¿Quiere saber cuál es el secreto para ser insustituible en el trabajo? Unas sólidas habilidades de comunicación profesional pueden evitar los problemas antes de que empiecen, proteger tu reputación y hacerte valioso en cualquier organización. No hace falta decir que dominar la comunicación es esencial para tener éxito en el trabajo.
Lo más probable es que algún día se encuentre en una situación en la que tendrá que saber hacer las preguntas adecuadas y elegir el mejor medio para su mensaje, así como cuándo hablar de los problemas y cuándo morderse la lengua. Siga leyendo para obtener consejos de expertos en la materia.
Índice
Dominar las habilidades de comunicación
Perino escribe que dominar las habilidades de comunicación profesional te hace valioso en cualquier organización. Puedes evitar la mayoría de los problemas si te aseguras de que te comunicas a fondo y con eficacia, tanto si hablas como si escribes. Una comunicación clara y meditada reduce el riesgo de malentendidos, disminuye la necesidad de comunicaciones de seguimiento y garantiza que la información importante llegue a las personas adecuadas, de la forma adecuada y en el momento oportuno. También protege su reputación y sus relaciones en el lugar de trabajo.
Según Perino, para ser un comunicador eficaz, debes:
- Haz preguntas para entender lo que piensan los demás antes de responder.
- Planifique su mensaje pensando en quién tiene que oírlo, cuál es la mejor manera de transmitirlo y cómo podría malinterpretarse. Así te aseguras de que la gente reciba tu mensaje como es debido.
- Opte por la comunicación verbal cuando el tono sea importante. Es más fácil transmitir la emoción adecuada verbalmente que por escrito.
Más consejos para evitar (o solucionar) malentendidos
En Communication Skills Training, James Williams coincide con Perino en que comunicarse eficazmente con los demás es una habilidad crucial: es la forma en que construimos y mantenemos relaciones, resolvemos problemas y realizamos tareas. Ofrece los siguientes consejos para evitar malentendidos:
- Comunique los temas importantes cara a cara. Además de preservar el tono, la comunicación verbal permite captar el lenguaje corporal y las expresiones faciales, que son importantes para entender los sentimientos y la intención de la otra persona.
- Cuando planifiques tu mensaje, identifica la forma más concisa y directa de transmitir tus ideas. Cuantas menos palabras utilices, menos posibilidades habrá de que se malinterpreten.
- Comprueba que te entienden. Además de hacer preguntas para asegurarte de que entiendes los puntos de vista de los demás, comprueba regularmente si la otra persona está en la misma línea que tú.
Si siguen produciéndose malentendidos, Williams ofrece consejos para salvar la conversación:
- Haz una pausa e identifica el problema para poder abordar el malentendido inmediatamente. Tómate un momento para averiguar qué se ha dicho o hecho exactamente para causar el problema, de modo que sepas qué abordar.
- Sé consciente y, si alguien se ofende, mantén la calma. Ten muy en cuenta su punto de vista sobre lo que hayas podido hacer mal. Luego, responsabilízate de cualquier error.
Resolver un malentendido a tiempo puede ahorrarle tener que hacer comunicaciones de seguimiento y garantizará que las personas que necesitan recibir su mensaje se lleven la idea correcta y, con suerte, sin herir susceptibilidades.
Saber cuándo hablar...
A veces, ser un comunicador eficaz significa saber cuándo dar la voz de alarma. Perino defiende que, si detectas un problema potencial en el trabajo, hables y te asegures de que se escuchan tus preocupaciones, aunque te resulte incómodo. Hablar con decisión puede evitar que los problemas se conviertan en crisis. También demuestra responsabilidad e iniciativa, que se valoran en cualquier lugar de trabajo. Si te ves en la necesidad de alzar la voz, Perino dice que primero deberías plantear tu preocupación directamente a tu jefe. Si lo descartan, pero tu instinto te dice que puede ser grave, comparte tu preocupación con alguien de más arriba.
(Nota breve: Aunque Perino señala que los empleados a veces tienen que dar la voz de alarma, no todos los lugares de trabajo son propicios para hablar. En Del bien al bienJames Collins explica que los líderes deben cultivar una cultura en la que se puedan buscar y airear las verdades. Una forma de hacerlo es implantar sistemas de "alarma": procedimientos que permitan a los miembros del equipo directivo poner fin a determinados programas o estrategias y plantear sus preocupaciones. Los mecanismos de alarma permiten que los hechos apremiantes lleguen a los directivos de forma rápida y sin rodeos. Cuando existen estos mecanismos, los miembros del equipo se sienten más cómodos planteando sus preocupaciones, y es más probable que sus supervisores las tomen en serio).
... y saber cuándo callar
Otras veces, ser un comunicador eficaz significa guardar silencio. Perino escribe que hay que pensar detenidamente antes de hablar. Ejercer la moderación evitará que hagas comentarios que puedan dañar las relaciones, perjudicar tu reputación o crear conflictos innecesarios. Además, como el ex vicepresidente Dick Cheney le dijo a Perino, guardarse las ideas para uno mismo permite que los demás se sientan cómodos expresando sus opiniones sin miedo a ser juzgados. Esto significa que tendrás la oportunidad de escuchar y aprender de todos los miembros de tu equipo.
Para asegurarte de que no te arrepientes de lo que dices, Perino recomienda imaginar cómo se sentiría un mentor o líder respetado al oír tus palabras. Si tienes dudas, guarda tus pensamientos para un entorno privado en lugar de airearlos públicamente o por escrito.
| ¿Qué pensaría Epicteto? En lugar de imaginar qué pensaría de tus palabras un mentor o un líder respetado, ¿qué tal si imaginas la reacción de un antiguo filósofo griego? En Los discursos de Epicteto, éste va más lejos que Perino al recomendar la moderación. Mientras ella te insta a no decir algo de lo que te arrepientas, él te recomienda que hables sólo cuando sea necesario. Escribe que no debes permitirte charlas triviales ni hablar de ti mismo. Hablar demasiado no aporta ningún beneficio y consume tiempo y energía que podrías dedicar a la contemplación tranquila. Además, hablar de ti mismo no te enseñará nada que no sepas ya. Como observa Cheney, se aprende escuchando a los demás. Y lo que es más importante, aunque decir algo equivocado puede dar a la gente una impresión negativa de ti, tus acciones siempre hablarán más alto que las palabras. Epicteto dice que no pierdas el tiempo hablando de tus principios y virtudes, sino que actúes en consecuencia. Lo que los demás piensen de tus acciones es irrelevante, así que no hay necesidad de convencerles de que tu razonamiento es correcto. Ten confianza en ti mismo (pero no seas orgulloso) y no sentirás la necesidad de explicarte o justificarte. |
Más competencias para mejorar la comunicación profesional
Para saber más sobre habilidades de comunicación profesional, consulta las guías de Shortform mencionadas en este artículo:
- Ojalá alguien me hubiera dicho... por Dana Perino
- Formación en habilidades de comunicación por James Williams
- Los Discursos de Epicteto de Epicteto
