.

Das GTD-System bietet mehr als nur eine Methode zur Zeit- und Aufgabenverwaltung –GTD fördert eine sinnvollere Arbeit, eine achtsamere Lebenseinstellung sowie ein allgemeines Gefühl der Selbstbestimmung und Stressreduktion durch ergebnisorientiertes Denken (Projekte) und längerfristige Ziele (weitere Perspektiven).

Verschiedene psychologische Theorien und Prinzipien, die die GTD-Methoden untermauern, darunter:

• Untersuchungen zur verteilten Kognition belegen, dass Ihr Gehirn zwar hervorragend darin ist, zu denken und Ideen zu entwickeln, sich diese aber nicht besonders gut merken kann.
• Studien zeigen, dass unerledigte Ziele, Aufgaben und Projekte (auch bekannt als „offene Schleifen“) Sie stark belasten und Ihre Klarheit sowie Ihre Konzentrationsfähigkeit beeinträchtigen.
• Strategien zur Selbstführung helfen Menschen dabei, ihr eigenes Handeln mit Techniken wie dem „Self-Cueing“ zu steuern (z. B. indem man seinem Handeln bestimmte Elemente hinzufügt ...

„Getting Things Done“ – Zusammenfassung Kapitel 15: Das GTD-Programm meistern

Wie wir bereits besprochen haben, ist die Umsetzung und Beherrschung des GTD-Programms ein lebenslanges Unterfangen – man erreicht nie einen Endpunkt, sondern wird im Laufe der Zeit immer versierter im Umgang mit dem GTD-System und kann es nutzen, um eine noch tiefgreifendere Produktivität zu erreichen.

Stell dir das so vor, als würdest du Gitarre spielen lernen: Zuerst lernst du die Akkorde, dann, wenn dir diese immer mehr in Fleisch und Blut übergehen, lernst du einfache Melodien, und schließlich kannst du deine eigene Musik komponieren.

Lassen Sie uns die drei Stufen der GTD-Meisterschaft näher betrachten.

Stufe 1: Die Grundlagen

Wie bei jeder Fertigkeit besteht der erste Schritt zur Beherrschung des GTD-Systems darin, sich mit den Grundlagen vertraut zu machen.

Zwar erfordert das GTD-Programm keine neuen Fähigkeiten (man weiß beispielsweise, wie man Dinge notiert und Unterlagen ablegt), doch muss man neue Vorgehensweisen übernehmen und neue Gewohnheiten entwickeln. Es kann leicht etwa zwei Jahre dauern, bis sich diese Gewohnheiten festigen, und die meisten Menschen kommen dabei ein paar Mal vom Kurs ab und finden dann wieder zurück.

Lassen Sie diese grundlegenden Praktiken nicht vernachlässigen, da sie dazu führen, dass Ihr gesamtes System aus den Fugen gerät:

• Artikel sofort nach Erhalt erfassen
• Sorgfältige Ermittlung der nächsten Schritte
• So bleibt Ihre „Waiting For“-Liste vollständig...