PDF-Zusammenfassung:Getting Things Done, von David Allen
Zusammenfassung des Buches: Lernen Sie die wichtigsten Punkte in wenigen Minuten.
Nachfolgend finden Sie eine Vorschau auf die Buchzusammenfassung von „Getting Things Done“ von David Allen auf Shortform. Lesen Sie die vollständige, ausführliche Zusammenfassung auf Shortform.
1-seitige PDF-Zusammenfassung von „Getting Things Done“
Hast du das Gefühl, dass du bei deiner To-do-Liste ständig hinterherhinkst? Reichen die Stunden am Tag nie aus?
Das „Getting Things Done“ (GTD)-Programm soll dir dabei helfen, die Dinge, die du erledigen musst , mit weniger Zeit, Energie und Aufwand zu bewältigen, damit du mehr von den Dingen tun kannst, die du tun möchtest. Es entlastet deinen Kopf von allen Aufgaben und Erinnerungen und überträgt sie in ein externes System aus Listen und Ordnern, sodass du deine gesamte geistige Energie auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren kannst. Sie legen für jeden Punkt auf Ihrer To-do-Liste den nächsten Schritt fest, sodass Sie, sobald Sie Zeit haben, nicht mehr nachdenken müssen – sondern einfach loslegen können. Indem Sie Ihre täglichen Verpflichtungen in den Griff bekommen, schaffen Sie mehr Zeit und Energie, um auf Ihre langfristigen Ziele hinzuarbeiten.
(Fortsetzung)...
Nimm dir nun den Stapel „Ausstehend“ vor. Lege jeden Gegenstand entsprechend deiner Entscheidung aus dem letzten Schritt an einen der folgenden Orte:
- Die Projektliste ist ein Verzeichnis Ihrer Projekte, die sich derzeit in der Planungsphase befinden. Sie hilft Ihnen dabei, den Zeitplan jedes Projekts im Blick zu behalten und stets die nächsten Schritte für jedes Projekt festzulegen.
- Der Ordner „Projektunterlagen“ enthält Projektpläne, Forschungsergebnisse, Rechnungen und andere Dokumente.
- Die Warteliste hilft dir dabei, den Überblick über Aufgaben zu behalten, bei denen du darauf wartest, dass jemand anderes sie erledigt, oder über Dinge, die du delegieren möchtest.
- Die „Eines Tages/Vielleicht“-Liste ist eine fortlaufende Liste von Dingen, die du in Zukunft in Angriff nehmen möchtest. Du solltest diese Liste regelmäßig durchgehen, damit du entscheiden kannst, wann der richtige Zeitpunkt gekommen ist, eine dieser Ideen umzusetzen.
- Ein „Tickler“-Ordner ( der dazu dient, Ihr Gedächtnis aufzufrischen) ist ein Ablagesystem, in dem Informationen, Dokumente und Erinnerungen aufbewahrt werden, die Sie erst zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft benötigen, wie zum Beispiel ein Flyer für ein Theaterstück, das erst in drei Monaten Premiere hat.
- Der Kalender ist für Termine gedacht, die zu einer bestimmten Uhrzeit oder an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, wie zum Beispiel Termine, Fristen oder Erinnerungen. In Ihren Kalender sollten nur Termine aufgenommen werden, die an diesem Tag stattfinden müssen – oder gar nicht.
- Die Liste der nächsten Aktionen ist eine To-do-Liste, die so schnell wie möglich abgearbeitet werden sollte; im Grunde ist sie der Sammelplatz für alle Aufgaben, die umsetzbar sind, länger als zwei Minuten dauern und nicht delegiert werden können. Wenn du mehr als ein paar Dutzend nächste Aktionen auf dieser Liste hast, ist es hilfreich, sie in Kategorien zu unterteilen, je nachdem, was du dafür benötigst oder wo du dich aufhalten musst, um sie zu erledigen, zum Beispiel „Anrufe“ oder „Büro“.
Schritt 4: Reflektieren
Schau dir regelmäßig alle deine Listen und Dateien an, damit du besser entscheiden kannst, welche Aufgaben du als Nächstes in Angriff nimmst. Überprüfe täglich deinen Kalender und regelmäßig deine Liste mit den nächsten Schritten, damit du immer weißt, welche Termine in deinem Zeitplan unveränderlich sind – wie Besprechungen und Termine – und was erledigt werden muss, sobald du Zeit dafür hast.
Das hohe Lebenstempo und die ständig hereinkommenden Aufgaben machen es fast unmöglich, Ihr System täglich vollständig auf dem neuesten Stand zu halten. Daher ist eine wöchentliche Überprüfung entscheidend, um Ihre Listen und Unterlagen übersichtlich und aktuell zu halten. Während der wöchentlichen Überprüfung werden Sie:
- Überprüfen Sie Ihre Projekte, Projektpläne, nächsten Schritte, „Warten auf“-Listen, „Irgendwann/Vielleicht“-Listen und Ihren Aufgabenstapel
- Halte alles fest, was du noch nicht festgehalten hast
- Kläre alle Punkte, die du noch nicht geklärt hast
- Machen Sie sich einen Überblick über Ihr gesamtes Organisationssystem, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft
- Aktualisieren Sie Ihre Listen
- Aufräumen und dort ausmisten, wo es nötig ist
Dein wöchentlicher Rückblick dient nicht nur dazu, den Überblick zu behalten, sondern bietet dir auch die Gelegenheit, über übergeordnete Ideen und Projekte nachzudenken und zu prüfen, ob deine täglichen Verpflichtungen mit deinen Zielen und Lebenswerten im Einklang stehen.
Schritt 5: Mitmachen
Das „Getting Things Done“-System soll dir dabei helfen, bewusste Entscheidungen darüber zu treffen, wie du deine Aufgaben angehst – also was du tust, wenn du Zeit hast. Du kannst nur dann zuversichtlich sein in Bezug auf das, was du tust, wenn du auch zuversichtlich bist in Bezug auf das, was du in einem bestimmten Moment nicht tust.
Da du nun eine Liste mit nächsten Schritten hast, musst du entscheiden, woran du heute arbeiten möchtest und in welcher Reihenfolge. Nutze die folgenden drei Modelle, um zu entscheiden, welchen Punkt auf deiner Liste der nächsten Schritte du als Erstes in Angriff nehmen möchtest.
Das Vier-Kriterien-Modell: Grenzen Sie Ihre Auswahl ein
Dieses Modell hilft Ihnen dabei, Ihre Auswahl anhand von vier Kriterien einzugrenzen:
- Kontext: Für bestimmte Aufgaben musst du an einem bestimmten Ort sein oder Zugang zu einem bestimmten Werkzeug haben (z. B. im Büro oder vor einem Computer). Es ist hilfreich, wenn du deine nächsten Aktionen bereits in kontextspezifische Listen sortiert hast.
- Verfügbare Zeit: Manche Aufgaben erfordern eine Stunde ungetrübter Konzentration. Wenn Sie also vor Ihrem nächsten Termin nur ein paar Minuten Zeit haben, ist das nicht der richtige Zeitpunkt für diese Aufgabe.
- Verfügbare Energie: Manche Aufgaben erfordern viel geistige oder körperliche Energie, andere hingegen kaum. Nimm nur das in Angriff, wofür du die nötige Energie hast.
- Priorisierung: Nachdem Sie Ihre Optionen anhand der ersten drei Kriterien eingegrenzt haben, wird die Priorisierung zu einer eher subjektiven Entscheidung, die auf Ihrer Intuition und Ihrem Urteilsvermögen beruht. Nutzen Sie die folgenden beiden Modelle als Entscheidungshilfe: Bestimmen Sie zunächst, in welche Arbeitskategorie eine Aufgabe fällt, und prüfen Sie dann, wie sie zu Ihren übergeordneten Zielen und Werten passt.
Das Dreiteilige Modell: Arten von Arbeit
Um eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob Sie eine Aufgabe übernehmen, müssen Sie wissen, zu welcher der drei Kategorien sie gehört:
- Vordefinierte Aufgaben sind im Wesentlichen alle Punkte auf deiner Liste der nächsten Schritte und in deinem Kalender, die du bereits geklärt und als wichtig eingestuft hast.
- Zu den anfallenden Aufgaben gehören alle unerwarteten Arbeiten , die im Laufe des Tages auftauchen – sei es ein Bericht, den dein Chef dir in letzter Minute aufträgt, oder eine überraschende Reparatur an deinem Auto. Gib diesen Aufgaben Vorrang, wenn sie deine sofortige Aufmerksamkeit erfordern, aber tappe nicht in die Falle, dich automatisch mit dem zu beschäftigen, was gerade vor dir liegt, wenn es nicht das Wichtigste oder Dringendste ist.
- Unter „Arbeit“ versteht man die Zeit, die man für die Pflege des GTD-Systems aufwendet – das Leeren des Posteingangs, das Klären von Aufgaben, das Ordnen, das Ablegen und das Erledigen von Zwei-Minuten-Aufgaben. Man sollte sich regelmäßig Zeit dafür nehmen, idealerweise während der wöchentlichen Überprüfung.
Das Sechs-Stufen-Modell: Prioritäten festlegen
Um die Optionen, die sich dir bieten, nach Wichtigkeit zu ordnen, musst du einen Überblick darüber haben, wie sie sich in das Gesamtbild deines Lebens und deiner Prioritäten einfügen. Es gibt sechs verschiedene Ebenen – oder Perspektiven – zur Festlegung deiner Prioritäten:
- „ The Ground“ ist die aktuelle Aufgabe auf deiner Liste der nächsten Schritte. (Beispiel: Du musst einen geschäftlichen Anruf tätigen.)
- Horizont 1 umfasst aktuelle Projekte mit relativ kurzen Zeitrahmen. (Beispiel: Bei dem Telefonat geht es um ein Geschäft, das Sie abschließen möchten.)
- Horizont 2 umfasst Ihre Schwerpunkte und Zuständigkeiten, also die Rollen und Aufgaben, die Sie wahrnehmen – von beruflichen Pflichten bis hin zur Erhaltung Ihrer Gesundheit und familiären Verpflichtungen. Dieser Horizont besteht nicht aus Aufgaben, sondern aus den Interessen und Verantwortlichkeiten, die mitbestimmen, welche Projekte und Maßnahmen Sie in Angriff nehmen. (Beispiel: Dieser Deal würde den Umsatz des Unternehmens steigern.)
- Horizont 3 steht für Ziele– genauer gesagt umfasst Horizont 3 Ziele für die nächsten ein bis zwei Jahre. (Beispiel: Wenn du den Deal abschließen würdest, würdest du bei deinem Chef mächtig punkten.)
- Horizont 4 steht für die Vision bzw. Ihre Ziele für die nächsten drei bis fünf Jahre. (Beispiel: Dieser Erfolg würde wahrscheinlich zu einer Beförderung führen.)
- Horizont 5 steht für Sinn und Grundsätze; dies ist der übergeordnete Kontext deines Lebens. Alle deine Handlungen, Projekte, Schwerpunkte, Ziele und Visionen werden von deinem Sinn und deinen Grundsätzen bestimmt und führen dich zugleich zu ihnen hin. (Beispiel: Eine Beförderung verschafft dir eine Position, die dir die Karriere und den Lebensstil ermöglicht, die du dir wünschst.)
Nutzen Sie die natürliche Planungsmethode zur Projektplanung
Lege für jedes deiner Projekte immer einen nächsten Schritt fest, damit du kontinuierlich Fortschritte erzielst. Bei großen Projekten kann es zunächst entmutigend sein, die nächsten Schritte zu bestimmen, aber gehe einfach genauso vor, wie du es tun würdest, wenn du etwas in deinem Alltag planst, zum Beispiel ein Geburtstagsessen mit Freunden.
Dieser Ansatz wird als „Natural Planning Method“ bezeichnet und umfasst folgende Schritte:
- Legen Sie Ihr Ziel und Ihre Grundsätze fest. Ihr Ziel ist die Absicht des Vorhabens, und Ihre Grundsätze setzen die Grenzen. Wenn Sie ein Geburtstagsessen planen, ist Ihr Ziel das Feiern, und die Grenzen könnten Faktoren wie beispielsweise die Preisklasse des Restaurants sein.
- Stellen Sie sich das Ergebnis vor. Ihr Ziel ist Ihr „Warum“, während das Ergebnis das „Was“ ist: Wie wird ein erfolgreiches Ergebnis aussehen, sich anfühlen und klingen? Vielleicht stellen Sie sich Ihr Abendessen an einem großen Tisch im Freien vor, an dem all Ihre Freunde lachen und gemeinsam essen. Wenn Sie sich etwas vorstellen und sich darauf konzentrieren, hilft Ihnen das, es zu verwirklichen, und steigert Ihre Vorfreude darauf, es zu erreichen.
- Brainstorming. So geht’s. Dein Gehirn ist von Natur aus bestrebt, Lücken zu füllen, um herauszufinden, wie du deine Vision verwirklichen kannst. In dieser Phase fragst du dich vielleicht, ob das Restaurant heute geöffnet ist, wann du losfahren musst und ob noch genug Benzin im Tank ist. Nutze Mindmaps oder andere Brainstorming-Techniken, um so viele Ideen wie möglich zu notieren, ohne diese dabei zu bewerten oder zu kritisieren.
- Organisieren. In diesem Schritt ordnest du all die wilden Gedanken, Fragen und Ideen aus dem Brainstorming. Du wirst sie ganz natürlich nach logistischen Aspekten, Prioritäten und dem, was zuerst erledigt werden muss, ordnen: Rufe das Restaurant an, um zu fragen, ob es geöffnet ist, und reserviere einen Tisch, lade dann die Gäste ein und zieh dich schließlich an und mach dich fertig.
- Lege deine nächsten Schritte fest. Überlege dir, was jetzt konkret getan werden kann und wer dafür zuständig ist. Was das Abendessen angeht, besteht dein nächster Schritt darin, das Restaurant anzurufen.
Die Umsetzung und Beherrschung des GTD-Systems ist ein lebenslanger Prozess, der Ihnen hilft, Ihre täglichen Aufgaben zu bewältigen und dabei Ihre übergeordneten Ziele im Blick zu behalten.
Machen Sie sich zunächst die Prinzipien und Methoden zu eigen, verankern Sie diese als Gewohnheiten und gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre täglichen Aufgaben. Sobald Sie diesen Punkt erreicht haben, betrachten Sie die Gestaltung und Organisation Ihres Lebens aus einer übergeordneten Perspektive; initiieren Sie proaktiv Projekte, um verschiedene Bereiche Ihres Lebens zu verbessern. Letztendlich können Sie das GTD-System nutzen, um neue Gewohnheiten zu etablieren, Ziele auf Ihrer Bucket List anzugehen und den Lebensstil zu gestalten, den Sie sich wünschen.
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Kurzfassungen helfen Ihnen dabei, 10-mal schneller zu lernen, indem sie:
- 100 % umfassend: Sie lernen die wichtigsten Punkte aus dem Buch.
- Das Wesentliche auf den Punkt gebracht: Sie müssen nicht lange darüber nachdenken, worauf der Autor hinauswill.
- Interaktive Übungen: Wenden Sie die Ideen aus dem Buch unter Anleitung unserer Pädagogen auf Ihr eigenes Leben an .
Hier ein kleiner Vorgeschmack auf den Rest der PDF-Zusammenfassung von „Getting Things Done“ von Shortform: