Möchten Sie das Geheimnis kennen, wie Sie bei der Arbeit unersetzlich werden? Gute professionelle Kommunikationsfähigkeiten können Probleme verhindern, bevor sie entstehen, Ihren Ruf schützen und Sie in jedem Unternehmen wertvoll machen. Natürlich ist die Beherrschung der Kommunikation eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg am Arbeitsplatz.
Eines Tages werden Sie höchstwahrscheinlich in eine Situation geraten, in der Sie wissen müssen, wie Sie die richtigen Fragen stellen und das beste Medium für Ihre Botschaft wählen, und wann Sie Probleme ansprechen und wann Sie schweigen sollten. Lesen Sie weiter, um Tipps von Fachleuten zu erhalten.
Inhaltsübersicht
Beherrschung von Kommunikationsfähigkeiten
Perino schreibt, dass die Beherrschung professioneller Kommunikationsfähigkeiten Sie in jedem Unternehmen wertvoll macht. Sie können die meisten Probleme vermeiden, wenn Sie sicherstellen, dass Sie gründlich und effektiv kommunizieren, egal ob Sie sprechen oder schreiben. Eine klare und durchdachte Kommunikation verringert das Risiko von Missverständnissen, reduziert die Notwendigkeit von Nachfassaktionen und stellt sicher, dass wichtige Informationen die richtigen Personen zur richtigen Zeit auf die richtige Weise erreichen. Außerdem schützt sie Ihren Ruf und Ihre Beziehungen am Arbeitsplatz.
Laut Perino sollten Sie ein effektiver Kommunikator sein:
- Stellen Sie Fragen, um zu verstehen, was die anderen denken, bevor Sie antworten.
- Planen Sie Ihre Botschaft, indem Sie überlegen, wer sie hören muss, wie sie am besten vermittelt werden kann und wie sie missverstanden werden könnte. So stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft wie beabsichtigt ankommt.
- Entscheiden Sie sich für mündliche Kommunikation , wenn es auf den Ton ankommt. Es ist einfacher, mündlich die richtigen Gefühle zu vermitteln als schriftlich.
Weitere Tipps zur Vermeidung (oder Behebung) von Missverständnissen
In seinem Buch Communication Skills Training stimmt James Williams mit Perino darin überein, dass die effektive Kommunikation mit anderen eine entscheidende Fähigkeit ist - sie ermöglicht es uns, Beziehungen aufzubauen und zu pflegen, Probleme zu lösen und Aufgaben zu erledigen. Er gibt die folgenden Tipps zur Vermeidung von Missverständnissen:
- Sprechen Sie über wichtige Themen von Angesicht zu Angesicht. Bei der verbalen Kommunikation können Sie nicht nur den Tonfall, sondern auch die Körpersprache und den Gesichtsausdruck Ihres Gesprächspartners wahrnehmen, die wichtig sind, um seine Gefühle und Absichten zu verstehen.
- Wenn Sie Ihre Botschaft planen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie Ihre Ideen am besten prägnant und direkt vermitteln können. Je weniger Worte Sie verwenden, desto weniger Spielraum für Fehlinterpretationen gibt es.
- Prüfen Sie, ob Sie verstanden wurden. Stellen Sie nicht nur Fragen, um sicherzustellen, dass Sie die Sichtweise der anderen verstehen, sondern überprüfen Sie auch regelmäßig, ob die andere Person auf derselben Seite steht wie Sie selbst.
Sollte es dennoch zu Missverständnissen kommen, gibt Williams Tipps, um das Gespräch zu retten:
- Halten Sie inne und identifizieren Sie das Problem, damit Sie das Missverständnis sofort beseitigen können. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um herauszufinden, was genau gesagt oder getan wurde, um das Problem zu verursachen, damit Sie wissen, was Sie ansprechen müssen.
- Seien Sie achtsam, und wenn jemand beleidigt ist, bewahren Sie die Ruhe. Überlegen Sie genau, was Sie aus seiner Sicht falsch gemacht haben könnten. Übernehmen Sie dann die Verantwortung für etwaige Fehler.
Wenn Sie ein Missverständnis frühzeitig aufklären, ersparen Sie sich möglicherweise weitere Mitteilungen und stellen sicher, dass die Empfänger Ihrer Botschaft die richtigen Informationen erhalten - und hoffentlich keine verletzten Gefühle.
Wissen, wann man den Mund aufmacht...
Ein effektiver Kommunikator zu sein bedeutet manchmal, zu wissen, wann man Alarm schlagen muss. Perino argumentiert, dass Sie, wenn Sie ein potenzielles Problem bei der Arbeit bemerken, den Mund aufmachen und sicherstellen sollten, dass Ihre Bedenken gehört werden, auch wenn es Ihnen unangenehm ist. Entschlossenes Auftreten kann verhindern, dass sich Probleme zu Krisen auswachsen. Außerdem zeigt es, dass man Verantwortung und Initiative zeigt, was an jedem Arbeitsplatz geschätzt wird. Wenn Sie das Gefühl haben, etwas sagen zu müssen, sollten Sie Ihr Anliegen zunächst direkt mit Ihrem Chef besprechen, so Perino. Wenn dieser sie abweist, Ihr Gefühl Ihnen aber dennoch sagt, dass es sich um eine ernste Angelegenheit handeln könnte, sollten Sie Ihr Anliegen an eine höhere Stelle weiterleiten.
(Kurzer Hinweis: Perino weist zwar darauf hin, dass Arbeitnehmer manchmal Alarm schlagen müssen, aber nicht alle Arbeitsplätze sind dazu geeignet, sich zu äußern. Unter Gut zu Großartigerklärt James Collins, dass Führungskräfte eine Kultur kultivieren müssen , in der Wahrheiten gesucht und ausgesprochen werden können. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Einführung von "Alarmglocken"-Systemen: Verfahren, die es den Mitgliedern des Managementteams ermöglichen, bestimmte Programme oder Strategien zu stoppen und Bedenken zu äußern. Mit Hilfe von Alarmglockenmechanismen können dringende Fakten schnell und ungeschminkt an die Führungskräfte herangetragen werden. Wenn diese Mechanismen vorhanden sind, fühlen sich die Teammitglieder wohler, wenn sie Bedenken äußern, und ihre Vorgesetzten nehmen diese Bedenken eher ernst).
... und wissen, wann man seine Zunge im Zaum halten muss
Zu anderen Zeiten bedeutet ein effektiver Kommunikator zu sein, zu schweigen. Perino schreibt, dass man sorgfältig nachdenken sollte , bevor man spricht. Wenn Sie sich zurückhalten, vermeiden Sie Kommentare, die Beziehungen schädigen, Ihrem Ruf schaden oder unnötige Konflikte verursachen könnten. Wie der ehemalige Vizepräsident Dick Cheney gegenüber Perino erklärte, können Sie Ihre Gedanken für sich behalten, damit andere sich wohl fühlen und ihre Meinung äußern können, ohne ein Urteil zu befürchten. Das bedeutet, dass Sie die Möglichkeit haben, von jedem in Ihrem Team zu hören und zu lernen.
Um sicherzugehen, dass Sie nicht bereuen, was Sie sagen, empfiehlt Perino, sich vorzustellen, wie sich ein angesehener Mentor oder eine Führungskraft fühlen würde, wenn sie Ihre Worte hört. Im Zweifelsfall sollten Sie Ihre Gedanken für einen privaten Rahmen aufsparen, anstatt sie öffentlich oder schriftlich zu äußern.
| Was würde Epiktet denken? Anstatt sich vorzustellen, wie ein angesehener Mentor oder eine Führungspersönlichkeit über Ihre Worte denken würde, stellen Sie sich doch einmal die Reaktion eines antiken griechischen Philosophen vor. In den Diskursen des Epiktet geht Epiktet mit seiner Empfehlung zur Selbstbeschränkung weiter als Perino. Während sie darauf drängt, nichts zu sagen, was man bereut, empfiehlt er, nur dann zu sprechen, wenn es nötig ist. Er schreibt, man solle sich nicht dem Smalltalk hingeben oder über sich selbst sprechen. Es bringt nichts, zu viel zu reden, und es verbraucht Zeit und Energie, die man in ruhiger Kontemplation verbringen könnte. Außerdem lernt man durch das Reden über sich selbst nichts, was man nicht schon weiß. Wie Cheney bemerkt, lernt man, indem man anderen zuhört. Am wichtigsten ist jedoch, dass Ihre Taten immer lauter sprechen als Ihre Worte, auch wenn das Falsche einen negativen Eindruck von Ihnen vermitteln kann. Epictetus sagt, man solle keine Zeit damit verschwenden, über seine Prinzipien und Tugenden zu reden - man solle sie stattdessen in die Tat umsetzen. Was andere Menschen von deinen Handlungen halten, ist irrelevant, du brauchst sie also nicht von der Richtigkeit deiner Überlegungen zu überzeugen. Seien Sie selbstbewusst (aber nicht hochmütig), und Sie werden gar nicht erst das Bedürfnis verspüren, sich zu erklären oder zu rechtfertigen. |
Entdecken Sie weitere Fähigkeiten zur Verbesserung der professionellen Kommunikation
Wenn Sie mehr über professionelle Kommunikationsfähigkeiten erfahren möchten, lesen Sie die in diesem Artikel erwähnten Leitfäden von Shortform:
- Ich wünschte, jemand hätte es mir gesagt... von Dana Perino
- Training von Kommunikationsfähigkeiten von James Williams
- Die Reden des Epiktet von Epiktet
