Quer saber o segredo para se tornar insubstituível no trabalho? Habilidades sólidas de comunicação profissional podem evitar problemas antes que eles comecem, proteger sua reputação e torná-lo valioso em qualquer organização. Não é preciso dizer que dominar a comunicação é essencial para o sucesso no local de trabalho.
Um dia, você provavelmente estará em uma situação em que precisará saber como fazer as perguntas certas e escolher o melhor meio para a sua mensagem, além de saber quando falar sobre os problemas e quando segurar a língua. Continue lendo para obter dicas de especialistas no assunto.
Índice
Domínio das habilidades de comunicação
Perino escreve que o domínio das habilidades de comunicação profissional o torna valioso em qualquer organização. Você pode evitar a maioria dos problemas ao garantir uma comunicação completa e eficaz, seja falando ou escrevendo. Uma comunicação clara e cuidadosa reduz o risco de mal-entendidos, diminui a necessidade de comunicações de acompanhamento e garante que informações importantes cheguem às pessoas certas, da maneira certa e no momento certo. Ela também protege sua reputação e seus relacionamentos no local de trabalho.
De acordo com Perino, para ser um comunicador eficaz, você deve:
- Faça perguntas para entender completamente o que os outros estão pensando antes de responder.
- Planeje sua mensagem considerando quem precisa ouvi-la, qual é a melhor maneira de transmiti-la e como ela pode ser mal interpretada. Isso garante que as pessoas recebam sua mensagem como pretendido.
- Opte pela comunicação verbal quando o tom for importante. É mais fácil transmitir a emoção certa verbalmente do que por escrito.
Mais dicas para evitar (ou corrigir) mal-entendidos
Em Communication Skills Training (Treinamento de habilidades de comunicação), James Williams concorda com Perino que a comunicação eficaz com os outros é uma habilidade crucial - é assim que construímos e mantemos relacionamentos, resolvemos problemas e realizamos tarefas. Ele oferece as seguintes dicas para evitar mal-entendidos:
- Comunique-se sobre assuntos importantes pessoalmente. Além de preservar o tom, a comunicação verbal permite que você perceba a linguagem corporal e as expressões faciais, que são importantes para entender os sentimentos e a intenção da outra pessoa.
- Ao planejar sua mensagem, identifique a maneira mais concisa e direta de transmitir suas ideias. Quanto menos palavras você usar, menos espaço haverá para interpretações errôneas.
- Verifique a compreensão. Além de fazer perguntas para garantir que você entenda as perspectivas dos outros, verifique regularmente se a outra pessoa está na mesma página que você.
Se ainda assim houver mal-entendidos, Williams oferece dicas para salvar a conversa:
- Faça uma pausa e identifique o problema para que você possa resolver o mal-entendido imediatamente. Reserve um momento para descobrir o que exatamente foi dito ou feito para causar o problema, para que você saiba o que abordar.
- Esteja atento e, se alguém se ofender, mantenha a calma. Considere plenamente a perspectiva da pessoa sobre o que você pode ter feito de errado. Em seguida, assuma a responsabilidade por quaisquer erros.
Resolver um mal-entendido logo no início ainda pode evitar que você tenha que fazer comunicações de acompanhamento e garantirá que as pessoas que precisam receber sua mensagem saiam com a ideia certa e, com sorte, sem mágoas.
Saiba quando falar...
Às vezes, ser um comunicador eficaz significa saber quando dar o alarme. Perino argumenta que, se você perceber um possível problema no trabalho, fale e certifique-se de que suas preocupações sejam ouvidas, mesmo que isso pareça desconfortável. Falar de forma decisiva pode evitar que os problemas se transformem em crises. Isso também demonstra responsabilidade e iniciativa, que são valorizadas em qualquer local de trabalho. Se você precisar se manifestar, Perino diz que primeiro deve expor sua preocupação diretamente ao seu chefe. Se ele a ignorar, mas seu instinto ainda lhe disser que é potencialmente grave, compartilhe sua preocupação com alguém de nível superior.
(Nota breve: Embora Perino ressalte que, às vezes, os funcionários precisam dar o alarme, nem todos os locais de trabalho são propícios para falar. Em De Bom a ÓtimoJames Collins explica que os líderes precisam cultivar uma cultura em que as verdades possam ser buscadas e divulgadas. Uma maneira de fazer isso é implementar sistemas de "alarme": procedimentos que permitem que os membros da equipe de gestão interrompam totalmente determinados programas ou estratégias e levantem preocupações. Os mecanismos de alarme permitem que os fatos urgentes cheguem aos executivos de forma rápida e direta. Quando esses mecanismos estão em vigor, os membros da equipe se sentem mais à vontade para levantar preocupações e é mais provável que seus supervisores as levem a sério).
... e saber quando segurar a língua
Em outras ocasiões, ser um comunicador eficaz significa ficar calado. Perino escreve que você deve pensar cuidadosamente antes de falar. O exercício da moderação o impedirá de fazer comentários que possam prejudicar relacionamentos, ferir sua reputação ou criar conflitos desnecessários. Além disso, como disse o ex-vice-presidente Dick Cheney a Perino, guardar seus pensamentos para si mesmo permite que os outros se sintam à vontade para expressar suas opiniões sem medo de julgamento. Isso significa que você terá a oportunidade de ouvir e aprender com todos da sua equipe.
Para ter certeza de que não se arrependerá do que disser, Perino recomenda imaginar como um mentor ou líder respeitado se sentiria ao ouvir suas palavras. Se estiver em dúvida, guarde seus pensamentos para um ambiente privado, em vez de divulgá-los publicamente ou por escrito.
| O que Epicteto pensaria? Em vez de imaginar como um mentor ou líder respeitado pensaria sobre suas palavras, que tal imaginar a reação de um filósofo grego antigo? Em The Discourses of Epictetus (Discursos de Epicteto), Epicteto vai mais longe do que Perino ao recomendar o autocontrole. Enquanto ela pede que você não diga algo de que se arrependa, ele recomenda que você fale somente quando necessário. Ele escreve que você não deve se entregar a conversas fúteis ou falar sobre si mesmo. Não há nenhum benefício em falar demais, e isso consome tempo e energia que você poderia gastar em contemplação silenciosa. Além disso, falar sobre si mesmo não lhe ensinará nada que você já não saiba. Como observa Cheney, você aprende ouvindo os outros. O mais importante é que, embora dizer a coisa errada possa dar às pessoas uma impressão negativa de você, suas ações sempre falarão mais alto do que as palavras. Epicteto diz que você não deve perder tempo falando sobre seus princípios e suas virtudes - em vez disso, aja de acordo com eles. O que as outras pessoas pensam de suas ações é irrelevante, portanto não há necessidade de convencê-las de que seu raciocínio está correto. Seja confiante em si mesmo (mas não orgulhoso) e, em primeiro lugar, você não sentirá a necessidade de se explicar ou justificar. |
Explore mais habilidades para melhorar a comunicação profissional
Para saber mais sobre habilidades de comunicação profissional, confira os guias do Shortform mencionados neste artigo:
- Gostaria que alguém tivesse me contado... por Dana Perino
- Treinamento em habilidades de comunicação por James Williams
- Os Discursos de Epicteto por Epicteto
