Resumen en PDF:Primero, lo primero, por Stephen R. Covey

¿Siente que no tiene suficientes horas al día? ¿Está constantemente tachando cosas de su lista de tareas pendientes, pero aún así no tiene tiempo suficiente para las cosas importantes? Puede que su problema sea que hace muchas cosas, pero no las correctas.

En Primero, lo primero, Stephen R. Covey, autor de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, presenta un enfoque de gestión del tiempo que se centra en las prioridades, o " Primero, lo primero primero". Este enfoque le enseña a utilizar su tiempo con eficacia en lugar de sólo con eficiencia; enotras palabras, a centrarse en aquello a lo que dedica su tiempo, en lugar de sólo en cuánto tiempo dedica a cada tarea. Aprenderá a identificar sus prioridades, a programar su tiempo a nivel diario y semanal, y a colaborar con los demás para garantizar los mejores resultados posibles para todos.

En esta guía, relacionamos las ideas de Covey con libros y artículos sobre liderazgo, espiritualidad e incluso biología para ayudarle a determinar qué es lo más importante para usted y por qué. También incluimos conexiones con otros libros de autoayuda y guías de estrategia empresarial para ayudarte a maximizar tu potencial, tanto individualmente como en grupo.

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Sin límites Jim Kwik llama a este tipo de pensamientos preguntas dominantes: preguntas difíciles o complicadas que incitan a tu mente a buscar respuestas o información relevante. Por ejemplo, si estás buscando un coche nuevo y de repente ves anuncios de coches por todas partes, Kwik diría que es porque tu mente está buscando la respuesta a tu pregunta dominante actual ("¿Qué coche me compro?").

Paso 2: Identifique sus funciones

Todo el mundo tiene muchos papeles diferentes en la vida, como cónyuge, hijo o hija, hermano o hermana, padre o madre, amigo, profesional e individuo. Covey afirma que cuando las personas se sienten insatisfechas, a menudo es porque destacan en uno o dos papeles a expensas de los demás. Por eso debes identificar y abordar cada uno de tus roles a medida que estableces tu misión personal y gestionas tu tiempo para trabajar en pos de esa misión.

Haz una lista de tus funciones (intenta que sean siete o menos).

Contrapunto: Quizá no se trate de ti

Para muchas personas, imaginar y luego crear la vida que desean para sí mismas es la motivación más poderosa que se pueda imaginar. Sin embargo, algunas personas tienen problemas para motivarse pensando sólo en su propio beneficio, algo que Covey aborda de forma indirecta cuando señala que nuestros roles sólo existen en términos de otras personas (padre, profesor, empleado, etc.). Por lo tanto, si no encuentra una motivación convincente para mejorar su propia vida, puede resultarle útil centrarse en cómo puede mejorar la vida de los demás desempeñando sus distintas funciones.

En MeditacionesMarco Aurelio afirma que cada vida individual es insignificante en el gran esquema de las cosas. Sin embargo, esto no pretende ser desalentador o degradante, sino que Aurelio argumenta que si nuestras propias vidas son insignificantes, entonces debemos existir para servir a los demás y mejorar el mundo que nos rodea.

Paso 3: Establecer objetivos de la Zona 2 para cada función

El siguiente paso del proceso de Covey es pensar en objetivos de la Zona 2 (importantes pero no urgentes) para cada una de las funciones que has enumerado. Céntrese en objetivos que pueda realizar en los próximos siete días, pero asegúrese de que reflejan su misión personal y marcan una diferencia significativa a largo plazo. Por ejemplo, en tu papel de padre, podrías programar tiempo de calidad con tus hijos. En tu trabajo, podrías dedicar tiempo a elaborar estrategias a largo plazo.

Una vez que hayas escrito tus objetivos para esta semana, Covey te insta a que te preguntes:

• ¿Qué resultados espera obtener si logra todos estos objetivos en la próxima semana?
• ¿Cómo se sentirá si sólo consigue algunos de ellos?
• ¿Qué tipo de diferencia esperarías ver si hicieras estas cosas cada semana?

Aprenda de sus antiguas funciones

Otra palabra para "rol" es "relación". Desde ese punto de vista, al identificar cada rol, Covey nos está incitando a pensar en nuestras relaciones con otras personas y en lo que esperamos obtener de ellas.

En MinimalismoJoshua Fields Millburn y Ryan Nicodemus afirman que puedes mejorar tus relaciones examinando tus relaciones pasadas. Cada relación pasada conlleva lecciones importantes que puedes llevar contigo para mejorar tus relaciones presentes y futuras. Por ejemplo, si una vez tuviste una pareja romántica que te utilizó como muleta emocional y nunca te dio ese apoyo cuando lo necesitabas, eso es una señal de alarma que ahora sabes que debes tener en cuenta a la hora de definir tus roles y expectativas. Cuando establezcas objetivos para tus funciones, piensa en cómo las lecciones aprendidas en relaciones pasadas pueden guiarte a la hora de dar forma y perseguir tu misión.

Paso 4: Programe sus objetivos de la Zona 2 cada semana

Un aspecto clave para establecer objetivos y gestionar el tiempo con eficacia es elegir el marco temporal adecuado para la planificación. Covey sugiere planificar en el marco de una semana, ya que equilibra la perspectiva general con las acciones cotidianas.

Cuando planifique su semana, Covey le insta a empezar por las tareas importantes de la Zona 2. Si programa primero las tareas de la Zona 2, los asuntos urgentes encajarán a su alrededor; pero si atiende primero las actividades de la Zona 1 (significativas y urgentes) y de la Zona 3 (urgentes pero no significativas), es probable que se quede sin espacio para sus objetivos de la Zona 2.

Tome los objetivos que ha enumerado en el Paso 3 y prográmelos en su semana. A continuación, empiece a añadir las tareas de la Zona 1 que debe realizar. Al hacerlo, asegúrate de no programar cada minuto del día. El método de gestión del tiempo de Covey requiere que mantengas flexibilidad en tu horario para los imprevistos y las oportunidades que inevitablemente surgirán.

Evalúe sus progresos

En El año de 12 semanasel CEO Brian P. Moran también aboga por los planes semanales como pasos cruciales hacia los objetivos a largo plazo. Sin embargo, añade dos pasos más para garantizar que tus planes semanales sean eficaces y se lleven a cabo correctamente:

• Una reunión semanal: fijauna hora cada semana para reunirte con las personas que conocen tu plan o están directamente implicadas en él. Hable de lo que hizo la semana anterior para trabajar en pos de esos objetivos y elabore el plan de la semana siguiente.

• Un sistema de puntuación: cadasemana, comprueba cuántas tareas debías completar y cuántas has completado realmente. Puntúe sus logros semanales; por ejemplo, si había planificado 20 tareas y ha realizado 10, su puntuación semanal será del 50%.

Paso 5: Afronte cada día en el contexto de sus objetivos semanales

A medida que avanza la semana, Covey advierte de que se enfrentará a cambios inesperados en su agenda y tendrá que tomar decisiones en el momento sobre cómo proceder. Covey te ofrece algunas cosas que puedes hacer para mantenerte en línea con tus objetivos y prioridades semanales.

1. Empieza cada mañana repasando lo que tienes programado para ese día.
2. Cuando prevea el día, priorice las tareas que ha programado. Evalúe cuáles son las actividades de la Zona 1 (importantes y urgentes) y las de la Zona 2, y busque actividades de la Zona 3 (urgentes pero no importantes) que se hayan colado en su agenda.
3. Repasa las actividades del día y busca compromisos urgentes. Las tareas que no son urgentes pueden reprogramarse si surgen imprevistos.

Shortform Nota breve: En El monje que vendió su Ferrari, Robin Sharma nos ofrece una imagen útil que pone de relieve la importancia de estas comprobaciones matutinas: Sharma dice que el propósito es como un faro que te guía a través de aguas oscuras y peligrosas. Al igual que Covey, Sharma cree que un propósito claro en la vida te guiará hacia las decisiones correctas en situaciones inciertas. Tus objetivos diarios y semanales son como ese faro que te guía a través de las agitadas aguas de las decisiones cotidianas).

Paso 6: Repasar la semana y aprender de ella

Al final de la semana, Covey dice que hay que pararse a pensar cómo ha ido la semana. ¿Conseguiste tus objetivos? ¿Cómo gestionaste las decisiones que tomaste en el momento? ¿Mantuvo su Primero, lo primero?

También sugiere que al final de cada mes o trimestre reflexiones sobre los patrones de las semanas transcurridas. Reflexionar sobre tus pautas de éxito o fracaso y sobre si tus expectativas son realistas te ayuda a establecer y alcanzar tus objetivos con mayor eficacia en el futuro.

Aprender a aprender

Estas reflexiones semanales y trimestrales le obligan a aprender de su experiencia. En Sin límitesJim Kwik describe tres componentes cruciales del aprendizaje (independientemente de lo que estés intentando aprender):

• Mindframe-Paraaprender, primero hay que creer que se puede aprender y estar abierto a nuevas ideas.

• La sorprendente verdad sobre qué nos motiva-Debes estar motivado para aprender, e interesado en lo que estudias (en este caso, tu propia vida y experiencias).

• Técnicas:utilizas métodos específicos para aprender.

Encontrar soluciones beneficiosas para todos

El enfoque de gestión del tiempo de Covey también puede ayudarte a fijar objetivos y crear sistemas de gestión en equipo. Sin embargo, desarrollar una visión y establecer prioridades para un grupo plantea retos únicos. Esto se debe, en parte, a que la mayoría de la gente aborda el trabajo en grupo y la negociación con una mentalidad de "ganar-perder": si tú ganas, alguien tiene que perder.

Covey dice que para alcanzar tus objetivos en nuestro mundo moderno interdependiente, tienes que cambiar tu forma de pensar sobre la victoria. Ganar no significa que otro pierda: ganarsignifica lograr tus objetivos, y puedes lograr más si cooperas en lugar de competir.

El juego infinito Mindset

Si estás atrapado en una mentalidad de "ganar-perder", estás pensando en lo que Simon Sinek llamaría términos de "juego finito": Para que tú ganes, otro tiene que perder, y si otro gana, tú has perdido. En El juego infinito, Sinek analiza la diferencia entre los juegos finitos (juegos que terminan cuando alguien gana) y los juegos infinitos (juegos que nunca terminan).

Sinek cree que cosas como tu carrera, tu familia y tus relaciones sentimentales son juegos infinitos: Por ejemplo, no hay un punto en el que uno declare que ha "ganado" una relación y la termine. El objetivo de un juego infinito es hacerlo lo mejor posible y seguir jugando todo el tiempo que se pueda.

Cómo crear una solución en la que todos salgan ganando

El proceso de liderazgo "todos ganan" de Covey consta de tres pasos:

1. Aborde el problema con una mentalidad de grupo: El primer paso de Covey es en realidad una forma de pensar más que una acción concreta. Para que todos ganen, primero hay que reconocer que el éxito individual a expensas del grupo no es el verdadero éxito.

Shortform NotaShortform : a menudo se dice que cualquier porcentaje de cero es cero. Si el grupo en su conjunto fracasa, no importará qué porcentaje del esfuerzo hayas aportado o a qué porcentaje de las recompensas creas que tienes derecho: te quedarás sin nada).

2. Escuchar primero y hablar después: El segundo paso de Covey consiste en escuchar y tratar de entender el punto de vista de la otra persona. No hables hasta que entiendas todos los puntos de vista de la cuestión y hasta que los demás miembros del grupo estén convencidos de que lo has entendido.

Shortform Nota breve: En Conversaciones difícileslos autores sostienen que escuchar suele ser un proceso activo: Un buen oyente es alguien que observa el tono y el lenguaje corporal del hablante, además de las palabras, y hace las preguntas necesarias para asegurarse de que ha entendido).

3. Colaborar: El último paso de Covey es crear una lista de alternativas que sean mejores que las soluciones que cualquier individuo podría idear por sí mismo.

Shortform Nota breve: la colaboración eficaz no sólo produce una solución mejor, sino que también inspira a la gente a trabajar por esa visión compartida. En El desafío del liderazgoel segundo principio del liderazgo es "Ser inspirador", porque atraer las emociones y la imaginación de la gente garantiza los mejores resultados. Así que, cuando colabores, no te limites a hacer una lluvia de ideas: haz que la gente se emocione con la solución compartida que se te ocurra).

Llegar a acuerdos de responsabilidad compartida

Una vez que su grupo tenga en mente una solución beneficiosa para todos, un acuerdo de responsabilidad compartida ayudará a establecer prioridades y a mantener a los miembros del grupo trabajando eficazmente hacia los mismos objetivos. Al crear el acuerdo, tú y tu grupo tenéis que abordar cinco elementos. Covey reconoce que tratar estos elementos de forma reflexiva y colaborativa lleva su tiempo, pero afirma que este proceso te ahorrará tiempo a largo plazo porque limitará los problemas derivados de la falta de comunicación, así como las expectativas y objetivos poco claros.

Los cinco elementos de los acuerdos de responsabilidad compartida de Covey son:

1. Resultado deseado: ¿Qué resultado(s) queremos conseguir?
2. Parámetros: ¿Qué valores, legalidades y límites debemos tener en cuenta?
3. Activos: ¿De qué dinero, personal y tecnología disponemos para trabajar?
4. Criterios: ¿Cómo sabremos que hemos alcanzado nuestro objetivo? ¿Qué criterios utilizaremos para medir nuestro éxito?
5. Lo que está en juego: ¿Qué ocurrirá si alcanzamos nuestros objetivos? ¿Qué ocurrirá si no alcanzamos nuestros objetivos?

Ir más allá de la letra del acuerdo

Harvard Business Review explica por qué son necesarias las cinco partes de este acuerdo compartido:

• Resultado deseado: Si todos los implicados no se ponen de acuerdo sobre los objetivos del grupo de forma específica y explícita, el proyecto puede venirse abajo al trabajar cada uno, sin saberlo, con fines distintos.

• Parámetros y activos: El acuerdo compartido debe dejar claro lo que cada persona puede aportar, está dispuesta a aportar y se espera que aporte. Sin estas directrices, el grupo puede acabar trabajando con muchos menos recursos de los previstos.

• Criterios y apuestas: El acuerdo debe dejar claro qué puede hacer cada uno sin consultar a los demás y cuál es la cadena de mando (si la hay). Unas estructuras de liderazgo confusas, unas expectativas poco claras y unos métodos vagos de rendición de cuentas pueden destruir rápidamente un acuerdo por lo demás prometedor.

El artículo dice que los problemas más comunes con los acuerdos compartidos vienen de malentendidos y "negligencia benigna". En otras palabras, la gente entiende de forma distinta lo que ha acordado y no se da cuenta hasta que es demasiado tarde. Por eso es crucial asegurarse de que todo el mundo tiene claro el espíritu del acuerdo, no sólo sus términos.

La última palabra: Escucha a tu conciencia

Covey termina diciendo que aprender a escuchar a tu conciencia -y actuar según sus consejos- es lo mejor que puedes hacer para gestionar bien tu tiempo, vivir una vida de mayor calidad y encontrar una paz duradera. Afirma que una de las preguntas más poderosas que puedes hacerle a tu conciencia es : "¿Qué puedo hacer para cambiar las cosas?". La respuesta a esta pregunta puede cambiar radicalmente la forma en que inviertes tu tiempo.

Shortform NotaShortform : Si "marcar la diferencia" le parece una empresa inútil, piense en lo que dice Jack Canfield en Los principios del éxito: Incluso las pequeñas mejoras pueden tener un enorme impacto a lo largo del tiempo. Por ejemplo, con sólo cambiar su bebida azucarada de Starbucks por una taza de café hecho en casa, podría ahorrarse cientos de dólares y miles de calorías en el transcurso de un año. Aplique ese mismo principio al mundo que le rodea. ¿Qué pequeño cambio, sostenido durante mucho tiempo, tendría un gran impacto? ¿Qué puedes hacer ahora mismo para empezar a hacer ese cambio)?