PDF-Zusammenfassung:Getting Things Done, von David Allen
Zusammenfassung des Buches: Erfahren Sie die wichtigsten Punkte in wenigen Minuten.
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1-seitige PDF-Zusammenfassung von „Getting Things Done“
Hast du das Gefühl, dass du bei deiner To-do-Liste ständig hinterherhinkst? Reichen die Stunden am Tag nie aus?
Das „Getting Things Done“ (GTD)-Programm soll dir dabei helfen, die Dinge, die du erledigen musst , mit weniger Zeit, Energie und Aufwand zu bewältigen, damit du mehr von den Dingen tun kannst, die du tun möchtest. Es entlastet deinen Kopf von allen Aufgaben und Erinnerungen und überträgt sie in ein externes System aus Listen und Dateien, sodass du deine gesamte geistige Energie auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren kannst. Sie legen für jeden Punkt auf Ihrer To-do-Liste den nächsten Schritt fest, sodass Sie, sobald Sie Zeit haben, nicht mehr nachdenken müssen – sondern einfach loslegen können. Indem Sie Ihre täglichen Verpflichtungen in den Griff bekommen, schaffen Sie mehr Zeit und Energie, um auf Ihre langfristigen Ziele hinzuarbeiten.
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Nimm dir nun den Stapel „Ausstehend“ vor. Lege jeden Gegenstand entsprechend deiner Entscheidung aus dem letzten Schritt an einen der folgenden Orte:
- Die Projektliste ist ein Verzeichnis Ihrer Projekte, die sich in der Planungsphase befinden. Sie hilft Ihnen dabei, den Überblick über den Fertigstellungstermin jedes Projekts zu behalten und stets die nächsten Schritte für jedes Projekt zu bestimmen.
- Der Ordner „Projektunterlagen“ enthält Projektpläne, Forschungsergebnisse, Rechnungen und andere Dokumente.
- Die „Warteliste“ hilft dir dabei, den Überblick über Aufgaben zu behalten, bei denen du darauf wartest, dass jemand anderes sie erledigt, oder über Dinge, die du delegieren möchtest.
- Die „Eines Tages/Vielleicht“-Liste ist eine fortlaufende Liste von Dingen, die du in Zukunft in Angriff nehmen möchtest. Du solltest diese Liste regelmäßig durchgehen, damit du entscheiden kannst, wann der richtige Zeitpunkt gekommen ist, eine dieser Ideen umzusetzen.
- Ein „Tickler“-Ordner ( der dazu dient, Ihr Gedächtnis aufzufrischen) ist ein Ablagesystem für Informationen, Dokumente und Erinnerungen, die Sie erst zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft benötigen, wie zum Beispiel einen Flyer für ein Theaterstück, das erst in drei Monaten Premiere hat.
- Der Kalender ist für Aufgaben gedacht, die zu einer bestimmten Uhrzeit oder an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, wie zum Beispiel Termine, Fristen oder Erinnerungen. In Ihren Kalender sollten nur Dinge aufgenommen werden, die an diesem Tag erledigt werden müssen – oder gar nicht.
- Die Liste der nächsten Aktionen ist eine To-do-Liste mit Aufgaben, die so schnell wie möglich erledigt werden sollten; im Grunde ist sie der Sammelplatz für alle Aufgaben, die umsetzbar sind, länger als zwei Minuten dauern und nicht delegiert werden können. Wenn du mehr als ein paar Dutzend nächste Aktionen auf dieser Liste hast, ist es hilfreich, sie in Kategorien zu unterteilen, je nachdem, was du dafür benötigst oder wo du dich aufhalten musst, um sie zu erledigen, zum Beispiel „Anrufe“ oder „Büro“.
Schritt 4: Reflektieren
Schau dir regelmäßig alle deine Listen und Dateien an, damit du fundiertere Entscheidungen darüber treffen kannst, welche Aufgaben du in Angriff nimmst. Überprüfe täglich deinen Kalender und regelmäßig deine Liste mit den nächsten Schritten, damit du stets weißt, welche Termine in deinem Zeitplan unveränderlich sind – wie Besprechungen und Verabredungen – und welche Aufgaben erledigt werden müssen, sobald du Zeit dafür hast.
Angesichts des hohen Lebensrhythmus und der ständig hereinkommenden Aufgaben ist es fast unmöglich, Ihr System im Alltag vollständig auf dem neuesten Stand zu halten. Daher ist eine wöchentliche Überprüfung unerlässlich, um Ihre Listen und Unterlagen übersichtlich und aktuell zu halten. Während der wöchentlichen Überprüfung werden Sie:
- Überprüfen Sie Ihre Projekte, Projektpläne, nächsten Schritte, „Warten auf“-Listen, „Irgendwann/Vielleicht“-Listen und Ihren „Tickler“-Ordner
- Halte alles fest, was du noch nicht festgehalten hast
- Kläre alle Punkte, die du noch nicht geklärt hast
- Machen Sie sich einen Überblick über Ihr gesamtes Organisationssystem, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft
- Aktualisieren Sie Ihre Listen
- Aufräumen und dort ausmisten, wo es nötig ist
Deine wöchentliche Rückschau dient nicht nur dazu, den Überblick zu behalten, sondern bietet dir auch die Gelegenheit, über übergeordnete Ideen und Projekte nachzudenken und zu prüfen, ob deine täglichen Verpflichtungen mit deinen Zielen und Lebenswerten im Einklang stehen.
Schritt 5: Mitmachen
Das „Getting Things Done“-System soll dir dabei helfen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie du deine Aufgaben angehst – also was du tust, wenn du Zeit hast. Du kannst nur dann zuversichtlich sein in Bezug auf das, was du tust, wenn du auch zuversichtlich bist in Bezug auf das, was du in einem bestimmten Moment nicht tust.
Da du nun eine Liste mit nächsten Schritten hast, musst du entscheiden, woran du heute arbeiten möchtest und in welcher Reihenfolge. Nutze die folgenden drei Modelle, um zu entscheiden, welchen Punkt auf deiner Liste der nächsten Schritte du als Erstes in Angriff nehmen möchtest.
Das Vier-Kriterien-Modell: Grenzen Sie Ihre Auswahl ein
Dieses Modell hilft Ihnen dabei, Ihre Auswahl anhand von vier Kriterien einzugrenzen:
- Kontext: Für bestimmte Aufgaben musst du an einem bestimmten Ort sein oder Zugang zu einem bestimmten Werkzeug haben (z. B. im Büro oder vor einem Computer). Es ist hilfreich, wenn du deine nächsten Aktionen bereits in kontextspezifische Listen sortiert hast.
- Verfügbare Zeit: Manche Aufgaben erfordern eine Stunde ungeteilte Aufmerksamkeit. Wenn Sie also vor Ihrem nächsten Termin nur ein paar Minuten Zeit haben, ist das nicht der richtige Zeitpunkt für diese Aufgabe.
- Verfügbare Energie: Manche Aufgaben erfordern viel geistige oder körperliche Energie, während andere nur wenig Energie erfordern. Nimm nur das in Angriff, wofür du die nötige Energie hast.
- Priorisierung: Nachdem Sie Ihre Optionen anhand der ersten drei Kriterien eingegrenzt haben, wird die Priorisierung zu einer eher subjektiven Entscheidung, die auf Ihrer Intuition und Ihrem Urteilsvermögen beruht. Nutzen Sie die folgenden beiden Modelle als Entscheidungshilfe: Bestimmen Sie zunächst, in welche Arbeitskategorie ein Punkt fällt, und prüfen Sie dann, wie er zu Ihren übergeordneten Zielen und Werten passt.
Das Dreiteilige Modell: Arten von Arbeit
Um eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob Sie eine Aufgabe übernehmen sollen, müssen Sie wissen, zu welcher der drei Kategorien sie gehört:
- Vordefinierte Aufgaben sind im Wesentlichen alle Einträge auf deiner Liste der nächsten Schritte und in deinem Kalender, die du bereits geklärt und als wichtig eingestuft hast.
- Zu den anfallenden Aufgaben gehören alle unerwarteten Arbeiten , die im Laufe des Tages auftauchen – sei es ein Bericht, den Ihr Chef Ihnen in letzter Minute aufträgt, oder eine überraschende Reparatur an Ihrem Auto. Räumen Sie diesen Aufgaben Priorität ein, wenn sie Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern, aber tappen Sie nicht in die Falle, sich automatisch dem zu widmen, was gerade vor Ihnen liegt, wenn es nicht das Wichtigste oder Dringendste ist.
- Unter „Arbeit“ versteht man die Zeit, die man für die Pflege des GTD-Systems aufwendet – das Leeren des Posteingangs, das Klären von Aufgaben, das Ordnen, das Ablegen und das Erledigen von Zwei-Minuten-Aufgaben. Man muss sich regelmäßig Zeit dafür nehmen, idealerweise während der wöchentlichen Überprüfung.
Das Sechs-Stufen-Modell: Prioritäten festlegen
Um die dir zur Verfügung stehenden Optionen zu gewichten, musst du einen Kontext dafür haben, wie sie sich in das Gesamtbild deines Lebens und deiner Prioritäten einfügen. Es gibt sechs verschiedene Ebenen – oder Perspektiven – zur Festlegung deiner Prioritäten:
- „ The Ground“ ist die aktuelle Aufgabe auf deiner Liste der nächsten Schritte. (Beispiel: Du musst einen geschäftlichen Anruf tätigen.)
- Horizont 1 umfasst aktuelle Projekte mit relativ kurzen Zeitrahmen. (Beispiel: Bei dem Telefonat geht es um ein Geschäft, das Sie abschließen möchten.)
- Horizont 2 umfasst Ihre Schwerpunkte und Zuständigkeiten, also die Rollen und Aufgaben, die Sie wahrnehmen – von beruflichen Pflichten bis hin zur Erhaltung Ihrer Gesundheit und familiären Verpflichtungen. Dieser Horizont besteht nicht aus Aufgaben, sondern aus den Interessen und Verantwortlichkeiten, die mitbestimmen, welche Projekte und Maßnahmen Sie in Angriff nehmen. (Beispiel: Dieser Deal würde den Umsatz des Unternehmens steigern.)
- Horizont 3 steht für Ziele– genauer gesagt umfasst Horizont 3 Ziele für die nächsten ein bis zwei Jahre. (Beispiel: Wenn du den Deal abschließt, würdest du bei deinem Chef mächtig punkten.)
- Horizont 4 steht für die Vision bzw. Ihre Ziele für die nächsten drei bis fünf Jahre. (Beispiel: Dieser Erfolg würde wahrscheinlich zu einer Beförderung führen.)
- Horizont 5 steht für Sinn und Grundsätze; dies ist der übergeordnete Kontext deines Lebens. Alle deine Handlungen, Projekte, Schwerpunkte, Ziele und Visionen werden von deinem Sinn und deinen Grundsätzen bestimmt und führen dich zugleich zu ihnen hin. (Beispiel: Eine Beförderung verschafft dir eine Position, die es dir ermöglicht, die Karriere und den Lebensstil zu führen, die du dir wünschst.)
Nutzen Sie die natürliche Planungsmethode zur Projektplanung
Lege für jedes deiner Projekte immer die nächste Maßnahme fest, damit du kontinuierlich Fortschritte erzielst. Die Festlegung der nächsten Schritte bei großen Projekten kann einschüchternd wirken, aber gehe einfach genauso vor, wie du es tun würdest, wenn du etwas in deinem Alltag planst, zum Beispiel ein Geburtstagsessen mit Freunden.
Dieser Ansatz wird als „Natural Planning Method“ bezeichnet und umfasst folgende Schritte:
- Legen Sie Ihr Ziel und Ihre Grundsätze fest. Ihr Ziel ist die Absicht des Vorhabens, und Ihre Grundsätze setzen die Rahmenbedingungen. Wenn Sie ein Geburtstagsessen planen, ist Ihr Ziel das Feiern, und die Rahmenbedingungen könnten Faktoren wie die Preisgestaltung des Restaurants sein.
- Stellen Sie sich das Ergebnis vor. Ihr Ziel ist Ihr „Warum“, während das Ergebnis das „Was“ ist: Wie wird ein erfolgreiches Ergebnis aussehen, sich anfühlen und klingen? Vielleicht stellen Sie sich Ihr Abendessen an einem großen Tisch im Freien vor, an dem all Ihre Freunde lachen und gemeinsam essen. Wenn Sie sich etwas vorstellen und sich darauf konzentrieren, hilft Ihnen das, es zu verwirklichen, und weckt in Ihnen die Vorfreude darauf, es zu erreichen.
- Brainstorming. So geht’s. Dein Gehirn ist von Natur aus bestrebt, Lücken zu füllen, um herauszufinden, wie du deine Vision verwirklichen kannst. In dieser Phase fragst du dich vielleicht, ob das Restaurant heute geöffnet ist, wann du losfahren musst und ob noch Benzin im Tank ist. Nutze Mindmaps oder andere Brainstorming-Techniken, um so viele Ideen wie möglich zu notieren, ohne sie dabei zu bewerten oder zu kritisieren.
- Organisieren. In diesem Schritt ordnest du all die spontanen Gedanken, Fragen und Ideen aus dem Brainstorming. Dabei wirst du sie ganz natürlich nach logistischen Aspekten, Prioritäten und dem Zeitplan ordnen: Rufe das Restaurant an, um zu fragen, ob es geöffnet ist, und reserviere einen Tisch, lade dann die Gäste ein und ziehe dich schließlich an und mache dich fertig.
- Lege deine nächsten Schritte fest. Überlege dir, was jetzt konkret getan werden kann und wer dafür zuständig ist. Was das Abendessen angeht, besteht dein nächster Schritt darin, das Restaurant anzurufen.
Die Umsetzung und Beherrschung des GTD-Systems ist ein lebenslanger Prozess, der Ihnen hilft, Ihre täglichen Aufgaben zu bewältigen und dabei Ihre übergeordneten Ziele im Blick zu behalten.
Machen Sie sich zunächst die Prinzipien und Methoden zu eigen, verankern Sie diese als Gewohnheiten und gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre täglichen Aufgaben. Sobald Sie diesen Punkt erreicht haben, betrachten Sie die Gestaltung und Organisation Ihres Lebens aus einer übergeordneten Perspektive; initiieren Sie proaktiv Projekte, um Bereiche Ihres Lebens zu verbessern. Letztendlich können Sie das GTD-System nutzen, um neue Gewohnheiten zu etablieren, Ziele auf Ihrer Bucket List anzugehen und den Lebensstil zu gestalten, den Sie sich wünschen.
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Kurzfassungen helfen dir dabei, 10-mal schneller zu lernen, indem sie:
- 100 % umfassend: Du lernst die wichtigsten Punkte des Buches kennen
- Ohne Umschweife: Man muss sich nicht den Kopf darüber zerbrechen, worauf der Autor eigentlich hinauswill.
- Interaktive Übungen: Wenden Sie die Ideen aus dem Buch unter Anleitung unserer Pädagogen auf Ihr eigenes Leben an .
Hier ein kleiner Vorgeschmack auf den Rest der PDF-Zusammenfassung von „Getting Things Done“ von Shortform: