PDF-Zusammenfassung:„Getting Things Done“, von David Allen
Zusammenfassung des Buches: Erfahren Sie die wichtigsten Punkte in wenigen Minuten.
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1-seitige PDF-Zusammenfassung von „Getting Things Done“
Hast du das Gefühl, dass du bei deiner To-do-Liste ständig hinterherhinkst? Reichen die Stunden am Tag nie aus?
Das „Getting Things Done“ (GTD)-Programm soll Ihnen dabei helfen, die Dinge, die Sie erledigen müssen , mit weniger Zeit, Energie und Aufwand zu bewältigen, damit Sie mehr von den Dingen tun können, die Sie tun möchten. Es entlastet Ihren Kopf von allen Aufgaben und Erinnerungen und überträgt sie in ein externes System aus Listen und Dateien, sodass Sie Ihre gesamte geistige Energie auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren können. Sie legen für jeden Punkt auf Ihrer To-do-Liste den nächsten Handlungsschritt fest, sodass Sie, sobald Sie Zeit haben, nicht mehr nachdenken müssen – sondern einfach loslegen können. Indem Sie Ihre täglichen Verpflichtungen in den Griff bekommen, schaffen Sie mehr Zeit und Energie, um auf Ihre langfristigen Ziele hinzuarbeiten.
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Kümmern Sie sich nun um den Stapel „Ausstehend“. Legen Sie jeden Gegenstand entsprechend Ihrer Entscheidung aus dem letzten Schritt an einen der folgenden Orte:
- Die Projektliste ist ein Verzeichnis Ihrer Projekte, die sich derzeit in der Planungsphase befinden. Sie hilft Ihnen dabei, den Zeitplan für jedes Projekt im Blick zu behalten und stets die nächsten Schritte für jedes Projekt festzulegen.
- Der Ordner „Projektunterlagen“ enthält Projektpläne, Forschungsergebnisse, Rechnungen und sonstige Dokumente.
- Die „Warteliste“ hilft Ihnen dabei, den Überblick über Aufgaben zu behalten, bei denen Sie darauf warten, dass jemand anderes sie erledigt, oder über Dinge, die Sie delegieren möchten.
- Die „Eines Tages/Vielleicht“-Liste ist eine fortlaufende Liste von Dingen, die Sie in Zukunft in Angriff nehmen möchten. Sie sollten diese Liste regelmäßig durchgehen, damit Sie entscheiden können, wann der richtige Zeitpunkt gekommen ist, eine dieser Ideen umzusetzen.
- Eine „Tickler-Akte“ ( die dazu dient, Ihr Gedächtnis aufzufrischen) ist ein Ablagesystem, in dem Informationen, Dokumente und Erinnerungen aufbewahrt werden, die Sie erst zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft benötigen, wie beispielsweise ein Flyer für ein Theaterstück, dessen Premiere erst in drei Monaten stattfindet.
- Der Kalender ist für Aufgaben gedacht, die zu einer bestimmten Uhrzeit oder an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, wie beispielsweise Termine, Fristen oder Erinnerungen. In Ihren Kalender sollten nur Dinge aufgenommen werden, die an diesem Tag erledigt werden müssen – oder gar nicht.
- Die Liste der nächsten Aktionen ist eine To-do-Liste, die so schnell wie möglich abgearbeitet werden sollte; sie dient im Wesentlichen als Sammelbecken für Aufgaben, die umsetzbar sind, länger als zwei Minuten dauern und nicht delegiert werden können. Wenn Sie mehr als ein paar Dutzend nächste Aktionen auf dieser Liste haben, ist es hilfreich, diese nach dem, was Sie dafür benötigen, oder nach dem Ort, an dem Sie sie erledigen müssen, in Kategorien einzuteilen, beispielsweise „Anrufe“ oder „Büro“.
Schritt 4: Reflektieren
Setzen Sie sich regelmäßig mit all Ihren Listen und Dateien auseinander, um fundiertere Entscheidungen darüber treffen zu können, welche Aufgaben Sie in Angriff nehmen sollten. Sehen Sie sich täglich Ihren Kalender und regelmäßig Ihre Liste der nächsten Schritte an , damit Sie stets wissen, welche Termine in Ihrem Zeitplan unveränderlich sind – wie Besprechungen und Termine –, und welche Aufgaben erledigt werden müssen, sobald Sie Zeit dafür haben.
Das hohe Lebenstempo und die ständig hereinkommenden Aufgaben machen es fast unmöglich, Ihr System Tag für Tag vollständig auf dem neuesten Stand zu halten. Daher ist eine wöchentliche Überprüfung unerlässlich, um Ihre Listen und Unterlagen übersichtlich und aktuell zu halten. Während der wöchentlichen Überprüfung werden Sie:
- Überprüfen Sie Ihre Projekte, Projektpläne, nächsten Schritte, „Warten auf“-Listen, „Irgendwann/Vielleicht“-Listen und Ihren „Tickler“-Ordner
- Halte alles fest, was du noch nicht festgehalten hast
- Kläre alle Punkte, die du noch nicht geklärt hast
- Machen Sie sich einen Überblick über Ihr gesamtes Organisationssystem, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.
- Aktualisieren Sie Ihre Listen
- Aufräumen und dort, wo nötig, ausmisten
Deine wöchentliche Rückschau dient nicht nur dazu, den Überblick zu behalten, sondern bietet dir auch die Gelegenheit, über übergeordnete Ideen und Projekte nachzudenken und zu prüfen, ob deine alltäglichen Verpflichtungen mit deinen Zielen und Lebenswerten im Einklang stehen.
Schritt 5: Mitmachen
Das „Getting Things Done“-System soll Ihnen dabei helfen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie Ihre Aufgaben angehen – also was Sie tun, wenn Sie Zeit dafür haben. Sie können nur dann zuversichtlich sein, was Sie tun, wenn Sie auch zuversichtlich sind, was Sie in einem bestimmten Moment nicht tun.
Da Sie nun eine Liste mit den nächsten zu erledigenden Aufgaben haben, müssen Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie heute in welcher Reihenfolge bearbeiten möchten. Nutzen Sie die folgenden drei Modelle, um zu entscheiden, welche Aufgabe aus Ihrer Liste der nächsten zu erledigenden Aufgaben Sie als Nächstes in Angriff nehmen möchten.
Das Vier-Kriterien-Modell: Grenzen Sie Ihre Optionen ein
Dieses Modell hilft Ihnen dabei, Ihre Auswahl anhand von vier Kriterien einzugrenzen:
- Kontext: Bei bestimmten Aufgaben muss man sich an einem bestimmten Ort befinden oder Zugang zu einem bestimmten Werkzeug haben (z. B. im Büro oder vor einem Computer). Es ist hilfreich, wenn man seine nächsten Aktionen bereits in kontextspezifische Listen sortiert hat.
- Verfügbare Zeit: Manche Aufgaben erfordern eine Stunde ungeteilter Aufmerksamkeit. Wenn Sie also vor Ihrem nächsten Termin nur ein paar Minuten Zeit haben, ist das nicht der richtige Zeitpunkt für diese Aufgabe.
- Verfügbare Energie: Bestimmte Aufgaben erfordern viel geistige oder körperliche Energie, während andere nur wenig Energie erfordern. Nimm nur das in Angriff, wofür du die nötige Energie hast.
- Priorisierung: Nachdem Sie Ihre Optionen anhand der ersten drei Kriterien eingegrenzt haben, wird die Priorisierung zu einer eher subjektiven Entscheidung, die auf Ihrer Intuition und Ihrem Urteilsvermögen basiert. Nutzen Sie die folgenden beiden Modelle als Entscheidungshilfe: Bestimmen Sie zunächst, in welche Arbeitskategorie ein Punkt fällt, und prüfen Sie anschließend, wie er zu Ihren übergeordneten Zielen und Werten passt.
Das Dreiteilige Modell: Arten von Arbeit
Um eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob Sie eine Aufgabe übernehmen sollen, müssen Sie wissen, zu welcher der drei Kategorien sie gehört:
- Unter „vordefinierten Aufgaben“ versteht man im Wesentlichen alles, was auf deiner Liste der nächsten Schritte und in deinem Kalender steht und was du bereits geklärt und als wichtig eingestuft hast.
- Zu den anfallenden Aufgaben gehören alle unerwarteten Arbeiten , die im Laufe des Tages auftauchen – sei es ein Bericht, den Ihr Chef Ihnen in letzter Minute aufträgt, oder eine überraschende Reparatur an Ihrem Auto. Räumen Sie diesen Aufgaben Priorität ein, wenn sie Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern, aber tappen Sie nicht in die Falle, sich automatisch mit dem zu beschäftigen, was gerade vor Ihnen liegt, wenn es nicht das Wichtigste oder Dringendste ist.
- Unter „Arbeit“ versteht man die Zeit, die Sie für die Pflege des GTD-Systems aufwenden – das Aufräumen Ihres Eingangsfachs, das Klären von Aufgaben, das Organisieren, das Ablegen und das Erledigen von Zwei-Minuten-Aufgaben. Sie müssen sich regelmäßig Zeit dafür nehmen, idealerweise während Ihrer wöchentlichen Rückschau.
Das Sechs-Stufen-Modell: Prioritäten festlegen
Um die Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen nach Prioritäten zu ordnen, benötigen Sie einen Kontext, der verdeutlicht, wie diese in das Gesamtbild Ihres Lebens und Ihrer Prioritäten passen. Es gibt sechs verschiedene Ebenen – oder Horizonte – von Perspektiven, anhand derer Sie Ihre Prioritäten festlegen können:
- „ The Ground“ ist die aktuelle Aufgabe auf Ihrer Liste der nächsten Schritte. (Beispiel: Sie müssen einen geschäftlichen Anruf tätigen.)
- Horizont 1 umfasst aktuelle Projekte mit relativ kurzen Zeitrahmen. (Beispiel: Bei dem Telefonat geht es um ein Geschäft, das Sie abschließen möchten.)
- Horizont 2 umfasst Schwerpunktbereiche und Zuständigkeiten, also die Rollen und Aufgaben, die Sie wahrnehmen – von beruflichen Pflichten bis hin zur Erhaltung Ihrer Gesundheit und familiären Verpflichtungen. Dieser Horizont besteht nicht aus Aufgaben, sondern aus den Interessen und Verantwortlichkeiten, die mitbestimmen, welche Projekte und Maßnahmen Sie in Angriff nehmen. (Beispiel: Dieser Deal würde den Umsatz des Unternehmens steigern.)
- Horizont 3 steht für Ziele– genauer gesagt umfasst Horizont 3 Ziele für die nächsten ein bis zwei Jahre. (Beispiel: Wenn du den Vertrag abschließt, würdest du bei deinem Chef große Pluspunkte sammeln.)
- Horizont 4 steht für die Vision bzw. Ihre Ziele für die nächsten drei bis fünf Jahre. (Beispiel: Dieser Erfolg würde wahrscheinlich zu einer Beförderung führen.)
- Horizont 5 steht für Sinn und Grundsätze; dies ist der übergeordnete Kontext Ihres Lebens. Alle Ihre Handlungen, Projekte, Schwerpunkte, Ziele und Visionen werden durch Ihren Sinn und Ihre Grundsätze bestimmt und führen Sie zugleich zu diesen hin. (Beispiel: Eine Beförderung versetzt Sie in eine Position, die es Ihnen ermöglicht, die Karriere und den Lebensstil zu führen, die Sie sich wünschen.)
Nutzen Sie die „Natural Planning“-Methode zur Projektplanung
Legen Sie für jedes Ihrer Projekte stets die nächste Maßnahme fest, damit Sie kontinuierlich Fortschritte erzielen. Die Festlegung der nächsten Schritte bei großen Projekten kann zunächst einschüchternd wirken, aber gehen Sie einfach genauso vor, wie Sie es tun würden, wenn Sie etwas in Ihrem Alltag planen würden, beispielsweise ein Geburtstagsessen mit Freunden.
Dieser Ansatz wird als „Natural Planning Method“ bezeichnet und umfasst folgende Schritte:
- Legen Sie Ihr Ziel und Ihre Grundsätze fest. Ihr Ziel ist die Absicht des Projekts, und Ihre Grundsätze setzen die Grenzen. Wenn Sie ein Geburtstagsessen planen, ist Ihr Ziel das Feiern, und die Grenzen könnten Faktoren wie beispielsweise die Preisklasse des Restaurants sein.
- Stellen Sie sich Ihr Ergebnis vor. Ihr Ziel ist Ihr „Warum“, während Ihr Ergebnis das „Was“ ist: Wie wird ein erfolgreiches Ergebnis aussehen, sich anfühlen und klingen? Vielleicht stellen Sie sich Ihr Abendessen an einem großen Tisch im Freien vor, an dem all Ihre Freunde lachen und gemeinsam essen. Wenn Sie sich etwas vorstellen und sich darauf konzentrieren, hilft Ihnen das, es zu verwirklichen, und weckt in Ihnen noch mehr Begeisterung, es zu erreichen.
- Brainstorming. So geht’s: Dein Gehirn ist von Natur aus bestrebt, die Lücken zu füllen, um herauszufinden, wie du deine Vision verwirklichen kannst. In dieser Phase fragst du dich vielleicht, ob das Restaurant heute geöffnet ist, wann du losfahren musst und ob noch genug Benzin im Tank ist. Nutze Mindmaps oder andere Brainstorming-Techniken, um so viele Ideen wie möglich zu notieren, ohne diese dabei zu bewerten oder zu kritisieren.
- Organisieren. In diesem Schritt ordnest du all die verstreuten Gedanken, Fragen und Ideen aus dem Brainstorming. Dabei wirst du sie ganz natürlich nach logistischen Aspekten, Prioritäten und dem, was zuerst erledigt werden muss, ordnen: Das Restaurant anrufen, um zu fragen, ob es geöffnet ist, und einen Tisch reservieren, dann die Gäste einladen und schließlich dich selbst anziehen und fertig machen.
- Legen Sie Ihre nächsten Schritte fest. Überlegen Sie, was jetzt tatsächlich getan werden kann und wer dafür zuständig ist. Was das Abendessen angeht, besteht Ihr nächster Schritt darin, das Restaurant anzurufen.
Die Umsetzung und Beherrschung des GTD-Systems ist ein lebenslanger Prozess, der Ihnen dabei hilft, Ihre alltäglichen Verpflichtungen zu bewältigen und dabei Ihre übergeordneten Ziele im Blick zu behalten.
Machen Sie sich zunächst die Prinzipien und Methoden zu eigen, verankern Sie diese als Gewohnheiten und gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre täglichen Aufgaben. Sobald Sie diesen Punkt erreicht haben, betrachten Sie die Gestaltung und Organisation Ihres Lebens aus einer übergeordneten Perspektive und initiieren Sie proaktiv Projekte, um bestimmte Bereiche Ihres Lebens zu verbessern. Letztendlich können Sie das GTD-System nutzen, um neue Gewohnheiten zu etablieren, Ziele auf Ihrer Wunschliste anzugehen und den Lebensstil zu gestalten, den Sie sich wünschen.
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Kurzfassungen helfen dir dabei, 10-mal schneller zu lernen, indem sie:
- 100 % umfassend: Sie lernen die wichtigsten Punkte aus dem Buch kennen
- Ohne Umschweife: Man muss sich nicht die Zeit damit verbringen, sich zu fragen, worauf der Autor hinauswill.
- Interaktive Übungen: Wenden Sie die Ideen aus dem Buch unter Anleitung unserer Pädagogen auf Ihr eigenes Leben an .
Hier ist ein kleiner Vorgeschmack auf den Rest der PDF-Zusammenfassung von „Getting Things Done“ von Shortform: