Zusammenfassung des BuchesGetting Things Done, von David Allen

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Haben Sie das Gefühl, dass Sie ständig versuchen, Ihre To-do-Liste abzuarbeiten? Reichen Ihnen die Stunden am Tag nie aus?

Das Getting Things Done (GTD)-Programm soll Ihnen dabei helfen, die Dinge, die Sie erledigen müssen, mit weniger Zeit, Energie und Aufwand zu erledigen, damit Sie mehr Zeit für die Dinge haben, die Sie tun möchten.

Der Kern des GTD-Systems besteht darin, alle Aufgaben, Erinnerungen und Notizen, die Ihnen durch den Kopf gehen, in einem externen Organisationssystem zu speichern, um Ihre geistige Energie freizusetzen, damit Sie sich tatsächlich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können. Ihr Gehirn ist großartig darin, Dinge zu erschaffen und zu verarbeiten, aber nicht darin, sich an sie zu erinnern. Wenn Sie also versuchen, alles im Kopf zu behalten, raubt dies Ihrem Gehirn die Energie, die es für das braucht, was es am besten kann.

Mit dem GTD-System erfassen Sie alle Aufgaben und Erinnerungen in Listen, Dateien und Ihrem Kalender. Sie haben Ihre gesamte Arbeitslast im Blick und unter Kontrolle, sodass Sie jeden Moment voll und ganz genießen können, ohne das nagende Gefühl, dass Sie eigentlich etwas anderes tun sollten.

Die fünf Schritte des GTD-Systems sind:

1. Erfassen Sie alle Probleme und Ideen, die Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen.
2. Erläutern Sie, was jeder einzelne bedeutet und was Sie dagegen tun müssen.
3. Organisieren Sie die Entscheidungen und Maßnahmen, die Sie geklärt haben.
4. Denken Sie über alles nach , was vor Ihnen liegt, um zu entscheiden, was Sie als Nächstes in Angriff nehmen möchten.
5. Die Aufgabe angehen (erledigen).

Wenn Sie zum ersten Mal damit beginnen, werden Sie eine große mentale Rückstandsliste mit Elementen haben, die erfasst und verarbeitet werden müssen, was einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Nachdem Sie diese einmal durchgearbeitet haben, werden Sie alle Elemente an der richtigen Stelle haben. Anschließend werden Sie regelmäßig (zum Beispiel täglich) die fünf Schritte durchlaufen, um neue Elemente zu erfassen und zu verarbeiten, und dann herausfinden, was Sie an diesem Tag tun möchten.

Schritt 1: Erfassen

Der erste Schritt besteht darin, jede Idee, jede Erinnerung und jede Information festzuhalten und aus dem Kopf zu bekommen. Halten Sie allesfest –große und kleine Dinge, kurzfristige und langfristige, alles in Ihrem Leben, was Ihrer Meinung nach anders sein sollte und wofür Sie eine gewisse Motivation oder Verpflichtung zur Veränderung verspüren ( von Ideen zur Karrierestrategie bis hin zur Erinnerung, das Gerät in Ihrer Schublade zu reparieren).

Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, alles festzuhalten, können Sie darauf vertrauen, dass nichts übersehen wird. Andere Menschen werden Ihre Sorgfalt erkennen und ihr Vertrauen in Sie wachsen; darüber hinaus werden auch Ihr Selbstvertrauen und Ihre Zuversicht, Dinge zu erreichen, wachsen.

Durchsuche deinen Schreibtisch, Küchentisch, deine Aktentasche und alle anderen Ecken und Winkel, in denen sich Notizen oder Erinnerungen befinden könnten, die du bearbeiten musst. Dann zerbrich dir den Kopf über alle anderen Ideen und offenen Fragen, die dich beschäftigen – sei es ein Meeting, das du gerade hattest, oder ein Geschenk für den Geburtstag deiner Mutter nächste Woche.

Legen Sie alles in Ihren Posteingang. Hören Sie nicht auf, an anderen Dingen zu arbeiten – konzentrieren Sie sich einfach darauf, so schnell wie möglich alles zu erfassen. Wenn Sie fertig sind, nehmen Sie sich Zeit, um jeden Punkt zu bewerten.

Schritt 2: Klären

Der nächste Schritt besteht darin, das gewünschte Ergebnis für jeden Punkt festzulegen und zu überlegen, was die unmittelbar nächste Maßnahme ist, um diesem Ergebnis näher zu kommen. Die „nächste Maßnahme” ist der unmittelbar nächste konkrete Schritt, den Sie zur Fertigstellung eines Projekts unternehmen können. Wenn der Punkt beispielsweise „Besprechung planen” lautet, müssen Sie entscheiden, was Sie als Nächstes tun müssen, um diese Besprechung zu planen: Ihre Verfügbarkeit prüfen? Einen Konferenzraum reservieren? E-Mails mit Besprechungsanfragen versenden?

Diese frühzeitige Entscheidungsfindung steigert Ihre Produktivität, da Sie sich sofort mit einer Aufgabe auseinandersetzen müssen, sobald sie Ihnen vorgelegt wird, anstatt bis zum Ablauf der Frist zu warten. Durch die Klärung der nächsten Schritte werden scheinbar gewaltige Aufgaben in kleine Teilschritte unterteilt, die Sie leicht bewältigen können und die Ihnen ein Erfolgserlebnis verschaffen.

Je nachdem, welche nächste Maßnahme Sie für jeden Punkt festlegen, werden Sie entweder:

1. Wirf es weg. Wenn es keine Maßnahmen erfordert und du die Informationen später nicht mehr benötigst, wirf es weg.
2. Bewahren Sie diese Unterlagen zu Referenzzwecken auf. Diese Dokumente erfordern keine weiteren Maßnahmen, enthalten jedoch Informationen, die später nützlich sein könnten.
3. Mach es. Wenn die nächste Aktion weniger als zwei Minuten dauert, mach sie jetzt.
4. Bezeichnen Sie es als Projekt. Das GTD-System definiert Projekte als alles, was mehr als einen Schritt erfordert und innerhalb eines Jahres abgeschlossen werden kann – von der Gartenarbeit bis zum Erlernen einer neuen Software bei der Arbeit. Kleben Sie einen Haftnotizzettel darauf, auf dem Sie es als Projekt kennzeichnen, und legen Sie es in einen Stapel mit ausstehenden Aufgaben.
5. Entscheiden Sie sich, die Aufgabe zu delegieren. Wenn die nächste Aktion länger als zwei Minuten dauert, überlegen Sie, ob Sie die beste Person für diese Aufgabe sind. Wenn nicht, kleben Sie einen Haftnotizzettel darauf, auf dem vermerkt ist, dass Sie die Aufgabe delegieren und an wen, und legen Sie sie in den Stapel „Ausstehend“.
6. Bewahren Sie es für später auf. Kennzeichnen Sie Dinge, die jetzt keine Maßnahmen erfordern, die Sie aber möglicherweise später noch einmal überprüfen möchten, mit „Irgendwann/Vielleicht“. Wenn Sie eine Erinnerung erstellen möchten, um es an einem bestimmten Datum noch einmal zu überprüfen, notieren Sie sich dieses Datum, damit Sie es im nächsten Schritt in Ihre Ablage oder in Ihren Kalender eintragen können. Legen Sie all diese Dinge in den Stapel „Ausstehend“.
7. Auf nächste Aktionen verschieben. Wenn es länger als zwei Minuten dauert und Sie es nicht delegieren können, kennzeichnen Sie es als „Nächste Aktion“ und legen Sie es in den Stapel „Ausstehend“.

Hier ist ein Flussdiagramm, das die Schritte 1 bis 3 deutlicher darstellt:

Schritt 3: Organisieren

Im Klärungsschritt haben Sie für jeden Punkt eine Entscheidung über den nächsten Schritt getroffen; nun werden Sie die Punkte in Dateien, Listen und Kalendertermine organisieren.

Der Autor schlägt viele verschiedene Listen und Dateien mit unterschiedlichen Zwecken vor, was überwältigend sein kann. Konzentrieren Sie sich vorerst auf das große Ganze –dass jeder Gegenstand an seinen idealen Platz kommt, was Ihnen die Gewissheit gibt, dass Sie alles berücksichtigt haben und dass es da sein wird, wenn Sie es brauchen.

Obwohl Sie in Schritt 2 einige Gegenstände weggeworfen haben, könnten Sie dennoch auf Gegenstände stoßen, die Sie nach reiflicher Überlegung als unnötig einstufen. Werfen Sie diese weg.

Nehmen Sie nun die nicht umsetzbare Referenz...

Getting Things Done Zusammenfassung Einleitung : Das Getting Things Done (GTD)-Programm

Das Getting Things Done (GTD)-Programm wurde entwickelt, um Ihre Produktivität und Effektivität zu steigern – nicht, damit Sie noch mehr in Ihr ohnehin schon volles Leben quetschen können, sondern damit Sie Dinge mit weniger Zeit, Energie und Aufwand erledigen können. Wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Leben und Ihre To-do-Liste unter Kontrolle zu haben, können Sie jeden Moment genießen, ohne das nagende Gefühl, dass Sie eigentlich etwas anderes tun sollten. Wenn Ihr Geist klar ist, können Sie sich konzentrieren und Ihre kreative Energie für die anstehende Aufgabe nutzen. In Ihrer Freizeit können Sie das Leben in vollen Zügen genießen, ohne sich schuldig zu fühlen, weil Sie nichts „Produktives” tun.

Das GTD-Programm ist als lebenslange Praxis gedacht, und Sie werden kontinuierlich zu fortgeschritteneren Anwendungsstufen übergehen. Wenn Sie beginnen, die Strategien als Gewohnheiten zu verfestigen, werden Sie neue Ebenen der Meisterschaft erreichen, um Ihr Leben und Ihre Produktivität auf neue Weise zu verbessern: Sobald es für Sie zur Selbstverständlichkeit geworden ist, Ihre E-Mails im Griff zu haben, nutzen Sie Ihre Fähigkeiten (und Ihre neu gewonnene Freizeit und Energie), um ein neues Hobby zu beginnen oder Ihre wichtigen Beziehungen zu stärken.

Warten Sie in der Zwischenzeit nicht, bis Sie das Buch zu Ende gelesen haben, um mit der Anwendung der Strategien zu beginnen – setzen Sie ...

Getting Things Done Zusammenfassung Teil 1 | Kapitel 1: Ihr Organisationssystem muss zu Ihrem Leben passen

Wie sieht Ihre To-do-Liste aus? Ist sie ein Sammelsurium aus Erinnerungen, Informationen und Projekten aus allen Bereichen Ihres Lebens? Werden Sie schon beim bloßen Gedanken daran nervös?

In diesem Kapitel werden wir darüber sprechen, warum Ihr derzeitiges System nicht funktioniert und wie das Getting Things Done-Programm einen anderen Ansatz verfolgt.

Veraltete Zeitmanagement-Tools können mit den heutigen Anforderungen nicht Schritt halten.

Die bedeutenden Veränderungen im täglichen Leben im letzten halben Jahrhundert haben die Menschen mit Arbeit und persönlichen Verpflichtungen überlastet, sodass sie eine dynamischere Art und Weise benötigen, um all dies zu bewältigen.

Erstens sind die Arbeitszeiten der meisten Menschen nicht mehr auf die Zeit von 9 bis 17 Uhr beschränkt und auch nicht mehr auf das Büro beschränkt. Heutzutage sind die Menschen ständig per Telefon und E-Mail erreichbar, und aufgrund der Globalisierung kann es vorkommen, dass man mit Menschen zusammenarbeitet, die neun Zeitzonen entfernt sind. Der Arbeitstag kennt keine Grenzen, sodass er leicht Zeit von anderen Bereichen Ihres Lebens wegnimmt.

Zweitens hat sich die Art der Arbeit von eher industriellen, fließbandartigen Tätigkeiten mit klaren, sichtbaren Aufgaben zu sogenannter Wissensarbeit mit viel unklarer definierten Projekten gewandelt. Früher wusste man, was die eigene Aufgabe war (zum Beispiel diese Teile zusammenbauen) und...

Kurzform-Übung: Erfassen, klären und organisieren

Offene Schleifen können mental anstrengend sein, noch bevor Sie überhaupt Fortschritte bei der Erledigung der Aufgabe gemacht haben. Wenden Sie diese Übung auf Ihre offenen Schleifen an, um Ihren Kopf frei zu bekommen und Dinge zu erledigen.

Nennen Sie ein Projekt oder eine Aufgabe, die Ihnen auf der Seele liegt, egal ob es sich um ein Projekt bei der Arbeit oder die Planung Ihres nächsten Urlaubs handelt.

Getting Things Done Zusammenfassung Kapitel 2: Ein Überblick über das GTD-System

Das Getting Things Done-System umfasst fünf Schritte:

1. Erfassen Sie alle Probleme und Ideen, die Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen.
2. Erläutern Sie, was jeder einzelne bedeutet und was Sie dagegen tun müssen.
3. Organisieren Sie die Entscheidungen und Maßnahmen, die Sie geklärt haben.
4. Denken Sie über alles nach , was vor Ihnen liegt, um zu entscheiden, was Sie als Nächstes in Angriff nehmen möchten.
5. Die Aufgabe angehen (erledigen).

Widmen Sie sich jedem Schritt einzeln, anstatt zu versuchen, alle fünf auf einmal zu erledigen: Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich hinzusetzen und alles in Ihrem Kopf zu erfassen, gehen Sie alle Punkte in einer weiteren Sitzung durch und klären Sie sie, und so weiter.

Die meisten Menschen führen diese fünf Schritte ganz natürlich aus, jedoch nicht so effizient, wie sie könnten. Viele Menschen tappen in eine dieser Fallen:

• Sie erfassen nicht alles und lassen zu viele Fragen offen.
• Sie klären nicht ausreichend, sodass sie mehrdeutige To-do-Listen, Notizen und Erinnerungen haben, die ihnen nicht genau sagen, was sie tun sollen.
• Sie organisieren sich nicht effizient, sodass Erinnerungen verloren gehen und Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden.
• Sie verbringen nicht genug Zeit mit Nachdenken, sodass sie Listen, Kalender und Erinnerungen haben, die überladen und veraltet sind.
• **Sie gehen an...

Kurzform-Übung: Anpassung Ihres Organisationssystems

Viele Menschen wenden bereits einige Aspekte des GTD-Programms an, ohne sich dessen bewusst zu sein. Nutzen Sie dies, um Ihr derzeitiges System zu bewerten und zu sehen, wo Sie es optimieren könnten.

Wie organisieren und verfolgen Sie derzeit Ihre To-dos?

Getting Things Done Zusammenfassung Kapitel 3: Projektplanung

In Teil 2 werden wir uns eingehender mit der Umsetzung des Getting Things Done-Systems befassen, aber zunächst wollen wir einen Exkurs zu Projekten machen. Viele Ihrer nächsten Aktionen werden aus Projekten hervorgehen – das kann alles Mögliche sein, von der Anschaffung eines neuen Druckers über den Umbau Ihres Hauses bis hin zur Planung einer Unternehmensfusion. Daher ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie diese Projekte effektiv planen und durchführen können.

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Projekte planen, ist ein entscheidender Faktor dafür, ob Sie diese abschließen, wie erfolgreich Sie dabei sind und wie stressig der Prozess ist.

Die natürliche Planungsmethode – Überblick

Viele Menschen neigen zu formalen Planungsmethoden, insbesondere im geschäftlichen Kontext (z. B. Planungssitzungen und Projektmanagement-Software).

Planungssitzungen beginnen oft damit, dass ein Manager Ideen für ein Projekt, wie beispielsweise die Planung einer Konferenz, einholt. Die Teilnehmer bringen Ideen für Veranstaltungsorte, Events und Referenten ein, kommen jedoch nicht wirklich voran, da sie unterschiedliche Städte und Themen vorschlagen. Der Manager erkennt, dass das Team sich organisieren und ein Brainstorming durchführen muss. Aber auch damit kommen sie nicht wirklich weiter, da sich nicht alle einig sind. Schließlich stehen sie vor der Frage: „Was ist die Vision und der Zweck?“ Das ist die...

Kurzform-Übung: Wenden Sie die natürliche Planungsmethode an

Wenden Sie die natürliche Planungsmethode auf ein Projekt in Ihrem Leben an.

Schritt 1 – Definieren Sie Ihren Zweck und Ihre Grundsätze: Denken Sie an ein Projekt, an dem Sie derzeit arbeiten oder das Sie bald beginnen möchten. Definieren Sie den Zweck und die Grundsätze des Projekts.

Getting Things Done Zusammenfassung Teil 2 | Kapitel 4: Bereiten Sie sich auf den Erfolg mit GTD vor

Nachdem Sie nun die Modelle und Methoden kennengelernt haben, ist es an der Zeit, das Getting Things Done-Programm in Ihrem Leben anzuwenden.

Es ist eine Sache zu wissen, was man tun sollte, und eine ganz andere, es tatsächlich zu tun. Deshalb bietet Teil 2 einige Anleitungen und praktische Hilfsmittel für die Umsetzung des GTD-Systems. Sie können das System vollständig umsetzen oder zunächst nur einige Aspekte übernehmen und im Laufe der Zeit weitere hinzufügen.

Zeit widmen

Die größte Zeitinvestition wird die Einrichtung und Inbetriebnahme des GTD-Systems sein. Die meisten Menschen benötigen zwei aufeinanderfolgende Tage, um alles vollständig in Gang zu bringen – etwa einen Tag, um alles zu erfassen, und einen weiteren Tag, um zu klären und die nächsten Schritte festzulegen.

Der anfängliche Prozess erfordert viel mentale Energie, daher sollten Sie sich ein oder zwei Tage Zeit nehmen, in denen Sie sich ohne Ablenkungen darauf konzentrieren können. Wenn Sie sich erst nach Feierabend daran machen, ist Ihre Energie wahrscheinlich schon zu sehr erschöpft, um alles effektiv zu erfassen und zu klären, ohne sich in Details zu verlieren.

Sobald Sie das System eingerichtet und in Betrieb genommen haben, können Sie es in viel kürzeren Zeitfenstern Ihrer freien Zeit pflegen.

Raum widmen

Legen Sie einen physischen Ort in Ihrem Zuhause fest, an dem Sie Ihren Arbeitsablauf verwalten und Ihre...

Kurzform-Übung: Richten Sie Ihr GTD-Setup ein

Die Implementierung des GTD-Systems erfordert etwas Zeit, Platz und die richtigen Werkzeuge.

Wenn ich mir Ihren Terminkalender anschaue, wann könnten Sie sich ein oder zwei Tage Zeit nehmen, um Ihr GTD-System einzurichten, idealerweise ohne Ablenkungen?

Getting Things Done Zusammenfassung Kapitel 5: Schritt 1 – Alles erfassen

Nachdem Sie nun Ihren Arbeitsbereich eingerichtet und sich Zeit genommen haben, können Sie mit dem ersten Schritt beginnen: dem Erfassen.

Es hat einige Vorteile, alles an einem Ort vor sich zu haben, bevor Sie mit dem nächsten Schritt beginnen, um Folgendes zu klären:

1. Du weißt, wie viel du durchgehen musst.
2. Sie haben einen definitiven Endpunkt (zumindest vorerst, bis das Leben Ihnen mehr zu bieten hat).
3. Sie können sich darauf konzentrieren, diese Schritte zu klären und zu organisieren, ohne das Gefühl zu haben, dass noch mehr zu tun ist.

Teil 1: Physische Gegenstände erfassen

Das Erfassen umfasst mehr als nur das Aufschreiben einer Liste aus dem Kopf. Gehen Sie für Ihre erste Erfassung alle physischen Notizen und Erinnerungen durch, darunter:

• Anschlagtafeln
• Schränke
• Arbeitsplatten
• Desktop
• Schreibtischschubladen
• Fußböden
• Büro (oder zweiter Büroraum)
• Regale

Wenn Sie nicht alle Stellen sofort erledigen können, machen Sie sich eine Notiz (z. B. „Flurschrank ausmisten“) und legen Sie diese in Ihren Posteingang, um sich daran zu erinnern, dies später zu erledigen.

Sammeln Sie alles, was nicht an seinem Platz ist, und legen Sie es in Ihren Posteingang. Dazu gehören:

• Ordner
• Visitenkarten
• Kataloge
• ...

Kurzform-Übung: Erfassen Sie alle Ihre offenen Schleifen

Offene Schleifen können in allen Bereichen Ihres Lebens lauern. Nutzen Sie diese Übung, um sie aufzudecken.

Wenn Sie keinen Posteingang haben, wo sammeln Sie dann die meisten Dinge, die Sie bearbeiten müssen (wie Post, Notizen und Formulare)?

Getting Things Done Zusammenfassung Kapitel 6: Schritt 2 – Klären Sie alles in Ihrem Posteingang

Jetzt, wo Ihr Kopf frei ist und Ihr Posteingang wahrscheinlich überquillt, ist es an der Zeit, alles abzuarbeiten – schnell, entschlossen und gewissenhaft.

Es kann leicht passieren, dass diese Phase der Klärung/Bearbeitung und der nächste Schritt, das Organisieren, miteinander verwechselt werden. Wenn Sie das GTD-System gerade implementieren, während Sie dies lesen, sollten Sie vielleicht dieses Kapitel und das nächste lesen, bevor Sie mit der Klärung Ihrer „In“-Elemente fortfahren.

Hier ist ein Überblick darüber, wie das funktioniert: Entscheiden Sie zunächst in Schritt 2, welche Maßnahme für jeden Punkt erforderlich ist–bei einigen Punkten ist die Maßnahme das, was Sie als Nächstes tun müssen, um die Aufgabe zu erledigen (z. B. Ihren Mechaniker anrufen), bei anderen ist es die Delegierung der Aufgabe oder das Ablegen des Punktes für später. Wenn es etwas gibt, das Sie wegwerfen oder in weniger als zwei Minuten erledigen können, tun Sie das jetzt. Andernfalls kennzeichnen Sie jeden Punkt entsprechend Ihrer Entscheidung. In Schritt 3 sortieren Sie dann alles physisch in die entsprechenden Ordner und Listen.

Zurück zu Schritt 2: Das Leeren Ihres Posteingangs mag wie eine gewaltige Aufgabe erscheinen, aber wenn Sie diese Richtlinien befolgen, werden Sie es schaffen.

Regel Nr. 1: Einer nach dem anderen, beginnend oben

Um diesen Stapel abzuarbeiten, müssen Sie jeden Gegenstand gleich behandeln: Nehmen Sie einen in die Hand, ...

Getting Things Done Zusammenfassung Kapitel 7: Schritt 3 – Organisieren

Sobald Sie geklärt haben, was Sie mit jedem Gegenstand tun müssen, ist es an der Zeit, diese physisch in Ihrem Ordnungssystem zu sortieren. Sie sollten nun einen leeren Posteingang und zwei Stapel haben: einen Stapel mit Referenzgegenständen und einen Stapel mit zu erledigenden Aufgaben.

Sie ordnen den Stapel „Ausstehend“, indem Sie die Elemente an den folgenden Orten ablegen (weitere Details dazu weiter unten):

1. Projektliste
2. Ordner mit Projektunterlagen
3. Warteliste
4. Irgendwann/Vielleicht-Liste
5. Tickler-Datei
6. Kalenderaktionen/-informationen
7. Liste der nächsten Aktionen

Ihre Listen können nummerierte Listen (auf Papier oder in digitaler Form) oder Ordner mit Papieren sein, die mit einzelnen Punkten beschriftet sind.

Beachten Sie beim Sortieren, dass Sie zwar in Schritt 2 einige Gegenstände weggeworfen haben, aber möglicherweise dennoch auf Gegenstände stoßen, die Sie nach reiflicher Überlegung als unnötig einstufen. Werfen Sie diese weg.

Sie werden Ihr Organisationssystem nicht – und sollten es wahrscheinlich auch nicht – festlegen, wenn Sie das Getting Things Done-Programm zum ersten Mal einsetzen. Ihr Organisationssystem muss das widerspiegeln, was für Sie am besten funktioniert, und das herauszufinden, erfordert Zeit und einige Versuche.

Sehen wir uns nun jede Kategorie genauer an.

Referenzmaterialien

Beginnen Sie mit Ihrer Referenz...

Kurzform-Übung: Organisieren Sie sich

Sie haben die schwierige Arbeit geleistet, alles zu erfassen und zu klären. Nun ist es entscheidend, alles auf leicht zugängliche und übersichtliche Weise zu organisieren, damit dieses System funktioniert.

Welche zwei oder drei Kategorien könnten Sie verwenden, um Ihre nächsten Aktionen zu sortieren?

Getting Things Done Zusammenfassung Kapitel 8: Schritt 4 – Überprüfen Sie regelmäßig alles

Jetzt haben Sie das gesamte System eingerichtet: Sie haben alles erfasst, geklärt und organisiert. Damit das Getting Things Done-System funktioniert, müssen Sie regelmäßig alles reflektieren, überprüfen und aktualisieren. Ihre Listen und Dateien nützen Ihnen nichts, wenn Sie sie nicht regelmäßig ansehen oder aktualisieren.

Überprüfen Sie Ihren Kalender und Ihre tägliche Aufgabenliste möglichst oft. Sie geben Ihnen einen Überblick über Ihren Tagesablauf, sodass Sie wissen, wie viel Zeit Sie für andere Aufgaben haben – oder nicht haben.

Ihre Liste „Nächste Aktionen“ ist die Ressource, die Sie am zweithäufigsten überprüfen. Sehen Sie sich diese Liste an, um sich daran zu erinnern, welche Aufgaben Sie noch zu erledigen haben, damit Sie diese gegen die Aufgaben abwägen können, die im Laufe des Tages anfallen. Selbst wenn Sie an einem bestimmten Tag nichts von Ihrer Liste „Nächste Aktionen“ erledigen, müssen Sie wissen, was darauf steht, um sich Ihrer Entscheidung, etwas aufzuschieben, sicher zu sein.

Halten Sie außerdem alle Listen, die Sie benötigen, griffbereit, wenn Sie sie brauchen: Wenn Sie ein paar Minuten Zeit mit Ihrem Smartphone haben, stellen Sie sicher, dass Sie auf Ihre Anrufliste zugreifen und diese überprüfen können, oder wenn Sie zu einem Meeting mit Ihrer Chefin gehen, halten Sie Ihre Agenda bereit, damit Sie andere Punkte, die Sie mit ihr besprechen möchten, noch einmal durchgehen können.

Der einzige Weg, um quälende Gedanken und Erinnerungen von Ihrem... fernzuhalten.

Kurzform-Übung: Überprüfen Sie Ihre To-Do-Liste

Sie müssen Ihren Kalender und Ihre Listen regelmäßig überprüfen, damit sie von Nutzen sind.

Wie oft schauen Sie in Ihrem derzeitigen Organisationssystem in Ihren Kalender, Ihren Terminplaner und/oder Ihre To-do-Liste?

Getting Things Done Zusammenfassung Kapitel 9: Sich engagieren

Es ist der Moment der Wahrheit: Sie haben eine halbe Stunde Zeit in Ihrem Terminkalender. Was machen Sie?

Die einfache Antwort lautet: Vertrauen Sie Ihrer Intuition. Aber bei so vielen Aufgaben, die Sie aus verschiedenen Bereichen Ihres Lebens beschäftigen, ist das leichter gesagt als getan.

Lassen Sie uns näher auf die drei Rahmenwerke zur Priorisierung eingehen, die wir in Kapitel 2 besprochen haben.

Das Vier-Kriterien-Modell zur Eingrenzung Ihrer Optionen

Beginnen Sie damit, Ihre Optionen anhand der folgenden vier Kriterien einzugrenzen.

Kriterium Nr. 1: Kontext

Berücksichtigen Sie den Kontext. Wenn Sie Ihre nächsten Aktionen in Kategorien unterteilt haben – beispielsweise „Anrufe tätigen“ und „Computeraufgaben“ –, können Sie ganz einfach die Liste aufrufen, die für Ihren aktuellen Standort und die Ihnen zur Verfügung stehenden Tools relevant ist. Kategorisierte Listen sparen Ihnen Zeit und Denkarbeit, die Sie sonst benötigen würden, um eine Masterliste mit nächsten Aktionen zu durchsuchen und zu entscheiden, welche Aufgaben Sie in einem bestimmten Kontext erledigen können.

Sie können bei den Kategorien Ihrer Aufgabenlisten kreativ sein, indem Sie beispielsweise eine Liste „Brain Gone“ für geistlose Aufgaben und eine Liste „Less Than 5-Minute“ für schnelle Aufgaben erstellen. Sie können auch zeitkritische Listen erstellen und alles gruppieren, was Sie vor einer bestimmten Frist erledigen müssen – beispielsweise bevor Sie zu ... aufbrechen.

Kurzform-Übung: Überlegen Sie sich Ihre Prioritäten

Überdenken Sie Ihren Arbeitsablauf und Ihre Methode zur Priorisierung.

Denken Sie an etwas, das derzeit auf Ihrer To-do-Liste steht. Welche Rolle und Verantwortung hat diese Aufgabe?

Getting Things Done Zusammenfassung Kapitel 10: Tipps für die vertikale Projektplanung

Wenn Sie alle Schritte durchgearbeitet haben, verfügen Sie bereits über eine übersichtliche Projektliste mit festgelegten nächsten Schritten und organisierten Hilfsmitteln. Trotz der in Kapitel 3 beschriebenen Projektplanungsschritte kann es jedoch vorkommen, dass Sie für bestimmte Projekte tiefergehende vertikale Überlegungen anstellen müssen.

Überprüfen Sie Ihre Projektliste und stellen Sie sich zu jedem Projekt folgende Fragen:

• Gibt es noch etwas, das ich darüber wissen muss?
• Gibt es Ideen oder Informationen, die ich festhalten muss?
• Was muss ich noch über dieses Projekt beachten?

Während Sie diesen Prozess durchlaufen, notieren Sie Ihre Gedanken in der Form, die Ihnen am besten gefällt – Stichpunkte, eine Gliederung oder eine Mindmap.

Während viele Projekte unkompliziert sind und nur wenige Schritte erfordern (z. B. die Suche nach einem neuen Arzt), gibt es zwei Arten von Projekten, die mehr Aufmerksamkeit erfordern:

1. Projekte, die Ihnen noch im Kopf herumgehen, nachdem Sie die nächste Maßnahme beschlossen haben
2. Projekte, die zu Plänen und Ideen inspirieren, die zufällig auftauchen

Schauen wir uns an, wie man mit jedem einzelnen umgeht.

Typ 1: Projekte, die mehr Planung erfordern

Wenn Sie sich für eine nächste Maßnahme für ein Projekt entschieden haben, diese Sie aber immer noch beschäftigt, müssen Sie wahrscheinlich noch mehr planen.

Für...

Getting Things Done Zusammenfassung Teil 3 | Kapitel 11: Die lebensverändernde Gewohnheit des Erfassens

Nachdem Sie nun die Prinzipien und die Praxis des Getting Things Done-Programms kennen, lassen Sie uns darüber sprechen, wie die Umsetzung dieses Systems Ihr geistiges Wohlbefinden und Ihre Beziehungen zu anderen verändern wird.

Das Festhalten befreit Ihren Geist

Wenn Sie alles, was Sie tun müssen, in einem System erfassen, maximieren Sie Ihre geistige Leistungsfähigkeit: Wenn Sie alles im Kopf behalten, verbrauchen relativ unwichtige Aufgaben genauso viel geistige Energie wie wichtige, sodass einige Dinge zu viel Aufmerksamkeit erhalten und andere zu wenig. Wenn Sie hingegen alles erfassen und klären, können Sie beurteilen, wie wichtig und dringend etwas wirklich ist, und entsprechend darauf reagieren.

Der anfängliche Erfassungsprozess kann widersprüchliche Gefühle hervorrufen: Die schiere Anzahl der Aufgaben kann Sie ängstlich, gestresst, frustriert und schuldig machen. Aber wenn Sie diese Aufgaben aufzeichnen und organisieren, werden Sie sich auch erleichtert fühlen und das Gefühl haben, die Kontrolle zu haben.

Sie wissen, dass Sie alles erfasst haben, wenn nichts mehr Ihre Aufmerksamkeit beansprucht. An diesem Punkt können Sie sich ganz auf die anstehende Aufgabe konzentrieren und bei allem, was Sie tun, in einen „Flow“ kommen.

Erfassen macht Sie vertrauenswürdig

Wenn Menschen in Ihrem Umfeld – bei der Arbeit und in Ihrem Privatleben...

Getting Things Done Zusammenfassung Kapitel 12 und 13: Die lebensverändernde Gewohnheit der nächsten Schritte

Die Definition einer nächsten Aktion geht Hand in Hand mit der Identifizierung und Vorstellung des gewünschten Ergebnisses: Wenn Sie nicht wissen, wohin Sie wollen, können Sie nicht entscheiden, wie Sie dorthin gelangen. Das Getting Things Done-Programm hilft Ihnen dabei, sowohl die gewünschten Ergebnisse über Projekte als auch die Art und Weise, wie Sie diese über nächste Aktionen erreichen können, zu bestimmen.

Das Identifizieren von Projekten und nächsten Schritten sorgt für Klarheit, Verantwortlichkeit, Produktivität und Empowerment. Sie definieren das gewünschte Ergebnis, legen fest, wer an dessen Umsetzung beteiligt ist, schaffen Impulse, die zur Erreichung dieses Ergebnisses beitragen, und übernehmen die Verantwortung dafür, diesen Traum Wirklichkeit werden zu lassen.

Ihr Verstand verwandelt unentschlossene nächste Schritte in gewaltige Aufgaben.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, Dinge auf Ihrer To-do-Liste anzugehen, ist eines der größten Hindernisse für die Produktivität, dass Sie nicht bereits die nächsten Schritte definiert haben.

Warum zögern so viele kluge, erfolgreiche Menschen die Arbeit an Projekten hinaus, bis sie kurz vor Ablauf der Frist stehen? Intelligente, kreative und sensible Menschen neigen am meisten zum Aufschieben, denn wenn sie eine Aufgabe wie „Steuern zahlen“ sehen, malen sich ihre fantasievollen Köpfe Worst-Case-Szenarien aus.

Wenn Sie es nicht gewohnt sind, nächste Schritte zu definieren, wird Ihr gesamtes...

Kurzform-Übung: Entscheiden Sie sich für Ihren nächsten Schritt

Um Ihre Aufgaben zu erledigen, müssen Sie lediglich die nächsten Schritte für jeden Punkt auf Ihrer To-do-Liste festlegen.

Was ist eine Aufgabe oder ein Projekt – egal ob groß oder klein –, das Sie bisher aufgeschoben haben?

Getting Things Done Zusammenfassung Kapitel 14: Die Kognitionswissenschaft bestätigt die GTD-Methoden

Als die Originalausgabe dieses Buches 2001 veröffentlicht wurde, basierten die Beweise für die Wirksamkeit des Getting Things Done-Programms in erster Linie auf Anekdoten aus den eigenen Erfahrungen des Autors und den Erfahrungen seiner Kunden. Als jedoch 2015 die aktualisierte Ausgabe erschien, hatten mehrere kognitionswissenschaftliche Studien die Prinzipien hinter der GTD-Methodik bestätigt.

Das GTD-System bietet mehr als nur eine Möglichkeit, Ihre Zeit und Ihre Aufgaben zu verwalten –GTD fördert sinnvollere Arbeit, eine achtsamere Lebenseinstellung und ein allgemeines Gefühl der Selbstbestimmung und Stressreduktion durch Ergebnisdenken (Projekte) und längerfristige Ziele (höhere Horizonte).

Mehrere psychologische Theorien und Prinzipien, die GTD-Praktiken untermauern, darunter:

• Untersuchungen zur verteilten Kognition belegen, dass Ihr Gehirn zwar hervorragend darin ist, zu denken und Ideen zu entwickeln, aber nicht so gut darin, sich an diese zu erinnern.
• Studien zeigen, dass unvollendete Ziele, Handlungen und Projekte (auch bekannt als offene Schleifen) schwer auf Ihrem Geist lasten und Ihre Klarheit und Konzentrationsfähigkeit beeinträchtigen.
• Selbstführungsstrategien helfen Menschen dabei, ihre eigenen Handlungen mit Techniken wie Selbstanweisungen (z. B. Hinzufügen von Punkten zu Ihrer Handlung ...) zu kontrollieren.

Getting Things Done Zusammenfassung Kapitel 15: Das GTD-Programm meistern

Wie wir bereits besprochen haben, ist die Umsetzung und Beherrschung des GTD-Programms eine lebenslange Aufgabe – Sie werden nie ein Endziel erreichen , sondern im Laufe der Zeit immer besser im Umgang mit dem GTD-System werden und es nutzen können, um eine tiefgreifendere Produktivität zu erreichen.

Stellen Sie sich das wie das Gitarrenspiellernen vor: Zuerst lernen Sie die Akkorde, dann, wenn diese Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen sind, lernen Sie einfache Melodien, und schließlich können Sie Ihre eigene Musik komponieren.

Lassen Sie uns die drei Stufen der GTD-Meisterschaft erkunden.

Stufe 1: Die Grundlagen

Wie bei jeder Fertigkeit besteht der erste Schritt zum Beherrschen des GTD-Systems darin, sich die Grundlagen anzueignen.

Obwohl das GTD-Programm keine neuen Fähigkeiten erfordert (Sie wissen beispielsweise, wie man Dinge aufschreibt und Unterlagen ablegt), müssen Sie dennoch neue Praktiken anwenden und neue Gewohnheiten entwickeln. Es kann leicht zwei Jahre dauern, bis sich diese Gewohnheiten festigen, und die meisten Menschen kommen dabei ein paar Mal vom Weg ab und finden dann wieder zurück.

Lassen Sie diese grundlegenden Praktiken nicht außer Acht, da sie Ihr gesamtes System zum Einsturz bringen können:

• Artikel sofort nach Erhalt erfassen
• Sorgfältige Identifizierung der nächsten Maßnahmen
• Deine Warteliste vollständig halten...