PDF Zusammenfassung:Wie ich die Dinge geregelt kriege, von David Allen

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• Er bezieht den Aufstieg der digitalen Technologie und die Allgegenwart von Apps ein, die Ihnen helfen sollen, Ihr Leben zu organisieren und zu planen. Die digitale Welt verschärft das Problem der Überlastung mit Aufgaben und Informationen, bietet aber auch mehr Werkzeuge, um damit umzugehen. Der Autor führt keine speziellen Apps oder Software auf, aber er baut mehr Flexibilität in seine Ratschläge zur Organisation mit Papier und digitalen Tools ein.
• Er wendet sich an ein breiteres Publikum von Menschen, die Hilfe bei der Organisation ihres Lebens suchen. Die ursprüngliche Version richtete sich eher an Führungskräfte und Berufstätige. Die überarbeitete Version erkennt an, dass jeder mit Aufgaben und Informationen überlastet ist - zum großen Teil, weil wir gleichzeitig in der realen und der digitalen Welt leben - und Hilfe braucht, um die vielen Anforderungen des Lebens in den Griff zu bekommen.
• Er wählt einen sanfteren Ansatz, um den Lesern zu zeigen, wie sie das Programm umsetzen können. Einige Leser der ursprünglichen Version waren der Meinung, dass das GTD-Programm zu überwältigend war, um es zu übernehmen; während der Autor nichts aus dem Programm entfernt, betont er die Tatsache, dass die Umsetzung ein langfristiger Prozess sein wird, und dass alle Teile des Programms, die Sie in die Praxis umsetzen können,...

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Bewährte Zeitmanagement-Tools wurden entwickelt, um das Leben so zu organisieren, wie es früher einmal war.

• Kalender sind nur dazu geeignet, einen Teil Ihres Lebens zu organisieren.
• To-Do-Listen und Priorisierungsstrategien können mit dem hohen Aufkommen und der großen Bandbreite an Aufgaben, die die meisten Menschen haben, nicht Schritt halten.

Sie brauchen ein System, das dem heutigen schnelleren Lebenstempo und den Informationen, die aus allen Richtungen kommen, gerecht werden kann. Ein modernes Organisationssystem muss sowohl die kleinen täglichen Aufgaben als auch die großen Ziele berücksichtigen, und es muss so einfach sein, dass es mehr Zeit und Energie spart, als es benötigt.

Organisieren Sie Ihr Leben von Grund auf neu

Viele Organisationssysteme fördern die Organisation Ihres Lebens von oben nach unten, indem Sie zunächst Ihre Ziele und Werte festlegen und diese dann in die Projekte und Aufgaben aufteilen, die mit ihnen in Einklang stehen.

Ein Top-down-Ansatz führt jedoch häufig zu drei Problemen:

1. Man kann leicht durch dringende Anforderungen so abgelenkt werden, dass man gar nicht mehr an seine übergeordneten Ziele denkt.
2. Vielleicht sind Sie von den täglichen Anforderungen so überwältigt, dass der Gedanke an die Einbeziehung großer Ziele entmutigend und stressig ist.
3. Ihre übergeordneten Ziele und Werte sind...

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• Notizbücher, Notizkarten oder Blöcke aus Papier
• Physikalische Einschübe
• E-Mails oder Textnachrichten
• Digitale oder Audio-Notizsysteme/-applikationen

Welchen Behälter Sie auch immer verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie ihn immer bei sich haben, damit Sie etwas festhalten können, sobald der Gedanke in Ihrem Kopf entsteht.

Es gibt drei Voraussetzungen für ein erfolgreiches Erfassungssystem:

1. Erfassen Sie jede offene Schleife. Wenn Ihnen noch Dinge im Kopf herumschwirren, haben Sie nicht die geistige Energie, Ihre Container zu sortieren und zu leeren (das ist der nächste Schritt).
2. Verwenden Sie so wenig Auffangbehälter wie möglich. Wenn Sie zu viele haben, wird das System unüberschaubar und Sie können die Behälter nicht regelmäßig durchgehen.
3. Leeren Sie Ihre Behälter regelmäßig. Wenn Ihre Container überfüllt sind, gehen Dinge verloren, und Ihr Gehirn vertraut Ihrem System nicht mehr, so dass es Sie immer wieder an Dinge erinnert, auch wenn Sie sie bereits erfasst haben. Sie müssen die Aufgaben nicht abschließen, um die Container zu leeren - Sie müssen sie nur klären und organisieren.

Schritt 2: Klären

Bevor Sie alles, was Sie erfasst haben, ordnen können, müssen Sie **das angestrebte Ergebnis für jedes Element festlegen und dann herausfinden, was als nächstes zu tun ist...

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1) Definieren Sie Ihren Zweck und Ihre Grundsätze. Ihr Ziel ist die Absicht des Projekts, und Ihre Grundsätze setzen die Grenzen.

Sie wollen einen Geburtstag feiern, und zu den Grundsätzen oder Grenzen gehört vielleicht, wie schön das Restaurant sein wird und wie erschwinglich und bequem es ist.

2) Stellen Sie sich Ihr Ergebnis vor. Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, dass Sie ein Projekt planen und warum Sie es planen (Ihr Ziel), stellen Sie sich natürlich vor, wie es aussehen wird. Das ist das physische Gefühl, das Aussehen und der Klang des Projekts.

Für das Abendessen stellen Sie sich vielleicht eine Gruppe von Freunden vor, die an einem großen Tisch im Freien essen und lachen.

3) Brainstorming. Jetzt, da Sie eine Vision haben, will Ihr Gehirn herausfinden, wie Sie diese Vision in die Tat umsetzen können. In willkürlicher Reihenfolge kreisen Ihre Gedanken darum, was Sie brauchen, mit wem Sie sprechen müssen und wie Sie diese Aufgaben bewältigen können.

Im Zusammenhang mit einem Abendessen gehören dazu Fragen wie "Ist das Restaurant geöffnet?" "Um wie viel Uhr sollen wir gehen?" und "Ist Benzin im Auto?".

4) Organisieren. Nach dem Wirbel der Brainstorming-Gedanken beginnen Sie natürlich, sie nach Komponenten zu ordnen (logistische Aufgaben...

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Wenn Sie viel unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie auch ein tragbares Büro mit einer Aktentasche, einem Schulranzen oder einem Rucksack sowie den notwendigen Ordnern und Arbeitsmaterialien haben (auf diese gehen wir im nächsten Abschnitt ein); verlieren Sie keine wertvollen Gelegenheiten, produktiv zu sein, wenn Sie unterwegs und unvorbereitet sind.

Besorgen Sie sich die richtigen Werkzeuge

Sie benötigen eine Handvoll Materialien in Ihrem Arbeitsbereich, damit dieses System funktioniert.

Zusätzlich zu dem, was Sie für das Erfassen, Organisieren und Verwalten Ihrer Listen verwenden (z. B. Planer, Notizbücher, Computer, Tablet und/oder Telefon), benötigen Sie Folgendes:

• Kalender zur Verfolgung datumsbezogener Aktionen und Erinnerungen (Sie können weiterhin den Kalender verwenden, den Sie derzeit benutzen; sobald Sie mit dem GTD-System arbeiten, werden Sie ein besseres Gefühl dafür bekommen, ob Sie eine andere Art von Kalender benötigen)
• Aktenordner für die Organisation von Projekten und allgemeinen Referenzmaterialien
• Automatischer Etikettierer für Aktenordner
• Papierfächer für die Ablage, die Ablage für laufende Arbeiten und/oder die Ablage zum Lesen und Überprüfen
• Stift oder Bleistift
• Zum Ordnen und Ablegen von Papieren:
  • Büroklammern
  • Gummibänder
  • Scotch-Klebeband
  • Hefter
  • Haftnotizen
• Schlicht...

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• Hier geht es nicht darum, alles wegzuwerfen. Dieses System ist so konzipiert, dass Sie alles behalten können, was Sie behalten wollen, solange es entweder so ist, wie Sie es wollen, und an dem Ort ist, an dem Sie es wollen, oder es erfasst wurde.

Vorsicht vor Fallstricken bei der Erfassung

Die Aufnahme von Bildern ist eine große Aufgabe, bei der man leicht ins Straucheln kommen kann. Es gibt einige häufige Probleme bei der Erfassung, die Sie vermeiden können.

Erstens: Wenn ein Gegenstand zu groß ist, um in das Fach zu passen, schreiben Sie einfach eine Notiz auf ein Stück Papier, das den Gegenstand repräsentiert (es ist auch eine gute Idee, es zu datieren), und legen Sie es in Ihr Fach. Wenn der Papierstapel zu groß ist, um in das Fach zu passen, stapeln Sie die Papiere um das Fach herum und achten Sie darauf, dass sie eindeutig als "in" gekennzeichnet sind und nicht mit anderen Dokumenten verwechselt werden.

Zweitens: Wenn Sie auf Dinge stoßen, von denen Sie sofort wissen, dass Sie sie nicht brauchen werden, werfen Sie sie auf der Stelle weg. Wenn Sie jedoch Zweifel haben, legen Sie es einfach in Ihr Fach und seien Sie sicher, dass Sie während der Klärungsphase Zeit haben werden, es zu bewerten; die Klärung erfordert eine andere Denkweise, und Sie wollen sich jetzt nicht darin verstricken. Konzentrieren Sie sich erst einmal darauf, alles so schnell wie möglich zu erfassen....

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Die einzige Ausnahme ist, wenn Sie zu den seltenen Menschen gehören, die effektiver und effizienter sind, wenn sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Manche Menschen können nur dann eine Entscheidung über einen Gegenstand treffen, wenn sie ihre Aufmerksamkeit kurz auf etwas anderes lenken und dann zu diesem Gegenstand zurückkehren. Wenn dies auf Sie zutrifft, nehmen Sie zwei oder drei Gegenstände auf einmal heraus, aber achten Sie darauf, dass Sie über jeden Gegenstand innerhalb von ein oder zwei Minuten nach dem Herausnehmen eine Entscheidung treffen.

Regel Nr. 2: Legen Sie niemals etwas zurück in die Schublade

Ein weiterer Schlüssel zum Durcharbeiten des Behälters besteht darin, dass Sie sich zwingen, jeden Gegenstand zu bearbeiten, wenn Sie ihn herausziehen. Legen Sie nichts unentschlossen zurück in den Behälter oder zur Seite, sonst sind Sie mit dem Leeren Ihres Behälters fertig und haben noch einen weiteren Stapel zu bearbeiten.

Die Forschung beweist, dass die "Entscheidungsmüdigkeit" real ist - Menschen verlieren mit jeder Entscheidung, die sie treffen, ein wenig von ihrer begrenzten Gehirnleistung und Energie. Paradoxerweise zehrt die Entscheidung, eine Sache unentschieden zu lassen, an Ihrer geistigen Energie, ohne etwas Produktives zu bewirken.

Nicht einklagbare Punkte

Dinge, die keine sofortige Handlung erfordern, können in den:

1. Papierkorb
2. Referenzpfahl
3. Ausstehender Stapel

Papierkorb: Du hast wahrscheinlich eine Menge Zeug weggeworfen, während du gefangen warst,...

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Je nach Inhalt können Sie Ihr allgemeines Nachschlagewerk an verschiedenen Orten aufbewahren.

• Die Ablage für allgemeine Informationen umfasst ein breites Spektrum an Material. Halten Sie dieses Material übersichtlich, geordnet und aktuell, damit Sie alles finden, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Sie können einen papierbasierten Aktenordner (oder eine Aktenschublade oder einen Aktenschrank für große Projekte) oder ein digitales Speichersystem verwenden. Bei vielen Projekten werden Sie sowohl eine Papierablage als auch eine digitale Ablage benötigen, da Sie Materialien in beiden Formen erhalten werden.
• Die Ablage in großen Kategorien kann für große Projekte erforderlich sein, die Dutzende von Ordnern oder umfangreiche Dokumente umfassen. Sie können eine ganze Schublade, einen Aktenschrank oder eine digitale Datenbank verwenden, um dieses Material aufzunehmen. Alphabetisieren Sie dieses Material oder organisieren Sie es auf eine andere, leicht durchsuchbare Weise, da es sehr umfangreich ist.
• Kontaktmanager speichern die Kontaktinformationen von Personen sowie andere Notizen wie Geburtstage, Hobbys, Jahrestage und Namen von Familienmitgliedern. In einem beruflichen Kontext können Sie auch das Einstellungsdatum, die Ziele und die Termine für die Leistungsbeurteilung zu jeder Person speichern. Je nachdem, was Sie bevorzugen, können Sie diese Informationen in einer Papierakte aufbewahren...

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Während der wöchentlichen Überprüfung werden Sie:

1. Erfassen und klären
2. Update
3. Erneuern Sie

Schritt 1: Erfassen und klären

Ihr Wochenrückblick ist die Zeit, um eine kleinere Version des massiven Erfassungs- und Klärungsprozesses zu durchlaufen, den Sie zur Einführung des GTD-Systems unternommen haben.

Durchsuchen Sie alle Ihre Taschen, Ihre Handtasche, Ihre Aktentasche, Ihre Schreibtischschubladen, Ihre Arbeitsflächen und Ihr Auto. Sammeln Sie alle losen Gegenstände ein - von Besprechungsnotizen über Visitenkarten bis hin zu Flyern von der Schule Ihres Kindes - und legen Sie sie in Ihre Ablage.

Gehen Sie nun den Posteingang sowie Ihren E-Mail-Posteingang, Ihre Textnachrichten und Sprachnachrichten durch. Überprüfen Sie alles, was sich dort seit der letzten Durchsicht angesammelt hat.

Halten Sie schließlich alles fest, was Ihnen sonst noch durch den Kopf geht. Verwenden Sie die Liste der Auslöser in Teil 2 von Kapitel 5, um Ihrem Gedächtnis auf die Sprünge zu helfen.

Schritt 2: Aktualisierung

Ihr System wird nicht funktionieren, wenn es mit alten Einträgen verstopft und nicht mit allen aktuellen Einträgen auf dem neuesten Stand ist.

Passen Sie Ihren Wochenrückblick an Ihre Vorlieben und Ihren Organisationsstil an, aber tun Sie zumindest das Folgende:

1. Überprüfen Sie Ihre Liste der nächsten Aktionen, um alle erledigten Punkte abzuhaken. Überprüfen Sie Ihre Erinnerungen und ermitteln Sie die nächsten...

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Kriterium Nr. 3: Energie

Sie haben nur eine begrenzte Menge an körperlicher und geistiger Energie. Seien Sie also realistisch, was Ihr Energieniveau angeht, und wählen Sie eine Tätigkeit, die dem entspricht. Wenn Sie an einer geistig anspruchsvollen Aufgabe arbeiten, werden Sie irgendwann einen Punkt erreichen, an dem der Ertrag nachlässt. Sie können zwar durchhalten, aber Sie werden nicht die höchste Produktivität für Ihre Zeit und Mühe erreichen.

Wechseln Sie stattdessen zu einer Aufgabe, die weniger Aufwand erfordert, z. B. Ihre Schwester wegen ihres Besuchs anzurufen oder Ihre Flugreservierung zu ändern (holen Sie Ihre "Brain Gone"-Liste hervor). Auf diese Weise können Sie weiterhin produktiv sein und gleichzeitig Ihrem Gehirn eine Pause gönnen - Sie werden sich leistungsfähiger (und vielleicht auch energiegeladener) fühlen, als wenn Sie sich von allem fernhalten würden.

Kriterium Nr. 4: Vorrangigkeit

Sobald Sie Ihre Optionen eingegrenzt haben, stellt sich die wichtige Frage: Was hat die höchste Priorität? Auf diese Frage gibt es keine objektive Antwort, denn sie hängt von Ihren verschiedenen Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Zielen und Werten ab.

Um Prioritäten zu setzen, sollten Sie sich überlegen, in welche Kategorie von Arbeit eine Aufgabe fällt, was wir im nächsten Modell untersuchen werden, sowie Ihre sechs Horizonte, über die wir im folgenden Modell sprechen.

Der Dreifache...

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1. Besprechungen einberufen: Wenn Sie den Input anderer Beteiligter benötigen, um ein Brainstorming durchzuführen oder das weitere Vorgehen festzulegen, müssen Sie eine Besprechung einberufen, und Ihr Aktionspunkt könnte lauten: "E-Mail an das Team" oder "Besprechungsanfrage senden".
2. Sammeln von Informationen: Wenn Sie weitere Informationen über das weitere Vorgehen benötigen, entscheiden Sie, wie Sie diese Daten beschaffen (z. B. durch ein Gespräch mit jemandem, die Durchsicht von Dokumenten oder eine Online-Recherche), und erstellen Sie Ihr Handlungsziel entsprechend.

Typ 2: Festhalten von Zufallsgedanken

Wenn Sie an einem großen Projekt arbeiten, z. B. an der Planung einer Konferenz oder eines Urlaubs, kommen Ihnen die Ideen zu ganz zufälligen Zeiten - wenn Sie gerade das Abendessen zubereiten, Ihre Kinder von der Schule abholen oder fernsehen. Verlieren Sie diese Ideen nicht und lassen Sie nicht zu, dass sie in Ihrem Kopf herumschwirren und Platz wegnehmen.

Halten Sie Projektideen auf jede erdenkliche Weise fest, ob Sie sie nun auf Papier notieren, eine Notiz in einer Telefon-App machen oder sich die Idee per SMS oder E-Mail schicken. Achten Sie dann darauf, dass jede einzelne Idee in Ihrem Posteingangsfach landet.

Wenn es sich bei der Idee um einen Aktionspunkt handelt, setzen Sie sie auf die entsprechende Liste. Wenn es nur eine Idee ist, die Sie später wieder aufgreifen wollen, legen Sie sie zu Ihren Projektunterlagen oder zu einer anderen logischen...

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Jedes Mal, wenn Sie eine neue Aufgabe in Angriff nehmen, treffen Sie eine Vereinbarung mit sich selbst. Und jede unerledigte Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste fühlt sich wie eine gebrochene Vereinbarung an; zu viele unerledigte Aufgaben führen dazu, dass Sie das Vertrauen in sich selbst verlieren.

Halten Sie Ihr Vertrauen in sich selbst mit diesen Strategien aufrecht:

1. Treffen Sie keine Vereinbarung. Viele Menschen haben die Angewohnheit, Verpflichtungen einzugehen, die ihnen nicht so wichtig sind, weil sie unterschätzen, wie viel sie bereits zu tun haben. Durch den Erfassungsprozess werden Sie sich Ihrer Arbeitsbelastung bewusster, so dass Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen können, ob Sie künftige Vereinbarungen treffen wollen oder nicht. Gehen Sie weniger Verpflichtungen ein, um Ihren Stress zu reduzieren.
2. Erledigen Sie die Aufgabe. Wenn Sie das ungute Gefühl loswerden wollen, dass Sie eine Aufgabe nicht erledigen können, tun Sie es einfach. So können Sie sie von Ihrer Liste und aus Ihrem Kopf streichen. Außerdem gibt Ihnen das Gefühl der Erledigung einen psychologischen Schub, der Sie dazu anspornt, weitere Aufgaben zu erledigen. Es kann zwar überwältigend sein, aber wenn Sie sehen, was Sie alles auf einer Liste erfasst haben, könnte Sie das tatsächlich dazu anspornen, weiterzumachen.
3. Verhandeln Sie die Vereinbarung neu. Sobald Sie eine Vereinbarung mit sich selbst treffen, dass Sie etwas tun werden...

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Die Vorteile der Frage "Was kommt als Nächstes?"

Allzu oft gehen die Leute aus Sitzungen oder Diskussionen nur mit dem Wissen heraus, dass generell etwas geschehen muss, aber sie haben keine Klarheit über die nächste Aktion oder wer dafür verantwortlich ist.

Entscheiden Sie sich immer für die nächste Aktion - underzwingen Sie diese Entscheidung in einer Gruppe -, umdie Produktivität zu steigern, indem Sie sich von Anfang an für den Fortschritt einsetzen, anstatt zu warten, bis Sie vor einer Deadline stehen.

Abgesehen davon, dass Sie Ihre Chancen erhöhen, bei einer Aufgabe voranzukommen, hat es mehrere Vorteile, einfach die Frage zu stellen: "Was passiert als Nächstes, und wer ist dafür verantwortlich?"

Erstens bringt die Frage Klarheit. Wenn Sie die nächste Maßnahme beschließen, müssen Sie auch entscheiden, ob sie Ihre Zeit, Energie und Ressourcen wert ist. Sie müssen entscheiden, ob es Ihnen ernst damit ist und ob Sie wissen, worauf Sie sich einlassen.

Zweitens bringt die Frage Verantwortlichkeit mit sich. Sie wissen, was als Nächstes zu tun ist; wer wird es jetzt tun? Die Kultur der Zusammenarbeit in vielen Unternehmen macht es leicht, die Zuweisung von Verantwortung oder Schuld zu vermeiden, aber jemand muss mit der Aufgabe betraut werden, damit sie erledigt werden kann.

Drittens: Die Frage bringt Produktivität. Es ist schwieriger zu vermeiden, eine...

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Erleben Sie totale Konzentration durch Flow

Flow ist der Zustand, in dem man sich voll und ganz engagiert und Höchstleistungen erbringt; Sportler nennen das "in the zone".

Das GTD-Programm erleichtert mehrere Bedingungen, die notwendig sind, um einen Flow zu erleben:

• Sie müssen nur an einer einzigen Aufgabe arbeiten. Das Ziel von GTD ist es, den Kopf frei zu bekommen, damit Sie sich jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren können.
• Sie müssen klare Ziele vor Augen haben. Das GTD-System erfordert, dass Sie Projekte, gewünschte Ergebnisse und nächste Aktionen definieren, damit Sie den Zweck hinter jeder Aktivität, die Sie durchführen, kennen.
• Sie müssen eine Form der Rückmeldung erhalten. Das GTD-Programm hilft Ihnen, Ihren Fortschritt bei Ihren Aktionen und Projekten zu sehen und zu verfolgen, was eine Form von Feedback ist.

Wenn Sie den Flow erreichen, erleben Sie:

• Gesamtkonzentration
• Das Gefühl, die Kontrolle zu haben
• Klarheit über Ihre Ziele
• Wenig bis kein Selbstbewusstsein
• Kein Gefühl für Zeit
• Intrinsische Motivation

Wenn Sie einmal ein Flow-Erlebnis hatten, werden Sie sich wahrscheinlich dazu hingezogen fühlen, die Tätigkeit zu wiederholen. Mit anderen Worten: Wenn Sie bei einer Aufgabe bei der Arbeit ein Flow-Erlebnis haben, wird Sie das dazu motivieren, sie öfter zu machen.

Psychologisches Kapital: Ein Zustand der Stressfreiheit...

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Sobald Sie alle Ihre Maßnahmen im Griff haben, können Sie sich auf die Gründe für diese Maßnahmen konzentrieren - die Projekte. Ihre Projekte sind mit Ihren verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten verknüpft, so dass die Konzentration auf die Horizonte 1 und 2 Ihnen hilft, sicherzustellen, dass jede Anforderung an Ihre Zeit mit Ihren Werten und Zielen in Einklang steht.

Sie haben die Stufe 2 erreicht, wenn:

• Sie haben eine vollständige und aktualisierte Projektliste. Auf dieser Ebene können Sie ein Projekt erstellen, um alles anzugehen, was Ihre Aufmerksamkeit erregt, selbst relativ subtile und abstrakte Themen wie die Verbesserung einer Beziehung.
• Sie haben eine vollständige und aktuelle Liste Ihrer Rollen, Verantwortlichkeiten und Interessen in allen Bereichen Ihres Lebens. Wenn Sie diese Liste haben und überprüfen, identifizieren Sie Verbesserungen, die Sie innerhalb dieser Rollen und Verantwortlichkeiten vornehmen wollen, und machen Sie daraus Projekte.
• Sie haben das GTD-System so angepasst, dass es zu Ihrem Lebensstil, Ihren Bedürfnissen und Ihrer Lebensausrichtung passt, die über die täglichen Aufgaben hinausgeht. An diesem Punkt haben Sie die Praktiken und Elemente des GTD-Systems verinnerlicht und verwenden das System, ohne darüber nachzudenken.
• Sie reagieren auf Herausforderungen im Leben, indem Sie sich stärker auf das GTD-System stützen, anstatt davon abzuweichen. Sie erkennen, dass...