Resumen en PDF:Lo primero es lo primero, por Stephen R. Covey

¿Te parece que el día no tiene suficientes horas? ¿Que no paras de tachar cosas de tu lista de tareas pendientes, pero sigues sin tener tiempo suficiente para lo importante? Quizá tu problema sea que haces muchas cosas, pero no las adecuadas.

En «Lo primero es lo primero», Stephen R. Covey, autor de «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva», presenta un enfoque de gestión del tiempo que se centra en las prioridades, o «lo primero». Este enfoque te enseña a utilizar tu tiempo de forma eficaz, en lugar de solo eficiente; en otras palabras, a centrarte en aquello en lo que inviertes tu tiempo, en lugar de solo en cuánto tiempo dedicas a cada tarea. Aprenderás a identificar tus prioridades, a planificar tu tiempo a nivel diario y semanal, y a colaborar con los demás para garantizar los mejores resultados posibles para todos.

En esta guía, relacionamos las ideas de Covey con libros y artículos sobre liderazgo, espiritualidad e incluso biología para ayudarte a determinar qué es lo más importante para ti y por qué. También incluimos referencias a otros libros de autoayuda y guías de estrategia empresarial para ayudarte a maximizar tu potencial, tanto a nivel individual como en el marco de un grupo.

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Jim Kwik, autor de *Limitless*, denomina a este tipo de pensamientos «preguntas dominantes»: preguntas difíciles o complicadas que preparan a tu mente para buscar respuestas o información relevante. Por ejemplo, si estás pensando en comprarte un coche nuevo y de repente empiezas a ver anuncios de coches por todas partes, Kwik diría que es porque tu mente está buscando la respuesta a tu pregunta dominante actual («¿Qué coche debería comprarme?»).

Paso 2: Identifica tus funciones

Todos desempeñamos muchos roles diferentes en la vida, como cónyuge, hijo o hija, hermano o hermana, padre o madre, amigo, profesional y persona. Covey afirma que, cuando las personas se sienten insatisfechas, suele ser porque destacan en uno o dos roles a expensas de los demás. Por eso es importante identificar y abordar cada uno de tus roles al definir tu misión personal y gestionar tu tiempo para trabajar en pos de esa misión.

Haz una lista de tus funciones (intenta que no sean más de siete).

Contrapunto: Quizás no se trate de ti

Para muchas personas, imaginar y luego crear la vida que desean para sí mismas es la motivación más poderosa que se pueda imaginar. Sin embargo, a algunas personas les cuesta motivarse cuando piensan únicamente en su propio beneficio, algo que Covey aborda de forma indirecta al señalar que nuestros roles solo existen en relación con otras personas (padre, profesor, empleado, etc.). Por lo tanto, si mejorar tu propia vida no te parece una motivación convincente, puede resultarte útil centrarte, en cambio, en cómo puedes mejorar la vida de los demás al cumplir con tus diversos roles.

En Meditaciones, Marco Aurelio afirma que cada vida individual es insignificante en el gran esquema de las cosas. Sin embargo, eso no pretende ser desalentador ni degradante; más bien, Aurelio sostiene que, si nuestras propias vidas son insignificantes, entonces debemos existir para servir a los demás y mejorar el mundo que nos rodea.

Paso 3: Establecer los objetivos de la Zona 2 para cada función

El siguiente paso del proceso de Covey consiste en pensar en objetivos de la Zona 2 (importantes pero no urgentes) para cada uno de los roles que has enumerado. Céntrate en objetivos que puedas alcanzar en los próximos siete días, pero asegúrate de que reflejen tu misión personal y marquen una diferencia significativa a largo plazo. Por ejemplo, en tu papel de padre o madre, podrías programar momentos de calidad con tus hijos. En tu rol en el trabajo, podrías dedicar tiempo a la elaboración de estrategias a largo plazo.

Una vez que hayas anotado tus objetivos para esta semana, Covey te anima a que te preguntes:

• ¿Qué resultados esperas obtener si consigues todos estos objetivos durante la próxima semana?
• ¿Cómo te sentirías si solo consigues algunos de ellos?
• ¿Qué cambios esperarías ver si hicieras estas cosas cada semana?

Aprende de tus experiencias anteriores

Otro término para «función» es «relación». Desde ese punto de vista, al identificar cada función, Covey nos anima a reflexionar sobre nuestras relaciones con los demás y sobre lo que esperamos obtener de ellas.

En Minimalismo, Joshua Fields Millburn y Ryan Nicodemus afirman que puedes mejorar tus relaciones analizando tus relaciones pasadas. Cada relación pasada encierra lecciones importantes que puedes aprovechar para mejorar tus relaciones presentes y futuras. Por ejemplo, si alguna vez tuviste una pareja sentimental que te utilizó como apoyo emocional y nunca te brindó ese apoyo cuando lo necesitabas, esa es una señal de alerta que ahora sabes que debes tener en cuenta a la hora de definir tus roles y expectativas. A la hora de establecer objetivos para tus roles, ten en cuenta cómo las lecciones aprendidas en relaciones pasadas pueden guiarte a la hora de dar forma y perseguir tu misión.

Paso 4: Planifica tus objetivos de la Zona 2 cada semana

Un aspecto clave para fijar objetivos y gestionar el tiempo de forma eficaz es elegir el plazo adecuado para la planificación. Covey sugiere planificar en el marco de una semana, ya que esto permite equilibrar una visión global con las tareas concretas del día a día.

A la hora de planificar la semana, Covey recomienda empezar por las tareas importantes de la Zona 2. Si programas primero las tareas de la Zona 2 en tu semana, los asuntos urgentes se adaptarán a ellas; pero si te ocupas primero de las actividades de la Zona 1 (importantes y urgentes) y de la Zona 3 (urgentes pero no importantes), es probable que te quedes sin espacio para tus objetivos de la Zona 2.

Toma los objetivos que has enumerado en el paso 3 e inclúyelos en tu agenda semanal. A continuación, empieza a añadir las tareas de la Zona 1 que debas realizar. Mientras lo haces, asegúrate de no planificar cada minuto del día. El método de gestión del tiempo de Covey requiere que mantengas flexibilidad en tu agenda para los imprevistos y las oportunidades que, inevitablemente, surgirán.

Evalúa tu progreso

En El año de 12 semanas, el director ejecutivo Brian P. Moran también aboga por los horarios semanales como pasos cruciales para alcanzar los objetivos a largo plazo. Sin embargo, añade dos pasos más para garantizar que tus planes semanales sean eficaces y se lleven a cabo correctamente:

• Una reunión semanal: reserva un momento cada semana para reunirte con personas que conocen tu plan o que participan directamente en él. Comenta lo que hiciste la semana anterior para avanzar hacia esos objetivos y elabora el plan para la semana siguiente.

• Un sistema de puntuación: cada semana, fíjate en cuántas tareas tenías que completar y cuántas has completado realmente. Calcula tu porcentaje de cumplimiento semanal; por ejemplo, si tenías previstas 20 tareas y has completado 10 de ellas, tu porcentaje de cumplimiento semanal es del 50 %.

Paso 5: Aborda cada día teniendo en cuenta tus objetivos semanales

A medida que avanza la semana, Covey advierte de que te enfrentarás a cambios inesperados en tu agenda y tendrás que tomar decisiones sobre la marcha acerca de cómo proceder. Te sugiere algunas cosas que puedes hacer para mantenerte en línea con tus objetivos y prioridades semanales.

1. Empieza cada mañana revisando lo que tienes programado para ese día.
2. Al planificar tu jornada, prioriza las tareas que tienes programadas. Evalúa cuáles son actividades de la Zona 1 (importantes y urgentes) y de la Zona 2, y presta atención a las actividades de la Zona 3 (urgentes pero no importantes) que se hayan colado en tu agenda.
3. Repasa las actividades del día y busca los compromisos que requieran una atención inmediata. Las tareas que no sean urgentes se pueden reprogramar si surgen imprevistos.

(Nota breve: En El monje que vendió su Ferrari, Robin Sharma nos ofrece una imagen útil que destaca la importancia de estas revisiones matutinas: Sharma dice que el propósito es como un faro que te guía a través de aguas oscuras y peligrosas. Al igual que Covey, Sharma cree que un propósito claro en la vida te guiará hacia las decisiones correctas en situaciones de incertidumbre. Tus objetivos diarios y semanales son como ese faro que te guía a través de las aguas turbulentas de las decisiones cotidianas.)

Paso 6: Repasa y aprende de tu semana

Al final de la semana, Covey recomienda pararse a reflexionar sobre cómo ha ido la semana. ¿Has alcanzado tus objetivos? ¿Cómo has gestionado las decisiones tomadas de forma impulsiva? ¿Has dado prioridad a lo más importante?

También sugiere que, al final de cada mes o trimestre, reflexiones sobre las tendencias observadas en las semanas transcurridas. Reflexionar sobre tus patrones de éxito o fracaso y sobre si tus expectativas son realistas te ayuda a fijar y alcanzar tus objetivos de forma más eficaz en el futuro.

Aprende a aprender

Estas reflexiones semanales y trimestrales te obligan a aprender de tu experiencia. En En, Jim Kwik describe tres componentes fundamentales del aprendizaje (independientemente de lo que estés intentando aprender):

• Mindframe: para aprender, primero hay que creer que se puede aprender y estar abierto a nuevas ideas.

• Motivación: debes tener ganas de aprender y sentir interés por lo que estás estudiando (en este caso, tu propia vida y tus experiencias).

• Técnicas: utilizas métodos específicos para aprender.

Encontrar soluciones beneficiosas para todas las partes

El enfoque de gestión del tiempo de Covey también puede ayudarte a fijar objetivos y crear sistemas de gestión en equipo. Sin embargo, desarrollar una visión y establecer prioridades para un grupo plantea retos específicos. Esto se debe, en parte, a que la mayoría de las personas abordan el trabajo en equipo y la negociación con una mentalidad de «ganar o perder»: si tú ganas, alguien más tiene que perder.

Covey afirma que, para alcanzar tus metas en nuestro mundo moderno e interdependiente, debes cambiar tu forma de pensar sobre lo que significa ganar. Ganar no implica que otra persona pierda:ganar significa alcanzar tus metas, y puedes lograr más si cooperas en lugar de competir.

La mentalidad del juego infinito

Si estás atrapado en una mentalidad de «ganar o perder», estás pensando en términos de lo que Simon Sinek llamaría un «juego finito»: para que tú ganes, alguien más debe perder; y si alguien más gana, eso significa que tú has perdido. En *El juego infinito*, Sinek analiza la diferencia entre los juegos finitos (juegos que terminan cuando alguien gana) y los juegos infinitos del título (juegos que nunca terminan).

Sinek cree que aspectos como la carrera profesional, la familia y las relaciones sentimentales son juegos infinitos: por ejemplo, (con suerte) no hay un momento en el que puedas declarar que has «ganado» una relación y darle por terminada. En cambio, el objetivo en un juego infinito es hacerlo lo mejor posible y seguir jugando todo el tiempo que puedas.

Cómo crear una solución en la que todos salgan ganando

El proceso de liderazgo de Covey, basado en el principio de «todos ganan», consta de tres pasos:

1. Aborda el problema con una mentalidad de equipo: el primer paso de Covey es, en realidad, una forma de pensar más que una acción concreta. Para lograr que todos salgan ganando, primero hay que reconocer que el éxito individual a costa del grupo no es un verdadero éxito.

(Nota breve: Es un hecho que se suele citar que cualquier porcentaje de cero es cero. Si el grupo en su conjunto fracasa, no importará qué porcentaje del esfuerzo hayas aportado o qué porcentaje de las recompensas creas que te corresponde: al final te quedarás sin nada.)

2. Escucha primero, luego habla: El segundo paso de Covey consiste en escuchar y tratar de comprender el punto de vista de la otra persona. No hables hasta que hayas comprendido todos los aspectos del asunto y hasta que los demás miembros del grupo estén convencidos de que lo has entendido.

(Nota breve: En Conversaciones difíciles, los autores sostienen que escuchar suele ser un proceso activo: una persona que sabe escuchar es aquella que observa el tono y el lenguaje corporal del interlocutor, además de sus palabras, y formula preguntas cuando es necesario para asegurarse de que lo entiende) .

3. Colaborar: El último paso de Covey consiste en elaborar una lista de alternativas que sean mejores que las soluciones que cualquier persona podría idear por sí sola.

(Nota breve: Una colaboración eficaz no solo da lugar a una solución mejor, sino que también inspira a las personas a trabajar por esa visión compartida. En El desafío del liderazgo, el segundo principio del liderazgo es «Sé inspirador», porque involucrar las emociones y la imaginación de las personas garantiza los mejores resultados. Por lo tanto, cuando colabores, no te limites a hacer una lluvia de ideas: consigue que la gente se entusiasme con la solución compartida que se os ocurra.)

Elaboración de acuerdos de responsabilidad compartida

Una vez que tu grupo tenga en mente una solución beneficiosa para todos, un acuerdo de responsabilidad compartida ayudará a establecer prioridades y a que los miembros del grupo sigan trabajando de forma eficaz para alcanzar los mismos objetivos. Al elaborar el acuerdo, tú y tu grupo debéis tener en cuenta cinco elementos. Covey reconoce que abordar estos elementos de forma reflexiva y colaborativa lleva tiempo, pero afirma que este proceso os ahorrará tiempo a largo plazo, ya que reducirá los problemas derivados de la falta de comunicación, así como de expectativas y objetivos poco claros.

Los cinco elementos de los acuerdos de responsabilidad compartida de Covey son:

1. Resultado deseado: ¿Qué resultado(s) queremos conseguir?
2. Parámetros: ¿Qué valores, aspectos legales y límites debemos tener en cuenta?
3. Recursos: ¿De qué dinero, personal y tecnología disponemos para trabajar?
4. Criterios: ¿Cómo sabremos cuándo hemos alcanzado nuestro objetivo? ¿Qué criterios utilizaremos para medir nuestro éxito?
5. Lo que está en juego: ¿Qué pasará si logramos nuestros objetivos? ¿Qué pasará si no logramos nuestros objetivos?

No te limites a lo que dice el contrato

La Harvard Business Review explica por qué son necesarias las cinco partes de este acuerdo compartido:

• Resultado deseado: si todos los participantes no se ponen de acuerdo de forma específica y explícita sobre los objetivos del grupo, el proyecto puede fracasar, ya que, sin darse cuenta, cada uno trabajará con fines distintos.

• Parámetros y recursos: El acuerdo conjunto debe dejar claro qué puede aportar cada persona, qué está dispuesta a aportar y qué se espera que aporte . Sin estas directrices, el grupo puede acabar trabajando con muchos menos recursos de los previstos.

• Criterios y lo que está en juego: El acuerdo debe dejar claro qué puede hacer cada persona sin consultar a los demás y cuál es la cadena de mando (si la hay). Las estructuras de liderazgo confusas, las expectativas poco claras y los métodos vagos de rendición de cuentas pueden echar por tierra rápidamente un acuerdo que, de otro modo, sería prometedor.

El artículo señala que los problemas más habituales con los acuerdos compartidos se deben a malentendidos y a una «negligencia benigna». En otras palabras, las personas tienen interpretaciones diferentes de lo que han acordado y no se dan cuenta de ello hasta que es demasiado tarde. Por eso es fundamental asegurarse de que todo el mundo tenga claro el espíritu del acuerdo, y no solo sus términos.

La conclusión: escucha a tu conciencia

Covey concluye diciendo que aprender a escuchar a tu conciencia —y actuar según sus indicaciones— es lo mejor que puedes hacer para gestionar bien tu tiempo, llevar una vida de mayor calidad y encontrar una paz duradera. Afirma que una de las preguntas más poderosas que puedes plantearte es: «¿Qué puedo hacer para marcar la diferencia?». La respuesta a esta pregunta puede cambiar radicalmente la forma en que inviertes tu tiempo.

(Nota breve: Si «marcar la diferencia» te parece una tarea imposible, piensa en lo que dice Jack Canfield en Los principios del éxito: Incluso las pequeñas mejoras pueden tener un impacto enorme con el tiempo. Por ejemplo, con solo cambiar tu bebida azucarada de Starbucks por una taza de café hecha en casa, podrías ahorrarte cientos de dólares y miles de calorías a lo largo de un año. Ahora aplica ese mismo principio al mundo que te rodea. ¿ Qué pequeño cambio, mantenido durante mucho tiempo, tendría un gran impacto? ¿Qué puedes hacer ahora mismo para empezar a hacer ese cambio?)